Quản lý dung lượng lưu trữ
Mục lục
- Cách Zoho Mail tính dung lượng lưu trữ
- Kiểm tra kích thước hộp thư và dung lượng lưu trữ đã sử dụng
- Đã vượt quá dung lượng lưu trữ hộp thư
- Bỏ chặn tài khoản
- Người dùng cá nhân - Mua thêm dung lượng lưu trữ
- Người dùng gói Miễn phí - Nâng cấp gói đăng ký
- Quản trị viên tổ chức - Mua và phân bổ thêm dung lượng lưu trữ
Cách Zoho Mail tính dung lượng lưu trữ
Dung lượng lưu trữ được phân bổ cho một người dùng phụ thuộc vào gói đăng ký của tổ chức. Trong trường hợp người dùng cá nhân, dung lượng lưu trữ sẽ dựa trên dung lượng phân bổ của Zoho Mail. Dung lượng lưu trữ tổng thể của tài khoản được sử dụng để lưu trữ tất cả dữ liệu trong hộp thư của bạn bao gồm tài khoản POP và IMAP, e-Discovery, sao lưu và lưu trữ, tập tin đính kèm lớn, email rác và bất kỳ tính năng nào khác có thể cần sử dụng dung lượng lưu trữ.
Ví dụ: hãy xem xét báo cáo dung lượng lưu trữ minh họa sau đây. Ở đây người dùng được phân bổ dung lượng lưu trữ tổng thể là 100 GB. Có thể sử dụng dung lượng lưu trữ này cho bất kỳ tính năng nào của Zoho Mail yêu cầu lưu trữ dữ liệu. Giả sử người dùng này đã bật tính năng lưu giữ email. Dung lượng lưu trữ cần thiết để lưu trữ email được lưu giữ cũng sẽ được lấy từ dung lượng lưu trữ tổng thể của người dùng.
| Dung lượng lưu trữ tổng thể | Dung lượng lưu trữ được sử dụng cho thư | Dung lượng lưu trữ được sử dụng để lưu giữ | Dung lượng lưu trữ được sử dụng để sao lưu | Dung lượng lưu trữ tổng thể đã sử dụng | Dung lượng lưu trữ trống sau khi sử dụng |
| 100 GB | 14,7 GB | 13,1 GB | 2,3 GB | 14,7 + 13,1 + 2,3 = 30,1 GB | 100 - 30,1 = 69,9 GB |
Kiểm tra chi tiết dung lượng lưu trữ của bạn
Từ Hộp thư
Bạn có thể kiểm tra mức sử dụng hiện tại của hộp thư, bao gồm dung lượng lưu trữ được sử dụng bởi tài khoản Zoho và tất cả tài khoản POP trong Zoho Mail. Chi tiết về mức sử dụng sẽ có sẵn trên trang Tài khoản thư trong Cài đặt email của bạn. Bạn có thể xem chi tiết dung lượng lưu trữ của tài khoản từ mục Hồ sơ người dùng.
Các bước xem dung lượng lưu trữ Hộp thư hiện tại
- Đăng nhập vào https://www.zoho.com/mail
- Nhấp vào Settings >> Mail Accounts
- Danh sách tài khoản sẽ nằm trong cột LHS. Bạn có thể tìm thấy dung lượng lưu trữ được sử dụng bởi một tài khoản cụ thể trong danh sách.
Để xem chi tiết dung lượng lưu trữ từ hồ sơ của bạn, hãy nhấp vào Ảnh đại diện của bạn và cuộn xuống.
Dung lượng lưu trữ theo thư mục
Bạn cũng có thể xem chi tiết dung lượng lưu trữ theo thư mục bằng cách điều hướng đến Settings > Mail > Folders. Dung lượng lưu trữ được sử dụng cho mỗi thư mục sẽ được hiển thị trong mục Size.
Từ Bảng điều khiển cho quản trị viên: Chỉ Quản trị viên và Quản trị viên cấp cao mới có thể truy cập
Quản trị viên của bất kỳ tổ chức nào đều có thể xem chi tiết Dung lượng lưu trữ của tài khoản người dùng trong Tổ chức đó từ mục Dung lượng lưu trữ thư của Bảng điều khiển. Mục Dung lượng lưu trữ thư hiển thị Dung lượng lưu trữ được phân bổ và Dung lượng lưu trữ đã sử dụng của tất cả người dùng trong Tổ chức. Bạn cũng có thể xem báo cáo Dung lượng lưu trữ của người dùng trong mục này. Bạn có thể nhấp vào tùy chọn Xuất để xuất Chi tiết dung lượng lưu trữ dưới dạng tập tin .csv.
