Mục lục
Add-on Zoho Mail
Add-on Zoho Mail là giải pháp tích hợp giữa Zoho Mail và các dịch vụ Zoho khác như Zoho CRM hay Zoho Recruit, v.v.. Add-on này cho phép bạn theo dõi thông tin giao tiếp qua email giữa một liên hệ/ khách hàng tiềm năng cụ thể trong CRM hoặc giao dịch qua email giữa nhà tuyển dụng và ứng viên tiềm năng. Add-on Zoho Mail chủ yếu phụ thuộc vào địa chỉ email được sử dụng để cấu hình Add-on Mail. Bạn cần cấu hình Add-on Mail trong Dịch vụ Zoho tương ứng trước khi có thể xem thư trong Zoho CRM hoặc Zoho Recruit.
Khi bạn cấu hình Add-on Mail trong Zoho CRM hoặc Zoho Recruit, bạn có thể chọn tài khoản của bạn được lưu trữ bằng Zoho hoặc bất kỳ tài khoản POP nào được cấu hình trong Zoho Mail. Nếu tài khoản của bạn không được lưu trữ bằng Zoho, bạn có thể cấu hình add-on email bằng cách cấu hình tài khoản bên ngoài của bạn dưới dạng POP trong Zoho Mail. Tuy nhiên, Không thể sử dụng Zoho Mail làm máy khách IMAP và không thể cấu hình tài khoản bên ngoài qua IMAP.
Khi cấu hình Add-on Mail, bạn có thể chọn bất kỳ tài khoản nào được liệt kê trong Zoho Mail Settings > mục Mail Accounts.
Tên miền được lưu trữ bằng Zoho
Nếu tên miền của bạn được lưu trữ email bằng Zoho, bạn có thể cấu hình trực tiếp tài khoản được lưu trữ bằng Zoho làm tài khoản Add-on Mail trong Zoho CRM. Hơn nữa, Zoho Mail cung cấp tính năng POP/ IMAP và Active Sync, cho phép bạn gửi/ nhận email từ webmail hoặc bất kỳ máy khách email nào và mọi email sẽ được đồng bộ hóa với tài khoản Zoho CRM của bạn.
Email được gửi từ CRM, bằng tài khoản được lưu trữ trên Zoho
Nếu tên miền của bạn được lưu trữ bằng Zoho, bất kỳ email nào bạn gửi từ Zoho Mail sẽ được tự động liên kết với các liên hệ/ khách hàng tiềm năng trong Zoho CRM. Nếu bạn gửi email từ Zoho CRM, email đó sẽ có sẵn trong các máy khách email khác như Outlook/ Thunderbird/ iPhone, v.v.. Email của bạn sẽ được đồng bộ hóa trên toàn bộ các thiết bị bạn sử dụng.
Email được gửi từ Outlook/iPhone, v.v., bằng tài khoản được lưu trữ trên Zoho
Khi bạn gửi email từ Outlook/ iPhone, v.v. từ tài khoản được lưu trữ bằng Zoho, bản sao của email sẽ tự động được đặt trong thư mục Đã gửi và do đó được liên kết liền mạch với các khách hàng tiềm năng/liên hệ Zoho CRM của bạn. Tương tự, email cũng sẽ có sẵn trong các thiết bị khác, nếu bạn sử dụng IMAP/ Active Sync.
Ưu điểm của việc lưu trữ email bằng Zoho
- Quản lý tập trung việc thêm/ xóa người dùng bằng Bảng điều khiển
- Tùy chọn Đặt lại mật khẩu cho người dùng
- Hạn chế IP đối với người dùng Tổ chức
- Email IMAP/ Active Sync đồng bộ hóa với nhau
- Tùy chọn Sắp xếp email nâng cao
- Tích hợp tối ưu giữa CRM và Mail
Tài khoản email POP (Tên miền được lưu trữ ở nơi khác)
Nếu tên miền của bạn được lưu trữ với bất kỳ nhà cung cấp nào khác, bạn có thể cấu hình tài khoản qua POP trong Zoho Mail. Khi bạn cấu hình tài khoản bên ngoài dưới dạng POP trong Zoho Mail, thư sẽ nằm trong giai đoạn tìm nạp và email sẽ xuất hiện trong Zoho Mail theo lô dựa trên cài đặt truy xuất POP của bạn. Tùy theo kích thước của hộp thư, có thể mất từ 1 đến 3 hoặc 5 ngày để tìm nạp tất cả email vào tài khoản POP của bạn.
Theo mặc định, nếu bạn có Add-on Mail, người dùng sẽ là người dùng cá nhân đối với Zoho Mail và tổng dung lượng lưu trữ có sẵn cho tài khoản là 5GB (bao gồm cả tài khoản POP).
