Chuyển tiếp email
Chuyển tiếp email là tính năng cho phép bạn tự động chuyển tiếp tất cả email đến nhận được trong một tài khoản tới một tài khoản email khác được chọn làm tài khoản đích. Đây là một trong những cách dễ dàng nhất mà quản trị viên thực hiện để tạo bản sao lưu email Trong đó, bản sao của tất cả các email được gửi vào một tài khoản Zoho Mail cụ thể sẽ được chuyển tiếp đến một tài khoản khác - tài khoản dự phòng.
Trong trường hợp nhu cầu không phải là tự động chuyển tiếp tất cả email mà chỉ chuyển tiếp một số email nhất định, người dùng có thể thiết lập chuyển tiếp dựa trên bộ lọc/ chuyển tiếp có điều kiện. Khi người dùng cấu hình chuyển tiếp có điều kiện, chỉ có thể chuyển tiếp một số email tới tài khoản khác khi những email đó đáp ứng tập hợp điều kiện do người dùng xác định trước. Ví dụ: có thể chuyển tiếp email từ một người gửi cụ thể đến tài khoản khác hoặc có thể tự động chuyển tiếp các email có chủ đề hoặc mức độ ưu tiên cụ thể đến tài khoản đã chọn.
Sau khi tính năng chuyển tiếp email được thiết lập và được bật, các email nhận được từ thời điểm đó sẽ được chuyển tiếp đến tài khoản đích.
Trong trường hợp bạn muốn tạo hai địa chỉ email khác nhau cho cùng một người dùng, bạn có thể sử dụng tính năng bí danh email của Zoho Mail để dễ dàng tạo thêm địa chỉ email.
Trong trường hợp tên miền doanh nghiệp của bạn được cấu hình để lưu trữ email với Zoho Mail, quản trị viên email có thể bật chuyển tiếp email tự động từ tài khoản tổ chức này sang tài khoản khác trong cùng tổ chức. Quy trình này không yêu cầu tiến hành bất kỳ quy trình xác minh nào.
Bật chuyển tiếp email:
- Đăng nhập vào tài khoản nguồn Zoho Mail của bạn và điều hướng đến Cài đặt
- Vào Tài khoản thư. Bạn sẽ tìm thấy danh sách các tài khoản mà bạn đã cấu hình trong tài khoản Zoho Mail của mình.
- Chọn địa chỉ bạn muốn cấu hình chuyển tiếp email.
- Trong mục Chuyển tiếp, xác định địa chỉ email mà bạn muốn chuyển tiếp bản sao email của mình.
- Email xác nhận sẽ được gửi đến địa chỉ email đã thêm. Chuyển tiếp email sẽ chỉ được bật sau khi bạn xác minh tài khoản.
- Chọn tùy chọn Xóa bản sao email gốc sau khi chuyển tiếp để xóa email gốc khỏi Zoho Mail. Bỏ chọn tùy chọn này nếu bạn muốn giữ lại bản sao của email trong Hộp thư Zoho.
Chú ý:
Nếu bạn đã chọn tùy chọn Xóa bản sao email gốc sau khi chuyển tiếp, email sẽ bị xóa ngay sau khi chuyển tiếp và sẽ không khả dụng để truy xuất POP.
Các bước để quản trị viên bật chuyển tiếp email trong tài khoản tổ chức:
- Đăng nhập vào Zoho Mail với tư cách quản trị viên.
- Vào mục Users và chọn những người dùng bạn muốn bật Chuyển tiếp email.
- Chọn tùy chọn Mail settings từ ngăn trên cùng và chọn Email Forwarding từ danh sách.
- Nhấp vào +Add và tìm tài khoản email đích rồi chọn Add bên cạnh tài khoản email đó.
- Chọn Proceed để thêm tài khoản email đã chọn vào danh sách chuyển tiếp email.
- Bạn có thể tìm thấy danh sách tất cả các địa chỉ chuyển tiếp thư, di chuột qua bất kỳ tài khoản email nào và chọn biểu tượng Delete để xóa tài khoản đó khỏi Danh sách chuyển tiếp thư
Những điểm cần nhớ để Chuyển tiếp email:
- Không thể bật Chuyển tiếp email cho tài khoản POP.
- Trong khi Quản trị viên đang bật chuyển tiếp email cho một người dùng, có thể thêm tối đa 3 tài khoản đích.
- Tương tự, người dùng có thể thêm tối đa 3 tài khoản đích cho chính mình.
- Có thể thêm tổng cộng 6 địa chỉ chuyển tiếp, Quản trị viên có thể thêm 3 địa chỉ và người dùng có thể thêm 3 địa chỉ.
- Không thể bật chuyển tiếp dựa trên bộ lọc cho cùng địa chỉ email đã được thêm cho Chuyển tiếp email.
