Sử dụng các Chế độ xem nhiệm vụ trong Zoho Mail

Cách bạn muốn xem nhiệm vụ có thể thay đổi tùy theo nhu cầu của bạn. Nếu bạn muốn xem tất cả nhiệm vụ sắp đến hạn, bạn sẽ muốn nhiệm vụ được sắp xếp theo cách đó. Nhưng nếu bạn muốn theo dõi trạng thái của các nhiệm vụ do bạn tạo, thì bạn sẽ muốn xem danh sách chỉ bao gồm các nhiệm vụ do bạn thêm vào.

Vai trò của các Chế độ xem nhiệm vụ Zoho Mail chính là ở đây. Với sự trợ giúp của các Chế độ xem và Chế độ hiển thị, bạn có thể sắp xếp và theo dõi nhiệm vụ theo cách phù hợp hơn với nhu cầu của mình.

Các chế độ xem trong ngăn bên trái

Chế độ xem Chương trình làm việc

Trong chế độ xem Chương trình làm việc, bạn có thể xem các nhiệm vụ được sắp xếp theo ngày đến hạn. Ví dụ: Giả sử bạn đã thêm một nhiệm vụ với ngày 1 tháng 10 là ngày đến hạn. Vào ngày 1 tháng 10, bạn sẽ thấy nhiệm vụ đó được sắp xếp trong Nhiệm vụ hôm nay. Điều này giúp người dùng dễ dàng xác định và lên kế hoạch những công việc nào cần thực hiện, giúp quản lý thời gian hiệu quả.

Chế độ xem Chương trình làm việc có 6 mục, trong đó các nhiệm vụ sẽ được sắp xếp theo ngày đến hạn. Các mục này là:

• Nhiệm vụ bị chậm trễ - Tất cả nhiệm vụ không được hoàn thành vào ngày đến hạn đã định.
• Nhiệm vụ hôm nay - Tất cả các nhiệm vụ đến hạn vào ngày cụ thể đó.
• Nhiệm vụ tuần này - Tất cả các nhiệm vụ đến hạn vào tuần cụ thể đó.
• Nhiệm vụ tháng này - Tất cả các nhiệm vụ đến hạn vào tháng cụ thể đó.
• Nhiệm vụ sắp tới - Tất cả các nhiệm vụ đến hạn từ tháng sắp tới cho đến năm sắp tới.
• Không có ngày đến hạn - Tất cả các nhiệm vụ được tạo mà không có ngày đến hạn.

Bạn có thể sắp xếp Nhiệm vụ trong chế độ xem Chương trình làm việc theo Ngày đến hạn.

Chế độ xem “Do tôi tạo”

Trong chế độ xem “Do tôi tạo”, bạn có thể xem tất cả nhiệm vụ mà bạn đã tạo. Trong đó bao gồm tất cả nhiệm vụ do bạn tạo bất kể người được gán là ai. Ví dụ: Giả sử bạn đã tạo một vài nhiệm vụ và gán chúng cho các đồng nghiệp. Bạn có thể dễ dàng theo dõi các nhiệm vụ này bằng cách vào chế độ xem “Do tôi tạo”.

Trong chế độ xem này, bạn có thể nhóm các nhiệm vụ theo Mức độ ưu tiên, Ngày đến hạn và Nhóm. Bạn cũng có thể sắp xếp nhiệm vụ dựa trên Thời gian tạo, Ngày đến hạn và Ngày sửa đổi dựa trên tùy chọn Nhóm theo.

Chế độ xem “Được gán cho tôi”

Trong chế độ xem Được gán cho tôi, bạn có thể xem tất cả nhiệm vụ mà bạn là Người được gán. Trong đó bao gồm các nhiệm vụ và nhiệm vụ con mà bất kỳ thành viên nào trong tổ chức và bạn đã tạo. Trong chế độ xem này, bạn có thể nhóm các nhiệm vụ theo Mức độ ưu tiên, Ngày đến hạn và Nhóm. Bạn cũng có thể sắp xếp nhiệm vụ dựa trên Thời gian tạo, Ngày đến hạn và Ngày sửa đổi dựa trên tùy chọn Nhóm theo.