Hiện không thể truy xuất email qua IMAP từ tài khoản được lưu trữ bên ngoài.
Email được gửi từ Zoho CRM/Mail
Nếu bạn đã bật Add-on Mail, trừ khi bạn gửi hàng loạt email từ CRM, email sẽ được gửi dựa trên cấu hình “Địa chỉ email” của bạn trong mục Gửi thư trong Zoho Mail. Điều này áp dụng khi bạn gửi email từ tab Thư trong CRM hoặc từ Zoho Mail.
Máy chủ SMTP tùy chỉnh
Bạn có thể cấu hình địa chỉ email để sử dụng Máy chủ SMTP tùy chỉnh để gửi email từ Zoho CRM (tab Thư). Dựa trên hành vi của máy chủ SMTP, bản sao của email sẽ có sẵn trong Máy chủ thư đi của bạn. Những email này thường không có sẵn trong các máy khách POP khác mà bạn có thể sử dụng Outlook/ Thunderbird.
Bạn có thể sao chép thủ công địa chỉ bằng cc hoặc bcc, để nhận bản sao của email đã gửi trong các máy khách email khác hoặc máy chủ của riêng bạn.
Máy chủ Zoho SMTP
Ngoài ra, bạn có thể cấu hình các địa chỉ email khác để gửi email bằng máy chủ Zoho SMTP. Khi bạn sử dụng máy chủ Zoho SMTP, giới hạn thư đi của Zoho Mail sẽ áp dụng cho địa chỉ. Những người nhận đã đọc email, trong một số máy khách như Outlook, có thể thấy thẻ được gửi “Thay mặt cho” cùng với địa chỉ Zoho của bạn.
Khi bạn gửi email từ Zoho Mail đến liên hệ/ khách hàng tiềm năng hiện có, email sẽ tự động được liên kết với liên hệ/ khách hàng tiềm năng đó trong Zoho CRM. Bản sao của email sẽ có sẵn trong thư mục Đã gửi của CRM.
Email đã gửi xuất hiện trong Hộp thư đến khi gửi từ tài khoản của nhà cung cấp khác
Nếu bạn đang sử dụng nhà cung cấp bên ngoài và sử dụng tài khoản POP cho add-on Mail, email bạn gửi trực tiếp từ nhà cung cấp sẽ được truy xuất qua POP trong Zoho Mail và do đó sẽ có sẵn trong Hộp thư đến trong Zoho Mail. Đây là hành vi POP mặc định.
Bạn có thể tạo bộ lọc trong Zoho Mail để tự động chuyển email đến thư mục Đã gửi. Chỉ sau khi bạn di chuyển email, chúng sẽ hiển thị trong email “Đã gửi” trong Zoho CRM.
Các bước tạo Bộ lọc/ Quy tắc để tự động di chuyển email đến thư mục Đã gửi
- Đăng nhập vào Zoho Mail
- Đi đến Cài đặt
- Điều hướng đến Bộ lọc
- Nhấp vào Bộ lọc mới và đặt tên cho bộ lọc.
- Cung cấp điều kiện là TỪ chứa “địa chỉ email của bạn”
- Đặt hành động là “Chuyển đến thư mục » Đã gửi”
- Lưu Bộ lọc.
Sau khi bạn tạo bộ lọc, email vào Hộp thư đến có địa chỉ từ là địa chỉ email đã xác định sẽ được chuyển trực tiếp đến thư mục Đã gửi.
Gửi email từ các ứng dụng email khách khác (Outlook/ iPhone/ Thunderbird, v.v.)
Khi bạn gửi email từ các máy khách khác như Outlook, email đó sẽ không có sẵn để tải xuống POP đối với máy khách khác, vì đây là hành vi POP mặc định. Trong trường hợp này, để truy xuất email đó, khi bạn gửi email từ các máy khách email khác, hãy thêm địa chỉ email của riêng bạn trong Cc hoặc Bcc để truy xuất email đó trong Zoho Mail.
Bạn cũng cần thiết lập bộ lọc email để tự động chuyển những email này đến thư mục Đã gửi. Chỉ những email trong thư mục Đã gửi mới được coi là email “Đã gửi” trong mục Liên hệ/ Khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên, nếu bạn đang lưu trữ tài khoản trong Zoho, khi bạn gửi email bằng bất kỳ máy khách email nào, bản sao của email đó sẽ tự động có sẵn trong thư mục Đã gửi của Zoho Mail và bạn không cần thực hiện bất kỳ hành động nào khác.
