Tập tin đính kèm trong email

Kích cỡ tập tin đính kèm tối đa

Zoho Mail cung cấp nhiều lựa chọn để thêm tập tin đính kèm vào email của bạn. Kích cỡ tối đa của tập tin đính kèm dựa trên gói đăng ký dành cho người dùng là tổ chức. Tất cả người dùng gói trả phí đều có thể sử dụng tính năng Tập tin đính kèm lớn trong Zoho Mail để khắc phục các giới hạn về kích cỡ. Khi kích cỡ tập tin đính kèm vượt quá giới hạn, bạn sẽ có tùy chọn đính kèm dưới dạng liên kết trực tiếp từ trình soạn thảo trong Zoho Mail. Tính năng này hỗ trợ các tập tin đính kèm lên đến 250 MB với gói Mail Lite, 500 MB với gói Workplace Standard và 1 GB với gói Mail Premium và Workplace Professional.

Đối với người dùng cá nhân, kích cỡ email tối đa bao gồm tất cả các tập tin đính kèm là 20 MB. Tuy nhiên, trong trường hợp người dùng là tổ chức, quản trị viên có thể thêm các hạn chế khác đối với kích cỡ email bằng cách sử dụng Chính sách thư.

Nói chung, khi bạn thêm tập tin đính kèm vào email, tập tin này sẽ được mã hóa MIME theo tiêu chuẩn RFC, để người nhận có thể đọc được, bất kể nhà cung cấp là ai. Vì mục đích kinh doanh, chúng tôi luôn khuyên bạn nên tuân theo các phương pháp tốt nhất liên quan đến tập tin đính kèm email để đảm bảo bảo mật email.

Kéo và thả tập tin đính kèm

Kéo và thả từ Màn hình

1. Mở trình chỉnh sửa để soạn email.
2. Chọn tập tin đính kèm từ màn hình của bạn.
3. Kéo chúng vào cửa sổ Trình soạn thảo.
4. Một khu vực để thả với dòng chữ “Thả tập tin vào đây” sẽ xuất hiện.
   
5. Thả các tập tin đã kéo vào trong hộp.
6. Các tập tin sẽ được thêm dưới dạng tập tin đính kèm vào email.

Chú ý: Tính năng Kéo và thả tập tin đính kèm và các tính năng đính kèm nhiều tập tin chỉ được hỗ trợ trong Firefox 3.6 trở lên, Chrome 6.0 trở lên.

Kéo và thả từ Hộp thư

Sử dụng tùy chọn kéo và thả, bạn có thể đính kèm (các) tập tin đính kèm của các email trong hộp thư vào email mới mà bạn đang soạn thảo.

1. Mở Soạn thảo để soạn email mới
2. Từ bản xem trước email của email có liên quan, hãy chọn (các) tập tin đính kèm bạn muốn đính kèm vào email mới.
3. Kéo chúng vào tab Soạn thảo.
4. Thả chúng vào khu vực thả có dòng chữ Thả tập tin vào đây.
5. Các tập tin đính kèm đã thả sẽ được thêm dưới dạng tập tin đính kèm vào mới email.

Bạn cũng có thể thực hiện các bước tương tự để thêm các tập tin đính kèm trong bài đăng Streams, Ghi chú và Nhiệm vụ.

Đính kèm email

Bạn có thể đính kèm email trong Hộp thư của mình dưới dạng tập tin EML vào email gửi đi bằng cách sử dụng tùy chọn Kéo và thả. Khi đã mở tính năng Soạn thảo nội tuyến hoặc dưới dạng tab mới, bạn có thể kéo thư mong muốn và thả vào khu vực Soạn thảo để tự động đính kèm thư dưới dạng tập tin EML.

Bạn có thể đính kèm email khi đang soạn thư trả lời nội tuyến hoặc trong tab mới, bằng cách làm theo các bước tương tự. Có thể đính kèm nhiều email cùng một lúc bằng cách chọn email bằng hộp kiểm, kéo và thả email.

​​​​

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tùy chọn “Chuyển tiếp nhiều email” để đính kèm email dưới dạng tập tin EML khi đang soạn email mới. Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh các email cần được đính kèm. Chọn tùy chọn “Chuyển tiếp nhiều email” từ Tùy chọn khác. Các email đã chọn sẽ được thêm dưới dạng tập tin đính kèm trong tab soạn thảo mới.

