Tìm kiếm trong Zoho Mail

Tìm kiếm Zoho Mail

Zoho Mail không chỉ cung cấp dịch vụ gửi email mà còn là nền tảng hoàn chỉnh để bạn điều hành công việc kinh doanh của mình, với các ứng dụng như Ghi chú, Lịch, Nhiệm vụ, Dấu trang và Streams được tích hợp chặt chẽ với hộp thư của bạn. Các ứng dụng này đảm bảo bạn có mọi thứ bạn cần để điều hành công việc kinh doanh của mình ở một nơi.

Nhưng với một lượng lớn thông tin và hoạt động chia sẻ dữ liệu diễn ra trong hộp thư của bạn, bạn sẽ khó có thể theo dõi tất cả thông tin, tìm một email hoặc bài đăng Streams cụ thể. Để giúp bạn thực hiện điều này dễ dàng hơn, Zoho Mail cung cấp tùy chọn tìm kiếm không chỉ email mà cả các thực thể khác như Streams, Nhiệm vụ, Ghi chú, Lịch, Tập tin đính kèm, Liên hệ và Dấu trang.

Tìm kiếm trên toàn bộ các thực thể

Zoho Mail tự động chọn thực thể tìm kiếm tùy vào ứng dụng bạn hiện đang sử dụng. Ví dụ: giả sử bạn đang sử dụng Streams, thanh tìm kiếm sẽ tự động thay đổi thực thể tìm kiếm thành Streams.

Dù vậy, nếu bạn muốn tìm kiếm trong ứng dụng khác, bạn có thể chọn nơi bạn muốn tìm kiếm bằng cách nhấp vào danh sách thả xuống. Chọn ứng dụng liên quan từ danh sách và mọi truy vấn bạn nhập sẽ được tìm kiếm chỉ trong ứng dụng đó. Ngoài ra, cùng với mỗi ứng dụng, bạn có thể chọn từ nhiều thông số liên kết với mỗi thực thể.

Để tìm kiếm thứ gì đó, hãy chọn thực thể mà bạn muốn tìm kiếm, nhập từ khóa tìm kiếm, chọn thông số liên quan từ danh sách và nhấn Enter. Tương tự, bạn bao gồm nhiều thông số trong tìm kiếm để thu hẹp tìm kiếm.

Tìm kiếm email

Nếu bạn muốn tìm kiếm email, hãy chọn thực thể Thư từ danh sách. Trong Thư, bạn có thể tìm kiếm dựa trên các tiêu chí khác nhau. Khi bạn chỉ nhập từ khóa tìm kiếm mà không xác định bất kỳ thông số nào, các thông số liên quan sẽ được liệt kê. Bạn có thể chọn từ khóa phù hợp và tiếp tục tìm kiếm.

Bạn có thể lưu tìm kiếm để sử dụng trong tương lai. Tìm hiểu thêm.

Bạn cũng có thể tìm kiếm email từ thư mục thư rác và thùng rác bằng cách bật nút Bao gồm email trong thư rác/ thùng rác.

​

Tìm kiếm trong Streams

Bài đăng Streams bao gồm các thực thể khác nhau như Bài đăng, Ghi chú, Nhiệm vụ, v.v.. Trong một số trường hợp, bạn sẽ muốn truy xuất một số dữ liệu từ một nhóm Streams nhất định hoặc từ tường Streams của riêng bạn.

Trong trường hợp này, bạn có thể chọn Streams từ danh sách và nhập từ khóa tìm kiếm. Một số thông số như Đăng bởi, Bài đăng chứa, được @đề cập, nhận xét bởi, trong nhóm có sẵn trong danh mục tìm kiếm Streams.

Khi bạn chắc chắn nội dung Streams mà bạn đang tìm kiếm là Ghi chú, Nhiệm vụ hoặc thư, bạn có thể sử dụng tùy chọn Filter by để chọn thực thể mà bạn muốn tìm kiếm. Tùy chọn Lọc theo sẽ liệt kê tất cả các thực thể Streams khả dụng.

Ví dụ: nếu bạn muốn tìm kiếm bài đăng trong nhóm Thảo luận tiếp thị, được đăng bởi Patricia Boyle, hãy thay đổi thực thể tìm kiếm thành Streams. Trong trường tìm kiếm, hãy chọn trong nhóm: rồi chọn nhóm Thảo luận tiếp thị từ danh sách nhóm, sau đó chọn đăng bởi: rồi nhập vài ký tự đầu tiên của tên người dùng hoặc địa chỉ email liên quan. Các kết quả liên quan sẽ được liệt kê.

