Mulai Menggunakan Zoho Mail

Zoho Mail adalah platform komunikasi bisnis kolaboratif untuk tenaga kerja modern. Alat ini memadukan email klasik dan alat kolaboratif modern seperti fitur komentar, suka, dan berbagi. Zoho Mail Suite yang baru terdiri dari aplikasi berikut, yang sangat penting bagi tiap bisnis:

Email - Email, tulang punggung tiap organisasi, merupakan sarana komunikasi profesional baik di dalam maupun di luar organisasi Anda.

Calendar - Manajemen waktu, acara, dan pengatur rapat.

Contacts - Manajemen Kontak dan Buku Alamat, Alamat Grup, Kontak Organisasi.

Tasks - Kelola pekerjaan Anda, tim Anda, Tugas Grup, dan Subtugas dengan efektif.

Notes - Satu tempat untuk mencatat ide/pemikiran atau coretan Anda, menambahkan gambar dan/atau lampiran.

Streams - Kolaborasi inovatif dalam tim, didasarkan pada email yang dilengkapi fitur untuk menyukai/mengomentari dan interaksi yang lebih terbuka.

Bookmarks - Mengakses semua halaman referensi penting dari dalam kotak surat Anda.

Membuat dan mengirim email baru

1. Login ke Zoho Mail
2. Klik tombol New Mail (Email Baru) di panel kiri Kotak Surat Anda. Komposer Zoho Mail akan terbuka.
3. Masukkan detail Anda alamat tujuan, alamat CC, subjek, dan konten email.
4. Anda dapat menggunakan opsi pemformatan kaya di Composer (Penulis) untuk memformat konten email Anda.
5. Setelah draf email dibuat, klik tombol Send (Kirim) di sudut kiri atas Penulis Anda.

Email akan dikirim ke penerima. Anda dapat menemukan email ini di folder Sent (Terkirim). Pelajari Selengkapnya.

Menyisipkan Tanda Tangan

Anda dapat menambahkan tanda tangan kustom ke email yang Anda kirim. Dengan Zoho Mail, Anda dapat memiliki banyak tanda tangan yang dapat ditautkan ke alias/alamat email.

1. Login ke Zoho Mail
2. Klik ikon Settings (Pengaturan).
3. Buka Signatures dan klik ikon + untuk membuat Signature yang baru.
4. Masukkan detail tanda tangan dengan pemformatan yang diinginkan dan klik Save (Simpan). Anda juga bisa menyisipkan gambar seperti logo.

Klik di sini untuk instruksi terperinci mengenai penggunaan tanda tangan.

Menampilkan email

Semua email yang Anda terima akan dicantumkan dalam kotak masuk Zoho Mail Anda. Email yang belum dibaca ditampilkan dalam huruf tebal. Anda bisa mengeklik email yang diterima dari daftar untuk membuka email baru.

Anda dapat memilih cara menampilkan daftar email menggunakan Mail View Options (Opsi Tampilan Email):

• Email listing View - Anda dapat menampilkan dafatr email dalam Classic View atau Compact View. Pelajari selengkapnya.
• Open message in - Setelah mengeklik email, Anda dapat membuka email sebagai pratinjau, tab baru, atau jendela baru. Pelajari Selengkapnya.
• Show message with (Perlihatkan pesan dengan) - Anda dapat memilih apakah Anda ingin daftar email hanya menampilkan Judul email atau Judul dan Ringkasan. Pelajari Selengkapnya.
• Conversation view (Tampilan percakapan) - Opsi ini mengelompokkan email ke dalam utas percakapan. Anda dapat memecah kembali utas email dengan menonaktifkan Conversation View (Tampilan Percakapan). Pelajari Selengkapnya.

Menanggapi Email

Setelah membuka email yang telah Anda terima, Anda bisa menentukan cara menanggapi email. Anda dapat memilih Reply, Reply All, atau Forward. Pelajari Selengkapnya.

Reply (Balas)	​	Balasan hanya akan dikirim kepada pengirim email asli.
Reply All (Balas Semua)		Balasan akan dikirim ke semua penerima email asli.
Forward (Teruskan)		Email asli akan dikirim ke penerima pilihan Anda.

