Nhận và quản lý email

Khi bạn nhận được email, để sắp xếp email một cách ngăn nắp, có thể cần thực hiện các hành động khác nhau tùy vào email bạn nhận được. Bạn có thể muốn chuyển email đến một thư mục, áp dụng nhãn hoặc thêm cờ, lọc email, v.v.. Zoho Mail cung cấp rất nhiều tùy chọn để giúp bạn có được hộp thư đến gọn gàng, không lộn xộn.

Các hành động trong ngăn Danh sách email

Chỉ báo trạng thái email

Biểu tượng chỉ báo trạng thái email được hiển thị khi bạn di chuột qua email trong danh sách email. Biểu tượng này hiển thị trạng thái Đã đọc/Chưa đọc của email và liệu email đã được trả lời hay chuyển tiếp chưa.

• Đã đọc
  
• Chưa đọc
  
• Đã trả lời đến
  
• Được chuyển tiếp
  
• Đã trả lời đến và Được chuyển tiếp
  

Lựa chọn email

Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn chọn một nhóm email để thực hiện một hành động hàng loạt cho chúng. Ví dụ: bạn có thể chọn các email được liên kết với thẻ và cờ, đồng thời chuyển các email này đến một thư mục khác. Trong những trường hợp này, bạn có thể sử dụng tùy chọn lựa chọn email nhóm. Để chọn một chế độ xem cụ thể, hãy nhấp vào danh sách thả xuống bên cạnh biểu tượng hộp kiểm ở góc trên bên trái của mỗi thư mục. Tùy chọn này liệt kê một số chế độ xem. Chọn chế độ xem cần thiết và bạn sẽ có thể thực hiện thêm bất kỳ thao tác nào cho những email này.

Chế độ xem

Zoho Mail cung cấp một số chế độ xem giúp danh sách email của bạn ngăn nắp hơn và cung cấp nhiều tùy chọn để dễ dàng xác định vị trí email mà bạn đang tìm kiếm. Bạn có thể xem tất cả email chưa đọc, email mà bạn đã thêm thẻ/cờ cụ thể, email được lưu trữ và email có chứa tập tin đính kèm từ biểu tượng tùy chọn Chế độ xem, Xem đã lưu trữ và Tập tin đính kèm trong ngăn menu.

​

Tham khảo trang trợ giúp này để biết thêm chi tiết về từng chế độ xem này.

Zoho Mail cũng cung cấp chế độ xem dựa trên tập tin đính kèm để cho phép bạn xem tập tin đính kèm trong mỗi thư mục và email có chứa tập tin đính kèm. Tham khảo trang trợ giúp này để được hướng dẫn.

Sắp xếp email

Zoho Mail cho phép bạn sắp xếp email theo sở thích. Bạn có thể sắp xếp email dựa trên thời gian nhận hoặc kích thước email bằng cách nhấp vào danh sách thả xuống Sắp xếp theo.

• Sắp xếp theo ngày
  Để xem email cũ nhất ở trên cùng, hãy nhấp vào tùy chọn Date: Oldest to Latest. Sau đó, bạn có thể thay đổi lại thành email mới nhất ở trên cùng bằng cách nhấp vào tùy chọn Date: Latest to Oldest trong cùng menu thả xuống đó.
• Sắp xếp theo kích thước
  Khi nhấp vào tùy chọn Size: Largest to Smallest, thư có kích thước lớn hơn sẽ được liệt kê ở trên cùng. Bạn có thể thay đổi điều này bằng cách nhấp vào tùy chọn Size: Smallest to Largest để xem email có kích thước nhỏ hơn trước.

​

Chuyển đến thư mục

Bạn có thể chọn một hoặc nhiều email và chuyển đến thư mục mong muốn trực tiếp từ ngăn danh sách email. Chọn tùy chọn Chuyển đến trong thanh menu và chọn thư mục cần thiết từ các tùy chọn được liệt kê. Giờ đây, các email đã chọn sẽ được chuyển đến thư mục tương ứng.

Nếu bạn muốn di chuyển tất cả email trong một thư mục cụ thể sang thư mục khác, bạn có thể sử dụng tùy chọn Hành động hàng loạt. Nhấp vào biểu tượng lựa chọn email và chọn Tất cả từ danh sách. Thao tác này sẽ chỉ chọn những email hiện đang được hiển thị trong chế độ xem. Nếu bạn chọn tùy chọn Chọn tất cả thư trong thư mục này, tất cả thư trong thư mục này sẽ được liệt kê.

Bạn có thể chọn tùy chọn Chuyển đến thư mục để di chuyển hàng loạt tất cả các email này. Hành động sẽ được lên lịch và email sẽ được chuyển dần dần.

