Sử dụng mẫu

Bạn có thể sử dụng mẫu để gửi email theo định dạng định sẵn mà không cần phải lặp lại việc định dạng nhiều lần. Tính năng này rất hữu ích cho các tổ chức để chuẩn hóa thư trong toàn tổ chức. Bạn cũng có thể phân loại mẫu theo sở thích để dễ dàng xác định mẫu.

Tạo mẫu

Tạo mẫu trong Trình soạn thảo email: Thông qua tính năng Lưu thư nháp

1. Đăng nhập vào Zoho Mail
2. Nhấp vào Thư mới để soạn thảo mẫu email mới.
3. Cung cấp Chủ đề - Tên mẫu sẽ giống với Chủ đề bạn cung cấp ở đây.
4. Nhập nội dung email cần thiết.
5. Bạn có thể tạo định dạng cần thiết cho nội dung email.
6. Chọn danh sách thả xuống gần Lưu để chọn tùy chọn Lưu mẫu.
   
7. Thư sẽ được lưu trong thư mục Mẫu trong danh mục “Tất cả các mẫu” theo mặc định.

Tạo mẫu trong Trình soạn thảo email: Thông qua tính năng Chèn mẫu

1. Đăng nhập vào Zoho Mail
2. Nhấp vào nút Thư mới.
3. Trong trình soạn thảo email, hãy nhấp vào biểu tượng Chèn mẫu.
   
4. Trong cửa sổ bật lên Chèn mẫu, hãy nhấp vào nút Mẫu mới.
   
5. Đặt tiêu đề cho mẫu và soạn thảo nội dung cần thiết.
6. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Tạo.
   

Bạn có thể tìm thấy mẫu bạn đã tạo trong thư mục Mẫu trong danh mục “Tất cả mẫu” theo mặc định.

Tạo mẫu từ thư mục Mẫu:

1. Điều hướng đến thư mục Mẫu.
2. Nhấp vào “Tạo mẫu”.
3. Cung cấp tiêu đề và soạn thảo email trong các trường tương ứng và thực hiện thay đổi định dạng nếu cần. (Tiêu đề được cung cấp trong mẫu sẽ xuất hiện dưới dạng chủ đề của email.)
4. Nhấp vào danh sách thả xuống Chọn danh mục để chọn hoặc tạo danh mục.
5. Nhấp vào “Lưu” để lưu mẫu.
   
6. Thư sẽ được lưu trong thư mục Mẫu trong Danh mục được cung cấp.

Bạn có thể xem trước mẫu bằng cách nhấp vào biểu tượng Preview trong thư mục danh sách Templates. Bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc xóa mẫu bằng các biểu tượng Edit hoặc Delete trên danh sách.

Phân loại mẫu từ Trình soạn thảo email

Sau khi lưu mẫu, bạn có thể phân loại mẫu đó từ trình soạn thảo bằng cách sử dụng tùy chọn Chèn mẫu trong menu tùy chọn định dạng.

Tạo danh mục bằng cách sử dụng tùy chọn “+” trong cửa sổ bật lên. Sau khi hoàn tất, bạn chỉ cần kéo và thả mẫu vào đó (Có thể chọn nhiều mẫu để kéo và thả vào một danh mục). Bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc xóa danh mục bằng các tùy chọn tương ứng có sẵn khi bạn di chuột qua danh mục.

Có thể lưu một mẫu trong nhiều danh mục. Nhấp vào tên của danh mục có sẵn trong bản xem trước của mẫu và chọn hộp kiểm của danh mục bạn muốn lưu mẫu vào.

Sửa đổi mẫu đã lưu

Từ thư mục Mẫu

1. Điều hướng đến thư mục Mẫu.
2. Tất cả mẫu đã lưu sẽ được liệt kê.
3. Chọn thư bạn muốn sử dụng, để mở thư đó trong trình soạn thảo.
4. Sau khi thực hiện thay đổi, hãy nhấp vào “Lưu mẫu” từ danh sách thả xuống Lưu thư nháp ở phía trên bên phải màn hình, để ghi đè lên mẫu hiện có.

Từ cửa sổ soạn thảo

Bạn cũng có thể chỉnh sửa mẫu hiện có từ cửa sổ Mẫu trong Trình soạn thảo. Nhấp vào biểu tượng Insert template từ tùy chọn định dạng.

Vào danh mục chứa mẫu bạn muốn chỉnh sửa và nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa của mẫu liên quan.

​

Chèn mẫu

1. Bạn có thể chèn nội dung mẫu trong khi soạn thảo email.
2. Nhấp vào biểu tượng Insert template trong tùy chọn định dạng.
   
3. Bạn sẽ thấy danh sách mẫu cùng với Chủ đề và Bản xem trước nội dung. Bạn cũng có thể xem bản xem trước chi tiết bằng cách nhấp vào biểu tượng Preview​. Bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm hoặc duyệt qua các danh mục để tìm mẫu.

   Chú ý:

   Nếu bạn sử dụng thanh tìm kiếm khi đang ở trong một danh mục, thì chỉ kết quả của các mẫu trong danh mục cụ thể đó mới được liệt kê.

4. Nhấp vào mẫu liên quan để chèn cùng mẫu đó vào trình soạn thảo.
   ​

Trả lời bằng mẫu

Thay vì sử dụng tùy chọn Insert template từ cửa sổ Compose, bạn cũng có thể chọn tùy chọn Reply with template để sử dụng mẫu khi trả lời email. Để sử dụng mẫu để trả lời email, hãy nhấp vào tùy chọn Reply with template ở cuối tab Email preview. Trong cửa sổ Insert Template, chọn mẫu bạn muốn sử dụng cho thư trả lời. Nhấn Send.

Mẫu CRM

Cùng với mẫu Zoho Mail, bạn cũng có thể xem mẫu CRM từ cửa sổ Soạn thảo. Các danh mục mẫu CRM mặc định được liệt kê bên dưới Mẫu thư trong cửa sổ Mẫu.

Bạn chỉ có thể truy cập mẫu CRM nếu bạn đã bật e-widget / tiện ích mở rộng Zoho CRM.