Liên hệ
Ứng dụng Danh bạ Zoho trong Zoho Mail giúp bạn truy cập tất cả liên hệ ở một nơi. Ứng dụng này đơn giản hóa việc quản lý Liên hệ cá nhân và Liên hệ tổ chức trong giao diện email.
Mục lục
Ứng dụng Danh bạ có sẵn trong ngăn Ứng dụng ở bên trái trong tài khoản Zoho Mail của bạn. Bạn có thể thêm, lưu và dễ dàng truy cập liên hệ từ ứng dụng Danh bạ. Các mục trong ứng dụng liên hệ tự động xuất hiện trong Sổ địa chỉ của bạn để gửi email cũng như có sẵn ở nhiều nơi khác như Tìm kiếm, Streams, v.v.
Chú ý:
Bạn sẽ không thể xem tính năng Danh bạ trong Zoho Mail nếu quản trị viên đã tắt quyền truy cập của bạn vào ứng dụng Danh bạ.
Thêm liên hệ
Thêm liên hệ trực tiếp
Bạn có thể thêm liên hệ mới bằng cách sử dụng tùy chọn Liên hệ mới trong ngăn bên trái. Bạn cũng có thể sử dụng menu thả xuống để tạo liên hệ bất kể bạn đang mở ứng dụng nào.
- Đăng nhập vào tài khoản Zoho Mail của bạn.
- Điều hướng đến ứng dụng Danh bạ từ ngăn Ứng dụng.
- Nhấp vào Liên hệ mới để thêm liên hệ mới theo cách thủ công.
- Cung cấp Tên, Họ, địa chỉ email và số điện thoại của liên hệ trong trường liên quan.
- Nhấp vào “Thêm thông tin khác” để cung cấp thêm chi tiết về liên hệ như URL web, hồ sơ nhắn tin tức thì của liên hệ, Ngày sinh và địa chỉ cơ quan/nhà riêng.
- Nhấp vào Lưu để thêm liên hệ vào danh sách của bạn.
Bạn có thể lặp lại các bước này để thêm từng liên hệ vào sổ địa chỉ theo cách thủ công.
Thêm liên hệ từ email bằng thẻ liên hệ
Bạn có thể bật “Tự động thêm người nhận vào danh bạ” để đảm bảo tất cả địa chỉ email mà bạn gửi email sẽ được tự động thêm vào danh bạ và bạn không cần phải làm điều này theo cách thủ công.
Bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn “Thêm vào danh bạ” trong Thẻ liên hệ để thêm họ vào danh bạ. Tính năng này rất hữu ích trong trường hợp bạn nhận được email từ người chưa có trong danh bạ của bạn hoặc thậm chí là thêm những người nhận khác vào email bạn đã nhận được. Nhấp vào địa chỉ email của người gửi hoặc địa chỉ email trong mục Đến/ Cc của email để xem “Thẻ liên hệ”.
Chọn “Thêm vào danh bạ” từ tùy chọn, để trực tiếp thêm họ vào danh bạ của bạn.
Cửa sổ bật lên Thêm liên hệ sẽ xuất hiện. Nhập Tên, Tên đệm, Họ, Biệt danh, ID email, Tên công ty và Số điện thoại của liên hệ và nhấp vào Lưu.
Bạn cũng có thể bắt đầu Chat, Cuộc gọi âm thanh/video với liên hệ ngay từ Thẻ liên hệ bằng cách sử dụng biểu tượng tương ứng được hiển thị bên dưới địa chỉ email của liên hệ đó.
Hành động đối với liên hệ
Khi bạn chọn một hoặc nhiều liên hệ từ danh sách, bạn có thể xem Hành động liên kết với liên hệ. Có thể thực hiện các hành động sau đối với liên hệ:
Xóa - Xóa liên hệ đã chọn khỏi tài khoản của bạn.
Thêm vào - Bạn có thể chọn danh mục để liên kết với liên hệ đã chọn.
Hợp nhất liên hệ - Khi bạn có nhiều mục cho cùng một liên hệ, bạn có thể sử dụng Hợp nhất liên hệ.
Gửi thư - Mở trình soạn thảo khi có sẵn các liên hệ đã chọn trong trường Đến với tư cách là người nhận.
Khi bạn chọn một liên hệ, bạn có thể Chỉnh sửa, Xóa hoặc In liên hệ cụ thể đó.
Bạn có thể nhanh chóng gửi email hoặc chat với liên hệ, bằng cách sử dụng các tùy chọn có sẵn ngay tại đây. Trạng thái sẵn sàng chat cũng được biểu thị bằng chấm Đỏ (Bận), Xanh lá (Sẵn sàng), Vàng (Không tương tác) hoặc Xám (Chưa đăng nhập).
Nếu một liên hệ cụ thể có tài khoản Zoho, nhưng không phải là “Bạn bè chat”, liên kết “Mời chat” sẽ được hiển thị. Trong trường hợp liên hệ của bạn thậm chí không có tài khoản Zoho, bạn có thể mời họ tham gia Zoho với bạn, bằng cách sử dụng tùy chọn “Mời tham gia Zoho”.