Tài khoản Microsoft Exchange Server
Nếu tài khoản bên ngoài là tài khoản Exchange Server, bạn cũng cần cấu hình tài khoản này dưới dạng POP trong Zoho Mail. Bạn cần kiểm tra với quản trị viên email về tính khả dụng của quyền truy cập POP vào tài khoản của bạn.
Email Exchange được đánh dấu là Đã đọc sau khi truy xuất POP
Khi người dùng cấu hình tài khoản Exchange (hoặc bất kỳ Tài khoản email nào khác) dưới dạng POP, Zoho Mail không thay đổi trạng thái của thư trong Exchange.
Đây là hành vi của một số phiên bản Exchange Server, với một số cấu hình nhất định, để đánh dấu email được truy xuất RETR là Đã đọc.
Khi email được truy xuất qua POP (bởi bất kỳ máy khách nào), Exchange Server sẽ đánh dấu chúng là Đã đọc, dựa trên một số cấu hình.
Do đó, bạn có thể kiểm tra với Microsoft xem liệu có bất kỳ bản sửa lỗi hoặc bản vá nào gần đây để giải quyết sự cố này không. Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng Plugin Outlook của Zoho CRM, thay vì Add-on Mail.
Chuyển tiếp email đến Zoho Mail:
Bạn cũng có thể nhờ Quản trị viên Exchange trợ giúp và cấu hình các quy tắc trong tài khoản Exchange/ Tài khoản được lưu trữ bằng tên miền khác để tự động chuyển tiếp email đến tài khoản Zoho Mail tương ứng. Exchange cũng cung cấp tùy chọn chuyển tiếp Email đi, sử dụng tùy chọn này, bạn cũng có thể nhận email được gửi từ bất kỳ máy khách nào khác trong Zoho Mail.
Tài khoản Google Apps:
Bật POP trong tài khoản Google Apps:
Nếu bạn chỉ muốn truy xuất email mới trong Zoho, hãy chọn tùy chọn “Bật POP từ giờ trở đi” trong ứng dụng Gmail/ Google. Bằng cách này, email đến từ giờ trở đi sẽ được truy xuất trong Zoho Mail. Nếu bạn chỉ muốn truy xuất email trong tháng trước, hãy sử dụng chế độ gần đây trong Zoho Mail.
- Đăng nhập vào tài khoản Google Apps / Gmail của bạn
- Nhấp vào biểu tượng Bánh răng để khởi chạy Cài đặt.
- Xác định vị trí “Chuyển tiếp và POP/IMAP”.
- Chọn “Bật POP cho thư đến từ giờ trở đi” hoặc “Bật POP cho tất cả thư”
Nếu không, bạn có thể bật POP cho tất cả email trong Gmail, thao tác này sẽ truy xuất tất cả email từ tài khoản của bạn qua POP. Tham khảo tại đây để biết tài liệu chi tiết của Google về hành vi POP của Gmail/ Google Apps.
Mở khóa bằng captcha:
Khi người dùng cấu hình tài khoản Gmail hoặc Google Apps dưới dạng POP trong Zoho Mail, đối với một số tài khoản, tính năng tìm nạp email có thể bị dừng sau một thời gian. Điều này xảy ra khi Google Apps khóa quyền truy cập POP vào email và ngăn chặn việc tiếp tục tải xuống qua POP. Bạn cần sử dụng tùy chọn Mở khóa bằng captcha để bắt đầu truy xuất email.
URL để Mở khóa bằng captcha là https://accounts.google.com/DisplayUnlockCaptcha.
Đôi khi, ngay cả khi bạn đã mở khóa bằng Captcha, vẫn có thể không tải xuống được email. Lý do có thể là số lượng email trong hàng đợi POP của Gmail. Bạn có thể cần chuyển sang chế độ gần đây hoặc thay đổi cài đặt để xóa thư khỏi Hàng đợi của máy chủ để bắt đầu nhận email
Lỗi xác thực khi đăng nhập vào tài khoản POP trong Zoho Mail:
Khi người dùng cấu hình tài khoản Gmail hoặc Google Apps dưới dạng POP trong Zoho Mail, đối với một số tài khoản, sẽ xảy ra lỗi xác thực cho biết Yêu cầu đăng nhập web. Trong một số trường hợp, người dùng nhận được cảnh báo về quyền truy cập từ Zoho Mail khi họ đăng nhập vào tài khoản. Sau khi họ xác định và cho phép, tài khoản POP sẽ được cấu hình và email từ tài khoản này sẽ được tìm nạp qua POP vào Zoho. Trong một số trường hợp, người dùng cần đăng nhập vào tài khoản Google Apps và cho phép truy cập vào Less Secure Apps để nhận email qua giao thức POP.
