Xem tập tin đính kèm

Zoho Mail cung cấp chế độ xem nhanh dành cho hầu hết các loại tập tin đính kèm thông dụng mà bạn nhận được. Bạn có thể xem các tập tin như Tài liệu, Bảng tính, Bài thuyết trình bằng bộ ứng dụng Zoho Office. Đối với các tập tin thông dụng như pdf, hình ảnh, tập tin văn bản, video và các phương tiện khác mà bạn nhận được, bạn cũng có thể xem trước ngay từ trong trình duyệt, dựa trên tùy chọn xem trước tích hợp được hỗ trợ bởi trình duyệt bạn sử dụng.

Tính năng này giúp bạn xem tập tin mà không cần phải tải xuống tập tin và tìm kiếm phần mềm cụ thể để xem. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tùy chọn Thêm vào Zoho Workdrive, trong trường hợp bạn muốn thực hiện sửa đổi đối với loại tập tin đính kèm office mà bạn nhận được. Do đó, bạn có thể xem tập tin đính kèm từ bất kỳ thiết bị nào mà không cần mất công mở ứng dụng phần mềm đã cài đặt. Bạn cũng có thể kéo và thả các tập tin đính kèm này vào cửa sổ chat Zoho Cliq đang mở trong Zoho Mail.

Từ danh sách email, bạn có thể nhấp vào biểu tượng tập tin đính kèm để xem trực tiếp tập tin đính kèm trong email cụ thể đó. Khi nhấp vào biểu tượng tập tin đính kèm cho hàng tiêu đề trong một hội thoại, tất cả tập tin đính kèm trong toàn bộ hội thoại đó sẽ được liệt kê. Bạn cũng có thể sử dụng Tùy chọn khác để thực hiện hành động.

​

Nhấp vào biểu tượng Tập tin đính kèm, trong khu vực tiêu đề của ngăn xem trước email để điều hướng trực tiếp đến khu vực Tập tin đính kèm trong email.

Bảng sau cung cấp cho bạn danh sách các loại tập tin đính kèm và Trình xem Zoho được sử dụng để xem tập tin mọi lúc, mọi nơi.

Ngoài ra, bạn có thể kéo và thả tập tin đính kèm email vào Zoho Cliq bằng cách sử dụng trình nhắn tin chat được tích hợp sẵn trong Zoho Mail. Bạn cũng có thể lưu các tập tin này vào Zoho Docs hoặc Zoho WorkDrive nếu bạn muốn thực hiện thay đổi đối với tập tin đã nhận và gửi cho người khác. Trong trường hợp tập tin đính kèm nhận được là tài liệu, bạn có thể sử dụng tùy chọn Sao chép vào Zoho Writer để chỉnh sửa tài liệu trước khi gửi cho người khác.

Tải xuống tập tin đính kèm

Bạn có tùy chọn để tải xuống tập tin đính kèm vào thiết bị của mình. Khi bạn có nhiều tập tin đính kèm trong email, bạn có thể chọn một vài hoặc tất cả tập tin đính kèm bằng cách sử dụng hộp kiểm tương ứng và Tải xuống dưới dạng zip. Các tập tin đính kèm đã chọn sẽ được tải xuống dưới dạng tập tin zip. Sau đó, bạn có thể giải nén từng tập tin riêng lẻ vào thư mục đích mong muốn.

Bạn cũng có thể chọn tập tin đính kèm và chọn hành động từ danh sách tùy chọn trong menu Thêm vào.

Bạn có thể tải xuống tập tin đính kèm .EML và .MSG dưới dạng tập tin EML hoặc HTML bằng cách sử dụng tùy chọn Lưu dưới dạng tập tin HTML và Lưu dưới dạng tập tin EML trong Bản xem trước.