- Nếu Chuyển tiếp email không thành công mười lần liên tiếp, tính năng chuyển tiếp email sẽ tự động bị tắt.
- Nếu email đã nhận là email đã được chuyển tiếp tự động, email đó sẽ không được chuyển tiếp lần nữa để tránh lặp vòng.
Chuyển tiếp email - Xác minh
Sau khi bạn thêm địa chỉ email đích để tự động chuyển tiếp, bạn cần phải tiến hành quy trình xác minh.
Trong tài khoản đích đã xác định, bạn sẽ nhận được email có mã xác minh để xác nhận quy trình Chuyển tiếp email. Trong trường hợp chủ tài khoản nguồn và chủ tài khoản đích khác nhau, hãy gửi email có mã xác minh cho chủ tài khoản nguồn để hoàn tất quy trình xác minh. Sau khi nhận được mã xác minh, hãy làm theo các bước sau trong tài khoản nguồn.
- Đăng nhập vào tài khoản nguồn Zoho Mail của bạn và điều hướng đến Cài đặt
- Vào Tài khoản thư. Bạn sẽ tìm thấy danh sách các tài khoản mà bạn đã cấu hình trong tài khoản Zoho Mail của mình.
- Chọn tài khoản mà bạn muốn xác minh Địa chỉ chuyển tiếp.
- Trong mục Chuyển tiếp, bạn sẽ tìm thấy danh sách địa chỉ email bạn đã thêm để chuyển tiếp email.
- Nhấp vào biểu tượng Xác minh bên cạnh địa chỉ email tương ứng.
- Nhập mã xác nhận mà bạn nhận được tại địa chỉ email đã cung cấp.
- Sau khi hoàn tất, nhấp vào Xác nhận và lưu cài đặt.
- Trong trường hợp bạn không nhận được mã xác minh, hãy nhấp vào tùy chọn Gửi lại để nhận lại mã xác minh trong địa chỉ đích.
Tắt/xóa chuyển tiếp email
- Đăng nhập vào tài khoản nguồn Zoho Mail của bạn và điều hướng đến Cài đặt
- Vào Tài khoản thư. Bạn sẽ tìm thấy danh sách các tài khoản mà bạn đã cấu hình trong tài khoản Zoho Mail của mình.
- Chọn tài khoản mà bạn muốn tắt/xóa Địa chỉ chuyển tiếp.
- Trong mục Chuyển tiếp, bạn sẽ tìm thấy danh sách địa chỉ email bạn đã thêm để chuyển tiếp email.
- Tắt địa chỉ chuyển tiếp bằng cách chuyển nút bật/tắt thành TẮT. Thao tác này sẽ tắt tính năng chuyển tiếp email cho đến khi bạn bật lại như cũ. Bạn có thể chuyển lại thành BẬT để bật lại như cũ.
- Nếu bạn muốn xóa Địa chỉ chuyển tiếp, hãy nhấp vào biểu tượng Xóa.
Chuyển tiếp email dựa trên bộ lọc
Bạn có thể chuyển tiếp chỉ một số email dựa trên các điều kiện nhất định, bằng cách sử dụng tính năng chuyển tiếp dựa trên bộ lọc. Bạn có thể thiết lập điều kiện dựa trên người gửi hoặc chủ đề và chuyển tiếp email đến người khác. Tính năng này sẽ đặc biệt hữu ích, khi bạn chỉ muốn chuyển tiếp các email cụ thể đến tài khoản khác, dựa trên một bộ quy tắc hoặc các điều kiện cụ thể.
- Đăng nhập vào Zoho Mail trong tài khoản nguồn
- Đi đến Cài đặt
- Điều hướng đến Filters > New Filter
- Cung cấp các điều kiện hoặc quy tắc bạn muốn xác định.
- Trong Hành động, chọn Chuyển tiếp đến và xác định địa chỉ email
- Trong trường hợp bạn thêm địa chỉ email mới, bạn cần xác minh địa chỉ email đó
- Nhấp vào Lưu để lưu cài đặt.
Đối với các email đến đáp ứng điều kiện đã xác định, email đó sẽ được chuyển tiếp đến địa chỉ email đã cung cấp, sau khi hoàn tất quy trình xác minh. Tùy chọn “Chạy qua bộ lọc” không áp dụng cho bộ lọc có hành động “Chuyển tiếp”.
Đối với người dùng mới đăng ký theo gói Miễn phí, tính năng Chuyển tiếp email sẽ không khả dụng. Tham khảo ở đây để biết thêm chi tiết.
Các trang liên quan
Hạn chế chuyển tiếp email | Quản trị email | Bộ lọc email | Định tuyến email