Đính kèm tập tin bằng biểu tượng Tập tin đính kèm

Biểu tượng tập tin đính kèm cho phép bạn đính kèm các tập tin từ màn hình vào email của bạn. Bạn cũng có thể đính kèm các email từ Zoho Docs hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây khác bằng cách chọn nhà cung cấp và tập tin tương ứng. Zoho Mail là dịch vụ email đám mây hỗ trợ các dịch vụ lưu trữ đám mây khác như Zoho Docs, DropBox, Google Drive, One Drive và Box.

1. Mở trình chỉnh sửa để soạn email.
2. Nhấp vào biểu tượng “Tập tin đính kèm” để chọn tập tin từ màn hình hoặc các dịch vụ đám mây khác.
   

Đính kèm các tập tin từ hệ thống

1. Tab “Màn hình” của cửa sổ tập tin đính kèm sẽ mở trình duyệt tập tin hệ thống của bạn.
2. Chọn các tập tin cần thiết và nhấp vào Mở để thêm tập tin vào tập tin đính kèm. Bạn cũng có thể kéo và thả các tập tin cần thiết vào cửa sổ tập tin đính kèm từ trình duyệt tập tin.
3. Bạn có thể chọn nhiều tập tin bằng phím Ctrl/ Shift và dựa trên trình duyệt hỗ trợ.
4. Nhấp vào “Đính kèm” để thêm các tập tin đã chọn dưới dạng tập tin đính kèm vào email.

Đính kèm các tập tin từ Tập tin đính kèm của tôi

1. Phần “Tập tin đính kèm của tôi” có các tập tin mà bạn đã gửi/nhận dưới dạng tập tin đính kèm trong Zoho Mail. (thay đổi)
2. Zoho Mail cho phép bạn duyệt các tập tin đính kèm hiện có bằng phần “Tập tin đính kèm của tôi”.
3. Chọn Tập tin đính kèm mà bạn muốn thêm vào email và nhấp vào “Đính kèm”
4. Bạn có thể tìm vị trí tập tin đính kèm chính xác bằng cách sử dụng tùy chọn Bộ lọc ở góc trên cùng bên phải.

Đính kèm tập tin từ Zoho Docs

Zoho Docs là một phần của Zoho Suite và lưu trữ các tập tin của bạn trên đám mây. Bạn có thể chèn trực tiếp các tập tin đính kèm được lưu trữ trong tài khoản Zoho Docs của mình khi đang soạn email.

Chèn dưới dạng tập tin đính kèm

1. Nhấp vào tab “Zoho Docs” trong cửa sổ Đính kèm từ đám mây.
   
2. Các tập tin này được phân loại thành tài liệu, bài thuyết trình, bảng tính, v.v..
3. Bạn cũng có thể đính kèm các tập tin được chia sẻ với bạn qua Zoho Docs.
4. Chọn tập tin mà bạn muốn đính kèm vào email và nhấp vào Đính kèm.
5. Các tập tin đã chọn sẽ được thêm dưới dạng tập tin đính kèm vào email của bạn.
6. Nếu tổng kích cỡ của các tập tin đính kèm vượt quá giới hạn cho phép, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi.

Chèn dưới dạng Liên kết tài liệu

Thay vì chèn toàn bộ tập tin đính kèm, bạn có thể chọn chỉ chèn liên kết đến tập tin đính kèm và đặt quyền chia sẻ khi cần thiết.

1. Nhấp vào tab “Zoho Docs”.
2. Ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ, đặt tùy chọn trong thanh chuyển đổi “Chèn dưới dạng” thành “Liên kết tài liệu”.
   
