Bộ lọc thư đến
Bộ lọc thư đến trong Zoho Mail cho phép bạn sắp xếp các email đến. Tính năng này cũng sẽ giúp bạn tự động thực hiện một số hành động đối với email đến.
Mục lục
Tạo bộ lọc mới
- Đăng nhập vào Zoho Mail
- Nhấp vào biểu tượng Cài đặt.
- Vào Bộ lọc
- Nếu bạn có nhiều hộp thư được cấu hình làm tài khoản POP, hãy chọn tài khoản cần thiết bằng trình chuyển đổi tài khoản trong ngăn bên trái.
- Nhấp vào tab Incoming Emails Filter. Nhấp vào New Filter.
- Cung cấp Tên bộ lọc, Điều kiện bộ lọc và Hành động trong tab New filter
- Filter name - Để xác định bộ lọc.
- Condition Type -
- Any of these conditions (OR) - Các hành động được xử lý ngay cả khi một trong các điều kiện phù hợp.
- All the conditions (AND) - Các hành động chỉ được xử lý nếu tất cả các điều kiện được chỉ định phù hợp.
- Advanced conditions (AND / OR) - Các hành động được xử lý dựa trên tiêu chí được cung cấp cho các điều kiện.
- No conditions. All incoming emails - Các hành động được xử lý cho tất cả thư đến, bất kể điều kiện có phù hợp hay không.
- Chọn thông số bắt buộc cho Loại điều kiện và cung cấp Điều kiện cho thông số cụ thể.
- Chọn mẫu phù hợp để kết nối các điều kiện bạn đã cung cấp. Các tùy chọn hiện có sẽ khác nhau tùy theo thông số đã chọn.
- Ví dụ: Đối với thông số "From", mẫu có thể là "Contains", "Begins with", "Ends with" v.v.
- Đối với thông số "Priority", mẫu phù hợp là "Is", "Higher than" và "Lower than”
- Sau khi thêm các điều kiện cần thiết, hãy chọn Actions bạn muốn đặt cho bộ lọc của mình.
- Đối với các hành động “Move to Folder”, “Flag as” và “Tag as”, hãy chọn thư mục, thẻ hoặc cờ phù hợp từ menu thả xuống trên trường Actions.
- Chọn hộp kiểm “Do not process other filters, for matching conditions” để dừng việc thực hiện các bộ lọc khác.
- Chọn hộp kiểm “Run existing emails through this filter” và chọn thư mục từ danh sách thả xuống Select folder để áp dụng bộ lọc cho thư mục đã chọn.
- Tùy chọn này sẽ chỉ có sẵn khi bạn tạo bộ lọc mới. Tham khảo ở đây để áp dụng bộ lọc hiện có để xử lý một thư mục.
- Nhấp vào Save để lưu các tùy chọn bộ lọc của bạn.
Điều kiện và thao tác
Mọi bộ lọc tùy chỉnh đều có hai phần: Điều kiện và Hành động. Hiểu theo cách đơn giản, bạn xác định điều kiện trong phần đầu tiên và cung cấp một quy tắc hoặc hành động, vốn sẽ được thực hiện khi đáp ứng điều kiện của phần 1.
Điều kiện
Bạn có thể thiết lập nhiều điều kiện và nhiều hành động tùy theo nhu cầu. Có thể liên kết các điều kiện với bất kỳ bộ lọc nào, sau đây là thông số hoạt động và loại dữ liệu phải sử dụng cùng với mỗi điều kiện:
| Điều kiện | Thông số hoạt động |
| Từ | Chứa, Không chứa, Bắt đầu bằng, Kết thúc bằng |
Là, Không phải là | |
Nằm trong, Không nằm trong | |
| Tiêu đề | Chứa, Không chứa, Bắt đầu bằng, Kết thúc bằng, Là, Không phải là |
| Đến | Chứa, Không chứa, Bắt đầu bằng, Kết thúc bằng |
Là, Không phải là, Chỉ tôi | |
| Cc | Chứa, Không chứa, Bắt đầu bằng, Kết thúc bằng |
| Là, Không phải là, Chỉ tôi | |
| Đến/Cc | Chứa, Không chứa, Bắt đầu bằng, Kết thúc bằng |
Là, Không phải là, Chỉ tôi | |
| Nội dung | Chứa, |
| Mức độ ưu tiên | Là, Thấp hơn, Cao hơn |
| Tên tập tin đính kèm | Chứa, Không chứa, Bắt đầu bằng, Kết thúc bằng, Là, Không phải là |
| Loại tập tin đính kèm | Chứa, Không chứa, Bắt đầu bằng, Kết thúc bằng, Là, Không phải là |
| Giữa | Ngày tháng, Thời gian |
Hành động:
Quản lý hộp thư của bạn:
- Chuyển đến thư mục - Bạn có thể chọn một thư mục và di chuyển email đến một thư mục cụ thể. Bạn cũng có thể tạo thư mục mới nếu bạn chưa tạo thư mục cho một hoặc một tập hợp điều kiện.
