Streams - Peningkatan kolaborasi di dalam kotak surat Anda
Zoho Mail Streams memungkinkan komunikasi dan kolaborasi dalam tim atau sekelompok orang. Ini meningkatkan produktivitas tim melalui komunikasi terbuka, mengurangi balasan email dan meneruskannya sehingga menghindari kekacauan email di dalam tim. Grup Streams bertindak sebagai buletin virtual tempat pesan/informasi apa pun yang perlu disampaikan kepada semua anggota grup dapat diposting. Dengan dimasukkannya suka dan komentar, Streams memungkinkan diskusi terstruktur seputar postingan dalam grup. Ini membantu semua anggota grup selalu mendapatkan informasi terbaru.
Anda juga dapat memposting ke individu, untuk diskusi pribadi/satu lawan satu. Grup yang memiliki 'Streams' akan terdaftar di panel kiri. Anda dapat memilih grup untuk melihat dan berpartisipasi dalam aktivitas grup.
Cara kerja Streams:
Streams menghadirkan interaksi gaya media sosial dalam tim/grup dengan adanya fitur sukai dan komentar untuk entitas yang berbeda, yang dapat dibagi dengan grup atau individu.
- Status Messages (Pesan Status)
- Peristiwa
- Tugas
- Catatan
- Emails (Email)
- Bookmark
Moderator atau Administrator dapat mengaktifkan Streams untuk grup. Setelah grup 'mengaktifkan Streams', semua anggota dapat melihatnya di bawah daftar Streams Groups (Grup Streams) di panel kiri. Setelah diaktifkan, anggota dapat mulai memposting pesan ke grup. Pengguna juga dapat menambahkan postingan langsung ke dinding masing-masing anggota. Streams Grup akan memiliki aktivitas dan berbagi di Streams untuk grup tertentu. Setiap postingan atau pembagian individual akan tersedia di area 'My Streams (Streams Saya)' di Beranda.
Suka
Pengguna dapat 'Menyukai' postingan atau komentar, dengan mengeklik ikon Hati pada postingan/komentar. Suka pada postingan/komentar dapat diartikan sebagai kesetujuan atau anggukan positif terhadap postingan tersebut. Pemilik postingan/komentar akan menerima notifikasi setiap kali seseorang menyukai kiriman atau komentarnya.
Comments (Komentar)
Komentar membantu pengguna untuk memberikan umpan balik secara instan dengan cepat dan sederhana. Anda bisa,
- Menggunakan opsi Markdown untuk memformat komentar Anda dalam rich text.
- Anda dapat @mention pengguna lain di area Komentar untuk menambahkan mereka ke diskusi atau memberi tahu mereka tentang diskusi tersebut.
- Edit komentar yang sudah Anda posting dengan mengeklik ikon Edit.
- Saat Anda mengedit komentar, semua peserta akan dikirimi pemberitahuan tentang perubahan tersebut.
- Waktu terakhir Anda mengedit komentar juga akan ditampilkan.
- Gunakan pintasan keyboard untuk tindakan editor.
- Tambahkan gambar dan format rich text ke komentar Anda dengan melakukan salin-tempel.
- Anda juga dapat menambahkan lampiran ke komentar Anda dengan melakukan drag and drop dari desktop, penampil lampiran, atau lampiran dari email, pos, atau entitas lain.
- Anda dapat mengedit postingan menggunakan opsi Edit as new dan membuat postingan baru. Postingan dengan lampiran juga dapat diedit untuk membuat postingan baru dengan lampiran dari postingan asli.
Tampilan Streams
Halaman Streams Anda dapat ditampilkan dalam dua tata letak yang berbeda, yaitu, Tampilan sosial dan Tampilan daftar.
Tampilan sosial
Dalam Tampilan sosial, postingan Anda akan terdaftar dalam format media sosial. Opsi untuk mengomentari postingan, mengundang anggota, seperti postingan dll. akan ditampilkan di bawah postingan asli.
Tampilan daftar
Pada tampilan daftar, postingan Anda akan dicantumkan dalam daftar email. Anda dapat mengeklik setiap postingan untuk mempratinjau secara terpisah. Opsi untuk melakukan tindakan pada postingan ini atau melihat komentar akan diberikan di panel pratinjau. Untuk melakukan tindakan dengan cepat pada postingan, terdapat opsi menu konteks yang muncul pada saat Anda mengeklik kanan postingan. Untuk mempelajari lebih lanjut opsi menu konteks, lihat halaman ini.
Mengubah tampilan Streams:
Setelah membuka halaman Streams Anda, temukan ikon Social view (Tampilan sosial) dan List view (Tampilan daftar) di sudut kanan atas halaman Anda. Tampilan yang dipilih akan disorot. Klik tampilan yang diinginkan untuk mengubah tata letak halaman Anda.