3. Chọn các tập tin có liên kết bạn muốn gửi.
4. Sau khi chọn các tập tin cần thiết, hãy nhấp vào “Chèn”.
5. Các liên kết đến các tập tin này sẽ được chèn vào cửa sổ soạn thảo của bạn.
6. Nhấp vào nút “Gửi”
7. Cửa sổ “Chia sẻ tập tin” sẽ xuất hiện.
8. Trong cửa sổ này, hãy đặt các tùy chọn chia sẻ mà bạn muốn gán cho tài liệu.
9. Hiện có các tùy chọn sau khi chia sẻ:
   • Người nhận email này - Các thành viên nhận được email của bạn và có tài khoản Zoho có thể truy cập vào tài liệu. Bạn có thể đặt quyền Chỉ đọc hoặc Đọc/Viết.
   • Mọi người có kết nối với tôi - Các thành viên trong tổ chức của bạn có liên kết có thể truy cập tài liệu. Bạn có thể đặt quyền Chỉ đọc hoặc Đọc/Viết.
   • Mọi người trên internet - Bất kỳ ai có quyền truy cập vào liên kết đều có thể xem tài liệu. Trong trường hợp này, người nhận không thể chỉnh sửa tài liệu.
     ​
10. Trong trường hợp bạn muốn tài liệu chỉ có thể được truy cập trong một khoảng thời gian cụ thể, hãy chọn hộp kiểm “Đặt ngày hết hạn” và đặt ngày tương ứng.
11. Nhấp vào "Share & Send" để chia sẻ liên kết tập tin đính kèm qua email.

Đính kèm tập tin từ Dịch vụ lưu trữ đám mây:

Bạn có thể chọn các tập tin đính kèm từ Dropbox, Google Drive, One Drive và Box, ngoài các tập tin trên máy tính và các tập tin trong Zoho Docs.

1. Trong phần “Đính kèm từ đám mây”, hãy chọn Dịch vụ lưu trữ đám mây có các tập tin sẽ được đính kèm của bạn. Các dịch vụ lưu trữ đám mây hiện được hỗ trợ
   • Google Drive
   • DropBox
   • One Drive
   • Box
     
2. Khi sử dụng lần đầu tiên, bạn cần “Xác thực” và cho phép Zoho Mail duyệt và đính kèm các tập tin từ dịch vụ bạn chọn.
3. Sau khi xác thực thành công, bạn có thể chọn các tập tin được liệt kê trong Lưu trữ đám mây.
4. Bạn có thể chọn nhiều tập tin và nhấp vào Đính kèm để đính kèm chúng vào email của bạn.

Tương tự, bạn cũng có thể Lưu tập tin đính kèm trong email đến, trực tiếp vào tài khoản Lưu trữ đám mây của bạn. Tham khảo trang trợ giúp “Lưu/Xem tập tin đính kèm” để biết thêm chi tiết.

Chú thích tập tin từ Máy tính

Chú thích tập tin

Sau khi chọn các tập tin cần thiết, bạn có thể Chú thích (tô sáng, thêm văn bản, thêm màu, đánh dấu) các phần quan trọng của hình ảnh.

1. Sau khi được đính kèm, các tập tin đã chọn sẽ xuất hiện trên màn hình
2. Bạn có thể Chú thích các tập tin đã chọn bằng cách nhấp vào tùy chọn “Chú thích” bên dưới tập tin được yêu cầu
   
3. Trong phần “Chú thích”, bạn có thể trực tiếp tô sáng các phần của tập tin, thêm văn bản, v.v. bằng hộp công cụ ở bên trái của hình ảnh
   ​
4. Nhấp vào “Hoàn thành” sau khi thêm các chú thích cần thiết

Hành động đính kèm:

Sau khi được đính kèm, tất cả các tập tin đính kèm sẽ được liệt kê ở cuối email bạn đang soạn thảo. Bạn có thể đổi tên các tập tin đính kèm hoặc chú thích hình ảnh đính kèm, ngay cả sau khi đính kèm chúng.

Tải xuống tập tin đính kèm dưới dạng tập tin ZIP

Khi bạn thêm hai hoặc nhiều tập tin đính kèm vào cửa sổ trình soạn thảo, một tập tin zip sẽ được tạo từ các tập tin đính kèm này. Bạn có thể tải tập tin này xuống máy tính của mình. Để tải xuống tập tin đính kèm từ cửa sổ trình soạn thảo, hãy thêm tập tin đính kèm theo bất kỳ phương pháp nào nêu trên. Sau khi bạn tải lên các tập tin đính kèm, một tập tin zip sẽ được tạo và nút Download as ZIP sẽ xuất hiện. Hãy nhấp vào nút này để tải tập tin xuống máy tính của bạn.