Sắp xếp liên hệ
Bạn có thể sắp xếp liên hệ theo Tên hoặc Họ. Điều này giúp bạn xem liên hệ theo thứ tự mong muốn.
Nhập/Xuất liên hệ
Bạn có thể xuất hoặc nhập liên hệ bạn muốn bằng cách nhấp vào tùy chọn liên quan từ danh sách thả xuống Hành động khác trong ứng dụng Danh bạ.
Nhập số liên lạc
Bạn có thể sử dụng tùy chọn “Nhập” để thêm hàng loạt liên hệ vào danh bạ trong Zoho Mail. Có sẵn tùy chọn nhập để tải lên tập tin từ hệ thống cục bộ của bạn hoặc nhập từ một số dịch vụ email phổ biến.
Nhập liên hệ từ hệ thống cục bộ- Đăng nhập vào tài khoản Zoho Mail của bạn.
- Điều hướng đến ứng dụng Danh bạ và chọn Cá nhân để thêm liên hệ này làm Liên hệ riêng tư của bạn.
(Bạn có thể chọn nhóm để nhập họ trực tiếp vào nhóm.) - Chọn “Nhập” trong Hành động khác.
- Nhấp vào “Chọn tập tin” trong “Ổ đĩa cục bộ” để duyệt qua hệ thống của bạn.
- Chọn tập tin CSV/ LDIF/ VCF liên quan mà bạn muốn nhập.
- Ánh xạ các trường khác nhau trong tập tin được nhập, vào trường tương ứng trong Danh bạ Zoho và nhấp vào Tiếp theo.
- Chọn một danh mục, trong trường hợp bạn muốn nhập liên hệ mới vào một danh mục cụ thể và nhấp vào Tiếp theo.
- Chọn Hoàn tất để hoàn tất quy trình.
Tóm tắt quy trình Nhập sẽ được hiển thị khi hoàn tất.
- Đăng nhập vào tài khoản Zoho Mail của bạn.
- Điều hướng đến ứng dụng Danh bạ và chọn Cá nhân để thêm liên hệ này làm Liên hệ riêng tư của bạn.
(Bạn có thể chọn nhóm để nhập họ trực tiếp vào nhóm.) - Chọn “Nhập” trong Hành động khác.
- Chọn nhà cung cấp dịch vụ email mà bạn đã lưu liên hệ hiện có.
- Sau khi chọn, bạn cần đăng nhập vào tài khoản đó để cho phép nhập.
- Sau khi xác thực, các liên hệ trong tài khoản đã chọn sẽ được nhập vào Danh bạ của bạn
- Nhấp vào Hoàn tất để hoàn tất quy trình.
Tóm tắt quy trình Nhập sẽ được hiển thị khi hoàn tất.
Xuất liên hệ
- Đăng nhập vào tài khoản Zoho Mail của bạn.
- Điều hướng đến ứng dụng Danh bạ từ ngăn Ứng dụng.
- Chọn tùy chọn Xuất trong Hành động khác.
- Chọn liệu bạn muốn xuất Liên hệ cá nhân, Liên hệ tổ chức hay liên hệ từ một nhóm cụ thể.
- Trong trường hợp bạn muốn xuất một danh mục cụ thể, hãy chọn danh mục đó.
- Bạn có thể xuất liên hệ ra định dạng CSV/ VCF/ LDIF/ HTML hoặc CSV của Outlook.
- Tùy theo nhu cầu, hãy chọn định dạng bạn muốn.
- Sau khi chọn tất cả các tùy chọn mong muốn, hãy chọn Xuất liên hệ.
Tập tin ở định dạng đã chọn sẽ được tải xuống sau quy trình xuất. Bạn cũng có thể xuất danh mục cụ thể bằng cách sử dụng tùy chọn “Xuất” trong menu chuột phải.
Chú ý:
- Trong khi xuất liên hệ, bạn có thể mã hóa tập tin bằng mật khẩu bằng cách chọn hộp kiểm Bảo mật tập tin liên hệ bằng mật khẩu trong cửa sổ bật lên Xuất.
Xóa mục trùng lặp
Khi bạn thêm hoặc nhập liên hệ, sẽ không thể tránh khỏi tình trạng liên hệ trùng lặp. Tùy chọn xóa mục trùng lặp giúp bạn phát hiện và xóa các liên hệ trùng lặp trong tài khoản của mình.
Chọn “Xóa mục trùng lặp”, để xem danh sách các liên hệ có vẻ trùng nhau.
Bạn có thể chọn hành động Hợp nhất, Xóa hoặc bỏ qua đối với mỗi liên hệ trùng lặp.
Chú ý:
Chỉ Quản trị viên hoặc Siêu quản trị viên tổ chức mới có thể quản lý/ chỉnh sửa/ xóa liên hệ trong Liên hệ tổ chức.
Đặt lại liên hệ
Bạn có thể chọn “Đặt lại” liên hệ, để xóa tất cả liên hệ trong mục cụ thể và bắt đầu lại từ đầu. Sau khi bạn sử dụng tùy chọn Đặt lại liên hệ, bạn sẽ không thể khôi phục liên hệ đã mất.