Menggunakan Tasks’ Views di Zoho Mail

Tergantung kebutuhan, Anda mungkin ingin mengubah tampilan tugas Anda. Jika ingin melihat semua tugas dengan tenggat dalam waktu dekat, Anda pasti ingin tugas diurutkan sedemikian rupa. Tapi jika Anda hanya ingin melacak status tugas yang Anda buat, akan ingin melihat tampilan daftar tugas yang ditambahkan oleh Anda.

Tasks’ Views dapat memenuhi kebutuhan Anda. Dengan bantuan mode Views dan Display, Anda dapat mengurutkan dan melacak tugas sesuai keperluan.

Tampilan panel kiri

Tampilan agenda

Dalam tampilan Agenda, Anda dapat melihat tugas yang diurutkan berdasarkan tenggat. Misalnya, katakanlah Anda menambahkan tugas dengan tenggat 1 Oktober. Pada tanggal 1 Oktober, Anda akan melihat tugas yang diurutkan di bawah bagian Today's Tasks. Ini membantu pengguna dengan mudah mengidentifikasi dan merencanakan pekerjaan yang harus dilakukan, sehingga mengelola waktu secara efisien.

Di tampilan Agenda, tugas Anda akan dikelompokkan menjadi 6 bagian dan diurutkan berdasarkan tenggat waktunya. Yaitu,

• Delayed Tasks - Semua tugas yang tidak diselesaikan pada tenggat yang ditentukan.
• Today's Tasks - Semua tugas yang jatuh tempo pada hari tersebut.
• This week's tasks - Semua tugas yang jatuh tempo pada minggu tersebut.
• This month's tasks - Semua tugas yang jatuh tempo pada bulan tersebut.
• Upcoming Tasks - Semua tugas yang jatuh tempo dari bulan mendatang hingga tahun mendatang.
• No due date - Semua tugas yang dibuat tanpa tenggat.

Anda dapat mengurutkan tugas dalam tampilan Agenda berdasarkan tenggat.

Tampilan 'Created by me’

Pada tampilan 'Created by me', Anda dapat melihat semua tugas yang Anda buat. Ini mencakup semua tugas yang dibuat oleh Anda, siapa pun penerima tugasnya. Misalnya, katakanlah Anda membuat beberapa tugas dan menugaskannya ke kolega Anda. Anda dapat melacak ini dengan mudah dengan membuka tampilan 'Created by me'.

Dalam tampilan ini, Anda dapat mengelompokkan tugas berdasarkan Prioritas, Tenggat, dan Kelompok. Anda juga dapat mengurutkan tugas berdasarkan Waktu dibuat, Tanggal tenggat, dan Tanggal diubah berdasarkan pilihan Group by Anda.

Tampilan 'Assigned to me'

Dalam tampilan Assigned to me, Anda dapat melihat semua tugas yang ditetapkan kepada Anda dengan status Assignee. Ini mencakup tugas dan sub-tugas yang dibuat oleh anggota organisasi dan Anda. Dalam tampilan ini, Anda dapat mengelompokkan tugas berdasarkan Prioritas, Tenggat, dan Kelompok. Anda juga dapat mengurutkan tugas berdasarkan Waktu dibuat, Tanggal tenggat, dan Tanggal diubah berdasarkan pilihan Group by Anda.

Tampilan 'Personal tasks'

Dalam tampilan Personal tasks, Anda bisa melihat semua tugas yang Anda tambahkan sebagai tugas pribadi dengan status Personal tasks. Anda dapat mengeklik Category di panel kiri untuk melihat tugas yang dipetakan di bawah kategori tersebut saja. Hal ini sangat membantu ketika Anda fokus pada satu proyek dan ingin melacak perkembangan tugas dari proyek tersebut.

Dalam tampilan ini, Anda dapat mengelompokkan tugas berdasarkan Kategori, Status, Prioritas, dan Tenggat. Dan dalam tampilan Category, Anda dapat mengelompokkan tugas berdasarkan Status, Prioritas, dan Tenggat. Anda juga bisa mengurutkan tugas berdasarkan Waktu dibuat, Tanggal jatuh tempo, dan Tanggal diubah berdasarkan pilihan Group by Anda dalam tampilan Tugas pribadi dan tampilan Kategori tugas Pribadi.

Tampilan 'Shared with me'

Di tampilan Shared with me, Anda bisa melihat semua tugas yang dibuat oleh orang lain tapi ditugaskan kepada Anda atau Anda telah diundang oleh pemilik tugas. Tugas tersebut bisa bersifat pribadi yang dibuat oleh siapa pun di organisasi atau tugas yang dibuat dalam grup di mana Anda bukan merupakan anggota. Anda dapat melihat tugas dalam tampilan Board atau List. Anda juga bisa mengurutkan tugas berdasarkan waktu pembuatan tugas.

​

Tampilan terpadu

Zoho Mail telah terintegrasi dengan aplikasi Zoho lainnya seperti Zoho CRM, Zoho Connect, Zoho Projects, dan Zoho People. Dalam tampilan Unified, Anda dapat melihat semua tugas yang Anda tambahkan atau tetapkan untuk diri sendiri melalui layanan Zoho lainnya di Zoho Mail.

