استخدام القوالب
جدول المحتويات
يمكنك استخدام القوالب لإرسال رسائل البريد الإلكتروني بتنسيق محدد مسبقًا دون الحاجة إلى تكرار التنسيق عدة مرات. وهذا أمر مفيد للمؤسسات من أجل توحيد رسائل بريدها الإلكتروني عبر المؤسسة. كما يمكنك أيضًا تصنيف القوالب حسب تفضيلك لتحديدها بسهولة.
إنشاء قوالب
إنشاء قوالب في مؤلف البريد الإلكتروني: عبر حفظ المسودة
- سجّل الدخول إلى Zoho Mail
- انقر فوق New Mail (بريد جديد) لإنشاء قالب بريد إلكتروني جديد.
- أدخل Subject (الموضوع) - سيكون اسم القالب هو الموضوع نفسه الذي تُدخله هنا.
- اكتب محتوى البريد الإلكتروني المطلوب.
- يمكنك إجراء التنسيق اللازم لمحتوى البريد الإلكتروني.
- حدد القائمة المنسدلة الموجودة بجانب Save (حفظ) لاختيار الخيار Save Template (حفظ القالب).
- ستُحفظ الرسالة في المجلد Templates ضمن فئة "All Templates" بشكل افتراضي.
إنشاء قوالب في مؤلف البريد الإلكتروني: عبر إدراج قالب
- سجّل الدخول إلى Zoho Mail
- انقر فوق زر New Mail .
- في مؤلف البريد الإلكتروني، انقر فوق رمز Insert Template.
- في النافذة المنبثقة Insert Template، انقر فوق الزر New template.
- امنح القالب عنوانًا وقم بإنشاء المحتوى المطلوب.
- بمجرد الانتهاء، انقر فوق إنشاء.
يمكنك العثور على القالب الذي أنشأته في مجلد Templates ضمن الفئة "All Templates" بشكل افتراضي.
إنشاء قالب من مجلد Templates:
- انتقل إلى المجلد Templates (القوالب).
- انقر فوق "Create Template" (إنشاء قالب).
- أدخل العنوان draft your email في الحقول المعنيَّة وقم بإجراء تغييرات التنسيق إذا لزم الأمر. (سيظهر العنوان الذي أدخلته في القالب على أنه موضوع البريد الإلكتروني.)
- انقر فوق القائمة المنسدلة Select Category (تحديد فئة) لاختيار فئة أو إنشائها.
- انقر فوق "Save" (حفظ) لحفظ القالب.
- سيتم حفظ الرسالة في المجلد Templates (القوالب) ضمن الفئة المتوفرة.
يمكنك معاينة القالب بالنقر فوق رمز Preview في قائمة مجلد Templates. يمكنك أيضًا Edit أو Delete قالب باستخدام الرموز الموجودة في القائمة.
تصنيف القوالب من مؤلف البريد الإلكتروني
بعد حفظ القالب، يمكنك تصنيفه من المؤلف باستخدام الخيار Insert template (إدراج القالب) في قائمة formatting options (خيارات التنسيق).
أنشئ فئة باستخدام الخيار "+" في النافذة المنبثقة. وبمجرد الانتهاء، يمكنك ببساطة سحب القوالب وإفلاتها في الفئة (يمكنك تحديد قوالب متعددة لسحبها وإفلاتها في إحدى الفئات). كما يمكنك أيضًا تعديل فئة أو حذفها باستخدام الخيارات ذات الصلة المتوفرة عند تمرير مؤشر الماوس فوقها.
يمكن حفظ قالب في أكثر من فئة واحدة. انقر فوق اسم الفئة المتوفرة في معاينة القالب وحدد خانات الاختيار المقابلة للفئات التي تريد حفظ القالب فيها.
ملاحظة:
يتم عرض templates في طريقة عرض القائمة بشكل افتراضي. ويمكنك تغييرها بالنقر فوق رمز "Thumbnail View".
تعديل القوالب المحفوظة
من مجلد Templates (القوالب)
- انتقل إلى المجلد Templates (القوالب).
- سيتم سرد كل القوالب المحفوظة.
- حدد الرسالة التي تريد استخدامها، لفتحها في المؤلف.
- بعد إجراء التغييرات، انقر فوق "Save Template" (حفظ القالب) من القائمة المنسدلة Save Draft (حفظ المسودة) في الجانب العلوي الأيمن من الشاشة، لاستبدال القالب الموجود.
من النافذة Compose (إنشاء)
يمكنك أيضًا تحرير القوالب الموجودة من النافذة Templates (القوالب) في Compose editor (محرر الإنشاء). انقر فوق رمز Insert template من خيارات التنسيق.
ثم انتقل إلى الفئة التي تحتوي على القالب الذي تريد تحريره وانقر فوق الرمز Edit (تحرير) في القالب ذي الصلة.
إدراج القوالب
- يمكنك إدراج محتوى القالب أثناء إنشاء بريد إلكتروني.
- انقر فوق رمز Insert template في خيارات التنسيق.
- سترى قائمة القوالب مع رمزَي Subject وPreview للمحتوى. يمكنك أيضًا عرض معاينة تفصيلية عن طريق النقر فوق رمز Preview. ويمكنك استخدام شريط البحث أو التصفح عبر الفئات لتحديد موقع القالب.
ملاحظة:
إذا كنت تستخدم شريط البحث عندما تكون في فئة، فسيتم سرد نتائج القوالب الموجودة في هذه الفئة المعينة فقط.
- انقر فوق القالب ذي الصلة لإدراجه في المؤلف.
ملاحظة:
- انقر فوق رمز Preview الموجود في أي قالب لعرض محتوى القالب.
- ويمكنك النقر فوق الخيار Insert (إدراج) من preview (المعاينة) لاستخدام النموذج المعين.
- يمكنك أيضًا النقر فوق القالب ذي الصلة من قائمة مجلد template (القوالب) لاستخدام القالب.
الرد باستخدام قالب
بدلاً من استخدام خيار Insert template من نافذة Compose، يمكنك أيضًا اختيار خيار Reply with template لاستخدام قالب عند الرد على رسالة بريد إلكتروني. لاستخدام قالب للرد على رسالة بريد إلكتروني، انقر فوق خيار Reply with template في أسفل علامة التبويب Email preview. في نافذة Insert Template، اختر القالب الذي تريد استخدامه للرد. اضغط على Send.
قوالب إدارة علاقات العملاء (CRM)
إلى جانب قوالب Zoho Mail الخاصة بك، يمكنك أيضًا عرض قوالب إدارة علاقات العملاء (CRM) من النافذة Compose (إنشاء). ويتم سرد فئات قوالب إدارة علاقات العملاء (CRM) الافتراضية أسفل Mail templates (قوالب البريد) في نافذة Template (القالب).
لا يمكن الوصول إلى قوالب CRM إلا إذا تم تمكين Zoho CRM e-widget/extension.