Streams - Cộng tác nâng cao bên trong hộp thư của bạn
Zoho Mail Streams cho phép giao tiếp và cộng tác qua email trong một đội ngũ hoặc nhóm người. Tính năng này nâng cao năng suất của nhóm thông qua giao tiếp cởi mở, giảm số lượng email trả lời và chuyển tiếp, nhờ đó tránh được tình trạng email lộn xộn trong nhóm. Nhóm Streams hoạt động như một bản tin ảo, nơi bạn có thể đăng mọi thông báo/ thông tin cần truyền đạt cho tất cả các thành viên nhóm. Nhờ bao gồm tính năng thích và nhận xét, Streams cho phép thảo luận có cấu trúc về các bài đăng trong nhóm. Streams giúp cập nhật thông tin cho tất cả các thành viên nhóm.
Bạn cũng có thể đăng bài đến các cá nhân, cuộc thảo luận riêng tư/ một-một. Nhóm được bật “Streams” sẽ được liệt kê trong ngăn bên trái. Bạn có thể chọn một nhóm để xem và tham gia vào hoạt động của nhóm.
Cơ chế hoạt động của Streams:
Streams cho phép tương tác theo kiểu mạng xã hội trong các đội ngũ/ nhóm với tính năng thích và nhận xét, cho các thực thể khác nhau, vốn có thể được chia sẻ với các nhóm hoặc cá nhân.
- Thông báo trạng thái
- Sự kiện
- Nhiệm vụ
- Ghi chú
- Dấu trang
Người kiểm duyệt hoặc Quản trị viên có thể bật Streams cho nhóm. Sau khi nhóm được “bật Streams”, tất cả các thành viên có thể nhìn thấy tính năng này trong danh sách Nhóm Streams ở ngăn bên trái. Sau khi được bật, các thành viên có thể bắt đầu đăng thông báo vào nhóm. Người dùng cũng có thể thêm bài đăng trực tiếp vào tường của từng thành viên. Streams của nhóm sẽ có các hoạt động và nội dung chia sẻ trong Streams cho nhóm cụ thể đó. Mọi bài đăng hoặc nội dung chia sẻ cá nhân sẽ có sẵn trong khu vực “Streams của tôi” trên Trang chủ.
Lượt thích
Người dùng có thể “Thích” bài đăng hoặc nhận xét, bằng cách nhấp vào biểu tượng Trái tim tại bài đăng/ nhận xét. Một lượt thích bài đăng/ nhận xét có thể được hiểu là sự đồng ý hoặc nhận định tích cực về bài đăng đó. Chủ sở hữu của bài đăng/ nhận xét sẽ nhận được thông báo bất cứ khi nào ai đó thích bài đăng hoặc nhận xét của họ.
Nhận xét
Nhận xét giúp người dùng đưa ra phản hồi nhanh chóng và đơn giản tức thì. Bạn có thể:
- Sử dụng tùy chọn Markdown để định dạng nhận xét của bạn ở dạng văn bản đa dạng thức.
- @đề cập những người dùng khác trong mục Nhận xét và mời họ đăng bài hoặc thông báo cho họ về cuộc thảo luận.
- Chỉnh sửa nhận xét bạn đã đăng bằng cách nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa.
- Khi bạn chỉnh sửa nhận xét, tất cả người tham gia sẽ nhận được thông báo về thay đổi này.
- Thời gian bạn chỉnh sửa nhận xét lần cuối cũng sẽ được hiển thị.
- Sử dụng phím tắt cho hành động của trình chỉnh sửa.
- Thêm hình ảnh và văn bản định dạng đa dạng thức vào nhận xét của bạn bằng cách sao chép-dán.
- Bạn cũng có thể thêm tập tin đính kèm vào nhận xét bằng cách kéo và thả tập tin từ máy tính, trình xem tập tin đính kèm hoặc tập tin đính kèm từ thư, bài đăng hoặc thực thể khác.
- Bạn có thể chỉnh sửa bài đăng bằng tùy chọn Edit as new và tạo bài đăng mới. Bạn cũng có thể chỉnh sửa bài đăng có tập tin đính kèm để tạo bài đăng mới chứa các tập tin đính kèm trong bài đăng gốc.
Các chế độ xem của Streams
Bạn có thể xem trang Streams ở hai bố cục khác nhau: Chế độ xem mạng xã hội và Chế độ xem danh sách.
Chế độ xem mạng xã hội
Trong Chế độ xem mạng xã hội, các bài đăng sẽ được liệt kê ở định dạng mạng xã hội. Tùy chọn nhận xét về bài đăng, mời thành viên, thích bài đăng, v.v. sẽ được hiển thị bên dưới bài đăng gốc.
Dạng xem danh sách
Trong Chế độ xem danh sách, các bài đăng sẽ được liệt kê như trong danh sách email. Bạn có thể nhấp vào từng bài đăng để xem trước riêng từng bài đăng. Các tùy chọn thực hiện thao tác trên bài đăng này hoặc xem nhận xét sẽ được cung cấp trong ngăn xem trước. Để thực hiện nhanh thao tác trên một bài đăng, có các tùy chọn menu ngữ cảnh xuất hiện khi nhấp chuột phải vào bài đăng. Để tìm hiểu thêm về các tùy chọn menu ngữ cảnh, hãy tham khảo trang này.
Thay đổi chế độ xem Streams:
Sau khi mở trang Streams, hãy tìm biểu tượng Chế độ xem mạng xã hội và Chế độ xem danh sách ở góc trên bên phải của trang. Chế độ xem đã chọn sẽ được tô sáng. Nhấp vào chế độ xem mong muốn để thay đổi bố cục trang của bạn.
