Bộ lọc
Bộ lọc/ Quy tắc trong Zoho Mail giúp bạn tự động sắp xếp email, bằng cách cài đặt hành động cho email đáp ứng điều kiện bạn đặt. Bạn có thể thiết lập nhiều bộ lọc trong Zoho Mail, dựa trên một vài thông số. Ngoài ra, bộ lọc cũng giúp bạn tự động hóa một số hành động như tạo nhiệm vụ từ email, tự động chuyển tiếp một số email tới một địa chỉ email cụ thể dựa trên điều kiện, v.v.
Bộ lọc trong Zoho Mail giúp bạn tự động sắp xếp email đến/đi. Bạn có thể xác định một tập hợp điều kiện và hành động tương ứng cho những điều kiện đó. Tính năng này giúp bạn tiết kiệm thời gian, giữ cho hộp thư đến ngăn nắp và đảm bảo bạn không đặt email quan trọng vào nhầm chỗ. Bạn cần đảm bảo tạo các bộ lọc cần thiết theo đúng thứ tự để email được sắp xếp đúng cách và được phân loại dựa trên nhu cầu của bạn.
Zoho Mail cung cấp hai loại bộ lọc:
- Bộ lọc thư đến - Bạn có thể áp dụng các bộ lọc này cho email đến để email tự động vào đúng vị trí. Tìm hiểu thêm
- Bộ lọc thư đi - Bạn có thể áp dụng các bộ lọc này cho email đi để tự động hóa các hành động phù hợp cho email đã chọn. Tìm hiểu thêm
Zoho Mail cũng cung cấp “Bộ lọc thông minh”. Khi được bật, Bộ lọc thông minh sẽ tự động phân loại email thành Bản tin hoặc Thông báo, dựa trên thông tin có sẵn trong tiêu đề.
Tạo bộ lọc mới
Bạn có thể tạo bộ lọc thư đi/đến mới cho tài khoản bằng cách thực hiện các bước sau:
- Đăng nhập vào Zoho Mail
- Nhấp vào biểu tượng Cài đặt.
- Vào Bộ lọc
- Nếu bạn có nhiều hộp thư được cấu hình làm tài khoản POP, hãy chọn tài khoản cần thiết bằng trình chuyển đổi tài khoản trong ngăn bên trái.
- Mở tab Bộ lọc email đi/đến.
- Nhấp vào Bộ lọc mới.
- Nhập các chi tiết sau vào cửa sổ bật lên Tạo bộ lọc:
- Tên bộ lọc - Tên để xác định bộ lọc.
- Loại điều kiện - Biểu thị tổ hợp các điều kiện cần kiểm tra. (OR, AND, Tất cả email đến)
- Điều kiện - Các thông số mà email cần đáp ứng.
- Hành động - Hành động sẽ được thực hiện cho email đáp ứng điều kiện.
- Nhấp vào Lưu.
Nhấp vào đây để xem hướng dẫn chi tiết về Bộ lọc thư đến.
Nhấp vào đây để xem hướng dẫn chi tiết về Bộ lọc thư đi.
Cơ chế hoạt động của bộ lọc
Bộ lọc sẽ xử lý mọi email đến và email đi trong hộp thư đến của bạn. Trong Bộ lọc, bạn sẽ xác định các điều kiện cần xử lý. Có thể có nhiều điều kiện và bạn có tùy chọn để chọn liệu email phải đáp ứng tất cả các điều kiện hay có thể đáp ứng một điều kiện bất kỳ trong số này để xử lý hành động được cung cấp trong Bộ lọc.
Ví dụ:
1. Nếu người gửi là “boss@myorg.com”, hãy gắn cờ là Quan trọng và Chuyển đến “Mục ưu tiên”
2. Nếu To là "friend1@email.com", tự động Bcc đến "friend2@email.com"
Ngoài điều kiện người gửi, bạn cũng có thể thiết lập bộ lọc để phân biệt email được gửi đến các bí danh email khác nhau của bạn bằng cách sử dụng thông số Đến/Cc.
Ví dụ về bộ lọc
Ví dụ 1
Bộ lọc bên dưới xử lý email được gửi bởi “boss@mydomain.com” và có Mức độ ưu tiên là “Cao”, và chuyển email này đến thư mục “Trả lời ngay lập tức” đồng thời gắn cờ là “Quan trọng”. Các thông số cần đáp ứng là:
- Đáp ứng tất cả điều kiện:
- Conditions: Sender "is" boss@mydomain.com
- Mức độ ưu tiên là “Cao”
- Hành động: Move To Folder "Respond Immediately", Flag as "Important"
Ví dụ 2
Bộ lọc bên dưới xử lý email được gửi đến “manager@email.com” hoặc “teamlead@email.com” và tự động thêm “teammate1@email.com”, “teammate2@email.com” vào cc. Các thông số cần đáp ứng là:
- Đáp ứng bất kỳ điều kiện nào sau đây:
- Đến: manager@email.com
- Đến: teamlead@email.com
- Hành động: Auto CC "teammate1@email.com", "teammate2@email.com"
Tạo bộ lọc từ email
Khi bạn đang đọc một email cụ thể, bạn có thể trực tiếp tạo bộ lọc mới dựa trên thông số trong email đó. Tính năng này giúp bạn tự động phân loại các email trong tương lai tương tự như email bạn đang đọc.