Tìm kiếm Ghi chú

Bạn có thể tìm kiếm Ghi chú cá nhân mà bạn đã thêm hoặc Ghi chú nhóm bằng cách chọn thực thể Ghi chú.

Bạn có thể tìm kiếm dựa trên nội dung ghi chú, màu ghi chú, nhóm mà ghi chú được thêm vào hoặc người dùng đã thêm ghi chú. Tính năng này giúp bạn dễ dàng lọc và tìm kiếm Ghi chú cụ thể.

Tìm kiếm Sự kiện

Để theo dõi các sự kiện bạn được mời, cuộc họp hoặc cuộc hẹn đã được thêm vào Lịch nhóm và xác định các sự kiện cụ thể, bạn có thể tìm kiếm Lịch dựa trên Tiêu đề, Vị trí, Người tổ chức, v.v.. Bạn có thể nhập từ khóa tìm kiếm liên quan và kết quả từ lịch cá nhân của bạn hoặc Lịch nhóm mà bạn đã đăng ký sẽ được trả về theo truy vấn của bạn.

Tìm kiếm trong Nhiệm vụ

Bạn có thể là thành viên của một vài nhóm và có thể khó theo dõi Nhiệm vụ trong nhiều nhóm.

Đôi khi, bạn sẽ muốn tìm kiếm một nhiệm vụ, nhưng không chắc nhiệm vụ đó đã được thêm vào nhóm nào. Hoặc bạn có thể biết một nhiệm vụ đã được gán cho một nhóm cụ thể, nhưng không biết ai đã gán nhiệm vụ đó.

Trong những trường hợp này, tính năng tìm kiếm Nhiệm vụ rất hữu ích. Bạn có thể tìm kiếm dựa trên bất kỳ tiêu chí Nhiệm vụ nào như người gán nhiệm vụ, ngày đến hạn, nhóm được gán nhiệm vụ, v.v.. Tính năng tìm kiếm sẽ trả về kết quả dựa trên tiêu chí tìm kiếm của bạn.

Tìm kiếm Tập tin đính kèm

Menu Trình xem tập tin đính kèm trong Zoho Mail cung cấp các bộ lọc để thu hẹp các kết quả tập tin đính kèm mà bạn đang tìm kiếm. Ngoài ra, bạn cũng có thể lọc tập tin đính kèm dựa trên tên, nội dung của tập tin đính kèm, loại tập tin, kích thước tập tin, thực thể chứa tập tin, ngày nhận, thẻ, mục ưa thích hoặc người dùng đã gửi tập tin.

Xác định vị trí liên hệ

Tìm kiếm Liên hệ từ hộp thư của bạn bằng cách tìm kiếm dựa trên trường liên hệ mà bạn đã cung cấp. Nếu bạn nhớ địa chỉ email của một liên hệ cụ thể nhưng cần các chi tiết khác, hãy chọn thực thể Liên hệ, chọn tùy chọn Theo email và nhập địa chỉ email. Kết quả tìm kiếm khớp với địa chỉ email đã nhập sẽ hiển thị.

Tìm kiếm Dấu trang

Ứng dụng Dấu trang cho phép bạn lưu các liên kết quan trọng vào hộp thư của bạn, Dấu trang nhóm hoặc Dấu trang cá nhân của bạn. Sau đó, bạn có thể khởi chạy các Dấu trang này giống như khởi chạy bất kỳ ứng dụng nào từ hộp thư. Bạn có thể tìm kiếm các Dấu trang này bằng cách sử dụng các thông số như Tiêu đề dấu trang, Mô tả, v.v.

Ngoài ra, bạn có thể lưu các tìm kiếm phức tạp này vào “Tìm kiếm đã lưu”. Tính năng này giúp bạn thực hiện tìm kiếm tương tự chỉ với một lần nhấp chuột nhưng nhận được kết quả trực tiếp từ email mới nhất. Tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây về cách sử dụng Tìm kiếm đã lưu.

Truy cập nhanh

Mở một cài đặt cụ thể, vào một thư mục hoặc nhóm Streams cụ thể, điều hướng đến ứng dụng khác - bạn có thể thực hiện tất cả những điều này từ tùy chọn Truy cập nhanh trên thanh tìm kiếm. Nhập vài chữ cái đầu tiên của Nhóm Streams hoặc trang Cài đặt mà bạn muốn truy cập và chọn từ các tùy chọn được liệt kê. Thao tác này sẽ trực tiếp đưa bạn đến trang cần thiết.

