Sử dụng ghi chú trong Zoho Mail

Zoho Mail giúp bạn thêm Ghi chú một cách dễ dàng. Ứng dụng Ghi chú của Zoho trong hộp thư giúp bạn dễ dàng ghi lại các ý tưởng ngay lập tức. Có thể xem hoặc chỉnh sửa các ghi chú này sau.

Thêm ghi chú

Thêm ghi chú từ Ngăn bên trái

1. Đăng nhập vào Zoho Mail
2. Điều hướng đến Notes trên menu ứng dụng.
3. Nhấp vào nút New Note trên menu bên trái.
   
4. Nhập tiêu đề bạn muốn cho ghi chú của mình và nhập mô tả.
5. Bạn có thể thay đổi màu ghi chú và chèn bảng, hình ảnh hoặc các tập tin đính kèm khác vào ghi chú bằng cách sử dụng các tùy chọn được cung cấp.
   
6. Sau khi thêm các tùy chỉnh cần thiết vào ghi chú, hãy nhấp vào Thêm.

​Bạn cũng có thể chèn hình ảnh nội tuyến vào ghi chú và trích xuất nội dung trong các hình ảnh này vào ghi chú. Để thực hiện việc này, chọn Inline image và nhấp vào More > Extract Content.

Hoặc bạn cũng có thể nhấp vào menu thả xuống New Mail khi bạn đang ở trong hộp thư đến và chọn New Note.
​

Thêm ghi chú từ Chế độ xem thư

1. Đăng nhập vào Zoho Mail
2. Trong khi xem bất kỳ email nào, hãy nhấp vào biểu tượng Hành động khác ở góc trên cùng bên phải của cửa sổ.
3. Từ danh sách thả xuống, hãy chọn Thêm vào rồi chọn Ghi chú.
   
4. Cửa sổ Tạo ghi chú mới sẽ mở ra.
5. Điền tiêu đề thích hợp, nhập mô tả và nhấp vào Add.

Một ghi chú mới cũng có thể được thêm từ danh sách các ghi chú hiện có bằng cách nhấp vào tùy chọn Thêm ghi chú nhanh.

​

Bạn cũng có thể sử dụng menu Smart Create để thêm ghi chú mới. Chọn phần email bạn muốn thêm làm ghi chú và Nhấp vào biểu tượng Tạo ghi chú khi Cửa sổ bật lên Tạo thông minh xuất hiện. Văn bản đã chọn sẽ được thêm vào dưới dạng mô tả của ghi chú.

Tất cả các Ghi chú này sẽ được lưu trong ứng dụng Ghi chú. Bạn có thể xem email mà Ghi chú được tạo bằng cách sử dụng tùy chọn Mở email được liên kết trong ứng dụng Ghi chú.

Ghi chú trong Zoho Mail hỗ trợ Định dạng văn bản đa dạng thức. Các biểu tượng định dạng được cung cấp ở cuối ghi chú là In đậm, In nghiêng, Gạch chân, Gạch ngang, Thụt dòng phông chữ và dấu đầu hàng. Bạn cũng có thể chuyển đổi định dạng văn bản đa dạng thức của nội dung thành văn bản thuần túy bằng cách sử dụng biểu tượng Xóa định dạng.

​Thêm ghi chú nhóm

Tất cả các ghi chú bạn thêm sẽ được lưu trong phần “Ghi chú của tôi” trừ khi bạn chọn một nhóm cụ thể. Để thêm Ghi chú vào các nhóm, hãy làm theo các bước sau đây:

1. Đăng nhập vào Zoho Mail
2. Điều hướng đến ứng dụng Notes trong hộp thư của bạn.
3. Nhấp vào bất kỳ nhóm nào bạn muốn thêm ghi chú.
4. Nhấp vào nút Ghi chú mới.
   
5. Cửa sổ Add Note sẽ xuất hiện.
6. Nhập tiêu đề và mô tả rồi nhấp vào Thêm.
7. Ghi chú sẽ được lưu trong một nhóm cụ thể.

Hoặc bạn có thể làm theo bất kỳ phương pháp nào để thêm ghi chú và nhấp vào My Notes ở góc trên bên phải của cửa sổ. Danh sách tất cả các nhóm mà bạn là thành viên sẽ xuất hiện. Chọn nhóm mà bạn muốn thêm ghi chú vào.

Bạn cũng có thể sao chép hoặc di chuyển ghi chú sang một nhóm Streams khác từ menu More options. Chỉ quản trị viên/người điều hành của nhóm hoặc chủ sở hữu ghi chú mới có thể di chuyển ghi chú từ nhóm này sang nhóm khác.