Trong menu tùy chọn Khác, bạn có thể tìm thấy tùy chọn Thêm vào đám mây, Thêm vào tin nhắn Cliq, Đính kèm vào thông báo Streams mới, Đính kèm và gửi email mới, Đính kèm vào ghi chú mới và Đính kèm vào nhiệm vụ mới. Bạn có thể gửi tập tin đính kèm email trong chat bằng cách sử dụng tùy chọn Thêm vào tin nhắn Cliq. Tùy chọn Đính kèm vào thông báo Streams mới cho phép bạn đăng thông báo mới trong Streams kèm theo tập tin đính kèm đã chọn. Tương tự, bạn có thể sử dụng tùy chọn Đính kèm và gửi email mới để soạn thảo email mới với tập tin đã chọn dưới dạng tập tin đính kèm.

Bạn có thể tải tập tin trực tiếp lên Zoho Docs, Zoho WorkDrive hoặc các dịch vụ đám mây khác mà bạn chọn để cộng tác hoặc chia sẻ thêm bằng cách sử dụng tùy chọn Thêm vào đám mây.

Chỉnh sửa tập tin đính kèm email

Bạn có thể chỉnh sửa tập tin đính kèm email và cộng tác dễ dàng trên tập tin (tài liệu/bảng tính/bài thuyết trình) bằng cách sử dụng ứng dụng Zoho Writer, Zoho Sheets và Zoho Show. Zoho Writer cho phép bạn làm việc trên tài liệu và tập tin văn bản trong khi bạn có thể sử dụng Zoho Sheets và Zoho Show để chỉnh sửa bảng tính và bài thuyết trình tương ứng.

Các bước chỉnh sửa tập tin đính kèm email

Giả sử bạn muốn chỉnh sửa một bài thuyết trình.

1. Di chuyển con trỏ lên tập tin đính kèm đó trong ngăn xem email.
2. Nhấp vào nút Xem trong tập tin đính kèm.
   
3. Bạn sẽ được chuyển hướng đến bản xem trước tập tin đính kèm. Trong bản xem trước, nhấp vào nút Sao chép vào Zoho Show. Tập tin đính kèm của bạn sẽ được sao chép và bạn sẽ được chuyển hướng đến tab khác hiển thị tập tin đính kèm đang mở trong Zoho Show. Bạn có thể sử dụng nó như tập tin Show thông thường.
   

Trong trường hợp tài liệu, nút này sẽ có nhãn là Sao chép vào Zoho Writer và đối với bảng tính, hãy nhấp vào nút Sao chép vào Zoho Sheets. Sau khi bản sao được tạo, các tùy chọn sẽ được đổi thành Chỉnh sửa bằng Zoho Writer và Chỉnh sửa bằng Zoho Sheets tương ứng trong ngăn xem trước tập tin đính kèm.

Tải lên Zoho Docs

Bạn có thể tải tập tin đính kèm trực tiếp lên Zoho Docs. Tính năng này giúp bạn truy cập hoặc chia sẻ tập tin từ mọi nơi. Tính năng này cũng loại bỏ tình trạng phải phụ thuộc vào phần mềm đã cài đặt để truy cập hoặc làm việc trên những tập tin như vậy mọi lúc, mọi nơi.

1. Di chuyển con trỏ lên tập tin đính kèm trong ngăn xem thư.
2. Nhấp vào tùy chọn Khác và chọn Thêm vào đám mây từ danh sách.
3. Trong tab Zoho Docs, chọn loại thư mục mong muốn.
4. Chọn thư mục cụ thể trong loại thư mục đã chọn.
5. Bạn cũng có thể tạo thư mục mới bằng cách nhấp vào biểu tượng “Tạo thư mục” ở góc trên bên phải
6. Nhấp “Thêm”

Sau khi lưu tập tin vào Zoho Docs, bạn có thể chỉnh sửa thêm bằng trình chỉnh sửa Zoho Docs hoặc chia sẻ với những người dùng khác bằng các tính năng đơn giản nhưng bảo mật của Zoho Docs. Ngoài ra, tính năng này cho phép bạn chỉnh sửa tập tin đính kèm trực tuyến và đính kèm tập tin đó vào email.

Tải lên Zoho WorkDrive

Bạn có thể tải tập tin đính kèm trực tiếp lên Zoho WorkDrive. Tính năng này giúp bạn truy cập hoặc chia sẻ tập tin từ mọi nơi. Tính năng này cũng loại bỏ tình trạng phải phụ thuộc vào phần mềm đã cài đặt để truy cập hoặc làm việc trên những tập tin như vậy mọi lúc, mọi nơi.