Bạn cũng có thể thay đổi một số tùy chọn cài đặt bằng cách sử dụng Truy cập nhanh. Nhập các tùy chọn sau vào menu truy cập nhanh và chọn tùy chọn mong muốn từ danh sách để áp dụng cho tài khoản của bạn:

• Chọn chủ đề - Để thay đổi chủ đề hiển thị
• Chọn chế độ xem thư - Để chọn cách bạn muốn mở email mới (Xem trước, cửa sổ mới, tab mới, v.v.)
• Chọn chế độ xem soạn thảo - Để chọn cách bạn muốn mở cửa sổ soạn thảo (Tab mới, nội tuyến, cửa sổ mới, v.v.)
• Chọn thông báo đã đọc - Để chọn thời điểm gửi thông báo đã đọc (Luôn luôn, Không bao giờ, Hỏi)
• Tải hình ảnh bên ngoài - Để chọn thời điểm tải hình ảnh bên ngoài trong email bạn nhận được
• Chọn định dạng thời gian - Để chọn định dạng thời gian cho tài khoản của bạn
• Chọn chế độ trình chỉnh sửa - Để chọn chế độ trình chỉnh sửa mặc định cho trình soạn thảo thư của bạn (Chế độ văn bản đa dạng thức, Chế độ văn bản thuần)
• Chọn hướng văn bản - Để chọn hướng văn bản mong muốn (Từ trái sang phải, Từ phải sang trái)

​

Lịch sử tìm kiếm

Bạn có thể truy cập các tìm kiếm trước đây từ menu Lịch sử. Tất cả tìm kiếm gần đây của bạn cho phiên cụ thể đó sẽ được hiển thị ở đây. Các kết quả tìm kiếm này sẽ không hiển thị sau khi làm mới hộp thư hoặc sau lần đăng nhập mới.

Tìm kiếm trên toàn bộ Zoho

Bạn cũng có thể sử dụng Tìm kiếm trên toàn bộ Zoho để tìm kiếm email và liên hệ. Tìm kiếm trên toàn bộ Zoho cho phép bạn dễ dàng tìm kiếm thực thể trong các ứng dụng Zoho khác nhau. Nhấp vào biểu tượng Tìm kiếm ở góc dưới bên phải của Hộp thư để mở cửa sổ Tìm kiếm trên toàn bộ Zoho. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt (cmd + /) để khởi chạy cửa sổ này.

Nhấp vào tab Thư trong menu bên trái của cửa sổ Tìm kiếm trên toàn bộ Zoho. Nhập tên của bất kỳ liên hệ nào vào thanh Tìm kiếm và nhấn Enter để xem danh sách tất cả email liên kết với liên hệ đó. Ngoài việc xem email, bạn còn có thể trả lời và chuyển tiếp những email này trực tiếp từ cửa sổ tìm kiếm này. Bạn cũng có thể chọn tùy chọn Tìm kiếm trên tất cả ứng dụng Zoho từ thẻ liên hệ để bắt đầu tìm kiếm liên hệ đó.

Tìm kiếm trên toàn bộ Zoho từ văn bản đã chọn

Bạn có thể tìm kiếm trên toàn bộ Zoho bằng cách sử dụng một nội dung cụ thể từ email bạn hiện đang đọc.

1. Trong email bạn đang đọc, hãy tô sáng một phần của nội dung.
2. Sau khi bạn tô sáng văn bản bằng cách chọn, menu Tạo thông minh sẽ bật lên.
3. Nhấp vào biểu tượng Tìm kiếm trên toàn bộ Zoho, để bắt đầu tìm kiếm trong tất cả Ứng dụng Zoho có văn bản được tô sáng.
   

Tùy chọn lọc

Bạn có thể thu hẹp kết quả tìm kiếm bằng các bộ lọc có sẵn.

• Theo địa chỉ email/bí danh email: Nhấp vào địa chỉ email của bạn được hiển thị trong thanh bộ lọc. Danh sách thả xuống bao gồm tất cả các bí danh của bạn sẽ xuất hiện. Chọn một địa chỉ email bất kỳ để chỉ xem những email được gửi/ nhận bằng địa chỉ email đã chọn từ liên hệ đã nhập.
• Theo thư mục: Nhấp vào tùy chọn All folder để xem danh sách thả xuống bao gồm tất cả Thư mục của bạn. Chọn một thư mục bất kỳ để giới hạn tìm kiếm chỉ trong thư mục đó.
• Bộ lọc More: Nhấp vào tùy chọn More để áp dụng các bộ lọc như Date range, Tags, with attachment, flagged và with replies.