Giấy ghi chú

Giấy ghi chú là một công cụ tuyệt vời để ghi lại những suy nghĩ và ý tưởng ngẫu nhiên có thể bị mất trong thời điểm bạn vừa nghĩ ra. Một số ghi chú nhất định mà bạn muốn được nhắc khi mở hộp thư, cũng có thể được tạo dưới dạng giấy ghi chú. Những ghi chú này được dán vào màn hình hộp thư của bạn và có thể thu nhỏ, bật ra, thay đổi kích thước hoặc đóng lại tùy theo yêu cầu.

Các bước tạo giấy ghi chú:

1. Nhấp vào Ghi chú mới trong ngăn ứng dụng bên trái như cách bạn làm để tạo ghi chú mới.
2. Nhấp vào biểu tượng Tạo dưới dạng giấy ghi chú ở góc trên cùng bên trái của ghi chú mới.
   
3. Ghi chú sẽ được dán vào hộp thư của bạn.
4. Giấy ghi chú có thể hữu ích và tất cả các hành động đều có thể thực hiện được, tương tự như ghi chú thông thường.

Bạn có thể chuyển một ghi chú hiện có thành giấy ghi chú bằng cách nhấp vào cùng một biểu tượng Tạo dưới dạng giấy ghi chú khi ghi chú có liên quan ở chế độ xem cửa sổ bật ra.

Bạn có thể truy cập các giấy ghi chú được thu nhỏ từ biểu tượng giấy ghi chú ở góc dưới cùng bên phải của hộp thư. Con số trên biểu tượng cho biết số lượng giấy ghi chú được thu nhỏ và lưu.

​​

Bạn cũng có thể tạo ghi chú dưới dạng giấy ghi chú từ bản xem trước trong ứng dụng Ghi chú. Nhấp vào Hành động khác ở cuối ghi chú bạn muốn tạo giấy dính và chọn tùy chọn Tạo dưới dạng giấy ghi chú. Ghi chú tương ứng sẽ được dán vào hộp thư của bạn.

Bạn có thể thực hiện từ cả bản xem trước Ghi chú trong ứng dụng Ghi chú và trong ngăn chế độ xem email (nếu Ghi chú đã được tạo từ email).

In ghi chú

Ứng dụng Ghi chú cho phép bạn in các Ghi chú và Giấy ghi chú khi bạn cần bản giấy. Có thể in các ghi chú trong chế độ xem hộp bằng cách chọn In từ tùy chọn Hành động khác của ghi chú có liên quan.

Bạn có thể in các ghi chú trong chế độ xem cửa sổ bật ra bằng cách chọn tùy chọn In từ danh mục thả xuống Hành động khác.

Sao chép ghi chú

Bạn có thể sao chép các ghi chú của mình vào các nhóm khác trong Zoho Mail bằng cách làm theo các bước sau:

1. Đăng nhập vào Zoho Mail
2. Điều hướng đến ứng dụng Notes trong ngăn bên trái và mở ghi chú mà bạn muốn sao chép vào nhóm Streams.
3. Nhấp vào biểu tượng More options trong menu và chọn Copy Note.
   
4. Trong cửa sổ bật lên, hãy chọn nhóm và sổ bạn muốn sao chép ghi chú vào, từ các phần tương ứng và nhấp vào “OK”.
   

Bạn cũng có thể di chuyển ghi chú sang nhóm Streams khác bằng cách chọn Di chuyển ghi chú trong menu tùy chọn khác.

Ngoài ra, nếu Ghi chú đang ở chế độ xem hộp, bạn có thể nhấp vào Ghi chú của tôi ở phần dưới của cửa sổ. Danh sách tất cả các nhóm mà bạn là thành viên sẽ xuất hiện. Chọn nhóm mà bạn muốn di chuyển ghi chú vào.

Chú ý: Bạn có thể chọn loại trừ các bình luận trong ghi chú ban đầu bằng cách bỏ chọn hộp kiểm "Include comments".

Chế độ xem ghi chú

Bạn có thể thay đổi chế độ xem ghi chú của mình bằng cách sử dụng tùy chọn Chế độ xem ghi chú. Các ghi chú có thể được hiển thị trong Chế độ xem dạng lưới hoặc Chế độ xem danh sách theo ý thích của bạn.

Các ghi chú có thể được xem trong một tab riêng biệt bằng cách sử dụng tùy chọn Mở trong tab bên dưới Hành động khác trong bản xem trước của Ghi chú.

Bình luận và Cộng tác

Sau khi thêm ghi chú, Zoho Mail sẽ cung cấp các tùy chọn để cộng tác và giao tiếp về ghi chú đó mà không làm mất ngữ cảnh của ghi chú. Điều này có thể được thực hiện cho cả ghi chú cá nhân và ghi chú nhóm.

Nhận xét

Trong cả hai trường hợp, bạn có thể mời các thành viên trong tổ chức xem ghi chú hoặc gắn thẻ họ trong một bình luận để thảo luận về các ý tưởng hoặc cập nhật các ý tưởng cho các dự án liên quan đến các nhóm khác nhau.