- Giả sử, bạn đang đọc email từ “information@importantalerts.com” có Chủ đề “Thống kê lượt xem trang hàng tháng”.
- Nhấp vào biểu tượng Hành động khác ở góc trên bên phải của ngăn xem thư.
- Chọn Thêm vào, sau đó chọn Bộ lọc.
- Hộp thoại Create Filter bật lên trên màn hình, với thông số Sender/ Subject được điền sẵn dựa trên email hiện tại.
- Xem điều kiện, thông số và các mục khác trong bộ lọc và sửa đổi chi tiết nếu cần.
- Chọn hành động cần thiết cho email cụ thể đó.
- Nhấp vào Tạo để tạo bộ lọc mới và cho phép bộ lọc đó xử lý tất cả các email đến mới.
Chú ý:
Để quản lý hộp thư hiệu quả hơn, bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn Bộ lọc thông minh để xem các đề xuất thông minh từ Zoho Mail.
So khớp tất cả email đến/đi
Tùy chọn So khớp tất cả thư đến/đi rất hữu ích khi bạn muốn thực hiện một thao tác trên tất cả email mà bạn nhận được. Bạn có thể đặt loại điều kiện thành “Không có điều kiện. Tất cả email đến” cho email đến và “Không có điều kiện. Tất cả email đi” cho email đi.
Tính năng này có thể hữu ích khi bạn muốn thực hiện một hành động cụ thể như thêm thẻ hoặc cờ cho tất cả thư đến/ đi, bất kể điều kiện.
Bạn cần thận trọng khi chọn tùy chọn này vì các hành động như “Xóa” hoặc “Đánh dấu là đã đọc” có thể dẫn đến hậu quả rất xấu.
Tạo và quản lý nhiều bộ lọc
Nhìn chung, bạn sẽ có nhiều bộ lọc để phân loại email trong hộp thư. Đôi khi, trong khi xác định các điều kiện trong bộ lọc, có thể có sự chồng chéo.
Ví dụ: giả sử điều kiện của một trong các bộ lọc là “Từ chứa marketing@mydomain.com” và điều kiện của một bộ lọc khác là “Chủ đề chứa Blog”. Khi một email đến hộp thư của bạn từ “marketing@mydomain.com” có chủ đề là “Các tính năng được thông báo trong bài đăng blog tiếp theo”, email này sẽ đáp ứng điều kiện được xác định trong cả hai bộ lọc nêu trên. Trong trường hợp này, bộ lọc có mức độ ưu tiên cao hơn sẽ được xử lý trước, sau đó bộ lọc tiếp theo sẽ được xử lý. Do đó, trình tự sắp xếp bộ lọc đóng vai trò quan trọng đối với những email như vậy.
Trình tự lọc
Khi tạo nhiều bộ lọc, trình tự sắp xếp bộ lọc rất quan trọng để tính năng lọc hoạt động đúng ý muốn của bạn.
Khi bạn nhận được email mới, Zoho Mail sẽ áp dụng các bộ lọc theo thứ tự xuất hiện trên trang Bộ lọc. Email đáp ứng điều kiện của bộ lọc nào thì bộ lọc đó sẽ được áp dụng cho email đó và hành động liên quan sẽ được xử lý. Bộ lọc được đánh số 1 được áp dụng đầu tiên và các bộ lọc còn lại được xử lý theo thứ tự được liệt kê trên màn hình.
Để thay đổi thứ tự bộ lọc, hãy kéo và thả bộ lọc vào vị trí mong muốn. Bạn sẽ được hỏi có muốn thay đổi thứ tự của bộ lọc hay không, hãy nhấp vào ok.
Nếu bạn muốn một số email chỉ được xử lý bởi một bộ lọc, ngay cả khi email đó đáp ứng điều kiện của nhiều bộ lọc, bạn sẽ phải chọn hộp kiểm Dừng xử lý các bộ lọc khác. Trong trường hợp này, chỉ bộ lọc đó sẽ được áp dụng cho thư. Các bộ lọc còn lại sẽ bị bỏ qua.
