Grup

Grup

Grup Zoho Mail membantu tim dan grup berkoordinasi dan berkomunikasi lebih baik sekaligus meminimalkan tumpukan email dari email internal. Satu pengguna dapat menjadi bagian dari banyak grup. Ini dapat berupa grup buatan Admin seperti Organization Groups dan Shared Mailbox berfitur email, atau Personal Groups buatan pengguna lain. Grup berfitur email adalah Organization Groups yang memiliki alamat email terkait dengan grup tersebut. Shared Mailbox dan Organization Groups hanya dapat dibuat oleh Admin dan Super Admin, sementara Personal Groups dapat dibuat oleh semua pengguna.

Grup dapat diklasifikasikan menjadi dua kategori berbeda, seperti:

• Daftar Distribusi (DLs)
• Kotak Surat Bersama

Daftar Distribusi

DL dapat berupa Streams enabled groups atau Streams disabled groups. Grup yang fitur stream-nya dinonaktifkan akan dicantumkan terpisah di bawah daftar Disabled Groups. Anda dapat memposting pesan, catatan, tugas, acara, dan berbagi email di grup berfitur Streams untuk berkolaborasi dengan tim Anda. Grup Streams dapat dinonaktifkan oleh Admin. Pengguna tidak dapat membuat postingan baru di grup ini namun tetap dapat melihat, memberi tag, dan memfavoritkan postingan yang ada.

Kotak Surat Bersama

Zoho Mail menawarkan fitur kotak surat bersama, yang berbeda dari daftar distribusi konvensional. Klik di sini untuk mempelajari Kotak Surat Bersama lebih lanjut.

Daftar Grup

Semua grup yang Anda ikuti tercantum di panel menu kiri di bawah bagian Streams. Grup yang fitur Stream-nya diaktifkan akan dicantumkan terlebih dahulu. Jika Anda memiliki grup yang fitur Streams-nya tidak aktif, Anda dapat mengeklik opsi Disable groups di daftar grup.

Klik kanan grup mana saja di menu sebelah kiri untuk melihat opsi untuk grup tersebut.
​​

• Anda dapat memulai obrolan dengan seluruh grup dengan memilih opsi Chat with the group (Mengobrol dengan grup).
• Daftar semua anggota grup akan ditampilkan jika Anda memilih View Members (Lihat Anggota).
• Jika grup tersebut adalah Grup Organisasi berfitur email, Anda juga akan memiliki opsi Email this Group (Kirim email ke Grup ini) saat Anda mengeklik kanan.
• Klik opsi Hide Group (Sembunyikan Grup) jika Anda ingin menghapus grup dari menu di sebelah kiri.
• Pilih opsi Group Info (Info Grup) untuk melihat detail grup selengkapnya.
• Klik opsi Manage Group (Kelola Grup) untuk mengedit detail Grup. Opsi manage group (kelola grup) hanya akan ditampilkan untuk Grup di mana Anda adalah moderator/pemiliknya.

Mengelola Grup

Bagian Manage Groups di Zoho Mail membantu Anda menangani semua DL dari satu tempat. Selain kotak surat bersama, semua grup yang Anda ikuti akan ditampilkan di sini. Anda juga dapat menambahkan grup baru, mengedit/melihat anggota grup, dan mengedit grup sesuai batasan peran Anda dalam grup.

Klik ikon Manage Group (Kelola Grup) di bagian atas daftar Grup Streams untuk membuka halaman manajemen grup.

​​

Membuat Grup

Anda dapat membuat grup baru dari halaman Manage Groups (Kelola Grup) dengan mengikuti petunjuk di bawah ini.

1. Login ke akun Zoho Mail Anda.
2. Buka halaman manajemen Grup menggunakan ikon Manage Group (Kelola Grup).
3. Klik ikon Add new group (Tambahkan grup baru) untuk membuat grup baru.
   ​
4. Tuliskan nama grup yang diinginkan, anggota grup, dan deskripsi grup, lalu klik Create Group.
   ​

Grup Pribadi dengan spesifikasi yang dimasukkan akan dibuat.

Jika Anda adalah Admin organisasi Anda, Anda dapat membuat Grup Organisasi berfitur email dari bagian Add new group (Tambahkan grup baru).

1. Ikuti langkah-langkah di atas dan buka bagian Add new group.
2. Masukkan nama Grup, anggota Grup, dan deskripsi Grup.
3. Aktifkan opsi 'Create as email group' untuk membuat grup berfitur email.
   ​
4. Masukkan alamat email grup yang diinginkan dan klik Create Group.