Mengelola Kotak Masuk Anda

Anda dapat dengan mudah mengelola email dengan menatanya menurut preferensi dan kenyamanan Anda. Anda bisa memindahkan secara manual email di Kotak Masuk Anda ke folder kustom yang diinginkan. Klik ikon + di sebelah daftar Folders (Folder) untuk membuat folder kustom dengan nama pilihan Anda.

Memindahkan email ke Folder

1. Pilih email terkait dari kotak masuk Anda menggunakan kotak centang di samping email pada daftar.
2. Klik ikon Move to (Pindahkan ke) di bagian atas daftar.
3. Pilih folder yang sesuai dari menu tarik-turun. Anda juga bisa membuat folder baru untuk ditempati email dengan memasukkan nama dan mengeklik Create (Buat).

Email yang dipilih akan dipindahkan ke folder yang dipilih.

Filter

Anda dapat mengonfigurasi filter untuk kotak masuk Anda agar tidak harus memindahkan email dari kotak masuk Anda secara manual. Anda juga dapat menggunakan filter untuk melakukan tindakan lain terhadap email masuk seperti menerapkan tag, meneruskan, menandai sudah dibaca, dll.

1. Login ke Zoho Mail
2. Klik ikon Settings (Pengaturan).
3. Buka Filters (Filter) dan klik opsi New Filter (Filter Baru).
4. Kotak dialog Create Filter (Buat Filter) muncul di layar. Masukkan informasi yang diperlukan seperti nama, syarat, kriteria, tindakan, dsb. dan klik Save (Simpan).

Email yang cocok dengan kriteria filter akan otomatis dipindahkan ke folder yang ditentukan. Buka halaman Filter untuk petunjuk selengkapnya.

Tag

Anda dapat mengelompokkan email dengan menerapkan tag dalam berbagai warna dan nama. Klik ikon + di samping daftar Tag untuk membuat tag khusus dengan nama dan warna pilihan Anda. Pelajari Selengkapnya.

1. Pilih email terkait dari kotak masuk Anda menggunakan kotak centang di samping email pada daftar.
2. Klik ikon Tag as (Tag sebagai) di bagian atas daftar.
3. Pilih tag yang sesuai dari daftar tarik-turun. Anda juga bisa membuat tag baru untuk diterapkan ke email dengan memasukkan nama dan mengeklik Create (Buat).

Selain tag, Anda juga bisa menandai email penting untuk memudahkan akses. Arahkan kursor ke email terkait di daftar dan klik ikon Bendera untuk menandai email. Semua email bertanda akan dicantumkan dalam Flagged view (Tampilan berbendera) di panel kiri.

Mencari Email

Pencarian Zoho Mail memungkinkan Anda mencari berbagai entitas seperti catatan, tugas, email, dsb. dengan parameter yang Anda inginkan. Dengan menggunakan Quick Access (Akses Cepat), Anda dapat menemukan bagian Settings (Pengaturan) yang Anda perlukan dengan mudah.

Anda dapat mencari email menggunakan berbagai kriteria seperti From (Dari), To/CC (Kepada/CC), In folder (Di folder), Tag, Contains (Berisi), Subject (Subjek), Attachment Name (Nama Lampiran), dsb. Anda dapat mencari dengan kombinasi kriteria ini untuk menyaring hasil pencarian.

Search history (Riwayat pencarian) di pencarian Zoho Mail memungkinkan Anda memilih kombinasi parameter pencarian yang pernah digunakan sebelumnya, sehingga mempermudah pengulangan pencarian. Pencarian mencakup beberapa parameter filter spesifik aplikasi yang dapat digunakan untuk mempersingkat Pencarian Anda. Anda dapat melihat daftar parameter ini di sini.

Lihat halaman ini untuk instruksi terperinci tentang fitur pencarian baru di Zoho Mail.

Integrasi dan ekstensi

Integrasi dan ekstensi Zoho Mail memungkinkan Anda mengakses dan melakukan tindakan di Zoho Applications dan aplikasi pihak ketiga lainnya tanpa harus meninggalkan kotak surat.

Selain aplikasi bawaan yang tersedia sebagai ekstensi, Anda juga dapat mengaktifkan dan menginstal aplikasi pihak ketiga lainnya dari Zoho Marketplace. Pelajari selengkapnya.