Nhiệm vụ: Tổng quan

Nhiệm vụ cá nhân

Đôi khi, bạn có thể thực hiện một nhiệm vụ không cần cả nhóm hợp sức giải quyết. Bạn có thể thêm những phần công việc này, vốn thường dành riêng cho bạn, vào Nhiệm vụ cá nhân của bạn. Ví dụ: Giả sử bạn phải gửi email phản hồi cho khách hàng hoặc mua bộ sạc máy tính xách tay mới. Bạn có thể thêm các nhiệm vụ này trong Nhiệm vụ cá nhân.

• Bạn có thể tìm thấy tất cả Nhiệm vụ cá nhân bằng cách nhấp vào chế độ xem Personal tasks trong ngăn bên trái.
  
• Bạn có thể gán nhiệm vụ cá nhân cho bất kỳ thành viên nào trong tổ chức.
  
• Lý tưởng nhất, chỉ bạn và người được gán từng nhiệm vụ tương ứng mới có thể xem và truy cập Nhiệm vụ cá nhân. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đồng nghiệp tham gia vào bất kỳ Nhiệm vụ cá nhân nào, bạn có thể sử dụng tính năng Thêm người được mời có sẵn cho mỗi nhiệm vụ. Điều này sẽ cấp cho người được mời quyền truy cập để xem, thích và bình luận về nhiệm vụ cá nhân của bạn.
  

Nhiệm vụ nhóm

Khi bạn làm việc nhóm trong một dự án hoặc công việc khác, sẽ rất thuận tiện nếu mọi người trong nhóm đều có thể truy cập tất cả nhiệm vụ liên quan đến dự án đó. Điều này sẽ giúp bạn tránh công việc dư thừa, giải quyết lỗ hổng giao tiếp và quản lý các mục công việc hiệu quả. Để tạo Nhiệm vụ nhóm, bạn sẽ cần một nhóm Streams với tất cả các thành viên tương ứng đã được thêm vào. Sau khi bạn đã có sẵn nhóm này, bạn có thể dễ dàng thêm nhiệm vụ và liên kết nhiệm vụ đó với nhóm tương ứng.

Tìm hiểu thêm về Nhiệm vụ nhóm

• Khi nhiệm vụ được thêm vào Nhóm, tất cả các thành viên nhóm đều có thể xem, thích, theo dõi và bình luận về nhiệm vụ đó.
• Mọi thành viên nhóm đều có thể mời một người dùng tổ chức (vốn không phải là thành viên của nhóm nhưng là thành viên của tổ chức) xem nhiệm vụ đó. Quyền này tùy thuộc vào việc chủ sở hữu nhiệm vụ bật hay tắt tùy chọn Refuse other Invitees.
• Người được mời của nhiệm vụ nhóm chỉ có thể xem và tương tác với nhiệm vụ cụ thể đó. Họ không thể truy cập hoặc xem bất kỳ nhiệm vụ nào khác được thêm vào nhóm.
• Có thể gán Nhiệm vụ nhóm cho bất kỳ thành viên nào trong tổ chức ngay cả khi họ không phải là thành viên của nhóm tương ứng.
• Bạn có thể sao chép hoặc di chuyển nhiệm vụ sang nhóm khác. Bạn thậm chí có thể chọn di chuyển bình luận về nhiệm vụ ban đầu bằng cách chọn tùy chọn Include Comments.
• Các thành viên có các vai trò khác nhau trong nhóm được cấp các mức quyền chỉnh sửa khác nhau đối với nhiệm vụ nhóm.

  	Chỉnh sửa Nhiệm vụ chính*	Chỉnh sửa Nhiệm vụ con*
  Quản trị viên nhóm	Có	Có
  Chủ sở hữu nhiệm vụ	Có	Có
  Người được gán nhiệm vụ chính	Có	Có
  Người được gán nhiệm vụ con	Không	Có
  Thành viên nhóm	Không	Không
  Thành viên tổ chức (Người được gán nhiệm vụ chính)	Không	Không

  *Quyền chỉnh sửa Nhiệm vụ chính và Nhiệm vụ con bao gồm tùy chọn chỉnh sửa cài đặt Mô tả, Tiêu đề, Ngày đến hạn, Mức độ ưu tiên và Định kỳ của nhiệm vụ.

Nhiệm vụ con

Khi một nhiệm vụ lớn và cần phải bàn giao, bạn có thể chia thành nhiều nhiệm vụ con.

Ví dụ: giả sử bạn phải thuyết trình bán hàng cho khách hàng và đã thêm nhiệm vụ này. Nhưng một bài thuyết trình tổng thể bao gồm nội dung từ người viết, thiết kế từ người vẽ minh họa và lịch trình từ đội ngũ chăm sóc khách hàng. Bạn có thể thêm các công việc này dưới dạng các nhiệm vụ con và thêm người được gán vào từng nhiệm vụ con để bạn có thể theo dõi tiến trình.