Grup Organisasi dengan alamat email yang umum akan dibuat.

Anda dapat melakukan aktivitas lain seperti menambahkan moderator, mengubah tingkat akses, dan mengaktifkan moderasi email untuk grup yang dibuat dengan mengeklik More Settings (Pengaturan Lainnya) di bagian Edit Group (Edit Grup). Grup berfitur email juga dapat dibuat langsung dari Admin Console di akun Admin. Klik di sini untuk membaca petunjuk terperinci.

Tampilan grup

Ringkasan tiap grup Anda ditampilkan sebagai kartu terpisah. Kartu grup menampilkan detail berikut tentang grup tertentu:

• Nama dan Ikon grup.
• Peran Anda dalam grup.
• Anggota grup.
• Status Streams grup.

Anda dapat mengakses grup berfitur streams yang mana saja dengan mengeklik grup terkait di halaman Manage Groups (Kelola Grup).

Menambahkan/Melihat Anggota

Anda dapat melihat daftar anggota grup dengan mengeklik ikon View Members (Lihat Anggota) dalam tampilan kartu Grup. Jika Anda adalah Moderator atau Pemilik grup, Anda juga akan dapat menambahkan anggota ke grup menggunakan grup yang sama. Anda juga dapat mengedit peran anggota atau menghapusnya.

Mengedit Grup

Anda dapat mengedit grup di mana Anda menjadi Moderator atau Pemiliknya dengan mengeklik ikon Edit Group (Edit Grup) di sudut kanan atas kartu Grup. Anda juga dapat memilih opsi Manage Groups (Kelola Grup) dengan mengeklik kanan pada grup terkait atau dari menu menurun More Options (Opsi Lainnya) di header Grup. Anda bisa mengganti Nama Grup, Deskripsi Grup, dan Ikon Grup. Streams dapat diaktifkan/dinonaktifkan untuk grup dengan mencentang/mengosongkan kotak centang Enable Streams (Aktifkan Streams). Anda juga dapat menghapus grup dengan mengeklik tombol Delete Group (Hapus Grup).

Untuk Grup Organisasi, akan ada opsi Include emails di bagian Edit Group. Email yang dikirim ke grup akan dapat diposting di Streams. Opsi Advanced settings juga terdapat di sebelah kotak centang. Ini akan membawa Anda ke Admin Console, tempat izin grup dapat diubah. Klik di sini untuk mempelajari pengaturan lanjutan grup.

Pengaturan Kalender

Pengaturan Kalender untuk grup Streams dapat diedit oleh Pemilik atau Moderator grup Streams tersebut. Klik ikon Manage Group (Kelola Grup) di panel kiri. Temukan grup yang pengaturannya ingin Anda edit. Klik More Actions (Tindakan Lainnya) dan pilih opsi Edit. Masuk ke bilah menu Calendar Settings (Pengaturan Kalender).

Acara yang Tumpang Tindih:

Anda dapat membuat pilihan tentang apakah Anda ingin memperbolehkan atau melarang beberapa acara kalender dibuat untuk tanggal dan waktu yang sama.

Izin untuk Mengundang Pengguna Eksternal ke Acara Grup:

Saat acara grup dibuat, Anda bisa membatasi anggota yang diizinkan untuk diundang ke acara tersebut. Anda dapat menyetel izin sedemikian rupa sehingga undangan dikirimkan ke grup pengguna saja, ke pengguna grup dan organisasi atau kepada setiap orang di dalam organisasi.

Persetujuan Admin untuk pembuatan Acara:

Anggota dapat membuat acara dalam kalender grup secara default. Anda bisa memilih apakah peristiwa ini memerlukan persetujuan oleh admin grup sebelum acara ditambahkan ke kalender grup.

Berbagi Kalender Pribadi ke Grup:

Kalender pribadi yang telah dibuat oleh anggota grup dapat dibagikan ke grup jika diperlukan. Izin dapat diaktifkan, dinonaktifkan, atau diatur sedemikian rupa sehingga kalender dibagikan setelah ada persetujuan admin.

Mengaktifkan/Menonaktifkan Notifikasi Kalender Grup:

Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan notifikasi untuk kegiatan seperti penambahan acara, pembaruan acara atau saat suatu acara dihapus dari kalender grup.

Opsi Filter

Anda dapat mengubah tampilan Manage Group untuk menampilkan grup dari salah satu atau sejumlah kategori. Grup dapat dikategorikan berdasarkan jenisnya, peran Anda dalam grup, atau apakah Streams diaktifkan untuk grup tersebut.

​