Lời nhắc và theo dõi qua email
Lời nhắc qua email
Hầu hết các email chúng tôi gửi, thường cần theo dõi hoặc nhắc nhở dựa trên phản hồi từ người khác, hoặc đôi khi, không phân biệt phản hồi.
Bạn có thể sử dụng tùy chọn lời nhắc của Zoho Mail để thêm lời nhắc vào email của mình. Bạn có thể xem email khi bạn soạn thảo và được nhắc nhở về email đó sau này dựa trên các tùy chọn đã chọn. Bạn có thể dễ dàng theo dõi các mục công việc dựa trên email bằng cách sử dụng lời nhắc. Bạn cũng có thể thêm lời nhắc vào email bạn nhận được.
Các bước để xem email bạn soạn thảo: (Lời nhắc cho email gửi đi)
- Đăng nhập vào Zoho Mail
- Nhấp vào New Mail để mở trình soạn thảo email.
- Soạn thảo email và thêm tập tin đính kèm, nếu có.
- Nhấp vào biểu tượng Đồng hồ để xem email.
- Sau đây là các tùy chọn hiện có trong cửa sổ bật lên Remind me:
- On a time- Bạn có thể đặt một thời gian cụ thể để nhắc bạn về email, liệu đã nhận được trả lời hay chưa. (Ví dụ: Bạn đang dự định tham dự một buổi khởi nghiệp và đã hỏi xem liệu một số người bạn của bạn có sẵn sàng tham gia chuyến đi với bạn không. Bất kể câu trả lời là gì, bạn cần được nhắc nhở về email, để lên kế hoạch cho chuyến đi và đặt vé.)
- On every reply - Bất cứ khi nào bạn nhận được thư trả lời cho email, bạn sẽ nhận được thông báo về thư trả lời đó. (Ví dụ: Bạn gửi email đến một loạt khách hàng tiềm năng về một sản phẩm hoặc ứng dụng mới. Bạn muốn được nhắc về mỗi phản hồi mà bạn nhận được cho email này.)
- If no replies until - Bạn có thể đặt ngày đến hạn mà nếu đến ngày đó không có ai trả lời email, bạn sẽ nhận được thông báo về điều đó vào thời điểm do bạn chọn. (Ví dụ: Bạn gửi email đến nhà cung cấp yêu cầu báo giá. Khi bạn không nhận được phản hồi cho đến một tuần, bạn có thể muốn được nhắc nhở về email cụ thể.)
- Theo mặc định, bạn sẽ được nhắc nhở qua Thông báo. Bạn cũng có thể chọn được nhắc qua email, để nhận thông báo qua email.
Khi bạn gửi email có chứa các cụm từ có thể yêu cầu lời nhắc qua email, bạn sẽ được cung cấp tùy chọn để thêm lời nhắc. Nếu bạn chưa đặt bất kỳ lời nhắc nào cho email, bạn sẽ được nhắc để thêm lời nhắc cho ngày/giờ đã chỉ định. Các cụm từ ví dụ: Bạn có thể gặp tôi vào ngày mai lúc 3 giờ chiều, Cuộc họp sẽ được tiến hành vào Thứ Năm, v.v. Tìm hiểu thêm
Các bước để thêm Lời nhắc cho các email đến
- Đăng nhập vào Zoho Mail
- Chọn email mà bạn muốn thêm lời nhắc.
- Nhấp vào biểu tượng Reminder ở đầu email phía trên tiêu đề email.
- Sau đây là các tùy chọn hiện có trong cửa sổ bật lên Remind me
- On a time- Bạn có thể đặt một thời gian cụ thể để nhắc bạn về email, liệu đã nhận được trả lời hay chưa. (Ví dụ: Bạn đã nhận được bảng sao kê thẻ tín dụng của mình qua email. Bạn muốn được nhắc vào một ngày cụ thể về email để thanh toán cho thẻ tín dụng của bạn.)