Chế độ xem “Nhiệm vụ cá nhân”

Trong giao diện Nhiệm vụ cá nhân, bạn có thể xem tất cả các nhiệm vụ bạn đã thêm dưới dạng Nhiệm vụ cá nhân. Bạn có thể nhấp vào Danh mục trong ngăn bên trái để chỉ xem các nhiệm vụ được ánh xạ vào danh mục đó. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn đang tập trung vào một dự án và muốn theo dõi các nhiệm vụ của dự án cụ thể đó.

Trong chế độ xem này, bạn có thể nhóm các nhiệm vụ theo Danh mục, Trạng thái, Mức độ ưu tiên và Ngày đến hạn. Và trong chế độ xem Danh mục, bạn có thể nhóm các nhiệm vụ theo Trạng thái, Mức độ ưu tiên và Ngày đến hạn. Bạn cũng có thể sắp xếp nhiệm vụ dựa trên Thời gian tạo, Ngày đến hạn và Ngày sửa đổi dựa trên tùy chọn Nhóm theo trong cả chế độ xem Nhiệm vụ cá nhân và chế độ xem Danh mục của Nhiệm vụ cá nhân.

Chế độ xem "Được chia sẻ với tôi"

Trong chế độ xem Được chia sẻ với tôi, bạn có thể xem tất cả các nhiệm vụ do người khác tạo nhưng được gán cho bạn hoặc chủ sở hữu đã mời bạn vào. Những nhiệm vụ này có thể là nhiệm vụ riêng tư do bất kỳ ai trong tổ chức tạo hoặc nhiệm vụ được tạo trong các nhóm mà bạn không phải là thành viên. Bạn có thể xem các nhiệm vụ ở chế độ xem Bảng hoặc Danh sách. Bạn cũng có thể sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên thời gian tạo nhiệm vụ.

​

Chế độ xem hợp nhất

Zoho Mail đã tích hợp với các ứng dụng Zoho khác như Zoho CRM, Zoho Connect, Zoho Projects và Zoho People. Trong Chế độ xem hợp nhất, bạn có thể xem tất cả nhiệm vụ bạn đã thêm hoặc gán cho chính mình thông qua các dịch vụ Zoho khác trong Zoho Mail.

Bạn cũng có thể xem chế độ xem chi tiết của từng ứng dụng bằng cách chỉ cần mở rộng chế độ xem bằng cách nhấp vào tên của chế độ xem. Trong chế độ xem mở rộng, bạn có thể thực hiện các thao tác như truy cập các nhiệm vụ khác không được gán cho bạn, tạo nhiệm vụ mới và hơn thế nữa trong ứng dụng cụ thể đó. Tất cả những thay đổi bạn thực hiện trong Chế độ xem hợp nhất của Nhiệm vụ sẽ được phản ánh trong ứng dụng Zoho tương ứng.

Ví dụ: Giả sử bạn muốn thêm nhiệm vụ mới vào Zoho Connect. Bạn chỉ cần mở rộng mục Kết nối Zoho trong Chế độ xem hợp nhất và thêm nhiệm vụ. Nhiệm vụ này sẽ tự động được thêm và liên kết với tài khoản Zoho Connect của bạn. Và khi bạn truy cập nhiệm vụ Zoho Connect từ trang Connect, các nhiệm vụ bạn đã thêm từ Zoho Mail sẽ được phản ánh ở đây.

Mục Nhóm

Trong mục Nhóm của Nhiệm vụ từ ngăn bên trái, bạn có thể xem danh sách tất cả các Nhóm mà bạn là thành viên. Bạn có thể nhấp vào nhóm bạn muốn để thấy chế độ xem chi tiết tất cả nhiệm vụ được thêm vào nhóm đó. Trong đó bao gồm tất cả những người là thành viên của Nhóm đó. Bạn có thể chọn sắp xếp nhiệm vụ theo Danh mục, Trạng thái, Người được gán, Ngày đến hạn hoặc Mức độ ưu tiên.

Ngoài ra, bạn cũng có thể xem các nhiệm vụ từ một Nhóm thuộc một danh mục cụ thể của Nhóm đó. Và trong chế độ xem danh mục của Nhóm, bạn có thể sắp xếp nhiệm vụ theo Trạng thái, Người được gán, Mức độ ưu tiên và Ngày đến hạn. Bạn cũng có thể sắp xếp nhiệm vụ dựa trên thời gian tạo, Ngày đến hạn và Ngày sửa đổi dựa trên tùy chọn Nhóm theo trong cả chế độ xem Nhóm và chế độ xem Danh mục của Nhiệm vụ nhóm.

