Lampiran dalam Email

Ukuran Lampiran Maksimum

Zoho Mail memberikan berbagai pilihan untuk menambahkan lampiran ke email Anda. Ukuran maksimum lampiran didasarkan pada paket langganan untuk pengguna organisasi. Semua pengguna paket berbayar dapat menggunakan fitur Huge Attachments Zoho Mail untuk mengatasi batasan ukuran. Jika ukuran lampiran melebihi batas, Anda punya pilihan untuk melampirkannya sebagai tautan langsung dari laman penulisan email Zoho Mail. Fitur ini mendukung lampiran hingga 250 MB untuk paket Mail Lite, 500 MB untuk paket Workplace Standard, dan 1 GB untuk paket Mail Premium dan Workplace Professional.

Untuk pengguna pribadi, ukuran email maksimum termasuk semua lampiran adalah 20 MB. Namun, untuk pengguna organisasi, administrator dapat menambahkan batasan ukuran email lebih lanjut menggunakan Kebijakan Pesan.

Umumnya, saat Anda menambahkan lampiran ke email, file akan dikodekan dengan MIME sesuai standar RFC agar dapat dibaca oleh penerima, terlepas dari siapa penyedianya. Untuk tujuan bisnis, selalu disarankan untuk mengikuti praktik terbaik lampiran email guna memastikan keamanan email.

Drag-and-Drop Lampiran

Menyeret dan Meletakkan dari Desktop

1. Buka editor untuk menulis email.
2. Pilih lampiran dari desktop Anda.
3. Seret ke jendela Composer (Penulis).
4. Akan muncul area peletakan dengan teks 'Drop files here’ (Letakkan file di sini).
   
5. Letakkan file yang diseret di dalam kotak.
6. File akan ditambahkan sebagai lampiran email.

Catatan: Fitur drag-and-drop lampiran dan fitur untuk melampirkan beberapa file hanya didukung di Firefox versi 3.6 atau yang lebih baru, serta Chrome versi 6.0 atau yang lebih baru.

Menyeret dan Meletakkan dari Kotak Surat

Dengan opsi drag-and-drop, lampiran email di kotak surat Anda dapat dilampirkan ke email baru yang sedang ditulis.

1. Buka Compose (Tulis) untuk menulis email baru
2. Dari pratinjau email terkait, pilih lampiran yang ingin Anda lampirkan ke email baru.
3. Seret ke tab Compose (Tulis).
4. Letakkan ke area peletakan dengan teks Drop files here (Letakkan file di sini).
5. Lampiran yang diletakkan akan ditambahkan sebagai lampiran ke email baru.

Anda juga dapat melakukan hal yang sama untuk lampiran di postingan Streams, Notes (Catatan), dan Tasks (Tugas) dengan mengikuti langkah-langkah yang sama.

Melampirkan Email

Anda dapat melampirkan email di Kotak Surat Anda sebagai file EML ke email keluar menggunakan opsi Drag and Drop (Seret dan Letakkan). Setelah membuka Compose (Tulis) secara inline atau sebagai tab baru, Anda dapat menyeret pesan yang diinginkan dan meletakkannya di area Compose (Tulis) untuk melampirkan pesan secara otomatis sebagai file EML.

Anda dapat melampirkan email saat menulis balasan secara inline atau di tab baru dengan mengikuti langkah-langkah yang sama. Beberapa email dapat dilampirkan sekaligus dengan memilih menggunakan kotak centang dan menyeret dan meletakkannya.

​​​​

Atau, Anda dapat menggunakan opsi "Forward Multiple email (Teruskan Beberapa email)" untuk melampirkan email sebagai file EML saat menulis email baru. Klik kotak centang di samping email yang harus dilampirkan. Pilih opsi "Forward multiple email (Teruskan beberapa email)" dari More Options (Opsi Lainnya). Email yang dipilih akan ditambahkan sebagai lampiran dalam tab penulisan baru.

Melampirkan file menggunakan ikon Attachment (Lampiran)

Ikon lampiran memungkinkan Anda untuk melampirkan file dari desktop ke email Anda. Anda juga dapat melampirkan email dari Zoho Docs atau layanan penyimpanan cloud lain dengan memilih penyedia dan file. Sebagai email cloud, Zoho Mail mendukung layanan penyimpanan cloud lain seperti Zoho Docs, DropBox, Google Drive, One Drive, dan Box.

1. Buka editor untuk menulis email.
2. Klik ikon 'Attachment’ (Lampiran) untuk memilih file dari desktop atau layanan cloud lain.
   

Melampirkan file dari sistem

1. Tab 'Desktop' pada jendela lampiran akan membuka browser file sistem Anda.
2. Pilih file yang diperlukan dan klik Open (Buka) untuk menambahkan file ke lampiran. Anda juga dapat menyeret dan meletakkan file-file yang diperlukan ke jendela lampiran dari browser file.
3. Anda dapat memilih beberapa file menggunakan tombol Ctrl/Shift dan berdasarkan dukungan browser Anda.
4. Klik 'Attach’ (Lampirkan) untuk menambahkan file yang dipilih sebagai lampiran pada email.

Melampirkan file dari Lampiran Saya

1. Bagian 'My Attachments (Lampiran Saya) berisi file yang Anda kirimkan/terima sebagai lampiran di Zoho Mail. (change)
2. Zoho Mail memungkinkan Anda menjelajahi lampiran yang ada menggunakan bagian 'My Attachments’ (Lampiran Saya).
3. Pilih Lampiran yang ingin Anda tambahkan ke email dan klik 'Attach’ (Lampirkan)
4. Anda dapat mencari lampiran yang tepat menggunakan opsi Filter di sudut kanan atas.