- Apply a selected Tag/Flag - Bạn có thể chọn thẻ để áp dụng cho email.
- Mark as read/Unread - Bạn có thể thay đổi trạng thái Đã đọc/Chưa đọc của email. Ví dụ: Bạn có thể đánh dấu một số thông báo nhất định là đã đọc mà không cần thêm chúng vào số lượng chưa đọc.
- Set a reminder - Bạn có thể đặt lời nhắc cho email được xử lý bởi bộ lọc này dựa trên điều kiện được cung cấp. Bạn sẽ được nhắc thông qua thông báo dựa trên lời nhắc định sẵn do bạn cấu hình.
- Snooze for - Bạn có thể báo lại email được xử lý bởi bộ lọc này dựa trên điều kiện được cung cấp. Các email bạn báo lại sẽ xuất hiện ở đầu danh sách thư mục tại thời điểm đặt báo lại. Bạn cũng có thể truy cập các email được báo lại từ thư mục Snoozed trong menu bên trái.
- Delete the email - Bạn có thể chuyển email trực tiếp vào Thùng rác dựa trên một số điều kiện. Ví dụ: Tính năng này sẽ hữu ích trong trường hợp một số bản tin vẫn tiếp tục được gửi đến, ngay cả khi bạn đã hủy đăng ký nhiều lần.
- Delete after N days - Hành động này sẽ xóa email đáp ứng điều kiện đã xác định sau số ngày đã xác định. Hành động này sẽ hữu ích trong trường hợp một số thông báo là cần thiết tại thời điểm đó nhưng không còn ý nghĩa sau vài ngày. Thẻ có ghi số ngày còn lại đến khi xóa email (tối đa 10 ngày) sẽ hiển thị ở cuối email tương ứng trong danh sách email.
Bạn nên sử dụng hành động “Delete after N days” cùng với hành động “Move to Folder” vì bạn sẽ dễ hình dung email trong thư mục cụ thể đó sẽ bị xóa sau một số ngày đã xác định. Ngoài ra, hãy đảm bảo thư mục này được đặt tên phù hợp để cho biết thư mục này sẽ bị xóa sau vài ngày. - Forward the Mail (Chuyển tiếp thư đến một địa chỉ email khác) - Chuyển tiếp có điều kiện - Thay vì chuyển tiếp tất cả email, bạn có thể xác định một số điều kiện để chỉ chuyển tiếp một số email dựa trên các điều kiện này.
- Don't add attachments to Attachment Viewer - Tập tin đính kèm đến sẽ không được thêm vào trình xem tập tin đính kèm nếu hành động này được chọn. Nếu bạn quyết định chỉ cần có bản ghi của một số tập tin đính kèm trong email là đủ và không cần thêm vào trình xem tập tin đính kèm, bạn có thể sử dụng hành động này.
Chú ý:
Nếu Loại điều kiện bạn đã chọn là Bất kỳ điều kiện nào trong số này đối với bất kỳ hành động nào sau đây, bạn sẽ được nhắc kiểm tra lại Loại điều kiện:
- Chuyển đến thư rác
- Xóa email
Xử lý email của bạn:
- Add Mail as Notes - Thêm toàn bộ email dưới dạng ghi chú, với chủ đề là Tiêu đề và nội dung email là Ghi chú.
- Assign Mail as Task - Thêm email dưới dạng Nhiệm vụ, với Chủ đề là Tiêu đề và nội dung email là Mô tả
- Post to Cliq Channel - Bạn có thể chọn chia sẻ toàn bộ email dưới dạng liên kết/ chỉ (các) tập tin đính kèm trong email với một kênh Zoho Cliq đã chọn mà bạn là thành viên.
- Custom Functions - Tùy chỉnh hành động và điều kiện của bộ lọc bằng các thông số có sẵn sử dụng ngôn ngữ lập trình Deluge thông qua Zoho Creator. Tìm hiểu thêm.