Anda juga dapat melihat tampilan terperinci setiap aplikasi hanya dengan mengeklik nama aplikasi dan memperluasnya. Dalam tampilan diperluas, Anda bisa menjalankan operasi seperti mengakses tugas lain yang tidak ditetapkan untuk Anda, membuat tugas baru, dan hal lainnya di aplikasi tertentu tersebut. Semua perubahan yang Anda buat dalam tampilan Unified Tasks akan terlihat di masing-masing aplikasi Zoho.

Misalnya, Anda ingin menambahkan tugas baru ke Zoho Connect. Anda cukup memperluas bagian Zoho Connect di tampilan Unified dan menambahkan tugas. Tugas ini akan otomatis ditambahkan dan dikaitkan dengan akun Zoho Connect Anda. Kemudian, saat Anda mengakses tugas Zoho Connect dari situs Connect, tugas yang Anda tambahkan dari Zoho Mail akan tercermin di sana.

Bagian grup

Di bagian Group pada Tasks dari panel sebelah kiri, Anda dapat melihat daftar semua grup yang Anda ikuti. Anda dapat mengeklik grup yang Anda ingin lihat rincian seluruh tugasnya yang ditambahkan ke grup. Ini termasuk semua orang yang merupakan bagian dari grup. Anda dapat memilih untuk mengurutkan tugas berdasarkan Kategori, Status, Penerima tugas, Tenggat, atau Prioritas.

Selain itu, Anda juga dapat menampilkan tugas dari Group yang termasuk dalam kategori tertentu Group tersebut. Dan dalam tampilan kategori Group, Anda dapat mengurutkan tugas berdasarkan Status, Penerima Tugas, Prioritas, dan Tenggat. Anda juga bisa mengurutkan tugas berdasarkan Waktu dibuat, Tenggat, dan Tanggal diubah berdasarkan pilihan Group by Anda dalam Tampilan tugas grup dan tampilan Kategori tugas.

Mode tampilan

Dengan mode tampilan, Anda dapat menyesuaikan tampilan tugas dengan lebih bervariasi lagi. Terkadang Anda ingin menampilkan tugas secara menyeluruh. Namun, ada kalanya Anda ingin melihat daftar tugas dengan tampilan sederhana. Kedua tampilan tersebut dapat dituangkan dalam dua mode tampilan atau tata letak yang berbeda.

• Boards - Anda dapat melihat semua bagian tugas yang diurutkan dengan tata letak papan kanban dengan tampilan berjajar.
  
• List - Semua bagian tugas Anda akan diurutkan sebagai daftar dengan tampilan menurun.
  

Apa pun mode tampilan yang Anda pilih, preferensi tersebut akan diingat dan diterapkan secara otomatis saat Anda beralih ke mode tampilan lainnya. Misalnya Anda memilih bentuk tampilan Board dalam tampilan Agenda. Saat Anda masuk ke tampilan 'Created by me', tugas Anda akan secara otomatis ditampilkan dalam mode Board.

Group by

Opsi Group by sangat membantu ketika Anda ingin mengatur tugas berdasarkan bidang tertentu. Misalnya, Anda mungkin ingin menyusun tugas berdasarkan prioritas mereka. Anda dapat melakukannya cukup dengan masuk ke Group by dan memilih Priority.

Semua opsi Group by yang tersedia adalah,

• Category (Kategori)
• Status
• Prioritas
• Due date (Jatuh tempo)
• Assignee
• Kelompokkan

Opsi Group by tertentu mungkin tidak tersedia untuk semua tampilan. Misalnya, opsi Assignee hanya akan tersedia untuk tampilan 'Groups' dan bukan untuk orang lain.

Urutkan

Opsi Sort yang tersedia dalam tampilan tergantung pada opsi 'Group by' yang Anda pilih. Misalnya, Anda mengelompokkan tugas berdasarkan Prioritas. Anda dapat mengurutkan tugas berdasarkan waktu Anda membuatnya. Namun, jika Anda mengelompokkan tugas berdasarkan Group, opsi pengurutan tidak akan tersedia. Beberapa opsi Sort yang tersedia adalah,

• Created Time - Tugas akan diurutkan berdasarkan waktu tugas dibuat atau ditambahkan.
• Due Date - Tugas akan diurutkan berdasarkan tenggat.
• Modified Date - Tugas akan diurutkan berdasarkan tanggal terakhir kali tugas diedit.

Filter

Selain mengurutkan dan memfilter menggunakan View, Anda juga bisa memfilter tugas di dalam setiap tampilan dengan mengeklik tombol Filter. Dengan opsi Filter, Anda dapat memfilter berdasarkan Asignee, Status, dan Priority. Anda juga dapat memfilter tugas Delayed dan Archived secara terpisah.

Kelola bidang

Saat menampilkan tugas di tampilan Board atau tampilan List, Anda dapat memilih untuk menyembunyikan/menampilkan bidang tertentu bergantung pada preferensi Anda dengan membuka Manage Fields.