Tích hợp theo ngữ cảnh trong Zoho Mail

Zoho Mail cung cấp tích hợp với các ứng dụng Mail Suite khác như Ghi chú/ Nhiệm vụ/ Lịch/ Tài liệu, v.v. cũng như với các Ứng dụng Zoho khác như CRM, Projects, v.v.. Bạn có thể truy cập Lịch, Nhiệm vụ, Ghi chú và Dấu trang trực tiếp từ Hộp thư đến trong Zoho Mail. Quá trình tích hợp các ứng dụng trong Zoho Mail diễn ra trơn tru và giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn.

Ghim ghi chú vào email

Zoho Mail cho phép bạn thêm ghi chú tương ứng vào email. Bạn có thể thêm toàn bộ email dưới dạng ghi chú, cùng với bất kỳ thông tin nào khác mà bạn muốn thêm vào email đó.

Thêm ghi chú từ danh sách

Trong Danh sách email, nhấp chuột phải vào email mà bạn muốn thêm Ghi chú. Trong menu, chọn “Thêm vào ghi chú” từ danh sách để thêm email dưới dạng ghi chú. Chủ đề của email sẽ được thêm dưới dạng Tiêu đề ghi chú và nội dung email sẽ được thêm dưới dạng Nội dung ghi chú. Bạn cũng có thể xem ghi chú ngay bên dưới email.

Để thêm ghi chú từ ngăn xem trước, bạn cũng có thể vào nút Hành động khác trong ngăn xem trước thư, chọn Thêm vào và chọn Ghi chú.

Các Ghi chú được thêm từ email sẽ được liệt kê bên dưới email gốc trong ngăn xem trước thư. Bạn có thể chỉnh sửa các Ghi chú này hoặc thêm các Ghi chú khác liên quan đến email này từ chế độ xem này.

Tạo ghi chú từ Văn bản đã chọn

Bạn có thể tạo ghi chú với nội dung cụ thể từ email bạn đang đọc.

1. Trong email bạn đang đọc, hãy tô sáng một phần của nội dung.
2. Sau khi bạn tô sáng văn bản bằng cách chọn, menu Tạo thông minh sẽ bật lên.
3. Nhấp vào biểu tượng Tạo ghi chú, để tạo ghi chú với văn bản được tô sáng.
   
4. Ghi chú mới sẽ được tạo với văn bản đã chọn.

Thêm ghi chú từ Hộp nhận xét

Bạn có thể tạo ghi chú liên kết với email từ Hộp nhận xét. Nhấp vào biểu tượng Thêm ghi chú liên quan ở góc bên phải của hộp nhận xét. Một ghi chú được mở ở vị trí hộp nhận xét. Nhập nội dung và nhấp vào Thêm ghi chú. Một ghi chú sẽ được tạo và liên kết với email cụ thể.

Liên kết email với nhiệm vụ

Bạn có thể thêm nhiệm vụ từ email theo nhiều cách. Khi bạn nhận được một email về một nhiệm vụ đang chờ xử lý mà bạn có, bạn có thể thêm trực tiếp toàn bộ email đó dưới dạng Nhiệm vụ hoặc thậm chí tạo Nhiệm vụ dựa trên nội dung cụ thể trong email.

Tạo nhiệm vụ từ email

Thông thường, chúng ta nhận được nhiệm vụ qua email. Đó có thể là email từ Sếp hoặc email từ khách hàng liên quan đến một mục công việc mới hoặc mục việc cần làm đang chờ xử lý. Trong những trường hợp này, bạn có thể liên kết trực tiếp nhiệm vụ với email đó. Trong danh sách, nhấp chuột phải vào email và chọn “Thêm dưới dạng nhiệm vụ”.

Nhiệm vụ mới sẽ được tạo với Chủ đề là Tiêu đề và nội dung email là Mô tả.

1. Nhấp vào nút Hành động khác ở góc trên bên phải của màn hình trong ngăn xem thư.
2. Chọn Thêm vào và chọn Nhiệm vụ.
   
3. Nhiệm vụ với chủ đề email là Tiêu đề nhiệm vụ và nội dung thư là Mô tả sẽ được thêm vào.

Bạn có thể xem các Nhiệm vụ mà bạn tạo từ email trong ngăn xem trước email, bên dưới email gốc. Bạn có thể chỉnh sửa thêm hoặc thêm Nhiệm vụ mới từ chế độ xem này.

Tạo nhiệm vụ từ văn bản đã chọn

Bạn cũng có thể tạo nhiệm vụ từ nội dung cụ thể trong email.

1. Trong email bạn đang đọc, hãy tô sáng một nội dung cụ thể.
2. Sau khi bạn chọn văn bản cần thiết, menu Tạo thông minh sẽ xuất hiện.
3. Nhấp vào biểu tượng Tạo nhiệm vụ.
   
4. Hộp thoại Thêm nhiệm vụ bật lên.
5. Văn bản đã chọn sẽ được thêm dưới dạng mô tả nhiệm vụ.

Khi bạn thêm Nhiệm vụ hoặc Ghi chú từ email, email đó sẽ được đánh dấu trong ngăn danh sách. Sẽ có hình tam giác được tô sáng ở góc trên bên trái của email. Bạn cũng có thể nhấp vào vùng đánh dấu, để xem Ghi chú/ Nhiệm vụ liên quan đến email.

