المهام: نظرة عامة
المهام الشخصية
في بعض الأحيان، قد تعمل على مهمة لا تتطلب جهدًا جماعيًا. يمكنك إضافة أجزاء العمل هذه، التي تكون معتادة بالنسبة إليك، إلى مهامك الشخصية. على سبيل المثال، لنفترض أنه يتعين عليك إرسال رد عبر البريد الإلكتروني إلى عميل ما أو شراء شاحن كمبيوتر محمول جديد. يمكنك إضافة هذه الأعمال ضمن Personal Tasks.
- يمكن العثور على كافة المهام الشخصية بالنقر فوق طريقة العرض Personal tasks في الجزء الأيسر.
- يمكنك تعيين مهمتك الشخصية إلى أي عضو في المؤسسة.
- عادةً ما تكون المهام الشخصية مرئية ويمكن الوصول إليها فقط من خلالك ومن خلال المعيَّن إليه الخاص بكل مهمة معنيَّة. ومع ذلك، إذا أردت أن يشارك زملاؤك في أي من مهامك الشخصية، فيمكنك استخدام ميزة Add invitees المتوافرة لكل مهمة. سيمنح ذلك المدعوين حق الوصول لعرض مهمتك الشخصية، وإبداء الإعجاب بها والتعليق عليها.
مهام المجموعات
عندما تعمل بشكل جماعي على مشروع أو شيء آخر، فمن الملائم أن يتمكن جميع أعضاء فريقك من الوصول إلى كل المهام المتعلقة بذلك المشروع. سيساعدك هذا على تجنب التكرار وتصحيح الثغرات في عملية التواصل وإدارة عناصر العمل بكفاءة. لإنشاء مهام المجموعات، ستحتاج إلى مجموعة تدفقات مع إضافة جميع الأعضاء المعنيين إليها. بمجرد أن تكون المجموعة جاهزة، يمكنك بسهولة إضافة مهمة وربطها بالمجموعة المعنيَّة.
أليس لديك مجموعة قائمة؟ يمكنك إنشاء واحدة باستخدام الخطوات الآتية.
- سجِّل الدخول إلى Zoho Mail وانتقل إلى Tasks في الجزء الأيسر أو سجِّل الدخول إلى Zoho ToDo.
- في الجزء الأيسر، انقر فوق الرمز + بجانب قسم Groups.
إذا لم تجد هذا الخيار متوافرًا، فاتصل بمسؤول Zoho Mail للمتابعة.
معرفة المزيد حول مهام المجموعات
- عند إضافة مهمة إلى مجموعة، يمكن لجميع أعضاء المجموعة عرضها أو إبداء الإعجاب بها أو تتبعها أو التعليق عليها.
- ويمكن لأي عضو في المجموعة دعوة مستخدم من المؤسسة (ليس جزءًا من المجموعة لكنه عضو في مؤسستك) لعرض المهمة. ويخضع هذا الإذن لما إذا كان خيار Refuse other Invitees تم تمكينه أو تعطيله من قِبل مالك المهمة.
- يمكن للمدعوين لمهمة مجموعة عرض تلك المهمة المعينة فقط والتفاعل معها. ولا يمكنهم الوصول إلى أي مهام أخرى تمت إضافتها إلى المجموعة أو عرضها.
- يمكن تعيين مهام المجموعات إلى أي عضو في مؤسستك حتى لو لم يكن جزءًا من المجموعة المعنيَّة.
- يمكنك نسخ مهمة ما أو نقلها إلى مجموعة مختلفة. ويمكنك حتى اختيار نقل التعليقات على المهمة الأصلية عن طريق تحديد الخيار Include Comments.
- يتم منح الأعضاء الذين يؤدون أدوارًا مختلفة داخل المجموعة مستويات مختلفة من أذونات التحرير لمهام المجموعة.
تحرير المهمة الأصل* تحرير المهمة الفرعية* مسؤول المجموعة نعم نعم Task Owner (مالك المهمة) نعم نعم المعين له المهمة الأصل نعم نعم المعين له المهمة الفرعية لا نعم عضو المجموعة لا لا عضو المؤسسة (المعين له المهمة الأصل) لا لا *يتضمن الإذن بتحرير المهمة الأصلية والمهام الفرعية خيارات تحرير لإعدادات Description، وTitle، وDue Date، وPriority، وRecurring لمهمة ما.
المهام الفرعية
عندما تكون المهمة ضخمة وتتطلب تفويضًا، يمكنك تقسيمها إلى عدة مهام فرعية.
على سبيل المثال، لنفترض أنه يتعين عليك تقديم عرض تقديمي للمبيعات إلى العميل وأضفت مهمة ما إلى العرض. لكن العرض التقديمي الكامل يشمل محتوى من كُتَّاب، وتصميمًا من رسامين، وجدولة من قِبل فريق العميل. يمكنك إضافة هذه المهام كمهام فرعية وإضافة معيَّن إليه إلى كل مهمة فرعية بحيث يمكنك تتبع التقدم.