Chú ý:
- Trong khi xuất, bạn có thể mã hóa tập tin .csv bằng mật khẩu bằng cách chọn hộp kiểm Mã hóa bằng mật khẩu trong cửa sổ bật lên Mã hóa bằng mật khẩu.
- Tập tin .csv sẽ được xuất dưới dạng tập tin Zip. Bạn cần giải nén tập tin đã xuất để truy cập tập tin .csv.
Đã vượt quá dung lượng lưu trữ hộp thư
Người dùng tài khoản @zoho.com cá nhân có dung lượng lưu trữ được phân bổ là 5GB. Người dùng doanh nghiệp có dung lượng lưu trữ được phân bổ, dựa trên gói và dung lượng lưu trữ mà quản trị viên phân bổ cho họ.
Khi hộp thư vượt quá dung lượng lưu trữ được phân bổ, email đến tài khoản sẽ bị chặn và mọi tài khoản POP sẽ bị vô hiệu hóa tạm thời. Bạn có thể xóa email để giải phóng thêm dung lượng lưu trữ hoặc mua thêm dung lượng lưu trữ để tạo dung lượng lưu trữ trống trong tài khoản.
Dung lượng lưu trữ bổ sung
Nếu bạn là người dùng tổ chức, bạn có thể yêu cầu quản trị viên phân bổ thêm dung lượng lưu trữ cho tài khoản của mình. Nếu bạn là người dùng cá nhân, bạn có thể mua thêm dung lượng lưu trữ từ trang Tài khoản thư trong Cài đặt. Siêu quản trị viên có thể mua đơn vị lưu trữ và phân bổ cho người dùng.
Bạn thực sự có thể sở hữu hộp thư không giới hạn với Zoho Mail. Dung lượng lưu trữ bổ sung có sẵn ở các đơn vị kích thước 25 GB, 50 GB, 100 GB và 200 GB. Trong trường hợp bạn có hộp thư ngày càng mở rộng và cần hơn 200 GB dung lượng lưu trữ, bạn có thể liên hệ qua địa chỉ support@zohomail.com để cho chúng tôi biết nhu cầu về dung lượng lưu trữ của bạn và chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn mức giá phù hợp.
Chú ý:
Một đơn vị lưu trữ bổ sung không thể được phân bổ cho nhiều người dùng. Ví dụ: Bạn không thể mua một đơn vị lưu trữ bổ sung 100 GB cho hai người dùng trong đó mỗi người dùng được 50 GB. Thay vào đó, bạn phải mua hai đơn vị lưu trữ 50 GB để phân bổ cho hai người dùng riêng biệt.
Xóa email không mong muốn để giải phóng dung lượng
Giả sử bạn chọn xóa email cũ hơn, thay vì mua dung lượng lưu trữ, bạn có thể tiến hành xóa email bằng tùy chọn Empty Folder, có sẵn khi bạn nhấp chuột phải vào tên thư mục. Sau khi bạn xóa email hoặc thư mục không mong muốn đang chiếm dung lượng lưu trữ, hãy nhấp vào Empty Trash để tính lại dung lượng lưu trữ. Ngoài ra, nếu bạn cần có một bản sao lưu email trong tài khoản Zoho trước khi xóa, bạn có thể tải xuống bản sao lưu này vào máy khách POP. Chi tiết cấu hình để cấu hình tài khoản dựa trên Zoho qua POP có sẵn trên trang trợ giúp này. Tùy chọn duy nhất có sẵn để sao lưu email trong tài khoản POP được thêm vào Zoho Mail là tùy chọn “Xuất email”.
Nếu bạn nhận thấy dung lượng lưu trữ không thay đổi, ngay cả sau khi bạn xóa email, hãy kiểm tra “Email được lưu trữ” và xóa chúng để giải phóng dung lượng lưu trữ.
Bỏ chặn tài khoản:
Sau khi bạn xóa một số email để giải phóng dung lượng lưu trữ hoặc mua thêm dung lượng lưu trữ, bạn có thể tiếp tục làm việc bằng cách bỏ chặn chính mình. Bạn có thể bỏ chặn tài khoản của mình bằng liên kết này https://mail.zoho.com/UnblockMe.
