Bắt đầu với Zoho Mail
Zoho Mail là nền tảng giao tiếp cộng tác kinh doanh dành cho nguồn nhân lực hiện đại. Nền tảng này là sự kết hợp giữa các công cụ cộng tác email truyền thống và hiện đại như bình luận, thích và chia sẻ. Zoho Mail Suite mới bao gồm các ứng dụng thiết yếu sau đây dành cho mọi doanh nghiệp:
Email - Email, công cụ giao tiếp chính của mọi tổ chức, cho phép giao tiếp chuyên nghiệp cả nội bộ và bên ngoài tổ chức của bạn.
Lịch - Quản lý thời gian, sự kiện và tổ chức cuộc họp.
Danh bạ - Quản lý liên hệ và sổ địa chỉ, Địa chỉ nhóm, Liên hệ tổ chức.
Nhiệm vụ - Quản lý công việc hiệu quả cho bạn và nhóm của bạn, Nhiệm vụ nhóm, Nhiệm vụ con.
Ghi chú - Một vị trí tập trung để ghi lại ý tưởng/ suy nghĩ hoặc hình vẽ tự do của bạn, thêm hình ảnh và/hoặc tập tin đính kèm.
Streams - Nền tảng cộng tác nội bộ nhóm sáng tạo, được xây dựng dựa trên email được thiết kế với tính năng thích/ nhận xét và tương tác cởi mở hơn.
Dấu trang - Truy cập tất cả các trang tham khảo quan trọng của bạn từ trong hộp thư của bạn.
Soạn thảo và gửi email mới
- Đăng nhập vào Zoho Mail
- Nhấp vào nút Thư mới trong ngăn bên trái Hộp thư của bạn. Trình soạn thảo Zoho Mail sẽ mở ra.
- Nhập các chi tiết cần thiết như Đến, CC, Chủ đề và nội dung email.
- Bạn có thể sử dụng tùy chọn định dạng đa dạng thức trong Trình soạn thảo để định dạng nội dung email.
- Sau khi soạn thư xong, hãy nhấp vào nút Gửi ở góc trên bên trái của Trình soạn thảo.
Email sẽ được gửi đến người nhận. Bạn có thể tìm thấy email này trong thư mục Đã gửi. Tìm hiểu thêm.
Chú ý:
Bạn có thể bật Độ trễ thư đi để email chuyển vào thư mục Hộp thư đi trong khoảng thời gian đã xác định trước khi được gửi đến người nhận.
Chèn chữ ký
Bạn có thể thêm chữ ký tùy chỉnh vào email mà bạn gửi. Zoho Mail cho phép bạn có nhiều chữ ký có thể liên kết với bí danh email/ địa chỉ email của bạn.
- Đăng nhập vào Zoho Mail
- Nhấp vào biểu tượng Cài đặt.
- Vào Signatures và nhấp vào biểu tượng + để tạo Chữ ký mới.
- Nhập chi tiết Chữ ký với định dạng mong muốn và nhấp vào Lưu. Bạn cũng có thể chèn các hình ảnh như logo.
Nhấp vào đây để được hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Chữ ký.
Xem email
Tất cả email bạn nhận được sẽ được liệt kê trong hộp thư đến Zoho Mail của bạn. Email chưa đọc được liệt kê dưới dạng In đậm. Bạn có thể nhấp vào email đã nhận trong danh sách để mở email mới.
Bạn có thể chọn cách xem danh sách email bằng cách sử dụng Tùy chọn chế độ xem thư:
- Chế độ xem danh sách email - Bạn có thể xem danh sách email ở Chế độ xem cổ điển hoặc Chế độ xem thu gọn. Tìm hiểu thêm.
- Open message in - Khi nhấp vào bất kỳ email nào, bạn có thể chọn mở email trong bản xem trước, dưới dạng tab mới hoặc cửa sổ mới. Tìm hiểu thêm.
- Hiển thị thư với - Bạn có thể chọn liệu bạn muốn danh sách email chỉ hiển thị Chủ đề của email hoặc cả Chủ đề và tóm tắt. Tìm hiểu thêm.
- Chế độ xem hội thoại - Tính năng này nhóm email thành chuỗi hội thoại. Bạn có thể tách chuỗi email bằng cách TẮT Chế độ xem hội thoại. Tìm hiểu thêm.
Phản hồi email
Sau khi mở email đã nhận, bạn có thể chọn chính xác cách bạn muốn trả lời email. Bạn có thể trả lời bằng cách nhấp Reply, trả lời tất cả bằng Reply All hoặc chuyển tiếp bằng Forward. Tìm hiểu thêm.
| Trả lời |  | Thư trả lời sẽ chỉ được gửi đến Người gửi email gốc. |
| Trả lời tất cả |  | Thư trả lời sẽ được gửi đến tất cả những người nhận email gốc. |
| Chuyển tiếp |  | Email gốc sẽ được gửi đến người nhận mà bạn chọn. |
Quản lý Hộp thư đến của bạn
Bạn có thể dễ dàng quản lý email bằng cách sắp xếp email theo sở thích và cách sử dụng thuận tiện. Bạn có thể di chuyển (các) email trong Hộp thư đến theo cách thủ công sang thư mục tùy chỉnh tương ứng. Nhấp vào biểu tượng dấu cộng bên cạnh danh sách Thư mục để tạo thư mục tùy chỉnh với tên bạn chọn.