- يمكنك إضافة Subtasks في كل من المهام Personal وGroup.
- يمكنك تعيين مستخدم منفصل كمعيَّن إليه لكل مهمة فرعية. يمكن أن يكون المعيَّن إليه أي عضو في مؤسستك ولا يقتصر ذلك على أعضاء المجموعة فقط في حالة مهام المجموعات أو في حالة المهام الشخصية.
- في حالة مهمة مجموعة، إذا كان المعيَّن إليه المهمة الفرعية جزءًا من المجموعة، فيمكنه تحرير المهمة الفرعية—تعيين الأولوية وdue date وإضافة description، من بين أمور أخرى.
المهام المتكررة
قد تتكرر بعض المهام باستمرار بمعدل تكرار معين. بدلاً من إضافة مهمة جديدة في كل مرة، يمكنك ببساطة إضافة مهمة متكررة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء مهام متكررة لمهام مثل إعداد التقارير ومدفوعات الفواتير وإرسال الجداول الزمنية وغيرها. يمكنك الاختيار من بين معدل تكرار Daily وWeeklyوMonthly وYearly، مع خيارات إضافية لاختيار نمط repeat.
المهام: الأساسيات
التعاون في المهام
يُعد التعاون بين الزملاء جانبًا إلزاميًا لتحقيق إمكانات النمو الكامل للمؤسسة. وتساعدك المهام على تعزيز التعاون بين مؤسستك وإبقائه مثيرًا للاهتمام من خلال إعداد مناقشة وفق نمط وسائل التواصل الاجتماعي.
- قم بالعمل مع أي شخص في مؤسستك من خلال دعوته إلى مهمتك ببساطة.
- على الرغم من أنه لا يمكن لأحد المدعوين تحرير المهمة، فإنه يمكنه المشاركة عن طريق تسجيل الإعجاب بالمهمة والتعليق عليها.
- بالإضافة إلى مالك المهمة والمعيَّن إليهم، يمكن للمدعوين أيضًا دعوة المستخدمين إلى هذه المهمة المعنيَّة.
- يمكنك أيضًا دعوة المستخدمين عن طريق الإشارة إليهم باستخدام الرمز @ في قسم التعليقات في المهمة.
- إذا أردت مشاركة مهمة مع المجموعات، فيمكنك الإشارة إلى المجموعة في قسم التعليقات. وبمجرد القيام بذلك، يمكن لجميع أعضاء المجموعة عرض المهمة والتعاون.
الفئة
سواء كانت مهام شخصية أو مهام مجموعات، قد يكون من الصعب إدارة عدد كبير منها. للتغلب على هذا التحدي، يمكنك استخدام خيار Category. تشبه الفئات المجلدات التي يمكن أن تساعدك على تنظيم مهامك. يمكنك إنشاء Category ضمن أي مجموعة بما في ذلك Personal tasks. بعد الإنشاء، يمكنك ربط الفئات بأي مهام جديدة أو موجودة أو مغلقة.
على سبيل المثال، لنفترض أنك تعمل على مشروعين مختلفين—وهما التسويق التقليدي والتسويق عبر الإنترنت، ضمن Group تُسمى Marketing. للفصل بين المهام بشكل واضح، يمكنك إنشاء فئتين وربط المهام المعنيَّة بهما.
التسميات أو العلامات
في بعض الأحيان، قد تعمل على نفس النوع من العمل لمشروعات مختلفة. على سبيل المثال، لنفترض أنه يتعين عليك كتابة منشورين على مدوَّنة—أحدهما لـ Zylker Travels والآخر لـ Zylker Tech. في حالات كهذه، يمكنك إنشاء Tag وربط المهام بها. سيتيح لك هذا تحديد مهامك حسب طبيعة العمل الخاصة بها لتنظيمها بشكل أفضل.
الفئة مقابل التسميات
| الفئات | العلامات أو التسميات |
| تشبه الفئات المجلدات التي يمكن إنشاؤها ضمن Personal tasks أو Groups. | العلامة/التسمية هي تصنيف المهمة على أنها نوع معيَّن. |
| لن تنطبق الفئة إلا على المجموعة المعنيَّة التي تم إنشاؤها ضمنها. | يمكن تطبيق العلامات، بمجرد إنشائها، على أي مهمة بغض النظر عن المجموعة التي تريد إضافة المهمة إليها. |
| يمكنك ربط كل فئة بلون مختلف حسب اختيارك. | يمكنك ربط كل تسمية بلون مختلف حسب اختيارك. |
| لا يمكن ربط مهمة واحدة بعدة فئات. | يمكن ربط مهمة واحدة بعدة تسميات. |
| يمكن لأي شخص لديه حق الوصول إلى مهمة ما أن يطلع على الفئة التي تم تعيين المهمة إليها. | تعمل التسميات كأداة تنظيم شخصية. لا يمكن لأي شخص غير مالك المهمة رؤية العلامة أو التسمية التي قمت بتعيينها إلى المهمة. |
يمكنك استخدام كل من الفئات والتسميات في مهمة واحدة.