1. Di chuyển con trỏ lên tập tin đính kèm trong ngăn xem thư.
2. Nhấp vào tùy chọn Khác và chọn Thêm vào đám mây từ danh sách.
3. Chọn Thêm vào WorkDrive.
4. Ứng dụng Workdrive sẽ mở ra trong ngăn eWidget.
5. Chọn thư mục cụ thể mà bạn muốn thêm tập tin đính kèm vào.
6. Bạn cũng có thể tạo thư mục mới bằng cách nhấp vào biểu tượng Thư mục mới ở góc dưới bên phải.
7. Nhấp Thêm

Sau khi lưu tập tin vào Zoho Workdrive, bạn có thể chia sẻ dưới dạng liên kết (tập tin ở định dạng Zoho) hoặc tập tin đính kèm email với người dùng khác từ eWidget.

Di chuyển từ Zoho Docs sang Zoho WorkDrive

Zoho Docs hiện đã được cải tiến thành Zoho WorkDrive hoàn toàn mới với các tính năng nâng cao, tùy chỉnh và giao diện mới.

Nếu tài khoản Workplace của bạn là một phần của tổ chức, Siêu quản trị viên của tài khoản Docs trong tổ chức của bạn có thể bắt đầu di chuyển sang Zoho WorkDrive.

Nếu bạn là người dùng WorkDrive hiện tại, hãy làm theo các bước sau để di chuyển từ Zoho Docs:

1. Đăng nhập vào tài khoản Zoho Docs của bạn.
2. Nhấp vào Di chuyển WorkDrive trong trang Bảng điều khiển cho quản trị viên.
3. Nhóm liên kết với Siêu quản trị viên sẽ được chọn tự động.​
4. Chọn Di chuyển tất cả người dùng và dữ liệu của họ.​
5. Chọn ngày và giờ để lên lịch di chuyển.
6. Nhấp vào Tiếp tục để di chuyển tất cả người dùng và dữ liệu của họ, theo lịch trình.
7. Màn hình mới sẽ mở ra, thông báo cho bạn biết rằng quy trình di chuyển đã được lên lịch vào ngày và giờ đã cung cấp.

Làm theo hướng dẫn trong trang trợ giúp này để biết hướng dẫn di chuyển chi tiết và hướng dẫn di chuyển nếu bạn là người dùng WorkDrive mới. Để được giải đáp thắc mắc về cách di chuyển từ Zoho Docs sang Zoho WorkDrive, hãy truy cập trang trợ giúp này.

Tải lên các dịch vụ đám mây khác

Zoho Mail cung cấp cho bạn tùy chọn tải tập tin lên Dịch vụ tập tin đám mây mà bạn chọn. Đối với tất cả các email có tập tin đính kèm, bạn có thể sử dụng Trình tải lên đám mây để thêm email vào dịch vụ quản lý tập tin đám mây. Bạn có thể chọn tải tập tin lên Zoho Docs hoặc Google Drive hoặc thậm chí cả DropBox. Zoho Mail cung cấp tính năng tích hợp hai chiều với tất cả các dịch vụ lưu trữ đám mây này, giúp bạn tải lên tập tin đính kèm hoặc thêm tập tin đính kèm từ các dịch vụ này mọi lúc, mọi nơi.

Tải lên Google Drive

Tương tự như Zoho Docs, bạn có thể tải tập tin đính kèm lên Google Drive bằng Trình tải lên đám mây. Bạn cần xác thực và cấp quyền truy cập vào Zoho Mail, vào lần đầu tiên bạn sử dụng Google Drive với Zoho Docs.

Tải lên DropBox

Bạn có thể tải tập tin đính kèm lên DropBox từ Zoho Mail bằng Trình tải lên đám mây. Bạn cần xác thực và cho phép Zoho Mail, vào lần đầu tiên bạn sử dụng Zoho Mail với DropBox.

Bạn cũng có thể thêm tập tin đính kèm vào email từ tài khoản DropBox.