Các loại liên hệ

Liên hệ cá nhân

Theo mặc định, tất cả các liên hệ bạn thêm là Liên hệ cá nhân. Bạn có thể xem, sửa đổi hoặc xuất liên hệ từ tài khoản của mình. Tất cả liên hệ cá nhân của bạn sẽ tự động xuất hiện trong sổ địa chỉ của bạn. Bạn có thể thêm các danh mục vào Liên hệ cá nhân để nhóm lại và sử dụng danh mục để thêm nhiều liên hệ trong khi Soạn thảo.

Liên hệ tổ chức

Khi quản trị viên tổ chức thêm người dùng hoặc nhóm, địa chỉ email đó sẽ được tự động thêm vào Liên hệ tổ chức. Tất cả liên hệ tổ chức sẽ tự động xuất hiện trong phần tự động điền khi bạn soạn thảo email. Khi một người dùng mới được thêm vào tổ chức, người dùng đó có thể dễ dàng tra cứu hoặc soạn thảo email cho đồng nghiệp bằng cách sử dụng Liên hệ tổ chức.

Liên hệ tổ chức có sẵn chung cho tất cả người dùng trong tổ chức. Tất cả thành viên đều có thể xem và sử dụng những liên hệ này. Tuy nhiên, chỉ quản trị viên tổ chức mới có thể thêm hoặc chỉnh sửa hoặc xóa liên hệ khỏi liên hệ tổ chức.

Ngoài người dùng trong nội bộ tổ chức, nếu bạn muốn thêm bất kỳ liên hệ bên ngoài chung nào, để những người dùng có thể truy cập dễ dàng, quản trị viên tổ chức có thể thêm các liên hệ này. Tính năng này sẽ hữu ích cho các liên hệ bên thứ ba như Nhà cung cấp bảo hiểm, Đối tác chung của tổ chức hoặc các nhà cung cấp dịch vụ khác cho tổ chức.

Liên hệ tổ chức mà bạn đã thêm sẽ được sử dụng ở nhiều nơi như Tìm kiếm, Streams, Nhiệm vụ, Chia sẻ email, Chia sẻ thư mục, v.v.

Liên hệ nhóm

Zoho Mail hỗ trợ nhóm để cho phép cộng tác tốt hơn giữa các nhóm khác nhau mà người dùng là thành viên. Liên hệ nhóm rất hữu ích khi bạn muốn có một tập hợp các liên hệ có sẵn chung cho toàn bộ nhóm, nhưng không có sẵn chung cho toàn tổ chức. Chỉ thành viên nhóm mới có thể truy cập liên hệ nhóm.

Chỉ người kiểm duyệt của nhóm mới có thể thêm hoặc sửa đổi hoặc xóa liên hệ khỏi Liên hệ nhóm.

Danh mục liên hệ

Bạn có thể nhóm một tập hợp liên hệ cố định bằng cách thêm các liên hệ đó vào một danh mục. Danh mục giúp bạn thêm một “lô” hàng loạt liên hệ vào email khi soạn thảo email. Danh mục Cá nhân và Tổ chức được liệt kê trong “Sổ địa chỉ” để dễ dàng truy cập trong khi soạn thảo email.

Tạo danh mục

Bạn có thể tạo Danh mục mới bằng cách nhấp vào tùy chọn Thêm danh mục trên ngăn bên trái bên dưới mục Chế độ xem. Bạn cũng có thể tạo danh mục liên hệ trực tiếp từ Sổ địa chỉ trong Trình soạn thảo. Nhấp vào đây để xem hướng dẫn chi tiết.

Thêm liên hệ

Bạn có thể thêm liên hệ vào danh mục bằng cách kéo và thả liên hệ vào danh mục mong muốn. Bạn có thể thêm nhiều liên hệ cùng lúc vào một danh mục bằng cách chọn liên hệ liên quan và nhấp vào biểu tượng Thêm vào .

Nếu bạn muốn xóa liên hệ khỏi danh mục của nó, hãy nhấp vào liên hệ liên quan trong danh sách danh mục và chọn biểu tượng Xóa liên hệ .

Tùy chọn khác

Bạn có thể nhấp chuột phải vào Danh mục để Đổi tên hoặc Xóa danh mục. Bạn có thể sử dụng tùy chọn Xuất khi nhấp chuột phải để chỉ xuất các liên hệ trong danh mục đó.