Email Masuk - Pemrosesan Spam

Zoho Mail otomatis memindai semua email masuk untuk mendeteksi spam berdasarkan berbagai parameter. Selain filter Spam bawaan, administrator organisasi dapat mengontrol pengaturan spam, menambahkan email dan domain ke Daftar Blokir dan Daftar yang Diizinkan, memonitor menggunakan karantina, atau mengembalikan email berdasarkan berbagai aturan dan kebijakan email.

Daftar Blokir Populer dan Kustom:

Alamat IP/Domain/Alamat Email masuk diproses terhadap berbagai daftar blokir. Jika Alamat IP/domain/alamat email tercantum dalam Daftar Blokir populer, email masuk akan diblokir dan dikembalikan.

Daftar Blokir Organisasi dan Daftar Blokir Tingkat Pengguna:

Selain Daftar Blokir kustom, Alamat IP dan domain juga diperiksa berdasarkan daftar lengkap kami di berbagai tingkat. Daftar Blokir organisasi yang ditentukan oleh administrator dan Daftar Blokir individu yang dibuat oleh pengguna individu juga digunakan untuk Pemfilteran spam.

Pemeriksaan SPF/DKIM:

Email masuk divalidasi untuk catatan SPF dan DKIM dan juga dianalisis untuk kebijakan DMARC berdasarkan pengaturan domain. Jika ada kegagalan SPF/DKIM, email diklasifikasikan sebagai spam dan dianggap sebagai email tipuan dari sumber yang mencurigakan. Anda dapat menyesuaikan tingkat pemfilteran SPF/DKIM dari bagian Spam Control (Kontrol Spam) di control panel (panel kontrol).

Pencocokan spam:

Selanjutnya, email juga otomatis difilter untuk mendeteksi pola spam/email phising. Hanya email yang tidak ditandai dengan salah satu daftar tersebut yang sampai di Kotak Masuk Anda sebagai email bukan spam atau valid.

Laporan Insiden Spam:

Saat email yang dihasilkan dari domain tertentu terbukti sebagai spam, insiden itu dilaporkan ke alamat email abuse@domain.com dan postmaster@domain.com. Sebagai penyedia layanan untuk domain itu, kami harus mengambil tindakan yang tepat terhadap laporan tersebut, menyampaikannya kepada administrator domain, dan melapor kepada penyedia layanan lainnya mengenai tindakan yang diambil terhadap keluhan penyalahgunaan/laporan spam/notifikasi malware.

Maka kami memantau email yang dikirim ke alias abuse@ dan postmaster@ milik domain Anda. Maka Anda tidak dapat menggunakan alamat email ini sebagai akun individual atau alias untuk akun individual. Namun Anda dapat membuat Grup dengan nama abuse dan postmaster dan menambahkan diri Anda sebagai anggota Grup. Dengan demikian, anggota yang ditambahkan akan menerima salinan email yang dikirimkan ke alamat email tersebut. Tim pemantau penyalahgunaan Zoho juga akan menerima salinan email yang sama.

Email Spam di Kotak Masuk

Meski sudah ada beberapa lapis Pemfilteran spam, beberapa email spam mungkin masuk ke Kotak Masuk Anda, lolos dari semua filter. Dalam kasus seperti ini, sebaiknya Anda menggunakan 'Mark as Spam (Tandai Spam)' untuk menandai email semacam itu sebagai spam. Filter Spam kami dirancang untuk mempelajari pola dan penandaan Anda. Ini akan membantu agar di kemudian hari email dari sumber serupa atau yang berpola serupa diidentifikasi sebagai Email spam untuk pengguna tertentu.

Pedoman untuk mencegah spam masuk:

Jangan memberikan alamat email Anda di forum/blog publik -

Spammer memiliki skrip otomatis yang memindai halaman, mencari tautan dan alamat email untuk menambahkannya ke daftar mereka. Setelah masuk ke daftar spam, Anda tidak akan pernah keluar. Jika Anda harus berbagi, lebih baik kirimkan sebagai pesan langsung atau gunakan format teks polos (plain text) seperti nama pengguna (at) saya (dot) com alih-alih alamat email berformat.

Jangan memberikan Alamat email untuk Pendaftaran Situs Web lain:

Sebaiknya jangan memberikan alamat email resmi Anda untuk mendaftar di situs web. Terutama jika kebijakan privasi situs web tidak menjamin bahwa mereka tidak memberikan alamat email Anda kepada pihak ketiga, dianjurkan untuk menggunakan alias email sementara yang dapat dibuang nanti ketika tidak lagi diperlukan. Jika Anda menggunakan alias sementara, Anda akan lebih mudah mengidentifikasi sumber spam dan menghapus alias yang mungkin tidak diperlukan lagi.

Jangan gunakan balasan tidak di kantor untuk pesan eksternal:

Saat Anda menyiapkan balasan saat libut atau balasan otomatis untuk email, pastikan Anda mengatur agar balasan otomatis hanya dikirimkan kepada kontak Anda dan tidak untuk semua email. Dengan cara ini Anda dapat mencegah kontak yang tidak dikenal dimasukkan ke Daftar yang Diizinkan berdasarkan balasan Anda ke alamat email yang tidak dikenal tersebut.

Menonaktifkan pengunduhan otomatis dan penampilan gambar eksternal:

Di sebagian besar email spam/phishing, spammer menyematkan gambar eksternal dan mengirimkan email. Saat pengguna membuka email itu dan menampilkan gambar, mereka otomatis melacak pengguna berdasarkan gambar yang ditampilkan dan klik.

Berhenti berlangganan buletin/notifikasi yang tidak diinginkan:

Jika Anda terus menerima banyak email yang tidak diinginkan dari situs web yang Anda langgani berdekade lalu, coba hentikan langganan dari situs tersebut. Saat mendaftar, cari kotak centang 'Newsletter subscription (Langganan buletin)' atau 'announcement subscription (pengumuman langganan)' dan kosongkan centangnya jika Anda tidak ingin menerima buletin dari situs web.

Demikian pula, Anda dapat menonaktifkan notifikasi email atau menerima rangkuman email tiap minggu atau tiap bulan untuk mengurangi frekuensi email semacam itu atau menanganinya secara lebih baik.

Email Keluar - Panduan untuk tingkat keterkiriman yang lebih baik

SPF/DKIM/DMARC:

Bila Anda mengirim email ke kontak, server penerima juga memvalidasi email Anda untuk memeriksa apakah itu spam. Domain harus memiliki konfigurasi SPF/DKIM/DMARC yang benar untuk memastikan tidak ditandai sebagai spam.

Jangan kirimkan email massal atau buletin dari Zoho Mail.

Jika Anda harus mengirimkan email massal atau buletin, sebaiknya hindari pengiriman email itu menggunakan program otomatis dengan kredensial email normal Anda. Anda dapat menggunakan layanan tertentu (seperti Zoho Campaigns), yang memiliki panduan pengirim massal, fitur untuk membuat daftar pelanggan dan menghapus non-pelanggan berdasarkan minat mereka, serta menyediakan laporan terperinci tentang pengiriman email dan rasio buka.

Menyematkan gambar eksternal dalam email:

Sebaiknya Anda langsung menyisipkan gambar dalam tanda tangan, bukannya menyisipkan gambar eksternal dan menambahkan hyperlink. Beberapa server email tidak menerima email yang disemati gambar eksternal. Jika mendapati email Anda dikembalikan oleh beberapa server tertentu, Anda dapat memeriksa sekali dengan mengirimkan email tanpa gambar eksternal untuk memeriksa apakah server tersebut memiliki batasan dalam menerima email dengan gambar eksternal.