الأولوية
جميع المهام التي تضيفها لن تكون بنفس الأهمية. حيث ستكون بعض المهام أكثر أهمية من الأخرى. في مثل هذه الحالات، من الجيد تعيين الأولوية لتنظيم المهام التي يجب القيام بها أولاً. ويتيح لك تطبيق Tasks تعيين الأولوية—High وMedium وLow، لكل مهمة والتي تعمل كتذكير مستمر بالمهام التي تتطلب اهتمامًا فوريًا.
حالة المهمة
عندما تتولى تنفيذ العديد من المهام، فليس من السهل تذكر أي منها معلقة، وأي منها مكتملة، وما إلى ذلك. ولتتذكر ذلك بوضوح، من الأفضل لك تعيين الحالة لمهامك. بشكل افتراضي، في المهام توجد حالتان—مفتوحة ومغلقة. لكن بغض النظر عن الحالتين الافتراضيتين، يمكنك أيضًا إضافة حالة مخصصة من اختيارك وربطها بلون لسهولة التعرف عليها.
لا يمكن استخدام الحالة التي تنشئها لمجموعة معينة إلا في تلك المجموعة المعنيَّة. على سبيل المثال، إذا قمت بإنشاء حالة مهمة ما باسم "In Progress" في Personal Tasks، فستتوافر فقط للمهام ضمن Personal Tasks. لإضافة حالة مخصصة لمجموعة ما، سيتعين عليك أن تكون منسِّقًا للمجموعة المعنيَّة.
Start Date (تاريخ البدء)
تُعد معرفة وقت بدء مهمة ما أمرًا إلزاميًا للتأكد من أنك أنهيت المهمة في الوقت المناسب. وتتيح لك المهام تعيين Start Date ما يسهِّل عليك إدارة عملك بشكل أفضل.
Due Date (تاريخ الاستحقاق)
بينما يمكنك انتظار انتهاء بعض المهام، سيكون هناك البعض بحاجة إلى الانتهاء في تاريخ محدد. بالنسبة إلى هذه المهام، التي سيتم الانتهاء منها في تاريخ معين، يمكنك تعيين Due Date. إلى جانب تزويدك بالقدرة على تتبع مهامك بسهولة، فإن تعيين Due date سيرسل إليك أيضًا إشعارًا بالتأخير إذا لم يتم تمييز المهمة كمكتملة بحلول تاريخ الاستحقاق.
التذكيرات
عندما تقوم بالتبديل بين مهام متعددة، من السهل نسيان بعضها. في مثل هذه الحالات، يمكنك إعداد Reminder بشكل مسبق. بعد إدخال التاريخ والوقت الذي تريد أن يتم تذكيرك فيهما، يمكنك اختيار استلام التذكير كإشعار و/أو بريد إلكتروني.
- سيُرسَل البريد الإلكتروني و/أو إشعار التذكير إلى كل من مالك المهمة والمعيَّن إليه.
- يمكنك اختيار الحصول على Overdue notification إذا فوَّت تاريخ الاستحقاق. على الرغم من أن هذا الخيار لن يعمل إلا إذا قمت بتعيين Due date.
وصف المهمة
في قسم Description، يمكنك إضافة مزيد من المعلومات حول المهمة. على سبيل المثال، لنفترض أنه يتعين عليك كتابة مدوَّنة ويدور في ذهنك بعض الروابط للبحث وبعض الأفكار. يمكنك تدوينها كلها في الوصف للرجوع إليها لاحقًا. سيكون الوصف الذي تضيفه مرئيًا لأي شخص لديه إذن بعرض المهمة. ويشمل ذلك أعضاء المجموعة والمعيَّنة إليهم المهمة الرئيسية والمهمة الفرعية والمدعوين.
المرفقات
في بعض الأحيان، قد لا يكفي الوصف فقط لتدوين كل الأفكار التي لديك حول مهمة ما. في مثل هذه الحالات، يمكنك استخدام ميزة Attachments وإدراج ملفات أقل من 10 ميجابايت إلى مهامك. ستكون المرفقات التي تضيفها مرئية لأعضاء المجموعة والمعيَّنة إليهم المهمة الرئيسية والمهمة الفرعية والمدعوين. يمكنك تنزيل هذه المرفقات—بشكل فردي أو كملفات Zip، وإضافتها إلى WorkDrive، وإعادة توجيهها عبر Cliq، وغير ذلك.
المخطط الزمني للمهمة
عندما تعمل على مهمة ما مع العديد من الأشخاص المعيَّن إليهم المهمة، قد يقوم شخص ما بتحديث المهمة أو تحريرها. على سبيل المثال، قد تكتشف تاريخ استحقاق جديد، أو تغيير في التذكير، أو وصف مختلف عما كان لديك في البداية، أو حتى تمييز المهمة كمكتملة. في المخطط الزمني—المتوافر في أسفل كل مهمة، نسجِّل من قام بتحديث المهمة أو تحريرها، ومتى تم تحديث المهمة، وما التفاصيل التي تم تغييرها في المهمة.