Tham khảo tài liệu Google tương ứng tại đây.
Xóa thư khỏi Máy chủ - Hành vi GApps:
Khi bạn cấu hình tài khoản Google Apps dưới dạng POP, khi số lượng email được truy xuất qua POP vượt quá một số lượng nhất định, tính năng tải xuống POP sẽ bị dừng. Đây là hành vi của máy chủ POP trong Google. Do đó, để xóa email khỏi hàng đợi và bắt đầu truy xuất lại email, bạn cần đặt “Xóa email khỏi máy chủ” trong máy khách Zoho Mail. Trừ khi hành vi POP đang ở Chế độ gần đây, thao tác này sẽ không xóa email khỏi Máy chủ. Email chỉ bị xóa khỏi hàng đợi truy xuất POP.
- Đăng nhập vào Zoho Mail
- Đi đến Cài đặt
- Điều hướng đến Mail Accounts >> Add POP3 Account
- Nhấp vào biểu tượng Cài đặt (biểu tượng bánh răng) trong tài khoản Google Apps tương ứng cần sửa đổi.
- Chọn “Xóa email khỏi máy chủ” trong cài đặt Xóa.
- Cung cấp mật khẩu Google Apps.
- Đảm bảo bạn không ở chế độ “Gần đây”.
- Nhấp vào “Lưu” để lưu thay đổi
Nhiều máy khách POP - Chế độ gần đây:
Nếu bạn truy cập email bằng nhiều Máy khách POP, bạn cần chuyển sang Chế độ gần đây, để truy xuất email trong tất cả các máy khách POP qua POP. Gmail khuyến nghị nên sử dụng Chế độ gần đây trong trường hợp này để truy xuất email trong tất cả các máy khách POP. Chế độ gần đây sẽ chỉ truy xuất email trong 30 ngày qua chứ không truy xuất email cũ hơn.
Các bước chuyển sang “Chế độ gần đây” đối với tài khoản Google Apps trong Zoho Mail:
- Đăng nhập vào Zoho Mail
- Đi đến Cài đặt
- Điều hướng đến Mail Accounts >> Add POP3 Account
- Nhấp vào biểu tượng Cài đặt trong tài khoản Google Apps tương ứng cần sửa đổi.
- Trong trường tên người dùng, nhập recent: <your Google Apps username>
- Cung cấp mật khẩu Google Apps
- Đảm bảo chọn “Để lại thư trên máy chủ”.
- Nhấp vào Lưu để lưu thay đổi
Khi bạn gửi email từ Zoho Mail, email đã gửi sẽ được truy xuất hai lần ở chế độ gần đây. Điều này nhằm đảm bảo tất cả các máy khách email cũng được cập nhật với email Đã gửi. Bạn cần thiết lập bộ lọc trong Zoho Mail để chuyển những email này đến thư mục Đã gửi.
Zoho Mail - Tích hợp CRM:
Khi bạn nhận được email trong tài khoản Zoho Mail, bạn có thể thêm người nhận, trực tiếp dưới dạng Khách hàng tiềm năng/ Liên hệ hoặc Khách hàng tiềm năng CRM.
Nếu bạn nhận được email từ liên hệ hiện có, bạn có thể thêm trực tiếp nhiệm vụ/ sự kiện/ ghi chú vào liên hệ đó trong Zoho CRM ngay từ Zoho Mail. Sau khi thêm, nhiệm vụ, sự kiện, ghi chú sẽ hiển thị trong Zoho CRM của bạn, trong Liên hệ/ Khách hàng tiềm năng cụ thể đó. Tiện ích theo ngữ cảnh CRM có sẵn trong Zoho Mail dành cho người dùng Add-on Mail. Thông tin chi tiết về các Tiện ích CRM khác nhau có sẵn trên trang trợ giúp này.
Khi bạn nhận được lời mời tham gia sự kiện, sau khi bạn chấp nhận sự kiện, sự kiện đó sẽ được thêm vào lịch của bạn. Bạn có thể chọn thêm sự kiện mà bạn chấp nhận vào Lịch Zoho CRM. Để được hướng dẫn chi tiết, hãy truy cập trang trợ giúp này.
Sổ địa chỉ Zoho Mail
Theo mặc định, sổ địa chỉ trong Zoho Mail có địa chỉ email từ liên hệ của bạn trong Danh bạ Zoho. Nếu bạn đã đăng ký Add-on Zoho Mail, sổ địa chỉ trong CRM sẽ có địa chỉ email từ Danh bạ Zoho. Tương tự, tính năng tự động điền dành cho người dùng Add-on Mail của Zoho CRM sẽ có mục để chọn địa chỉ email từ Liên hệ/ Khách hàng tiềm năng của Zoho CRM.