Liên kết nhiệm vụ từ Hộp nhận xét

Bạn có thể tạo nhiệm vụ liên kết với email từ Hộp nhận xét. Nhấp vào biểu tượng Thêm nhiệm vụ liên quan ở góc bên phải của hộp nhận xét. Một nhiệm vụ được mở ở vị trí hộp nhận xét. Nhập nội dung và nhấp vào Thêm nhiệm vụ. Một nhiệm vụ sẽ được tạo và liên kết với email cụ thể.

Tạo Sự kiện từ email

1. Chọn một phần trong thư.
2. Khi đã chọn, năm biểu tượng sẽ bật lên.
3. Nhấp vào biểu tượng Tạo sự kiện.
   
4. Hộp thoại Tạo sự kiện xuất hiện trên màn hình.
5. Văn bản đã chọn sẽ được thêm dưới dạng tên sự kiện.

Chia sẻ trong Streams

Bạn có thể chọn một phần email và chia sẻ nội dung dưới dạng “Thư” trong Streams đến bất kỳ Nhóm nào của bạn.

1. Trong email bạn đang đọc, hãy chọn nội dung cụ thể của email mà bạn muốn đăng trong Streams.
2. Khi đã chọn, menu Tạo thông minh sẽ bật lên.
3. Nhấp vào biểu tượng Tạo bài đăng từ các biểu tượng.
   
4. Hộp thoại Thêm bài đăng xuất hiện trên màn hình.
5. Bạn có thể chọn Nhóm mà bạn muốn đăng trong Streams.

Theo mặc định, tùy chọn “Luồng của tôi” được chọn trong danh sách luồng.

Tạo và quản lý danh bạ

Bạn có thể thực hiện hành động dựa trên Địa chỉ liên hệ cho địa chỉ email Từ, Đến hoặc CC bằng cách nhấp vào Địa chỉ email liên hệ từ khu vực tiêu đề trong ngăn Xem trước.

Thêm vào Danh bạ

Nếu địa chỉ email chưa có trong Danh bạ của bạn, bạn có thể thêm họ làm Địa chỉ liên hệ trực tiếp từ cửa sổ bật lên Thẻ quản lý địa chỉ liên hệ.

1. Nhấp vào bất kỳ địa chỉ email người nhận hoặc địa chỉ email người gửi nào.
2. Thẻ Quản lý địa chỉ liên hệ bật lên.
3. Chọn Thêm vào danh bạ từ danh sách tùy chọn.
   ​​
4. Địa chỉ email sẽ được thêm vào sổ địa chỉ của bạn cùng với tên có trong email đó.

Chat trực tiếp với địa chỉ liên hệ

Nếu địa chỉ email cụ thể đã có sẵn trong danh bạ Chat của bạn, bạn có thể nhấp vào biểu tượng Bắt đầu chat để bắt đầu chat với địa chỉ liên hệ cụ thể đó.

1. Nhấp vào bất kỳ địa chỉ email người gửi hoặc người nhận nào.
2. Thẻ quản lý địa chỉ liên hệ xuất hiện.
3. Chọn biểu tượng Bắt đầu chat hiển thị bên dưới địa chỉ email.
   
4. Hộp chat của bạn với địa chỉ liên hệ đó sẽ mở ra trong tab Zoho Mail.

Trạng thái sẵn sàng/ trực tuyến của địa chỉ liên hệ:

Ngoài chat, bạn cũng có thể xem liệu một địa chỉ liên hệ cụ thể có đang trực tuyến và sẵn sàng trong messenger hay không.

Tích hợp địa chỉ liên hệ vào luồng

Trong khi xem bài đăng trong luồng, địa chỉ liên hệ được gắn thẻ sẽ xuất hiện dưới dạng tô sáng. Khi di chuột qua địa chỉ liên hệ được gắn thẻ này, thẻ liên hệ sẽ bật lên. Thẻ này cho phép bạn thực hiện năm hành động.

​

• Sao chép địa chỉ email - Bạn có thể sao chép địa chỉ email của địa chỉ liên hệ.
• Xem tất cả bài đăng trong Nhóm - Tùy chọn này cho phép bạn xem các bài đăng mà địa chỉ liên hệ này đã thêm vào nhóm Streams cụ thể đó. Tùy chọn này sẽ không được bật nếu địa chỉ liên hệ được gắn thẻ là người được mời và không phải là thành viên của nhóm đó.
• Xem nhiệm vụ của thành viên này - Bạn có thể xem các nhiệm vụ mà địa chỉ liên hệ cụ thể này đã tạo.
• Xem nhiệm vụ được giao cho thành viên này - Sử dụng tùy chọn này, bạn có thể xem nhiệm vụ mà người khác đã giao cho địa chỉ liên hệ đó.
• Tìm kiếm trên tất cả ứng dụng Zoho - Bạn có thể tìm kiếm địa chỉ liên hệ và hành động của họ trên tất cả ứng dụng Zoho bằng cách sử dụng tùy chọn này.