Lên lịch và gửi email
Gửi sau - Lên lịch email và gửi email định kỳ
Bạn có thể sử dụng tùy chọn Gửi sau của Zoho Mail để lên lịch cho email và gửi email vào một thời điểm đã chọn sau đó. Bạn có thể lên lịch để gửi email một lần cho người nhận hoặc thiết lập email định kỳ để gửi theo định kỳ. Những email này sẽ nằm trong thư mục hộp thư đi của bạn và sẽ được gửi vào một thời điểm cố định.
Lên lịch gửi email
Tính năng lên lịch email rất hữu ích khi bạn muốn gửi một số email như bảng chấm công hoặc báo cáo hàng tuần được soạn vào cuối tuần hoặc nửa đêm, nhưng bạn muốn người quản lý của mình ở múi giờ khác xem vào thời điểm tối ưu, chẳng hạn như 11 giờ sáng Thứ Hai. Đối với doanh nghiệp, chúng tôi luôn khuyên bạn nên tìm hiểu thời điểm tốt nhất để gửi email và gửi thư vào thời điểm phù hợp.
Email này cũng có thể là thiệp sinh nhật truyền thống, trong trường hợp bạn nhớ ra ngày sinh nhật vào tuần trước nhưng muốn chúc mừng sinh nhật vào đúng ngày đó. Bạn có thể lên lịch cho thiệp sinh nhật, kèm theo ngày và giờ mà thiệp đó sẽ được gửi đi.
Các bước lên lịch email
Bạn có thể làm theo các bước sau để lên lịch và gửi email.
- Đăng nhập vào Zoho Mail
- Nhấp vào Thư mới để mở trình soạn thảo.
- Soạn email như bình thường.
- Thêm tập tin đính kèm, nếu có.
- Nhấp vào Gửi sau.
- Chọn tab Lịch trình để lên lịch cho email.
- Các tùy chọn có sẵn là 1 giờ, 2 giờ, 4 giờ, Sáng mai, Chiều mai và Ngày và giờ tùy chỉnh.
- Bạn có thể chọn trực tiếp một ngày, giờ và múi giờ cụ thể cần đặt nếu bạn chọn tùy chọn Ngày và giờ tùy chỉnh.
- Nhấp vào Lưu.
- Sau khi bạn nhấp vào Gửi, email sẽ được chuyển đến Hộp thư đi và sẽ ở đó cho đến thời điểm bạn đã lên lịch.
Chú ý:
Có thể cấu hình giá trị định sẵn cho Lên lịch email bằng cách sử dụng mục cài đặt Reminder preset.
Lên lịch email định kỳ
Bạn cũng có thể lên lịch cho Email định kỳ, trong đó bạn có thể đặt email nhất định cần lặp lại, dựa trên tần suất và ngày kết thúc hoặc số lần gửi cần thiết. Email định kỳ rất hữu ích khi bạn muốn gửi lời nhắc về hóa đơn cho khách hàng hoặc lời nhắc về báo cáo hàng tuần cần gửi cho đồng nghiệp.
Khi email định kỳ được lên lịch, hành động sẽ xảy ra (email sẽ được gửi) dựa trên kiểu lặp lại tiếp theo đáp ứng tiêu chí. Ví dụ: Nếu vào Thứ Hai lúc 11 giờ sáng, bạn đặt kiểu lặp lại là Thứ Hai hàng tuần lúc 10:00 sáng, email sẽ được gửi theo kiểu lặp lại này từ ngày Thứ Hai tiếp theo.
- Bạn có thể làm theo các bước sau để lên lịch và gửi email.
- Đăng nhập vào tài khoản Zoho Mail của bạn.
- Nhấp vào Thư mới để mở trình soạn thảo.
- Soạn email như bình thường.
- Thêm tập tin đính kèm, nếu có.
- Nhấp vào tùy chọn Gửi sau.
- Chọn tab Định kỳ để lên lịch email định kỳ.
- Kiểu lặp lại có thể là:
- Hàng ngày - Mỗi _ ngày / Mỗi ngày trong tuần
- Hàng tuần - Mỗi _ tuần, vào ngày đã chọn.
- Hàng tháng - Mỗi _ tháng vào ngày đã chọn/ Ngày cụ thể trong tuần cụ thể
- Hàng năm - Vào ngày đã chọn trong tháng đã chọn/ Ngày thứ n trong tuần cụ thể
- Chọn kiểu lặp lại mong muốn từ các tùy chọn được cung cấp.
- Chọn múi giờ bạn muốn lên lịch email.
- Nhấp vào Lưu.
- Email đã lên lịch sẽ nằm trong Hộp thư đi và sẽ được gửi theo kiểu lặp lại và tần suất đã đặt cho email.
Email đã lên lịch - Hộp thư đi
Email đã lên lịch và email định kỳ được liệt kê trong Hộp thư đi, cho đến Ngày và giờ đã lên lịch. Bạn có thể chỉnh sửa email từ thư mục Hộp thư đi để thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với email. Tuy nhiên, khi bạn chỉnh sửa email, lịch trình hiện có sẽ bị tạm dừng và email sẽ được chuyển đến thư mục Thư nháp. Bạn có thể sử dụng tùy chọn Gửi sau để thay đổi lịch trình của email sang thời điểm thuận tiện.
Khi bạn lên lịch cho email rồi đặt kiểu lặp lại, thì kiểu lặp lại sẽ ghi đè lên lịch trình.
Tương tự, khi bạn đã đặt kiểu lặp lại cho email, sau đó nhấp vào biểu tượng Đồng hồ và đặt lịch trình, kiểu lặp lại đó sẽ bị xóa.
Dừng lên lịch
Bạn có thể dừng lịch trình cho email từ thư mục Hộp thư đi. Nhấp vào biểu tượng lịch trình bên cạnh email liên quan trong danh sách Hộp thư đi. Nút Dừng lịch trình sẽ được hiển thị. Khi bạn nhấp vào nút này, lịch trình sẽ bị dừng và email sẽ được lưu dưới dạng thư nháp. Bạn cũng có thể quyết định gửi email ngay lập tức bằng cách chọn tùy chọn Gửi ngay bây giờ bên cạnh nút Dừng lịch trình.