Dừng xử lý các bộ lọc khác
Khi bạn có nhiều bộ lọc, các bộ lọc được xử lý từ trên xuống dưới, theo trình tự xuất hiện trên màn hình. Khi email đáp ứng bộ lọc đầu tiên, email đó sẽ được bộ lọc đầu tiên xử lý và được kiểm tra cho bộ lọc tiếp theo trong trình tự. Tuy nhiên, nếu bạn chọn hộp kiểm “Dừng xử lý các bộ lọc khác”, các bộ lọc còn lại sẽ bị bỏ qua. Chỉ bộ lọc đầu tiên mà email đáp ứng điều kiện mới được xử lý.
Nếu “Dừng xử lý các bộ lọc khác” không được chọn, email cũng sẽ đi qua các bộ lọc còn lại, dựa trên điều kiện của từng bộ lọc.
Tuy nhiên, các hành động như Chuyển đến thư mục, Xóa thư, Đánh dấu là đã đọc, Thêm cờ, Chuyển tiếp dựa trên bộ lọc là hành động một lần và nếu cùng hành động đó được đặt trong bộ lọc tiếp theo, hành động đó sẽ bị ghi đè.
Ví dụ: Giả sử bạn có 4 bộ lọc với điều kiện được đặt trên cơ sở chủ đề của email. Điều kiện chủ đề được xác định trên mỗi bộ lọc là “Quan trọng” với hành động “Chuyển đến thư mục”, “Tiếp thị” với hành động “Áp dụng thẻ”, “Thông báo” với hành động “Thêm cờ” và “Blog” với hai hành động “Chuyển đến thư mục” và “Thêm thẻ”. Giả sử bạn nhận được một email có chủ đề "Important announcement about Blogs - Attn: Đội ngũ tiếp thị", thì tất cả bốn bộ lọc sẽ được xử lý tuần tự. Nhưng hành động “Chuyển đến thư mục” sẽ được thực hiện dựa trên hành động được đặt trong bộ lọc trên cùng. Hành động bộ lọc cuối cùng “Chuyển đến thư mục” sẽ bị bỏ qua, nhưng thẻ được xác định trong bộ lọc cuối cùng sẽ được xử lý, miễn là tất cả các bộ lọc đều bỏ chọn “Dừng xử lý các bộ lọc khác”. Nếu “Dừng xử lý các bộ lọc khác” được chọn thì chỉ bộ lọc trên cùng trong trình tự mới được áp dụng cho email.
Do đó, hãy chọn tùy chọn Dừng xử lý các bộ lọc khác và sắp xếp lại trình tự bộ lọc theo sở thích của bạn để đạt được hiệu quả tối ưu từ các bộ lọc.
Số lượng thư
Thông tin này hiển thị số lượng email đã khớp với bộ lọc cụ thể từ ngày được đề cập. Bạn có thể bắt đầu đếm lại số lượng email cho bất kỳ bộ lọc nào bằng cách nhấp vào biểu tượng đặt lại 
bên cạnh số lượng email tương ứng. Biểu tượng đặt lại xuất hiện khi bạn di chuột qua bộ lọc.
Chạy qua bộ lọc
Sau khi bộ lọc được tạo, các email đến sẽ trải qua quá trình xử lý của bộ lọc và được phân loại theo đó. Tuy nhiên, các email nhận được trước khi tạo bộ lọc sẽ không được xử lý. Để xử lý email đã nhận trước đó trong một thư mục cụ thể, bằng cách sử dụng Bộ lọc mới tạo, bạn có thể sử dụng tùy chọn Chạy qua bộ lọc.
- Đăng nhập vào Zoho Mail
- Nhấp vào biểu tượng Cài đặt.
- Vào Bộ lọc
- Nếu bạn đã cấu hình nhiều tài khoản email, hãy chọn tài khoản được yêu cầu.
- Đặt con trỏ lên bộ lọc mà bạn muốn xử lý email.
- Khi di chuột qua bộ lọc tương ứng, bạn có thể thấy các tùy chọn liên quan để Chạy qua, chỉnh sửa hoặc xóa.
- Nhấp vào biểu tượng Chạy qua bộ lọc.
- Các thư mục trong hộp thư của bạn sẽ được liệt kê. Chọn thư mục có email bạn muốn phân loại bằng bộ lọc này.
- Các email trong thư mục đã chọn sẽ được xử lý theo thông số của bộ lọc và phân loại.
Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào thư mục bất kỳ để thực hiện hành động chạy qua bộ lọc cho thư mục đó. Chọn tùy chọn Chạy bộ lọc và chọn bộ lọc thích hợp để chạy qua bộ lọc đã chọn cho thư mục.