Melampirkan file dari Zoho Docs

Zoho Docs merupakan bagian dari rangkaian aplikasi Zoho dan menyimpan file Anda di cloud. Anda dapat menyisipkan lampiran yang tersimpan di akun Zoho Docs Anda secara langsung saat menulis email.

Menyisipkan sebagai Lampiran

1. Klik tab 'Zoho Docs' di jendela Lampirkan dari Cloud.
   
2. File diklasifikasikan sebagai dokumen, presentasi, lembar bentang, dan seterusnya.
3. Anda juga dapat melampirkan file yang dibagikan kepada Anda melalui Zoho Docs.
4. Pilih file yang ingin Anda lampirkan ke email dan klik Lampirkan.
5. File yang dipilih akan ditambahkan sebagai lampiran ke email Anda.
6. Jika ukuran gabungan lampiran melebihi batas yang diizinkan, Anda akan mendapatkan pesan kesalahan.

Menyisipkan sebagai Tautan Docs

Ketimbang menyisipkan keseluruhan lampiran, Anda dapat memilih untuk hanya menyisipkan tautan ke lampiran dan mengatur izin berbagi sesuai kebutuhan.

1. Klik tab 'Zoho Docs'.
2. Di sudut kanan bawah jendela, setel opsi di bilah tombol geser 'Insert As’ (Sisipkan Sebagai) ke 'Docs Link’ (Tautan Docs).
   
3. Pilih file yang tautannya ingin Anda kirim.
4. Setelah memilih file yang diperlukan, klik 'Insert’ (Sisipkan).
5. Tautan ke file tersebut disisipkan ke jendela penulisan Anda.
6. Klik tombol ‘Send’ (Kirim)
7. Akan muncul jendela ‘Share Files’ (Bagikan File).
8. Di jendela ini, setel preferensi berbagi yang ingin Anda tetapkan untuk dokumen tersebut.
9. Opsi berikut ini tersedia saat berbagi:
   • Penerima email ini - Anggota yang menerima email Anda dan memiliki akun Zoho dapat mengakses dokumen. Anda dapat menetapkan izin Read only (Baca saja) atau Read/Write (Baca/Tulis).
   • Everyone in Connect with me (Semua orang yang Terhubung dengan saya) - Anggota di organisasi Anda yang memiliki tautan tersebut dapat mengakses dokumen. Anda dapat menetapkan izin Read only (Baca saja) atau Read/Write (Baca/Tulis).
   • Everyone on the internet (Semua orang di internet) - Siapa pun yang memiliki akses ke tautan dapat melihat dokumen. Dalam hal ini, penerima tidak dapat mengedit dokumen.
     ​
10. Jika Anda ingin agar dokumen tersedia hanya untuk periode tertentu, centang kotak ‘Set Expiry Date’ (Atur Tanggal Kedaluwarsa) dan atur tanggal yang relevan.
11. Klik 'Share & Send' untuk berbagi tautan lampiran melalui email.

Melampirkan file dari Layanan Penyimpanan Cloud:

Anda dapat memilih lampiran dari Dropbox, Google Drive, One Drive, dan Box selain file desktop Anda dan file di Zoho Docs.

1. Di ‘Attach from Cloud’ (Lampirkan dari Cloud), pilih Cloud Storage Service (Layanan Penyimpanan Cloud) di mana terdapat file yang akan dilampirkan. Layanan penyimpanan cloud yang saat ini didukung adalah
   • Google Drive
   • DropBox
   • One Drive
   • Box
     
2. Saat penggunaan pertama, Anda perlu ‘Authenticate’ (Autentikasi) dan mengizinkan Zoho Mail menelusuri dan melampirkan file dari layanan yang Anda pilih.
3. Setelah berhasil diautentikasi, Anda dapat memilih file yang tercantum di Penyimpanan Cloud.
4. Anda dapat memilih beberapa file dan mengeklik Attach (Lampirkan) untuk melampirkannya ke email Anda.

Demikian pula, Anda juga dapat menyimpan lampiran di email masuk Anda langsung ke akun Penyimpanan Cloud Anda. Lihat halaman bantuan ‘Menyimpan/Melihat lampiran’ untuk detailnya.

Menganotasi file dari Desktop

Menganotasi File

Setelah memilih file yang diperlukan, Anda dapat Menganotasi (menyorot, menambahkan teks, menambahkan warna, menandai) bagian penting dari gambar.

1. Setelah dilampirkan, file yang dipilih akan muncul di layar
2. Anda dapat Menganotasi file yang dipilih dengan mengeklik tombol ‘Annotate’ (Anotasi) di bawah file yang diperlukan
   
3. Di bagian ‘Annotate’ (Anotasi), Anda dapat langsung menyoroti bagian file, menambahkan teks, dan sebagainya menggunakan toolbox di samping kiri gambar
   
4. Klik ‘Done’ (Selesai) setelah menambahkan anotasi yang diperlukan

Tindakan Lampiran:

Setelah dilampirkan, semua lampiran akan dicantumkan di bawah email yang sedang Anda tulis. Anda bisa mengganti nama file yang dilampirkan atau menganotasi gambar yang dilampirkan, bahkan setelah file atau gambar itu dilampirkan.

Mengunduh lampiran sebagai file ZIP

Ketika Anda menambahkan dua atau lebih lampiran ke jendela penulisan email, file zip berisi lampiran-lampiran tersebut akan dibuat. Anda dapat mengunduh file tersebut ke desktop Anda. Untuk mengunduh lampiran dari jendela penulisan email, tambahkan lampiran dengan salah satu metode yang disebutkan di atas. Setelah lampiran diunggah, file zip akan dibuat, dan tombol Download as ZIP akan muncul. Klik tombol tersebut untuk mengunduh file ke desktop Anda.