• Bạn có thể thêm Nhiệm vụ con trong cả Nhiệm vụ cá nhân và Nhiệm vụ nhóm.
• Bạn có thể gán một người dùng riêng làm người được gán cho mỗi nhiệm vụ con. Người được gán có thể là bất kỳ thành viên nào trong tổ chức của bạn và không chỉ giới hạn ở thành viên nhóm trong trường hợp Nhiệm vụ nhóm hoặc bạn trong trường hợp Nhiệm vụ cá nhân.
• Trong trường hợp nhiệm vụ nhóm, nếu người được gán nhiệm vụ con là thành viên nhóm, họ có thể chỉnh sửa nhiệm vụ con - đặt mức độ ưu tiên, ngày đến hạn và thêm mô tả v.v.

Nhiệm vụ định kỳ

Một số nhiệm vụ có thể tiếp tục lặp lại theo một tần suất nhất định. Thay vì thêm nhiệm vụ mới mỗi lần, bạn chỉ cần thêm một Nhiệm vụ định kỳ. Ví dụ: bạn có thể tạo Nhiệm vụ định kỳ cho các nhiệm vụ như tạo báo cáo, thanh toán hóa đơn, gửi bảng chấm công, v.v.. Bạn có thể chọn giữa lặp lại Hàng ngày, Hàng tuần, Hàng tháng và Hàng năm, với các tùy chọn bổ sung để chọn kiểu lặp lại.

Nhiệm vụ: Tiện ích cơ bản

Cộng tác trong nhiệm vụ

Cộng tác giữa các đồng nghiệp là yếu tố bắt buộc để hiện thực hóa đầy đủ tiềm năng phát triển của tổ chức. Nhiệm vụ giúp bạn thúc đẩy cộng tác trong tổ chức và giúp việc cộng tác luôn thú vị với thiết lập thảo luận theo kiểu mạng xã hội.

• Làm việc với bất kỳ ai trong tổ chức bằng cách chỉ cần mời họ tham gia vào nhiệm vụ của bạn.
• Mặc dù người được mời không thể chỉnh sửa nhiệm vụ, nhưng họ có thể tham gia bằng cách thích và bình luận về nhiệm vụ.
• Ngoài chủ sở hữu nhiệm vụ và người được gán, người được mời cũng có thể mời người dùng vào nhiệm vụ tương ứng đó.
• Bạn cũng có thể mời người dùng bằng cách @ đề cập đến họ trong mục bình luận của nhiệm vụ.
• Nếu bạn muốn chia sẻ nhiệm vụ với Nhóm, bạn có thể gắn thẻ Nhóm trong mục bình luận. Sau khi bạn làm như vậy, tất cả các thành viên nhóm sẽ có thể xem nhiệm vụ và cộng tác.

Danh mục

Bất kể là nhiệm vụ cá nhân hay nhiệm vụ nhóm, bạn sẽ khó quản lý được một lượng lớn nhiệm vụ. Để giải quyết thách thức này, bạn có thể sử dụng tùy chọn Category. Danh mục tương tự như thư mục, có thể giúp bạn sắp xếp nhiệm vụ. Bạn có thể tạo Danh mục trong bất kỳ Nhóm nào, bao gồm Nhiệm vụ cá nhân. Sau khi tạo, bạn có thể liên kết danh mục đó với bất kỳ nhiệm vụ mới, hiện có hoặc đóng nào.

Ví dụ: giả sử bạn đang thực hiện hai dự án khác nhau - tiếp thị truyền thống và tiếp thị trực tuyến, trong một Nhóm tên là Tiếp thị. Để phân tách các nhiệm vụ rõ ràng, bạn có thể tạo hai danh mục và liên kết nhiệm vụ tương ứng với chúng.

Nhãn hoặc Thẻ

Đôi khi, bạn có thể làm cùng loại công việc cho các dự án khác nhau. Ví dụ: giả sử bạn phải viết hai bài đăng blog - một cho Zylker Travels và cho một Zylker Tech. Trong trường hợp này, bạn có thể tạo Thẻ và liên kết nhiệm vụ với thẻ đó. Điều này sẽ cho phép bạn xác định nhiệm vụ theo tính chất công việc để sắp xếp hiệu quả hơn.

Danh mục so với Nhãn

Bạn có thể sử dụng cả Danh mục và Nhãn trong một nhiệm vụ.

Mức độ ưu tiên

Tất cả nhiệm vụ bạn thêm sẽ không có cùng trọng số. Một số nhiệm vụ sẽ quan trọng hơn những nhiệm vụ khác. Trong những trường hợp này, bạn nên đặt Priority để sắp xếp nhiệm vụ nào cần thực hiện trước. Nhiệm vụ cho phép bạn gán mức độ ưu tiên - Cao, Trung bình và Thấp, cho mỗi nhiệm vụ, đây sẽ là lời nhắc liên tục về những nhiệm vụ nào cần chú ý ngay lập tức.