Bạn cần xác nhận bằng Captcha để bỏ chặn tài khoản của mình. Ngoài ra, quản trị viên cũng có thể bỏ chặn người dùng trong tổ chức. Tham khảo hướng dẫn tại đây.
Người dùng cá nhân - Mua thêm dung lượng lưu trữ
Theo mặc định, người dùng cá nhân của Zoho Mail sẽ có hộp thư 5 GB miễn phí sau khi tạo tài khoản email. Bạn có thể chọn mua thêm dung lượng lưu trữ tùy theo nhu cầu.
Các bước mua thêm dung lượng lưu trữ:
- Đăng nhập vào Zoho Mail
- Nhấp vào Avatar của bạn ở góc trên bên phải.
- Cuộn xuống để tìm chi tiết dung lượng lưu trữ của bạn và nhấp vào nút Mua thêm dung lượng lưu trữ.
- Chọn gói phù hợp và nhấp vào Nâng cấp.
- Nhập chi tiết Thẻ của bạn để thanh toán qua cổng bảo mật
Người dùng gói Miễn phí - Nâng cấp lên gói trả phí
Người dùng dịch vụ lưu trữ tên miền trong gói miễn phí sẽ có dung lượng lưu trữ hộp thư mặc định là 5 GB. Trong trường hợp hết dung lượng lưu trữ, bạn cần nâng cấp lên gói trả phí để nhận được tài khoản có dung lượng lưu trữ lớn hơn.
Các bước nâng cấp tài khoản:
- Đăng nhập vào Zoho Mail
- Nhấp vào Control Panel > Subscription
- Chọn gói mong muốn và nhấp vào “Nâng cấp”.
- Cung cấp số lượng người dùng trong tổ chức của bạn và nhấp vào “Mua ngay”.
- Cung cấp chi tiết thẻ của bạn để thanh toán qua cổng bảo mật
- Bạn có thể chọn gói miễn phí hoặc trả phí. Không thể sử dụng kết hợp gói trả phí và miễn phí.
- Bạn không thể nâng cấp một người dùng đơn lẻ lên gói trả phí và cho những người dùng khác sử dụng gói miễn phí. Những người dùng khác có thể bị vô hiệu hóa.
Hướng dẫn chi tiết cách nâng cấp tài khoản có sẵn trên trang trợ giúp này.
Siêu quản trị viên của tổ chức - Mua và phân bổ thêm dung lượng lưu trữ
Quản trị viên cấp cao của tổ chức có thể mua thêm đơn vị lưu trữ bổ sung cho tổ chức và gán cho bất kỳ người dùng nào trong cùng tổ chức, ngoài dung lượng lưu trữ có sẵn trong gói cơ sở.
Các bước mua thêm dung lượng lưu trữ:
- Đăng nhập vào Zoho Mail
- Nhấp vào Control Panel >> Subscription
- Chi tiết gói đăng ký hiện tại được hiển thị trên trang này.
- Nhấp vào Mua thêm dung lượng lưu trữ, để mua đơn vị lưu trữ bổ sung.
- Chọn kích thước dung lượng lưu trữ bổ sung cần thiết từ danh sách thả xuống.
- Cung cấp số lượng đơn vị lưu trữ đã chọn cần thiết.
- Xem lại tùy chọn đã chọn và nhấp vào Mua ngay.
- Khoản thanh toán sẽ được tính vào thẻ mà bạn đã cung cấp chi tiết tại thời điểm mua hàng.
Hướng dẫn chi tiết cách nâng cấp tài khoản có sẵn trên trang trợ giúp này.
Sau khi mua dung lượng lưu trữ bổ sung, bạn có thể phân bổ đơn vị lưu trữ bổ sung cho người dùng trên trang Mail Storage của Bảng điều khiển.
Chú ý:
Một đơn vị lưu trữ bổ sung không thể được phân bổ cho nhiều người dùng. Ví dụ: Bạn không thể mua một đơn vị lưu trữ bổ sung 100 GB cho hai người dùng trong đó mỗi người dùng được 50 GB. Thay vào đó, bạn phải mua hai đơn vị lưu trữ 50 GB để phân bổ cho hai người dùng riêng biệt.