Filter Masuk
Filter masuk di Zoho Mail memungkinkan Anda mengatur email masuk. Filter ini juga akan membantu Anda melakukan tindakan tertentu terhadap email masuk secara otomatis.
Daftar Isi
Membuat Filter Baru
- Login ke Zoho Mail
- Klik ikon Settings (Pengaturan).
- Buka Filters (Filter)
- Jika Anda memiliki beberapa kotak surat yang dikonfigurasi sebagai akun POP, pilih akun yang diperlukan di panel sebelah kiri.
- Klik tab Incoming Emails Filter. Klik New Filter (Filter Baru).
- Masukkan Filter Name, Filter Conditions, dan Actions di tab New filter.
- Filter name - Untuk mengidentifikasi filter.
- Condition Type
- Any of these conditions (OR) - Tindakan diproses jika salah satu syarat cocok.
- All the conditions (AND) - Tindakan hanya diproses jika semua syarat cocok.
- Advanced conditions (AND/OR) - Tindakan diproses berdasarkan kriteria yang diberikan untuk syarat tersebut.
- No conditions. All incoming emails - Tindakan diproses untuk semua pesan masuk, terlepas dari apakah syaratnya cocok atau tidak.
- Pilih parameter yang diperlukan untuk Condition Type (Jenis Syarat) dan tentukan Conditions (Syarat) untuk parameter khusus itu.
- Pilih pola yang sama untuk menghubungkan syarat-syarat yang Anda berikan. Opsi yang tersedia berbeda-beda sesuai dengan parameter yang dipilih.
- Contohnya: Untuk parameter "From", polanya dapat berupa "Contains", "Begins with", "Ends with", dll.
- Untuk parameter "Priority", pola pencocokan adalah "Is", "Higher than", dan "Lower than".
- Setelah menambahkan syarat yang diperlukan, pilih Actions yang ingin Anda atur untuk filter.
- Untuk tindakan ‘Move to Folder’, ‘Flag as’, dan ‘Tag as’, pilih folder yang sesuai atau berikan tag atau flag dari menu drop-down di samping bidang tindakan.
- Centang opsi 'Do not process other filters, for matching conditions’ guna menghentikan pemrosesan filter lainnya.
- Centang opsi 'Run existing emails through this filter' dan pilih folder menggunakan menu drop-down Select Folder untuk menerapkan filter ke folder yang dipilih.
- Opsi ini hanya akan tersedia saat Anda membuat filter baru. Lihat di sini untuk menerapkan filter yang ada untuk memproses folder.
- Klik Save (Simpan) untuk menyimpan preferensi filter.
Syarat dan Tindakan
Filter kustom memiliki dua bagian: Conditions dan Actions. Dengan kata lain, Anda menentukan syarat dalam bagian pertama dan memberikan aturan atau tindakan yang harus dilakukan jika syarat bagian 1 dipenuhi.
Syarat
Anda dapat menyiapkan beberapa syarat dan beberapa tindakan berdasarkan kebutuhan Anda. Syarat yang bisa dikaitkan dengan filter apa pun. Parameter pengoperasian dan jenis data yang harus digunakan pada tiap syarat tercantum di bawah ini:
| Syarat | Parameter Pengoperasian |
| From (Dari) | Contains (Berisi), Does not contain (Tidak berisi), Begins with (Dimulai dengan), Ends with (Berakhir dengan) |
Is (Sama dengan), Is not (Tidak sama dengan) | |
In (di Dalam), Not in (Tidak di Dalam) | |
| Subjek | Contains (Berisi), Does not contain (Tidak berisi), Begins with (Dimulai dengan), Ends with (Berakhir dengan), Is (Sama dengan), Is not (Tidak sama dengan) |
| To (Kepada) | Contains (Berisi), Does not contain (Tidak berisi), Begins with (Dimulai dengan), Ends with (Berakhir dengan) |
Is (Sama dengan), Is not (Tidak sama dengan), Only Me (Hanya Saya) | |
| Cc | Contains (Berisi), Does not contain (Tidak berisi), Begins with (Dimulai dengan), Ends with (Berakhir dengan) |
| Is (Sama dengan), Is not (Tidak sama dengan), Only Me (Hanya Saya) | |
| To/Cc (Kepada/Cc) | Contains (Berisi), Does not contain (Tidak berisi), Begins with (Dimulai dengan), Ends with (Berakhir dengan) |
Is (Sama dengan), Is not (Tidak sama dengan), Only Me (Hanya Saya) | |
| Content (Konten) | Contains (Berisi), |
| Prioritas | Is (Sama Dengan), Is lower than (Lebih rendah dari), Is higher than (Lebih tinggi dari) |
| Attachment Name (Nama Lampiran) | Contains (Berisi), Does not contain (Tidak berisi), Begins with (Dimulai dengan), Ends with (Berakhir dengan), Is (Sama dengan), Is not (Tidak sama dengan) |
| Jenis lampiran | Contains (Berisi), Does not contain (Tidak berisi), Begins with (Dimulai dengan), Ends with (Berakhir dengan), Is (Sama dengan), Is not (Tidak sama dengan) |
| Between (Antara) | Date, Time (Tanggal, Waktu) |
Tindakan:
Mengelola kotak surat Anda:
- Move to Folder (Pindahkan ke Folder) - Anda dapat memilih folder dan memindahkan email ke folder tertentu. Anda juga bisa membuat folder baru jika Anda belum membuatnya untuk syarat-syarat tertentu.