Tắt bộ lọc
Bạn có thể tắt bộ lọc bằng cách nhấp vào dấu kiểm trong cột trạng thái. Sau khi bị tắt, bộ lọc này sẽ không được áp dụng cho thư đến. Nếu cần, bạn có thể bật lại bộ lọc này sau đó bằng cách nhấp vào dấu kiểm lần nữa.
Nhập/Xuất bộ lọc
Bạn cũng có thể muốn sử dụng cùng một tập hợp bộ lọc mà bạn đã tạo cho một tài khoản cụ thể trong các tài khoản POP khác. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng tùy chọn xuất/nhập bộ lọc trong Zoho Mail để tạo lại cùng một cài đặt điều kiện và hành động cho các tài khoản khác.
Nhập bộ lọc
- Đăng nhập vào Zoho Mail
- Nhấp vào biểu tượng Cài đặt.
- Vào Bộ lọc
- Nếu bạn đã cấu hình nhiều tài khoản email, hãy chọn tài khoản được yêu cầu.
- Nhấp vào tùy chọn Nhập được cung cấp ở góc trên bên trái.
- Duyệt và chọn tập tin “.dat” có chứa quy tắc bộ lọc.
- Nhấp vào Mở sau khi chọn tập tin quy tắc bộ lọc .dat.
- Bộ lọc mới sẽ được tạo dựa trên các quy tắc đã xác định trong tập tin.
- Nếu cấu trúc thư mục được đề cập trong tập tin quy tắc không tồn tại trong tài khoản, cấu trúc thư mục sẽ được tạo khi nhập bộ lọc.
Xuất bộ lọc
- Đăng nhập vào Zoho Mail
- Nhấp vào biểu tượng Cài đặt.
- Vào Bộ lọc
- Nếu bạn đã cấu hình nhiều tài khoản email, hãy chọn tài khoản được yêu cầu.
- Các bộ lọc liên kết với tài khoản này sẽ được liệt kê trên màn hình.
- Chọn tùy chọn Xuất được cung cấp ở góc trên bên trái.
- Tất cả bộ lọc hiện có trong tài khoản đó sẽ được xuất dưới dạng tập tin .dat.
Nếu bạn chỉ muốn xuất một số bộ lọc nhất định, hãy chọn hộp kiểm ở bên trái bộ lọc tương ứng. Bây giờ, hãy nhấp vào Xuất. Các bộ lọc đã chọn sẽ được xuất dưới dạng tập tin .dat.
Bạn cũng có thể xuất bộ lọc mong muốn thay vì xuất tất cả bộ lọc. Chọn bộ lọc bạn muốn xuất bằng cách sử dụng hộp kiểm tương ứng và nhấp vào tùy chọn Xuất đã chọn.
Sao chép bộ lọc
Bạn có thể sao chép một bộ lọc hiện có và sửa đổi đôi chút hoặc hoàn toàn không sửa đổi loại điều kiện, điều kiện và hành động. Bạn có thể lưu bộ lọc đã sao chép thành bộ lọc mới và sử dụng bộ lọc đó để xử lý email.
Để sao chép một bộ lọc:
- Đăng nhập vào Zoho Mail
- Điều hướng đến Settings > Filters
- Điều hướng đến mục bộ lọc Email đến/đi tùy theo lựa chọn của bạn để sao chép.
- Di chuột qua bộ lọc bạn muốn sao chép và nhấp vào biểu tượng Duplicate ở bên phải danh sách.
- Thực hiện các thay đổi hoặc cung cấp một tập hợp điều kiện mới cho các thông số bộ lọc hiện có.
- Nhấp vào Lưu.
Xóa bộ lọc
Để xóa nhiều bộ lọc cùng lúc, hãy chọn hộp kiểm ở bên trái bộ lọc tương ứng và nhấp vào tùy chọn Xóa được cung cấp ở góc trên bên trái.
Để xóa từng bộ lọc riêng lẻ, hãy di chuột qua bộ lọc tương ứng và nhấp vào biểu tượng “Xóa” trên bộ lọc.
Bộ lọc thông minh
Ngoài các Bộ lọc mà bạn thường tạo, Zoho Mail cũng cung cấp tùy chọn Bộ lọc thông minh. Bộ lọc thông minh giúp bạn tự động phân loại email thành Bản tin và Thông báo. Ngoài ra, còn có các Hành động bộ lọc thông minh để tạo nhiệm vụ trực tiếp từ bộ lọc dựa trên một số điều kiện nhất định.
Nhìn chung, các email tự động có thể được phân loại sơ lược thành "Thông báo" và "Bản tin". Bộ lọc thông minh trong Zoho Mail có thể tự động phát hiện Thông báo và Bản tin, dựa trên một số thông tin nhất định trong tiêu đề.
Không thể xuất hoặc xóa các Bộ lọc thông minh này.
Tìm hiểu thêm về Bộ lọc thông minh tại đây.