Nhóm

Nhóm

Nhóm Zoho Mail giúp các đội ngũ và nhóm phối hợp và giao tiếp tốt hơn, đồng thời giảm thiểu tình trạng lộn xộn do email nội bộ. Một người dùng có thể là thành viên của nhiều nhóm. Đây có thể là nhóm do Quản trị viên tạo, chẳng hạn như Nhóm tổ chức được bật email và Hộp thư chung hoặc Nhóm cá nhân do người dùng khác tạo. Nhóm được bật email là Nhóm tổ chức được liên kết với một địa chỉ email. Mặc dù chỉ Quản trị viên và Quản trị viên cấp cao mới có thể tạo Hộp thư chung và Nhóm tổ chức, nhưng tất cả người dùng đều có thể tạo Nhóm cá nhân.

Có thể phân loại nhóm thành hai loại khác nhau:

• Danh sách phân phối (DL)
• Hộp thư chung

Danh sách phân phối

DL có thể là Nhóm được bật Streams hoặc Nhóm bị tắt Streams. Các nhóm bị tắt Streams được liệt kê riêng trong danh sách Disabled Groups. Bạn có thể đăng thông báo, ghi chú, nhiệm vụ, sự kiện và chia sẻ email trong nhóm được bật Streams để cộng tác với nhóm của bạn. Quản trị viên có thể tắt nhóm Streams. Người dùng sẽ không thể đăng bài đăng mới lên các nhóm này nhưng họ vẫn có thể xem, gắn thẻ và yêu thích bài đăng hiện có.

Hộp thư chung

Zoho Mail cung cấp tính năng hộp thư chung khác với danh sách phân phối thông thường. Nhấp vào đây để tìm hiểu thêm về Hộp thư chung.

Danh sách nhóm

Tất cả các nhóm mà bạn là thành viên được liệt kê trong ngăn menu bên trái trong mục Streams. Các nhóm được bật Streams sẽ được liệt kê đầu tiên. Nếu bạn có nhóm không được bật Streams, bạn có thể nhấp vào tùy chọn Disable groups trên danh sách Nhóm.

Nhấp chuột phải vào nhóm bất kỳ trên menu bên trái để xem các tùy chọn cho nhóm đó.
​​

• Bạn có thể bắt đầu chat với cả nhóm bằng cách chọn tùy chọn Chat with the group.
• Danh sách tất cả các thành viên nhóm sẽ được hiển thị nếu bạn chọn View Members.
• Nếu nhóm là Nhóm tổ chức được bật email, bạn cũng có tùy chọn Email this Group khi bạn nhấp chuột phải.
• Nhấp vào tùy chọn Hide Group nếu bạn muốn loại bỏ nhóm đó từ menu bên trái.
• Chọn tùy chọn Group Info để xem thêm chi tiết về nhóm.
• Nhấp vào tùy chọn Manage Group để chỉnh sửa chi tiết về Nhóm. Tùy chọn Manage group sẽ chỉ hiển thị cho Nhóm mà bạn là người điều hành/chủ sở hữu.

Quản lý nhóm

Mục Manage Groups trong Zoho Mail giúp bạn xử lý tất cả các DL từ một nơi. Ngoại trừ hộp thư chung, tất cả các nhóm mà bạn là thành viên đều được hiển thị ở đây. Bạn cũng sẽ có thể thêm nhóm mới, chỉnh sửa/xem thành viên trong nhóm và chỉnh sửa Nhóm trong giới hạn vai trò của bạn trong nhóm.

Nhấp vào biểu tượng Quản lý nhóm ở đầu danh sách Nhóm Streams để điều hướng đến trang quản lý nhóm.

​​

Tạo nhóm

Bạn có thể tạo nhóm mới từ trang Quản lý nhóm bằng cách làm theo hướng dẫn bên dưới.

1. Đăng nhập vào tài khoản Zoho Mail của bạn.
2. Điều hướng đến trang Quản lý nhóm bằng biểu tượng Quản lý nhóm.
3. Nhấp vào biểu tượng Thêm nhóm mới để tạo nhóm mới.
   ​
4. Nhập Tên nhóm mong muốn, Thành viên nhóm và Mô tả nhóm và nhấp vào Create Group.
   ​

Nhóm cá nhân có thông số kỹ thuật đã nhập sẽ được tạo.

Nếu bạn là Quản trị viên của tổ chức, bạn có thể tạo Nhóm tổ chức được bật email từ mục Thêm nhóm mới.

1. Làm theo các bước trên và điều hướng đến mục Add new group.
2. Nhập Tên nhóm, Thành viên nhóm và Mô tả nhóm.
3. Bật tùy chọn "Create it as email group" để tạo nhóm được bật email.
   ​
4. Nhập địa chỉ email nhóm mong muốn và nhấp vào Create Group.

Một Nhóm tổ chức có địa chỉ email chung sẽ được tạo.