- Apply a selected Tag/Flag - Anda dapat memilih tag yang dapat ditambahkan ke email.
- Mark as Read/Unread - Anda dapat mengubah status Sudah/Belum Dibaca email. Contohnya: Anda dapat menandai notifikasi tertentu sebagai dibaca, tanpa menambahkannya ke hitungan belum dibaca.
- Set a reminder - Anda dapat mengatur pengingat untuk email yang diproses oleh filter ini berdasarkan syarat yang diberikan. Anda akan diingatkan melalui notifikasi berdasarkan prasetel pengingat yang dikonfigurasi.
- Snooze for - Anda dapat menunda email yang diproses oleh filter ini berdasarkan syarat yang diberikan. Email yang Anda tunda akan muncul di bagian atas daftar folder pada periode waktu tunda yang ditetapkan. Anda juga dapat mengakses email yang ditunda dari folder Snoozed di menu di sebelah kiri.
- Delete the email (Hapus email ini) - Anda dapat memindahkan email langsung ke Trash (Keranjang Sampah) berdasarkan beberapa syarat. Contohnya: Tindakan ini berguna jika beberapa newsletter terus masuk, bahkan setelah Anda menghentikan langganan beberapa kali.
- Delete after N days (Hapus setelah N hari) - Tindakan ini menghapus email yang memenuhi syarat yang ditentukan setelah sejumlah hari tertentu. Tindakan ini akan berguna jika notifikasi tertentu diperlukan pada saat itu tetapi tidak lagi setelah beberapa hari. Tag dengan jumlah hari tersisa sebelum email dihapus (hingga 10 hari) akan ditampilkan di akhir masing-masing email di daftar email.
Selalu disarankan untuk menggunakan tindakan 'Delete after N days' (Hapus setelah N hari) dengan tindakan 'Move to Folder' (Pindahkan ke Folder) karena Anda tahu bahwa email dalam folder itu akan dihapus setelah sejumlah hari tertentu. Juga, pastikan bahwa folder ini dinamai secara relevan untuk menunjukkan bahwa isi folder akan dihapus setelah beberapa hari. - Forward the Mail (Teruskan Email) (ke alamat email lain) - Penerusan Bersyarat - Alih-alih meneruskan semua email, Anda bisa menentukan beberapa syarat sehingga hanya beberapa email yang dapat diteruskan.
- Don't add attachments to Attachment Viewer (Jangan tambahkan lampiran ke Penampil Lampiran) - Lampiran masuk tidak akan ditambahkan ke penampil lampiran jika tindakan ini dipilih. Jika Anda memutuskan bahwa catatan lampiran tertentu cukup berada di email saja dan tidak perlu ditambahkan ke penampil lampiran, tindakan ini dapat digunakan.
Catatan:
Jika Condition Type (Jenis Syarat) yang Anda pilih adalah Any of these conditions for any of the following actions (Salah satu syarat ini untuk salah satu tindakan berikut), Anda akan diminta untuk memeriksa ulang Condition Type (Jenis Syarat):
- Move to Spam (Pindahkan ke Spam)
- Delete the email (Hapus email)
Memproses email Anda:
- Add Mail as Notes (Tambahkan Email sebagai Catatan) - Menambahkan seluruh email sebagai catatan dengan subjek sebagai judul dan konten email sebagai catatan.