Tương tự, bạn cũng có thể thực hiện việc lựa chọn hàng loạt email cho một chế độ xem cụ thể. Ví dụ: khi bạn chọn Liệt kê các email có tập tin đính kèm hoặc bất kỳ chế độ xem nào tương tự trong một thư mục cụ thể và chọn Tất cả email, bạn sẽ nhìn thấy tùy chọn Chọn tất cả thư đáp ứng chế độ xem hiện tại. Tùy chọn này chỉ chọn tất cả email có tập tin đính kèm trong thư mục đó.

Gắn thẻ là

Trong khi xem email từ ngăn danh sách email, bạn có thể chọn một vài email và thêm một thẻ cụ thể cho chúng. Để thêm thẻ vào email, hãy chọn hộp kiểm bên cạnh email và nhấp vào biểu tượng Gắn thẻ là từ ngăn menu trên cùng. Chọn thẻ liên quan từ các tùy chọn được liệt kê.

Đánh dấu là thư rác

Nếu bạn muốn đánh dấu một số email là thư rác từ ngăn danh sách email, bạn có thể sử dụng tùy chọn Đánh dấu là thư rác từ thanh menu trên cùng. Chọn email cần thiết và nhấp vào biểu tượng Đánh dấu là thư rác từ thanh menu. Các địa chỉ email này sẽ được đưa vào danh sách đen và những email này sẽ được chuyển đến thư mục thư rác.

Bạn cũng có thể đánh dấu một email là thư rác từ danh sách thả xuống tùy chọn khác trong bản xem trước email.

Báo cáo lừa đảo

Lừa đảo là chiêu trò lấy thông tin cá nhân quan trọng thông qua email bằng cách mạo danh các công ty có uy tín. Bạn có thể đánh dấu một email là lừa đảo bằng cách sử dụng tùy chọn Báo cáo lừa đảo trong danh sách thả xuống Tùy chọn khác trong bản xem trước thư.

Các tùy chọn email khác

Ngoài ra, Bạn có thể thực hiện các hành động như Đánh dấu là chưa đọc, Gắn cờ là, Chuyển tiếp dưới dạng nội tuyến, Chuyển tiếp dưới dạng tập tin đính kèm, Bật/tắt hội thoại và Dọn thư cho các email đã chọn từ menu Hành động khác.

Chuyển tiếp nhiều email

Khi bạn chọn nhiều email, trong menu Tùy chọn khác, bạn sẽ có thể thấy tùy chọn Chuyển tiếp nhiều email. Khi bạn chọn tùy chọn này, các email đã chọn sẽ được đính kèm vào email mới trong cửa sổ soạn thảo. Ở phía người nhận, những email này sẽ hiển thị dưới dạng các email được chuyển tiếp riêng biệt.

Vì khi sử dụng tùy chọn này, email sẽ được gửi dưới dạng tập tin đính kèm nên kích thước tập tin đính kèm tối đa được phép chỉ là 40 MB.

​​​

Các hành động trong ngăn Xem trước email

Trong chế độ xem ba ngăn dọc, bạn có thể nhanh chóng điều hướng giữa các email và đọc email dễ dàng. Các biểu tượng khác nhau cùng với menu thả xuống giúp bạn thực hiện các hành động thông dụng cho email. Để Trả lời, Trả lời tất cả các hoặc Chuyển tiếp, hãy sử dụng các biểu tượng gần menu thả xuống. Đối với các hành động cụ thể trên email cụ thể, bạn có thể sử dụng các tùy chọn trong danh sách thả xuống Hành động khác.

Ngoài ra, còn có tùy chọn điều hướng đến email trước hoặc email tiếp theo và mở email trong cửa sổ mới bằng tùy chọn Cửa sổ bật ra.

​​

Hoàn tác hành động

Bạn có thể hoàn tác hầu hết các hành động, chẳng hạn như đánh dấu email là đã đọc, xóa email, v.v. bằng cách sử dụng hành động Hoàn tác. Để hoàn tác hành động trên email,

1. Bạn chỉ cần nhấp vào nút Hoàn tác từ biểu ngữ bật lên sau khi thực hiện hành động đó.
   
2. Bạn có thể sử dụng phím tắt (Ctrl + z theo mặc định cho cả Mac và Windows) để thực hiện Hoàn tác. Bạn cũng có thể chỉnh sửa Phím tắt thành hành động khác mà bạn muốn.

Bạn có thể hoàn tác các hành động được đề cập dưới đây.

• Xóa thư
• Di chuyển thư
• Lưu trữ thư
• Đánh dấu là thư rác
• Hủy đánh dấu là thư rác
• Lưu trữ hoặc hủy lưu trữ thư
• Gắn thẻ cho thư — Thêm thẻ hoặc xóa thẻ
• Gắn cờ hoặc hủy gắn cờ cho thư
• Đánh dấu thư là đã đọc
• Đánh dấu thư là chưa đọc
• Đánh dấu thư mục này là đã đọc