Lỗi khi truy xuất email qua POP
Lỗi xác thực khi truy xuất email
Khi Zoho Mail truy xuất email từ máy chủ POP của bạn, Zoho Mail sẽ truy xuất email bằng mật khẩu bạn đã cung cấp khi cấu hình tài khoản. Trong trường hợp mật khẩu đã thay đổi trong máy chủ của bạn hoặc mật khẩu đã hết hạn, máy chủ sẽ trả về lỗi xác thực.
Nếu xác thực không thành công liên tiếp 10 lần, tài khoản sẽ tự động bị vô hiệu hóa. Bạn có thể chỉnh sửa tài khoản và tài khoản đó sẽ được kích hoạt lại sau khi bạn cung cấp mật khẩu chính xác trên trang Mail Accounts. Tham khảo hướng dẫn cập nhật mật khẩu tại đây.
Lỗi kết nối khi truy xuất email
Khi Zoho Mail truy xuất email từ máy chủ POP của bạn, trước tiên Zoho Mail sẽ kết nối với máy chủ theo số cổng tùy chỉnh mà bạn đã cung cấp khi cấu hình tài khoản. Nếu máy chủ POP email của bạn không hoạt động hoặc không khả dụng hoặc từ chối kết nối, thì lỗi kết nối sẽ xảy ra.
Nếu kết nối không thành công liên tiếp 50 lần, tài khoản sẽ tự động bị tắt. Bạn có thể chỉnh sửa tài khoản và kích hoạt lại tài khoản sau khi đảm bảo máy chủ khả dụng tại số cổng đã cung cấp. Đôi khi, có thể máy chủ POP của bạn từ chối kết nối với máy chủ Zoho Mail, trong trường hợp đó, bạn sẽ có thể truy cập POP thông qua các máy khách khác như Outlook. Do đó, bạn cần thông báo với Quản trị viên email rằng bạn đang truy cập tài khoản qua POP trong Zoho Mail và do đó hãy cho phép máy chủ Zoho Mail truy cập vào tài khoản của bạn.
Lỗi chứng chỉ - Lỗi PKIX khi truy xuất/gửi email
Nếu máy chủ của bạn hỗ trợ SSL, nhưng cung cấp chứng chỉ không hợp lệ, bạn có thể gặp “Lỗi chứng chỉ không hợp lệ”. Bạn có thể cần liên hệ với nhà cung cấp email, để kiểm tra xem liệu máy chủ có chứng chỉ SSL đã đăng ký hợp lệ từ Nhà cung cấp được chứng nhận hay không.
- Nếu máy chủ của bạn có chứng chỉ tự ký, bạn cần lấy chứng chỉ SSL tiêu chuẩn và hợp lệ từ nhà cung cấp, nếu không có chứng chỉ này, bạn sẽ không thể cấu hình tài khoản trong cổng 995.
- Nếu nhà cung cấp của bạn sử dụng chứng chỉ SSL tiêu chuẩn và bạn vẫn gặp Lỗi chứng chỉ trong quá trình cấu hình, vui lòng liên hệ với support@zohomail.com và cung cấp Chi tiết máy chủ thư và số cổng của bạn.
Lỗi xác thực SMTP
Lỗi xác thực khi gửi email thông qua SMTP tùy chỉnh
Khi bạn gửi email từ địa chỉ email bên ngoài thông qua Máy chủ SMTP tùy chỉnh, email sẽ được gửi bằng Máy chủ SMTP đã chọn. Một số Máy chủ SMTP yêu cầu xác thực trong khi gửi email. Nếu mật khẩu được thiết lập trong máy chủ không khớp với mật khẩu được cung cấp trong Zoho, bạn có thể gặp lỗi xác thực khi gửi email.
Trong trường hợp này, bạn cần cập nhật mật khẩu chính xác trong mục “Gửi thư bằng địa chỉ” trong trang Cài đặt.
Lỗi xác thực đối với tài khoản Office 365
Nếu xác thực SMTP không thành công đối với tài khoản Office 365, bạn cần kiểm tra liệu Xác thực SMTP có được BẬT hay không, ngoài mật khẩu và Xác thực hai yếu tố (TFA). Bạn cần liên hệ với Quản trị viên Office 365 để bật cài đặt này.
Bạn có thể tham khảo tài liệu này để bật Xác thực SMTP trong Office 365.
Nếu tài khoản Office 365 của bạn được liên kết với GoDaddy, hãy tham khảo tài liệu này để bật Xác thực SMTP.