Di chuyển email đến Thư mục
- Chọn (các) email liên quan từ hộp thư đến bằng cách sử dụng hộp kiểm bên cạnh email trong danh sách.
- Nhấp vào biểu tượng Chuyển đến ở đầu danh sách.
- Chọn thư mục tương ứng từ danh sách thả xuống. Bạn cũng có thể tạo thư mục mới để di chuyển (các) email bằng cách nhập tên và nhấp vào Tạo.
(Các) email đã chọn sẽ được chuyển đến thư mục đã chọn.
Bộ lọc
Bạn có thể cấu hình Bộ lọc cho hộp thư đến để tránh chuyển email từ hộp thư đến theo cách thủ công. Bạn cũng có thể sử dụng bộ lọc để thực hiện các hoạt động khác trên email đến như áp dụng thẻ, chuyển tiếp đến, đánh dấu là đã đọc, v.v.
- Đăng nhập vào Zoho Mail
- Nhấp vào biểu tượng Cài đặt.
- Vào Bộ lọc và nhấp vào tùy chọn Bộ lọc mới.
- Hộp thoại Tạo bộ lọc bật lên trên màn hình. Nhập các chi tiết cần thiết như Tên, điều kiện, tiêu chí, hành động, v.v. và Lưu bộ lọc.
Email đáp ứng tiêu chí được đề cập trong bộ lọc sẽ tự động được chuyển đến thư mục đã đề cập. Truy cập trang Bộ lọc để được hướng dẫn chi tiết.
Thẻ
Bạn có thể áp dụng các thẻ có màu và tên khác nhau cho email để phân loại email. Nhấp vào biểu tượng dấu cộng bên cạnh danh sách Thẻ để tạo thẻ tùy chỉnh với tên và màu bạn chọn. Tìm hiểu thêm.
- Chọn (các) email liên quan từ hộp thư đến bằng cách sử dụng hộp kiểm bên cạnh email trong danh sách.
- Nhấp vào biểu tượng Gắn thẻ là ở đầu danh sách.
- Chọn thẻ tương ứng từ danh sách thả xuống. Bạn cũng có thể tạo thẻ mới để áp dụng cho (các) email bằng cách nhập tên và nhấp vào Tạo.
Cùng với thẻ, bạn cũng có thể gắn cờ cho các email quan trọng để truy cập dễ dàng hơn. Di chuột trên email liên quan trong danh sách và nhấp vào biểu tượng Cờ để gắn cờ cho email. Tất cả email được gắn cờ sẽ được liệt kê trong Chế độ xem được gắn cờ ở ngăn bên trái.
Tìm kiếm email
Tìm kiếm Zoho Mail cho phép bạn tìm kiếm thực thể trên tất cả các ứng dụng như Ghi chú, Nhiệm vụ, Email, v.v. theo bất kỳ thông số nào bạn cần. Sử dụng Truy cập nhanh, bạn có thể dễ dàng xác định vị trí bất kỳ mục nào trong Cài đặt mà bạn cần tìm.
Bạn có thể tìm kiếm email theo các tiêu chí khác nhau như Từ, Đến/CC, Trong thư mục, Thẻ, Chứa, Chủ đề, Tên tập tin đính kèm, v.v. Bạn có thể tìm kiếm bằng cách kết hợp các tiêu chí này để thu hẹp kết quả tìm kiếm.
Lịch sử tìm kiếm trong tìm kiếm Zoho Mail cho phép bạn chọn từ các kết hợp thông số tìm kiếm đã sử dụng trước đó, giúp bạn dễ dàng lặp lại bất kỳ thao tác tìm kiếm nào. Tính năng Tìm kiếm bao gồm nhiều thông số bộ lọc dành cho ứng dụng cụ thể mà bạn có thể sử dụng để rút ngắn thời gian Tìm kiếm. Bạn có thể xem danh sách các thông số này tại đây.
Tham khảo trang này để được hướng dẫn chi tiết về tính năng Tìm kiếm mới trong Zoho Mail.
Tích hợp và tiện ích mở rộng
Các tích hợp và tiện ích mở rộng trong Zoho Mail cho phép bạn truy cập và thực hiện hành động trong các Ứng dụng Zoho và ứng dụng bên thứ ba khác mà không cần phải rời khỏi hộp thư.
Ngoài các ứng dụng nội bộ có sẵn dưới dạng tiện ích mở rộng, bạn cũng có thể kích hoạt và cài đặt các ứng dụng bên thứ ba khác từ Kho ứng dụng Zoho. Tìm hiểu thêm.
Ứng dụng di động Zoho Mail khả dụng trên Android và iOS.