Email đến - Xử lý thư rác

Zoho Mail tự động quét tất cả email đến để dò tìm Thư rác dựa trên các thông số khác nhau. Ngoài bộ lọc thư rác tích hợp, quản trị viên tổ chức có thể kiểm soát cài đặt thư rác, thêm email và tên miền vào Danh sách chặn và Danh sách được phép, giám sát bằng cách sử dụng tính năng cách ly hoặc trả lại email dựa trên các quy tắc và chính sách email khác nhau.

Danh sách chặn phổ biến và tùy chỉnh:

Địa chỉ IP/ Tên miền/ Địa chỉ email đến được xử lý dựa trên các danh sách chặn khác nhau. Trong trường hợp Địa chỉ IP/tên miền/địa chỉ email được phát hiện là nằm trong bất kỳ Danh sách chặn phổ biến nào, những email đến như vậy sẽ bị chặn và bị trả lại.

Danh sách chặn cấp tổ chức và danh sách chặn cấp người dùng:

Ngoài Danh sách chặn tùy chỉnh, Địa chỉ IP và tên miền cũng được đối chiếu với danh sách đầy đủ của chúng tôi, ở nhiều cấp khác nhau. Danh sách chặn của tổ chức do quản trị viên xác định, Danh sách chặn cá nhân do người dùng cá nhân tạo cũng được sử dụng để Lọc thư rác.

Kiểm tra SPF/ DKIM:

Email đến được xác thực cho bản ghi SPF và DKIM và cũng được phân tích theo chính sách DMARC dựa trên cài đặt tên miền. Trong trường hợp có lỗi SPF/ DKIM, những email này sẽ được phân loại là Thư rác và được coi là email giả mạo được tạo từ nguồn khả nghi. Bạn có thể tùy chỉnh mức lọc SPF/ DKIM từ mục Kiểm soát thư rác trong bảng điều khiển.

Đối chiếu thư rác:

Hơn nữa, email cũng được tự động lọc theo kiểu gửi Thư rác/ Email lừa đảo. Chỉ những email không được đánh dấu trong bất kỳ danh sách nào trong số này mới vào Hộp thư đến của bạn dưới dạng Không phải thư rác hay email hợp lệ.

Báo cáo sự cố thư rác:

Khi email được tạo từ một tên miền cụ thể bị phát hiện là thư rác, sự cố này sẽ được báo cáo đến địa chỉ email abuse@thedomain.com và postmaster@thedomain.com. Với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ cho tên miền, chúng tôi cần thực hiện hành động thích hợp đối với báo cáo này, liên lạc với quản trị viên của tên miền và báo cáo lại cho các nhà cung cấp dịch vụ khác, về hành động được thực hiện đối với khiếu nại lạm dụng/ báo cáo thư rác/ thông báo phần mềm độc hại.

Do đó, chúng tôi giám sát các email được gửi đến bí danh abuse@ và postmaster@ thuộc tên miền của bạn. Vì vậy, bạn sẽ không thể sử dụng các địa chỉ email này làm tài khoản cá nhân hoặc bí danh cho tài khoản cá nhân. Tuy nhiên, bạn có thể tạo Nhóm có tên abuse và postmaster và thêm chính mình làm thành viên của Nhóm đó. Làm như vậy, thành viên được thêm vào sẽ nhận được bản sao của email được gửi đến các địa chỉ email này. Nhóm giám sát lạm dụng của Zoho cũng sẽ nhận được bản sao của cùng email đó.

Thư rác trong Hộp thư đến

Ngay cả sau khi lọc Thư rác qua nhiều lớp, một số email rác vẫn có thể lọt qua tất cả các bộ lọc và vào Hộp thư đến của bạn. Trong trường hợp này, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng tính năng “Mark as Spam” để đánh dấu email đó là Thư rác. Bộ lọc thư rác của chúng tôi được thiết kế để tự học dựa trên các ký hiệu và kiểu gửi thư của bạn. Điều này sẽ giúp email trong tương lai từ các nguồn tương tự hoặc theo kiểu gửi tương tự sẽ được xác định là Thư rác cho người dùng cụ thể.