Bạn có thể thực hiện các hoạt động khác như thêm người kiểm duyệt, thay đổi cấp truy cập, bật kiểm duyệt thư cho nhóm đã tạo bằng cách nhấp vào Cài đặt khác trong mục Chỉnh sửa nhóm. Bạn cũng có thể tạo nhóm được bật email ngay từ Bảng điều khiển cho quản trị viên của tài khoản Quản trị viên. Nhấp vào đây để được hướng dẫn chi tiết.

Chế độ xem nhóm

Tóm tắt về mỗi nhóm được hiển thị dưới dạng một thẻ riêng biệt. Thẻ nhóm hiển thị các chi tiết sau về nhóm cụ thể:

• Tên và Biểu tượng của nhóm.
• Vai trò của bạn trong nhóm.
• Thành viên của nhóm.
• Trạng thái Streams của nhóm.

Bạn có thể truy cập trực tiếp vào bất kỳ nhóm nào được bật Streams bằng cách nhấp vào nhóm liên quan trong trang Quản lý nhóm.

Thêm/xem thành viên

Bạn có thể xem danh sách thành viên nhóm bằng cách nhấp vào biểu tượng Xem thành viên trong dạng xem Thẻ nhóm. Nếu bạn là Người kiểm duyệt hoặc Chủ sở hữu của nhóm, bạn cũng sẽ có thể thêm thành viên vào nhóm bằng cách sử dụng cùng một nhóm đó. Bạn cũng có thể chỉnh sửa vai trò của thành viên hoặc xóa thành viên.

Chỉnh sửa nhóm

Bạn có thể chỉnh sửa nhóm mà bạn là Người điều hành hoặc Chủ sở hữu bằng cách nhấp vào biểu tượng Edit Group ở góc trên cùng bên phải của Thẻ nhóm. Bạn cũng có thể chọn tùy chọn Manage Groups bằng cách nhấp chuột phải vào nhóm liên quan hoặc từ danh sách thả xuống More Options trong Tiêu đề nhóm. Bạn có thể thay đổi Tên nhóm, Mô tả nhóm và Biểu tượng nhóm. Bạn có thể bật/tắt Streams cho nhóm bằng cách chọn/bỏ chọn hộp kiểm Bật Streams tương ứng. Bạn cũng có thể xóa nhóm bằng cách nhấp vào nút Xóa nhóm.

Đối với Nhóm tổ chức, tùy chọn Include emails cũng sẽ xuất hiện trong mục Edit Group, mục này sẽ cho phép đăng các email được gửi đến nhóm trong Streams. Tùy chọn Advanced settings cũng sẽ xuất hiện bên cạnh hộp kiểm để điều hướng đến Bảng điều khiển cho quản trị viên, tại đây, bạn có thể sửa đổi quyền của nhóm. Để tìm hiểu thêm về cài đặt nâng cao của nhóm, hãy nhấp vào đây.

Cài đặt lịch

Chủ sở hữu hoặc Người điều hành của nhóm Streams có thể chỉnh sửa Cài đặt lịch cho nhóm Streams. Nhấp vào biểu tượng Manage Groups trong ngăn bên trái. Xác định vị trí nhóm mà bạn muốn chỉnh sửa cài đặt. Nhấp vào More Actions và chọn tùy chọn Edit. Vào thanh menu Calendar Settings.

Trùng lặp sự kiện:

Bạn có thể chọn liệu bạn muốn cho phép hay không cho phép tạo nhiều sự kiện lịch cho cùng ngày và giờ.

Quyền mời người dùng bên ngoài vào sự kiện nhóm:

Khi tạo sự kiện nhóm, bạn có thể hạn chế việc cho phép mời những thành viên nào vào sự kiện đó. Bạn có thể đặt quyền để gửi lời mời đến chỉ người dùng nhóm, người dùng nhóm và người dùng tổ chức hoặc mọi người trong tổ chức.

Bước phê duyệt của quản trị viên khi tạo sự kiện:

Thành viên có thể tạo sự kiện trong lịch nhóm theo mặc định. Bạn có thể chọn liệu quản trị viên nhóm có cần phê duyệt những sự kiện này hay không trước khi sự kiện được thêm vào lịch nhóm.

Chia sẻ lịch cá nhân với nhóm:

Lịch cá nhân do các thành viên nhóm tạo có thể được chia sẻ với nhóm nếu cần. Có thể bật, tắt hoặc đặt quyền để lịch được chia sẻ sau khi quản trị viên phê duyệt.

Bật/tắt thông báo lịch nhóm:

Bạn có thể bật hoặc tắt thông báo cho các hoạt động như thêm sự kiện, cập nhật sự kiện hoặc khi sự kiện bị xóa khỏi lịch nhóm.

Tùy chọn lọc

Bạn có thể thay đổi chế độ xem Manage Groups để hiển thị các nhóm thuộc một hoặc nhiều danh mục bất kỳ. Nhóm có thể được phân loại dựa trên loại nhóm, vai trò của bạn trong nhóm và/hoặc liệu Streams có được bật cho nhóm đó hay không.

​