Chế độ hiển thị

Chế độ hiển thị là cách bạn tùy chỉnh chi tiết cách xem nhiệm vụ. Đôi khi, bạn có thể muốn xem toàn cảnh các nhiệm vụ. Đôi khi tất cả những gì bạn muốn chỉ là một danh sách ngắn gọn. Vì vậy, bạn có thể xem tất cả các Chế độ xem được đề cập ở trên ở hai chế độ hiển thị hay bố cục khác nhau.

• Bảng - Bạn có thể xem tất cả các mục nhiệm vụ được sắp xếp theo bố cục bảng kanban, nhiệm vụ này bên cạnh nhiệm vụ khác.
  
• Danh sách - Tất cả các mục nhiệm vụ sẽ được sắp xếp dưới dạng danh sách, nhiệm vụ này bên dưới nhiệm vụ khác.
  

Dù bạn chọn chế độ hiển thị nào trong một chế độ xem, tùy chọn đó sẽ được ghi nhớ và sẽ tự động được áp dụng khi bạn chuyển sang Chế độ xem khác. Ví dụ: Giả sử bạn đã chọn chế độ hiển thị Bảng trong Chế độ xem Chương trình làm việc. Khi bạn vào Chế độ xem “Do tôi tạo”, nhiệm vụ vẫn sẽ tự động được hiển thị ở chế độ hiển thị Bảng.

Nhóm theo

Tùy chọn Nhóm theo đặc biệt hữu ích khi bạn muốn sắp xếp nhiệm vụ dựa trên một trường cụ thể. Ví dụ: Bạn có thể muốn sắp xếp nhiệm vụ dựa trên Mức độ ưu tiên. Bạn có thể làm việc này bằng cách chỉ cần vào Nhóm theo và chọn Mức độ ưu tiên.

Sau đây là tất cả các tùy chọn Nhóm theo khả dụng:

• Danh mục
• Trạng thái
• Mức độ ưu tiên
• Ngày đến hạn
• Người được gán
• Nhóm

Một số tùy chọn Nhóm theo có thể không khả dụng cho tất cả các Chế độ xem. Ví dụ: Tùy chọn Người được gán sẽ chỉ khả dụng cho chế độ xem “Nhóm” chứ không khả dụng cho các chế độ xem khác.

Sắp xếp

Các tùy chọn Sắp xếp khả dụng trong một Chế độ xem phụ thuộc vào tùy chọn “Nhóm theo” mà bạn chọn. Ví dụ: Giả sử bạn đã nhóm nhiệm vụ theo Mức độ ưu tiên. Bạn có thể sắp xếp nhiệm vụ theo thời gian bạn tạo chúng. Nhưng nếu bạn đã nhóm nhiệm vụ theo Nhóm, tùy chọn sắp xếp sẽ không khả dụng. Sau đây là một số tùy chọn Sắp xếp khả dụng:

• Thời gian tạo - Nhiệm vụ sẽ được sắp xếp dựa trên thời điểm thêm hoặc tạo nhiệm vụ.
• Ngày đến hạn - Nhiệm vụ sẽ được sắp xếp dựa trên ngày đến hạn.
• Ngày sửa đổi - Nhiệm vụ sẽ được sắp xếp dựa trên ngày chỉnh sửa nhiệm vụ lần cuối.

Bộ lọc

Ngoài việc sắp xếp và lọc bằng Chế độ xem, bạn cũng có thể lọc nhiệm vụ trong mỗi chế độ xem bằng cách nhấp vào nút Bộ lọc. Với tùy chọn Bộ lọc, bạn có thể lọc dựa trên Người được gán, Trạng thái và Mức độ ưu tiên. Bạn cũng có thể lọc riêng các nhiệm vụ Bị chậm trễ và Được lưu trữ.

Quản lý các trường

Trong khi xem nhiệm vụ ở chế độ xem Bảng hoặc chế độ xem Danh sách, bạn có thể chọn ẩn/hiển thị các trường nhất định tùy theo sở thích bằng cách điều hướng đến Manage Fields.