Các ghi chú mà bạn thêm vào một nhóm sẽ được lưu trực tiếp vào trang Streams tương ứng (nếu Streams đã được bật cho nhóm đó). Bạn có thể nhấp vào tên hiển thị trong phần bình luận trên bất kỳ Ghi chú nhóm nào để xem thẻ liên hệ. Bạn có thể chọn Xem các ghi chú của thành viên này từ Thẻ Liên hệ để xem tất cả các ghi chú của thành viên đó trong nhóm đó.

Cộng tác trên ghi chú

Khi bạn mời các thành viên tổ chức vào ghi chú hoặc tạo ghi chú trong bất kỳ nhóm tổ chức nào, các thành viên có thể chỉnh sửa ghi chú và thêm ý kiến hoặc quan điểm của họ vào ghi chú.

• Tại một thời điểm, chỉ một thành viên có thể chỉnh sửa ghi chú. Để hoàn tất chỉnh sửa, cộng tác viên phải nhấp vào Mark Complete ở trên cùng. Nếu bất kỳ thành viên nhóm/người được mời nào khác tìm cách chỉnh sửa ghi chú cùng lúc, những thay đổi do họ thực hiện sẽ không được lưu.
  
• Bạn cũng có thể xem lịch sử phiên bản của ghi chú bằng cách nhấp vào biểu tượng Version history ở góc trên bên phải của ghi chú. Bạn có thể chọn Khôi phục bất kỳ phiên bản nào hoặc Lưu thành phiên bản mới bằng cách sử dụng biểu tượng More options.
  
• Tên của cộng tác viên cùng với thời gian chỉnh sửa sẽ được đề cập ở đầu ghi chú.

Sắp xếp ghi chú

Tạo sổ

Trong mỗi nhóm riêng lẻ hoặc trong phần Ghi chú cá nhân của mình, bạn có thể tạo Sổ và phân loại Ghi chú của mình tốt hơn dưới các sổ có liên quan.

Các bước để tạo sổ:

1. Điều hướng đến ứng dụng Ghi chú trong hộp thư đến của bạn.
2. Nhấp chuột phải vào Ghi chú của tôi hoặc bất kỳ nhóm nào mà bạn đang là thành viên.
3. Chọn Tạo sổ từ các tùy chọn được liệt kê.
   
4. Nhập tên cho Sổ của bạn và nhấn phím Enter.
5. Sổ mới được lưu trong danh mục Ghi chú chính.
6. Bạn có thể điều hướng đến một Sổ cụ thể trong ngăn danh sách bên trái để thêm ghi chú vào danh mục này.

Có thể xem các sổ được tạo theo từng danh mục bằng cách mở rộng hình tam giác ở bên trái của tên nhóm.

Đánh dấu là Yêu thích

Bạn có thể đánh dấu các ghi chú mà bạn có thể cần thường xuyên là Yêu thích. Bạn có thể dễ dàng tìm các ghi chú này trong menu “Yêu thích” trong ứng dụng Ghi chú.

Để đánh dấu một Ghi chú là yêu thích, hãy di chuột qua Ghi chú và nhấp vào biểu tượng Đánh dấu/Bỏ đánh dấu là Yêu thích. Tất cả các ghi chú được đánh dấu là Yêu thích có thể được xem trên một màn hình trong menu Yêu thích.

Gắn thẻ ghi chú

Gắn thẻ ghi chú là một cách tuyệt vời để sắp xếp các ghi chú vào các danh mục cụ thể. Zoho Mail cho phép bạn tạo các thẻ và gắn chúng vào Ghi chú để bạn có thể dễ dàng nhận dạng.

Để gắn thẻ ghi chú, hãy nhấp vào biểu tượng Thẻ ở góc dưới cùng bên phải của ghi chú và chọn Thẻ bạn muốn gắn cho ghi chú đó.

Bạn có thể xem tất cả các Ghi chú trong một Thẻ cụ thể từ trang Streams của mình. Nhấp vào biểu tượng Thẻ trong trang Streams của nhóm bạn và chọn thẻ bắt buộc. Tất cả các Ghi chú dưới thẻ này sẽ được liệt kê trên màn hình.

​

Ghi chú được mã hóa màu

Bạn cũng có thể chỉ định màu sắc cho từng ghi chú dựa trên danh mục để xác định nhanh hơn. Để gán màu cho ghi chú, hãy nhấp vào biểu tượng Thay đổi màu và chọn màu bạn muốn sử dụng.

Bạn sẽ không thể thay đổi màu cho ghi chú nhóm mà các thành viên khác trong nhóm đã tạo.

​

Xóa ghi chú

Bạn có thể xóa nhiều ghi chú cùng một lúc khỏi Chế độ xem ghi chú để sắp xếp các ghi chú có tổ chức. Chọn (các) Ghi chú cần xóa và nhấp vào biểu tượng Xóa trên menu tiêu đề.