Hướng dẫn phòng tránh Thư rác đến:

Tránh cung cấp địa chỉ email của bạn trên các diễn đàn/ blog công khai -

Kẻ gửi thư rác có tập lệnh tự động, vốn sẽ quét các trang, tìm kiếm liên kết và địa chỉ email để thêm vào danh sách của chúng. Một khi bạn đã vào danh sách Thư rác, bạn sẽ không bao giờ thoát được khỏi danh sách đó. Nếu bạn phải chia sẻ, tốt hơn hãy gửi dưới dạng thông báo trực tiếp hoặc sử dụng định dạng văn bản thuần như username (a còng) me (chấm) com thay vì địa chỉ email đã định dạng.

Tránh cung cấp địa chỉ email của bạn khi đăng ký trên các website khác:

Tốt nhất là nên tránh cung cấp địa chỉ email chính thức của bạn khi đăng ký trên website. Thông thường, nếu chính sách bảo mật của website không đảm bảo với bạn rằng họ không cung cấp địa chỉ email cho bên thứ ba, bạn nên sử dụng bí danh email tạm thời, có thể bỏ đi khi không còn cần nữa. Khi bạn sử dụng bí danh dùng một lần, bạn có thể dễ dàng xác định nguồn Thư rác và xóa bí danh không còn cần thiết.

Không sử dụng phản hồi khi vắng mặt cho thư bên ngoài:

Khi bạn thiết lập phản hồi vào kỳ nghỉ hoặc phản hồi tự động cho email, hãy đảm bảo bạn đặt sao cho phản hồi tự động chỉ được gửi đến liên hệ của bạn chứ không gửi đến tất cả mọi email. Bằng cách này, bạn có thể tránh việc các liên hệ không xác định rơi vào Danh sách được phép của bạn, dựa trên phản hồi của bạn cho địa chỉ email không xác định.

Tắt tự động tải xuống và hiển thị hình ảnh bên ngoài:

Trong hầu hết Thư rác/ Email lừa đảo, kẻ gửi thư rác sẽ nhúng hình ảnh bên ngoài và gửi email. Khi người dùng mở email và hiển thị hình ảnh, họ sẽ tự động theo dõi người dùng dựa trên hình ảnh được hiển thị và thao tác nhấp chuột.

Hủy đăng ký nhận bản tin/ thông báo không mong muốn:

Nếu bạn vẫn đang nhận được hàng loạt email không mong muốn từ website mà bạn đã đăng ký nhiều năm trước, hãy thử hủy đăng ký khỏi những danh sách đó. Trong khi Đăng ký, hãy tìm hộp kiểm “Đăng ký nhận bản tin” hoặc “đăng ký nhận thông báo” và bỏ chọn, nếu bạn không muốn nhận bản tin từ website này.

Tương tự, bạn có thể tắt thông báo qua email hoặc cân nhắc nhận thông báo qua email hàng tuần hoặc hàng tháng để giảm tần suất nhận những email này hoặc xử lý chúng tốt hơn.

Email gửi đi - Hướng dẫn đảm bảo tỷ lệ gửi thư thành công cao hơn

SPF/ DKIM/ DMARC:

Khi bạn gửi email đến các liên hệ của mình, máy chủ người nhận cũng xác thực email của bạn để kiểm tra xem đây có phải là thư rác hay không. Các tên miền cần có cấu hình SPF/ DKIM/ DMARC phù hợp để đảm bảo chúng không bị đánh dấu là Thư rác.

Tránh gửi email hàng loạt hoặc bản tin từ Zoho Mail.

Nếu bạn phải gửi email hàng loạt hoặc bản tin, tốt nhất là bạn nên tránh gửi những email này bằng chương trình tự động sử dụng chứng danh email thông thường của bạn. Bạn có thể sử dụng các dịch vụ cụ thể như Zoho Campaigns. Các dịch vụ này có hướng dẫn dành cho người gửi hàng loạt, tính năng tạo danh sách người đăng ký và xóa người không đăng ký dựa trên sở thích của họ, cũng như cung cấp báo cáo chi tiết về tỷ lệ gửi email và tỷ lệ mở thư.

Nhúng hình ảnh bên ngoài vào email:

Trong chữ ký, tốt nhất là nên chèn hình ảnh trực tiếp thay vì chèn hình ảnh bên ngoài rồi thêm siêu liên kết dẫn đến hình ảnh đó. Một số máy chủ email không chấp nhận email được nhúng hình ảnh bên ngoài. Trong trường hợp bạn nhận thấy một số máy chủ cụ thể đang trả lại email, bạn có thể kiểm tra một lần bằng cách gửi email không có bất kỳ hình ảnh bên ngoài nào để kiểm tra xem máy chủ đó có hạn chế chấp nhận email có hình ảnh bên ngoài hay không.