- On every reply - Bất cứ khi nào có thư trả lời cho email, bạn sẽ nhận được thông báo về thư trả lời đó. (Ví dụ: Nhóm của bạn nhận được email từ khách hàng yêu cầu đề xuất thiết kế. Bạn đã giao việc này cho thành viên trong nhóm của mình, nhưng bạn muốn được thông báo về mọi thư từ qua email để đảm bảo rằng mọi việc đều ổn)
- If no replies until - Bạn có thể đặt ngày đến hạn mà nếu đến ngày đó không có ai trả lời email, bạn sẽ nhận được thông báo về điều đó vào thời điểm bạn chọn. (Ví dụ: Bạn nhận được email từ một khách hàng tiềm năng yêu cầu báo giá. Bạn đã chuyển tiếp email cho bộ phận bán hàng và muốn được nhắc nhở nếu họ không gửi báo giá cho đến một ngày cụ thể.)
- Theo mặc định, bạn sẽ được nhắc nhở qua Thông báo. Bạn cũng có thể chọn được nhắc qua email và nhận thông báo qua email.
Tương tự như email gửi đi, bạn có thể đặt email theo dõi cho những người nhận khác ngay cả đối với email mà bạn nhận được.
Bạn cũng có thể đặt lời nhắc cho email đến bằng cách cấu hình bộ lọc Email đến. Tìm hiểu thêm.
Đánh dấu lời nhắc email là hoàn tất
Khi bạn đã chọn nhận thông báo qua các thông báo, bạn sẽ nhận được một thông báo riêng cho mọi lời nhắc. Bạn có thể đánh dấu lời nhắc là hoàn tất bằng cách nhấp vào nút Complete. Lời nhắc sẽ bị tắt cho email đó.
Báo lại lời nhắc qua email
Thông báo lời nhắc qua email mà bạn nhận được có thể được báo lại trong một khoảng thời gian đã chọn. Bạn có thể báo lại lời nhắc của mình bằng cách chọn một trong các tùy chọn sau trong Báo lại cho đến:
- 10 phút - Lời nhắc sẽ xuất hiện lại sau 10 phút
- 1 giờ - Lời nhắc sẽ xuất hiện lại sau 10 phút
- Ngày mai vào lúc 10:00 sáng - Bạn sẽ được báo lại vào ngày hôm sau lúc 10:00 sáng
- Tuần tới vào thứ Hai lúc 10:00 sáng - Lời nhắc sẽ xuất hiện lại vào thứ Hai tuần sau lúc 10:00 sáng
- Ngày và giờ tùy chỉnh - Khi chọn tùy chọn này, bạn có thể quyết định ngày giờ bạn muốn được báo lại.
Nhắc nhở người nhận - Người nhận theo dõi
Bạn có thể chọn hộp kiểm “Đồng thời nhắc nhở các người nhận” để gửi email cho những người khác nhận được email. Trong trường hợp này, họ cũng sẽ nhận được thông báo qua email. Bạn có thể tùy chỉnh nội dung của email và cung cấp nội dung mong muốn trong trình chỉnh sửa bên dưới. Điều này sẽ giúp bạn tự động theo dõi các email dựa trên một trong các tùy chọn bên dưới. Tùy chọn “Đồng thời nhắc nhở các người nhận” không áp dụng khi tùy chọn lời nhắc được chọn là “Trên mỗi phản hồi”.
(Ví dụ: Bạn gửi email đến nhà cung cấp yêu cầu báo giá. Khi bạn không nhận được phản hồi cho đến một tuần, bạn có thể muốn được nhắc nhở về email cụ thể. Bạn có thể gửi một email theo dõi, yêu cầu báo giá như thể bạn cần ngay lập tức)
Chú ý:
Bạn cũng có thể Báo lại email trong Zoho Mail, nơi lưu trữ email đó trong một thư mục riêng để tham khảo trong tương lai. Tìm hiểu thêm