- Assign Mail as Task (Tetapkan Email sebagai Tugas) - Menambahkan email sebagai tugas, dengan subjek sebagai judul dan konten email sebagai deskripsi
- Post to Cliq Channel - Anda dapat memilih untuk membagikan seluruh email sebagai tautan/hanya lampiran dalam email ke saluran Zoho Cliq yang Anda ikuti.
- Custom Functions (Fungsi Kustom) - Menyesuaikan syarat dan tindakan filter menggunakan parameter yang tersedia dengan penulisan skrip Deluge melalui Zoho Creator. Pelajari selengkapnya.
Mengelola lampiran:
Anda dapat mengonfigurasi filter untuk mengunggah lampiran dari email yang cocok dengan syarat Anda ke layanan penyimpanan file tertentu atau memilih untuk tidak menambahkan lampiran ke Penampil Lampiran menggunakan salah satu opsi filter berikut.
- Add to Dropbox
- Add to Google Drive
- Add to OneDrive
- Add to Box
- Add to Zoho Workdrive
- Add attachment link to CRM - Jika memilih Zoho Workdrive, Anda juga akan memiliki opsi untuk menambahkan lampiran dari email sebagai tautan Workdrive ke modul CRM jika pengirimnya adalah salah satu Lead di Zoho CRM.
- Don't add attachments to Attachment Viewer - Lampiran yang merupakan bagian dari email tidak akan ditambahkan ke Penampil Lampiran jika memilih tindakan ini.
Setelah memilih layanan penyimpanan, Anda juga dapat memilih file yang ingin diunggah melalui filter. Anda hanya dapat mengunggah lampiran dalam email masuk atau juga mengunggah konten email sebagai EML atau HTML.
Mengautentikasi layanan penyimpanan
- Login ke Zoho Mail
- Klik ikon Settings (Pengaturan).
- Buka Filters (Filter)
- Klik + New filter.
- Masukkan syarat yang diperlukan, lalu klik Select Actions.
- Pilih filter Add to <storage service> yang Anda inginkan, parameternya (Attachment/Email as EML or HTML), lalu klik Choose Folder.
- Klik tombol Authenticate (Autentikasi) pada jendela Autentikasi yang muncul.
- Jika Anda belum login ke layanan penyimpanan file yang dipilih di browser, Anda akan diminta untuk melakukannya.
- Setelah login, jendela persetujuan untuk mengizinkan akses file Anda akan muncul. Klik Allow (Izinkan).
- Daftar file dan folder Anda akan ditampilkan. Anda bisa memilih folder tujuan pengunggahan lampiran. Lampiran akan disimpan ke folder akar jika tidak ada folder yang ditentukan.
- Langkah-langkah Autentikasi di atas berlaku untuk opsi filter Dropbox, One Drive, Google Drive, dan Box. Opsi filter Add attachments to Zoho Workdrive tidak memerlukan proses autentikasi karena Anda sudah login ke akun Zoho.
- Batas ukuran unggahan lampiran ditentukan oleh batas ukuran penyimpanan file yang dimiliki pengguna.
Filter Lanjutan
Anda bisa membuat filter tingkat lanjut menggunakan kombinasi jenis syarat AND dan OR. Pilih jenis syarat Advanced conditions (Syarat lanjutan) (AND/OR) untuk membuat filter tingkat lanjut. Setelah menambahkan beberapa syarat, Anda dapat mengubah opsi AND atau OR di antara syarat-syarat itu dengan mengekliknya.
Selain memilih AND atau OR, Anda dapat memutuskan urutan dijalankannya syarat-syarat itu dengan mengedit Criteria pattern (Pola kriteria). Klik Edit di sebelah Criteria pattern (Pola kriteria) dan masukkan urutan yang diinginkan kemudian klik Save (Simpan).
Contoh:
Kebutuhan - Semua email dari paula@zylker.com dan charles@zylker.com dengan subjek 'Marketing' harus diproses.
Condition Type (Jenis Syarat) - Advanced conditions (Syarat lanjutan) (AND/OR)
Condition - Dari: paula@zylker.com (1), Dari: charles@zylker.com (2), Subjek: Pemasaran (3)
Criteria Pattern (Pola Kriteria) - ((1 OR 2) AND 3). Email dengan (1) & (3) serta email dengan (2) & (3) yang akan diproses, yaitu email yang dapat memenuhi 1 atau 2 tetapi harus memenuhi 3.