Quản lý tập tin đính kèm của bạn:
Bạn có thể cấu hình bộ lọc để tải tập tin đính kèm từ những email đáp ứng điều kiện của bạn lên một số dịch vụ lưu trữ tập tin hoặc chọn không thêm tập tin đính kèm vào Trình xem tập tin đính kèm bằng một trong các tùy chọn bộ lọc sau.
- Add to Dropbox
- Add to Google Drive
- Add to OneDrive
- Add to Box
- Add to Zoho Workdrive
- Add attachment link to CRM - Khi bạn chọn Zoho Workdrive, bạn cũng sẽ có tùy chọn để thêm tập tin đính kèm từ email dưới dạng liên kết Workdrive vào mô-đun CRM nếu người gửi là Khách hàng tiềm năng trong Zoho CRM.
- Don't add attachments to Attachment Viewer - Các tập tin đính kèm là một phần trong email sẽ không được thêm vào Trình xem tập tin đính kèm nếu bạn chọn hành động này.
Sau khi bạn chọn dịch vụ lưu trữ mong muốn, bạn cũng có thể chọn tập tin bạn muốn tải lên thông qua bộ lọc. Bạn chỉ có thể tải lên các tập tin đính kèm trong email đến hoặc cũng tải lên nội dung email dưới dạng EML hoặc HTML.
Xác thực dịch vụ lưu trữ
- Đăng nhập vào Zoho Mail
- Nhấp vào biểu tượng Cài đặt.
- Vào Bộ lọc
- Nhấp vào + New filter.
- Cung cấp điều kiện cần thiết và nhấp vào Select Actions.
- Chọn bộ lọc Add to <dịch vụ lưu trữ> mong muốn, thông số (Tập tin đính kèm/ Email dưới dạng EML hoặc HTML) và nhấp vào Choose Folder.
- Nhấp vào nút Authenticate trên cửa sổ Xác thực xuất hiện.
- Nếu bạn chưa đăng nhập vào dịch vụ lưu trữ tập tin mong muốn trong trình duyệt, bạn sẽ được nhắc làm điều này.
- Sau khi đăng nhập, cửa sổ đồng ý cho phép truy cập tập tin của bạn sẽ xuất hiện. Nhấp vào Allow.
- Danh sách tập tin và thư mục của bạn sẽ được hiển thị. Bạn có thể chọn thư mục mà bạn muốn tải tập tin đính kèm lên. Tập tin đính kèm sẽ được lưu vào thư mục gốc nếu không có thư mục nào được xác định.
- Thực hiện các bước Xác thực nêu trên đối với tùy chọn bộ lọc Dropbox, One Drive, Google Drive và Box. Tùy chọn bộ lọc Add Attachments to Zoho Workdrive không yêu cầu tiến hành quy trình xác thực vì bạn đã đăng nhập vào tài khoản Zoho.
- Ràng buộc về kích thước tải lên tập tin đính kèm phụ thuộc vào giới hạn kích thước của tài khoản lưu trữ tập tin của Người dùng.
Bộ lọc nâng cao
Bạn có thể tạo Bộ lọc nâng cao bằng cách sử dụng kết hợp loại điều kiện AND và OR. Chọn loại điều kiện Điều kiện nâng cao (AND/ OR) để tạo bộ lọc nâng cao. Sau khi thêm nhiều Điều kiện, bạn có thể thay đổi tùy chọn AND hoặc OR giữa các điều kiện bằng cách nhấp vào điều kiện đó.
Ngoài việc chọn AND hoặc OR giữa các điều kiện, bạn có thể quyết định trình tự chạy các điều kiện này bằng cách chỉnh sửa Criteria pattern. Nhấp vào Edit bên cạnh Criteria pattern và nhập trình tự điều kiện mong muốn và nhấp vào Save.
Ví dụ:
Requirement - Cần xử lý tất cả email từ paula@zylker.com và charles@zylker.com có chủ đề “Marketing”.
Condition Type - Điều kiện nâng cao (AND/OR)
Condition - Từ: paula@zylker.com (1), Từ: charles@zylker.com (2), Chủ đề: Marketing (3)
Criteria Pattern - ((1 OR 2) AND 3). Những email đáp ứng (1) & (3) và những email đáp ứng (2) & (3) sẽ được xử lý, tức là email có thể đáp ứng 1 hoặc 2 nhưng cần phải đáp ứng 3.
