Trình xem tập tin đính kèm
Trình xem tập tin đính kèm cung cấp một chế độ xem tổng hợp về tất cả các tập tin đính kèm đã nhận. Chế độ xem này chủ yếu giải quyết vấn đề tập tin đính kèm lộn xộn do có nhiều email và lượt chuyển tiếp.
Chế độ xem tập trung
Trình xem tập tin đính kèm tổng hợp email từ tất cả các ứng dụng ở một nơi duy nhất. Bạn có thể xem tập tin đính kèm được gửi cho bạn qua email hoặc được chia sẻ cho bạn qua Streams hoặc được thêm vào Nhiệm vụ hoặc Ghi chú trong chế độ xem tập trung. Các tập tin được sắp xếp gọn gàng theo loại:
- Hình ảnh
- Tài liệu
- Tập tin phương tiện
- Tập tin nén và
- Các loại khác
Hành động đính kèm:
Bạn có thể dễ dàng thực hiện một số hành động nhất định đối với tập tin đính kèm từ trong Trình xem tập tin đính kèm.
Theo mặc định, các tập tin đính kèm sẽ được hiển thị dưới dạng Hình thu nhỏ. Bạn có thể chọn List View hoặc Thumbnail View từ góc bên phải của Trình xem tập tin đính kèm.
Open linked email - Bạn có thể mở email/nhiệm vụ/bài đăng liên quan đến tập tin đính kèm bằng cách sử dụng tùy chọn này.
Đính kèm và gửi email mới - Khi bạn muốn gửi tập tin đính kèm cùng với email, bạn có thể sử dụng tùy chọn này.
Bạn cũng có thể kéo tập tin đính kèm từ Trình xem tập tin đính kèm và thả trực tiếp vào khu vực Soạn thảo để đính kèm vào email mới.
Ngoài ra, bạn cũng có thể Tải xuống tập tin đính kèm vào thiết bị. Nhấp vào Tùy chọn khác để xem các hành động khác mà bạn có thể thực hiện: thêm tập tin đính kèm vào bài đăng Streams mới, ghi chú hoặc nhiệm vụ, áp dụng thẻ, thêm vào đám mây, ẩn và in tập tin đính kèm.
Xem trước tập tin:
Bạn có thể chọn bất kỳ hình thu nhỏ nào để xem trước tập tin đính kèm. Bạn có thể xem trước trực tiếp mà không cần tải xuống toàn bộ tập tin đính kèm. Ngoài ra, nếu tập tin đính kèm là Tài liệu/ Bảng tính hoặc Bài thuyết trình, bạn có thể xem trực tiếp tập tin đính kèm bằng ứng dụng Zoho Writer/ Sheet/ Show nhúng sẵn.
Bạn cũng có thể sử dụng Trình xem tập tin đính kèm để xem trước trực tiếp tập tin phương tiện, trong trường hợp bạn nhận được tập tin đính kèm là video hoặc âm thanh. Riêng với tập tin nén và một số loại tập tin khác, bạn cần phải tải xuống mới xem được. Không thể xem trước các tập tin đính kèm này.
Hành động nhanh:
Bạn có thể đánh dấu tập tin đính kèm là mục ưa thích, mở trực tiếp email liên kết, gửi email mới có tập tin đính kèm, tải tập tin lên đám mây hoặc thêm thẻ vào tập tin đính kèm ngay từ chế độ xem hình thu nhỏ.
Tất cả hành động nhanh cũng có sẵn ở chế độ Xem trước tập tin đính kèm. Ngoài ra, bạn có thể tìm kiếm và liệt kê các tập tin đính kèm khác từ một người gửi hoặc liệt kê tất cả các tập tin đính kèm cùng loại từ chế độ Xem trước.
Chia sẻ tập tin đính kèm
Từ cửa sổ trình xem tập tin đính kèm, bạn có thể chọn nhiều tập tin đính kèm và chia sẻ vào bất kỳ ứng dụng nào khác trong Zoho Mail.
Các bước chia sẻ tập tin đính kèm:
- Mở Trình xem tập tin đính kèm trong tài khoản Zoho Mail của bạn.
- Chọn tập tin đính kèm mà bạn muốn chia sẻ.
- Nhấp vào tùy chọn Đính kèm vào trong menu trên cùng.
- Chọn WorkDrive để thêm tập tin đính kèm vào tài khoản WorkDrive của bạn.
- Chọn Thư mới nếu bạn muốn chia sẻ các tập tin đính kèm này với bài đăng Streams. Bạn có thể nhập nội dung bài đăng và chọn các tùy chọn khác trước khi đăng thông báo.
- Nếu bạn chọn Email mới, tập tin đính kèm sẽ mở trong trình soạn thảo email.
- Bạn có thể chọn tùy chọn Ghi chú mới nếu bạn muốn thêm tập tin đính kèm vào ghi chú mới. Bạn có thể chỉnh sửa thêm ghi chú và đặt tùy chọn.
- Bạn có thể chọn tùy chọn Nhiệm vụ mới nếu bạn muốn thêm tập tin đính kèm vào nhiệm vụ mới. Bạn có thể nhập các chi tiết về nhiệm vụ như ngày đến hạn, mức độ ưu tiên, v.v.
Bạn cũng có thể tải xuống nhiều tập tin đính kèm từ Trình xem tập tin đính kèm bằng cách chọn nhiều tập tin đính kèm và nhấp vào tùy chọn Tải xuống dưới dạng zip từ menu trên cùng.
Bộ lọc tập tin đính kèm
Ứng dụng trình xem tập tin đính kèm có bộ lọc tích hợp, khi sử dụng bộ lọc này bạn có thể đặt điều kiện để lọc và xác định vị trí tập tin đính kèm dễ dàng. Có thể đặt các điều kiện này, dựa trên các thực thể khác nhau.
Các bước lọc tập tin đính kèm:
- Nhấp vào biểu tượng Bộ lọc ở góc trên bên phải của màn hình Trình xem tập tin đính kèm.
- Đặt điều kiện lọc trong mỗi thực thể.
- Nếu bạn đang tìm kiếm tập tin đính kèm từ một nhóm cụ thể, hãy chọn nhóm tương ứng trong mục Nhóm.
- Trong mục Attachments From , hãy chọn liệu tập tin đính kèm được chia sẻ qua email, ghi chú hay bất kỳ thực thể nào khác.
- Trong mục Attachment Type, hãy chọn loại tài liệu bạn đang tìm kiếm.
- Nếu bạn đã gắn thẻ cho tập tin đính kèm cần thiết, hãy chọn thẻ từ danh sách thả xuống Tags, để lọc dễ dàng hơn.
- Nếu bạn đang tìm tập tin đính kèm từ một email trong một thư mục cụ thể, hãy chọn thư mục đó từ danh sách thả xuống Folders.
- Sau khi đặt điều kiện cần thiết, hãy nhấp vào Bộ lọc.
- Các tập tin đính kèm thuộc danh mục bộ lọc này sẽ được hiển thị.