Thông báo trạng thái
Các thành viên nhóm có thể đăng trạng thái hoặc thông báo trong nhóm Streams. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn có thông tin cần chia sẻ hoặc thảo luận với một nhóm người. Khi bạn tạo bài đăng Streams, bạn có thể
- Mời thành viên ngoài nhóm bằng cách @đề cập đến họ trong bài đăng hoặc nhóm.
- Kéo và thả hình ảnh và tài liệu, đính kèm tập tin Workdrive, nhúng video và thêm biểu tượng mặt cười vào bài đăng.
- Sử dụng trình chỉnh sửa văn bản đa dạng thức để định dạng thông báo của bạn theo cách bạn muốn.
- Tắt hoặc bật tùy chọn mời người dùng tùy theo nhu cầu của bạn bằng cách sử dụng biểu tượng Cho phép/ Từ chối người được mời.
- Thêm tiêu đề vào bài đăng Streams của bạn bằng cách nhấp vào biểu tượng +.
- Dễ dàng xóa tất cả định dạng văn bản bằng cách chỉ cần chọn văn bản và nhấp vào biểu tượng Xóa định dạng.
- Thực hiện thay đổi đối với bài đăng của bạn bằng cách nhấp vào Chỉnh sửa trong menu hành động. Khi bạn chỉnh sửa bài đăng, tất cả người tham gia sẽ nhận được thông báo về thay đổi này. Thời gian bạn thực hiện thay đổi lần cuối cũng sẽ được hiển thị.
Các thành viên hoặc người tham gia vào bài đăng có thể,
- Thích hoặc nhận xét về bài đăng.
- Mời thành viên từ bên ngoài nhóm bằng cách @đề cập đến họ trong nhận xét hoặc bằng cách sử dụng biểu tượng mời người dùng, dựa trên mức quyền đã đặt.
Ngoài ra, khi một URL hoặc liên kết web được thêm vào bài đăng, bản xem trước sẽ được tạo như một phần của bài đăng.
Sự kiện
Thành viên nhóm có thể lên lịch sự kiện cho các thành viên nhóm trong Lịch Streams. Nếu tùy chọn “Mời tất cả thành viên nhóm” không được chọn, chỉ những người tham dự mà người tạo sự kiện đã đề cập mới được mời vào sự kiện. Sự kiện có thể là một số cuộc họp nhóm hoặc một số sự kiện bên ngoài có thể quan trọng đối với các thành viên nhóm, v.v. Thành viên nhóm có thể đăng thông tin cập nhật về cuộc họp hoặc kết quả dưới dạng nhận xét để tham khảo hoặc thảo luận thêm.
Các thành viên nhóm cũng có thể thêm một số sự kiện bên ngoài đáng quan tâm vào nhóm, trong khu vực Sự kiện. Ví dụ: Hội thảo trực tuyến, TED Talks, Hội thảo công nghệ, v.v.
Nhiệm vụ
Nhiệm vụ nhóm trong Streams cho phép các thành viên nhóm theo dõi nhiệm vụ chung, chủ sở hữu nhiệm vụ và tiến độ hoàn thành nhiệm vụ. Thành viên có thể đăng Nhiệm vụ trong Nhóm, đặt mức độ ưu tiên, gán nhiệm vụ cho ai đó cũng như tạo lời nhắc và đặt ngày đến hạn cho nhiệm vụ. Bạn cũng có thể thêm các tập tin đính kèm liên quan vào Nhiệm vụ.
Bạn có thể chia nhỏ nhiệm vụ nhóm thành các nhiệm vụ con và gán mỗi nhiệm vụ con cho một người khác nhau.
Thành viên có thể thích hoặc nhận xét về Nhiệm vụ để chia sẻ phản hồi của họ. Chủ sở hữu Nhiệm vụ có thể đánh dấu nhiệm vụ là hoàn thành hoặc thay đổi ngày đến hạn và thêm lời nhắc. Điều này giúp các thành viên cá nhân và nhóm có thể hình dung sơ lược về các nhiệm vụ sắp tới, đang chờ xử lý và đã hoàn thành, thời hạn cũng như phản hồi của những người khác về nhiệm vụ.
Dấu trang
Bạn có thể thêm bất kỳ URL web nào làm dấu trang trong nhóm Streams để các thành viên khác có thể xem. Tiêu đề và mô tả của URL sẽ được tự động điền vào trường tương ứng.
Bạn có thể chọn nhóm Streams mà bạn muốn đánh dấu tham gia từ danh sách thả xuống ở góc dưới bên phải. Nếu bạn có các bộ sưu tập khác nhau trong Ứng dụng Dấu trang, bạn có thể chọn bộ sưu tập mà bạn muốn thêm dấu trang vào.
Bạn có thể xem dấu trang đã thêm trong Ứng dụng Dấu trang.
Ghi chú
Các thành viên có thể tạo “Ghi chú” chung cho nhóm và đăng chúng lên trang Streams tương ứng. Tính năng này giúp ghim các mục chung trong Nhóm để dễ dàng tham khảo. Bất cứ khi nào chủ sở hữu thay đổi Ghi chú, tất cả thành viên sẽ nhận được thông báo về thay đổi đó. Tương tự như các thực thể khác, tất cả các thành viên nhóm có thể “Thích” hoặc “Nhận xét” về ghi chú.
Giờ đây, các thành viên có thể thêm hình ảnh nhúng và tập tin đính kèm vào Ghi chú, để giúp Ghi chú trở thành công cụ cộng tác tốt hơn trong việc chia sẻ ý tưởng.
Các thành viên khác có thể nhận xét về ghi chú nhóm, nhưng không thể thay đổi ghi chú gốc mà thành viên đã thêm vào.