Pesan Status
Anggota grup dapat memposting status atau pesan di grup Streams. Fitur ini khususnya berguna saat Anda memiliki informasi yang akan dibagikan atau didiskusikan dengan sekelompok orang. Saat membuat postingan Streams, Anda dapat
- Mengundang anggota di luar grup dengan @mention nama mereka dalam postingan atau grup.
- Drag-and-drop gambar dan dokumen, lampirkan file Workdrive, sematkan video, dan tambahkan smiley ke postingan.
- Gunakan editor rich text untuk memformat pesan sesuai keinginan Anda.
- Nonaktifkan atau aktifkan opsi undang pengguna tergantung kebutuhan Anda menggunakan ikon Allow/Refuse invitee.
- Tambahkan judul ke postingan Streams Anda dengan mengeklik ikon +.
- Hapus semua format pada teks dengan mudah. Cukup pilih teks dan klik ikon Remove Formatting.
- Buat perubahan pada postingan Anda dengan mengeklik ikon Edit di menu tindakan. Saat Anda mengedit postingan, semua peserta akan dikirimi pemberitahuan tentang perubahan tersebut. Waktu terakhir Anda membuat perubahan juga akan ditampilkan.
Anggota atau peserta postingan dapat,
- Menyukai atau mengomentari postingan.
- Mengundang anggota dari luar grup dengan@menyebut nama mereka dalam komentar atau dengan menggunakan ikon invite user, berdasarkan tingkat izin yang ditetapkan.
Selain itu, ketika URL atau tautan web ditambahkan ke postingan, akan muncul pratinjau laman URL pada postingan tersebut.
Peristiwa
Anggota grup dapat menjadwalkan acara untuk anggota grup di Kalender Streams. Jika opsi 'Invite all group members (Undang semua anggota grup)' tidak dicentang, hanya peserta yang disebutkan oleh pembuat acara yang akan diundang ke acara tersebut. Acara dapat berupa rapat tim atau acara eksternal yang penting bagi anggota kelompok dan seterusnya. Anggota grup dapat memposting pembaruan tentang rapat atau hasilnya sebagai komentar untuk referensi atau untuk diskusi lebih lanjut.
Anggota grup juga dapat menambahkan acara eksternal tertentu yang menjadi kepentingan bersama untuk grup, di area Events (Acara). Contohnya: Webinar, TED Talks, rapat Teknis, dan seterusnya.
Tugas
Tugas Grup di dalam Streams membantu menciptakan visibilitas tentang tugas umum, pemilik tugas, dan kemajuan tugas di antara anggota grup. Anggota dapat memposting Tugas di Grup, menetapkan prioritas, menetapkannya kepada seseorang dan selanjutnya membuat pengingat dan menetapkan tanggal jatuh tempo untuk tugas tersebut. Tugas juga dapat menambahkan lampiran terkait.
Tugas grup dapat dibagi lebih lanjut menjadi subtugas dan setiap subtugas dapat ditugaskan ke orang yang berbeda.
Anggota dapat menyukai Tugas atau mengomentarinya untuk membagikan umpan balik mereka. Pemilik Tugas dapat menandai tugas sebagai selesai atau mengubah tanggal jatuh tempo dan menambahkan pengingat. Ini membantu masing-masing anggota dan kelompok untuk memahami gagasan keseluruhan tentang tugas yang akan datang, yang tertunda dan diselesaikan, tenggat, dan umpan balik dari anggota lain tentang tugas tersebut.
Bookmark
Anda dapat menambahkan URL Web apa pun sebagai bookmark di grup Streams untuk dilihat anggota lain. Judul dan deskripsi URL secara otomatis diisi di bidang masing-masing.
Anda dapat memilih grup streams mana yang ingin Anda tambahkan bookmark dari daftar menurun di ujung kanan bawah. Jika Anda memiliki koleksi berbeda di Aplikasi Bookmark Anda, Anda dapat memilih koleksi yang ingin Anda tambahkan bookmark.
Bookmark yang ditambahkan dapat dilihat di Bookmarks App (Aplikasi Bookmark).
Catatan
Anggota dapat membuat 'Notes (Catatan)' umum untuk grup dan mempostingnya di halaman Streams masing-masing. Ini membantu untuk menyematkan item umum di Grup untuk referensi mudah. Setiap kali pemilik mengubah Keterangan, semua anggota mendapat notifikasi tentang perubahan tersebut. Mirip dengan entitas lain, semua anggota grup dapat memberi 'Suka' atau 'Komentar' pada keterangan.
Anggota sekarang dapat menambahkan gambar dan lampiran yang disematkan ke Keterangan, untuk memberdayakan Keterangan sebagai alat kolaborasi yang lebih baik untuk berbagi ide.
Anggota lain dapat mengomentari keterangan grup, tetapi tidak dapat mengubah keterangan asli yang ditambahkan oleh anggota.