Trạng thái nhiệm vụ

Khi bạn xử lý nhiều nhiệm vụ, bạn sẽ khó nhớ được nhiệm vụ nào đang tạm dừng, nhiệm vụ nào đã hoàn tất, v.v.. Để rõ ràng, bạn nên đặt Status cho nhiệm vụ. Theo mặc định, trong Nhiệm vụ, bạn có hai trạng thái - Mở và Đóng. Nhưng ngoài những trạng thái mặc định, bạn cũng có thể thêm Trạng thái tùy chỉnh theo lựa chọn và liên kết màu với trạng thái để dễ dàng xác định.

Trạng thái bạn tạo cho một Nhóm cụ thể chỉ khả dụng trong Nhóm tương ứng đó. Ví dụ: nếu bạn tạo trạng thái Nhiệm vụ có tên "Đang tiến hành" trong Nhiệm vụ cá nhân, trạng thái này sẽ chỉ khả dụng cho các nhiệm vụ trong Nhiệm vụ cá nhân. Để thêm trạng thái tùy chỉnh cho một Nhóm, bạn phải là Người điều hành của nhóm tương ứng.

Ngày bắt đầu

Bạn cần phải biết khi nào cần bắt đầu nhiệm vụ để đảm bảo có thể hoàn tất nhiệm vụ kịp thời hạn. Nhiệm vụ cho phép bạn đặt Start Date, giúp bạn dễ dàng quản lý công việc hiệu quả hơn.

Ngày đến hạn

Mặc dù bạn có thể trì hoãn một số nhiệm vụ, nhưng có một số nhiệm vụ cần phải hoàn tất vào ngày đã định. Đối với những nhiệm vụ cần hoàn tất vào một ngày cụ thể, bạn có thể đặt Due Date. Ngoài việc cung cấp cho bạn khả năng theo dõi nhiệm vụ dễ dàng, tính năng đặt Ngày đến hạn cũng sẽ gửi cho bạn thông báo quá hạn nếu nhiệm vụ không được đánh dấu là hoàn tất vào ngày đến hạn.

Lời nhắc

Khi chuyển đổi giữa nhiều nhiệm vụ, bạn sẽ dễ quên một số nhiệm vụ. Trong trường hợp này, bạn có thể thiết lập Reminder trước. Sau khi nhập ngày và giờ bạn muốn nhận lời nhắc, bạn có thể chọn nhận lời nhắc dưới dạng thông báo và/hoặc email.

• Email và/hoặc thông báo nhắc nhở sẽ được gửi đến cả chủ sở hữu nhiệm vụ và người được gán.
• Bạn có thể chọn nhận Overdue notification nếu bạn bị lỡ ngày đến hạn. Mặc dù vậy, tùy chọn này sẽ chỉ hoạt động nếu bạn đặt Ngày đến hạn.

Mô tả nhiệm vụ

Trong mục Description, bạn có thể bổ sung thêm thông tin về nhiệm vụ. Ví dụ: giả sử bạn phải viết blog và bạn có một số liên kết về nghiên cứu và ý tưởng. Bạn có thể ghi lại tất cả chúng trong phần mô tả để tham khảo sau này. Mô tả bạn thêm sẽ hiển thị cho bất kỳ ai có quyền xem nhiệm vụ. Trong đó bao gồm thành viên nhóm, người được gán nhiệm vụ chính và nhiệm vụ con cũng như người được mời.

Tập tin đính kèm

Đôi khi, phần mô tả đơn thuần có thể không đủ để ghi lại tất cả suy nghĩ của bạn về nhiệm vụ. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng tính năng Attachment và chèn tập tin dưới 10 MB vào nhiệm vụ. Tập tin đính kèm bạn thêm sẽ hiển thị với thành viên nhóm, người được gán nhiệm vụ chính và nhiệm vụ con cũng như người được mời. Bạn có thể tải xuống các tập tin đính kèm này - riêng lẻ hoặc dưới dạng Zip, thêm vào WorkDrive, chuyển tiếp qua Cliq, v.v..

Dòng thời gian của nhiệm vụ

Khi bạn thực hiện nhiệm vụ cùng với nhiều người được gán, người khác có thể đã cập nhật hoặc chỉnh sửa nhiệm vụ. Ví dụ: bạn có thể nhận thấy ngày đến hạn mới, thay đổi về lời nhắc, mô tả khác với nội dung bạn đã nhập ban đầu hoặc thậm chí nhiệm vụ được đánh dấu đã hoàn tất. Trong Timeline - có sẵn ở cuối mỗi nhiệm vụ, chúng tôi ghi chú ai đã cập nhật hoặc chỉnh sửa nhiệm vụ, nhiệm vụ được cập nhật khi nào và chi tiết nào của nhiệm vụ đã được thay đổi.