المجموعات
جدول المحتويات
المجموعات
تساعد مجموعات Zoho Mail على تنسيق الفرق ومجموعات الأشخاص والتواصل بشكل أفضل مع تقليل فوضى البريد الإلكتروني الناتجة عن رسائل البريد الإلكتروني الداخلية. يمكن أن يكون مستخدم واحد جزءًا من عدة مجموعات. يمكن أن تكون هذه المجموعات مجموعات ينشئها مسؤول مثل Organization Groups وShared Mailbox الممكَّنتين لاستخدام البريد الإلكتروني أو Personal Groups التي ينشئها مستخدمون آخرون. المجموعة الممكَّنة للبريد الإلكتروني هي Organization Group لها عنوان بريد إلكتروني مقترن بها. بينما يمكن إنشاء Shared Mailbox وOrganization Groups من قِبل المسؤول والمسؤولين المميزين فقط، يمكن إنشاء Personal Groups من قِبل جميع المستخدمين.
يمكن تصنيف المجموعات إلى فئتين مختلفتين مثل:
- قوائم التوزيع (DLs)
- صندوق البريد المشترك
قوائم التوزيع
يمكن أن تكون قائمة التوزيع (DL) مجموعات تم تمكينها للتدفقات أو مجموعات تم تعطيلها للتدفقات. يتم إدراج المجموعات التي يتم تعطيل التدفق لها بشكل منفصل ضمن قائمة Disabled Groups. يمكنك نشر الرسائل والملاحظات والمهام والأحداث ومشاركة رسائل البريد الإلكتروني في مجموعات ممكنة لاستخدام التدفقات للتشارك مع فريقك. يمكن تعطيل مجموعات التدفقات من قبل المسؤولين. لن يتمكن المستخدمون من نشر منشورات جديدة إلى هذه المجموعات ولكنهم سيظلون قادرين على عرض المنشورات الحالية والإشارة إليها وحفظها.
صندوق البريد المشترك
يوفر Zoho Mail ميزة صندوق بريد مشترك تختلف عن قوائم التوزيع التقليدية. انقر هنا لمعرفة المزيد حول صندوق البريد المشترك.
قائمة المجموعات
يتم إدراج كل المجموعات التي أنت جزء منها في جزء القائمة الأيسر ضمن قسم التدفقات. يتم إدراج المجموعات التي تم تمكين التدفقات لها أولاً. إذا كانت لديك مجموعات لم يتم تمكين التدفقات لها، فيمكنك النقر فوق الخيار Disable groups في قائمة Groups.
انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي مجموعة في القائمة اليسرى لعرض خيارات المجموعة.
- يمكنك بدء دردشة مع المجموعة بأكملها عن طريق تحديد الخيار دردشة مع المجموعة.
- سيتم عرض قائمة بجميع أعضاء المجموعة إذا حددت عرض الأعضاء.
- إذا كانت المجموعة مجموعة مؤسسة تم تمكينها للبريد الإلكتروني، فسيكون لديك الخيار إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى هذه المجموعة عند النقر بزر الماوس الأيمن.
- انقر فوق الخيار إخفاء المجموعة إذا كنت تريد إزالة المجموعة من القائمة اليسرى.
- حدد الخيار معلومات المجموعة لعرض المزيد من تفاصيل المجموعة.
- انقر فوق الخيار إدارة المجموعة لتعديل تفاصيل المجموعة. سيكون خيار إدارة المجموعة متاحًا فقط للمجموعات التي أنت مشرف عليها/ مالكها.
إدارة المجموعات
يساعدك قسم Manage Groups في Zoho Mail على التعامل مع كل قوائم التوزيع (DLs) من مكان واحد. باستثناء صناديق البريد المشترك، تُعرض كافة المجموعات التي تكون جزءًا منها هنا. ستتمكن أيضًا من إضافة مجموعات جديدة وتحرير/عرض أعضاء المجموعة وتحرير المجموعة ضمن حدود دورك في المجموعة.
انقر فوق رمز Manage Groups (إدارة المجموعات) في أعلى قائمة مجموعات البث للانتقال إلى صفحة إدارة المجموعة.
إنشاء المجموعات
يمكنك إنشاء مجموعات جديدة من صفحة Manage Groups (إدارة المجموعات) باتباع الإرشادات أدناه.
- سجِّل الدخول إلى حساب Zoho Mail الخاص بك.
- انتقل إلى صفحة إدارة المجموعة باستخدام رمز Manage Groups (إدارة المجموعات).
- انقر فوق رمز Add new group (إضافة مجموعة جديدة) لإنشاء مجموعة جديدة.
- أدخِل اسم المجموعة المطلوب وأعضاءها ووصفها، وانقر فوق Create Group.
سيتم إنشاء مجموعة شخصية من المواصفات التي تم إدخالها.
إذا كنت مسؤولاً لمؤسستك، فيمكنك إنشاء مجموعات مؤسسات تم تمكينها للبريد الإلكتروني من قسم إضافة مجموعة جديدة.
- اتبع الخطوات المذكورة أعلاه وانتقل إلى قسم Add new group.
- أدخل اسم المجموعة وأعضاءها ووصفها.
- قم بتشغيل خيار "Create it as email group"، لإنشاء مجموعة ممكَّنة للبريد الإلكتروني.
- أدخل عنوان البريد الإلكتروني للمجموعة المفضلة وانقر فوق Create Group.
سيتم إنشاء مجموعة مؤسسة ذات عنوان بريد إلكتروني مشترك.
يمكنك تنفيذ أنشطة أخرى مثل إضافة مشرفين، وتغيير مستويات الوصول، وتمكين الإشراف على البريد للمجموعة التي تم إنشاؤها بالنقر فوق More Settings (مزيد من الإعدادات) في قسم Edit Group (تحرير المجموعة). يمكن أيضًا إنشاء المجموعات الممكَّنة للبريد الإلكتروني مباشرة من Admin Console الخاصة بحسابات المسؤول. انقر هنا للحصول على إرشادات مفصلة.
عرض المجموعات
يتم عرض ملخص لكل مجموعة كبطاقة منفصلة. تعرض بطاقة المجموعة التفاصيل التالية حول المجموعة المعينة:
- اسم المجموعة ورمزها.
- دورك في المجموعة.
- أعضاء المجموعة.
- حالة التدفقات للمجموعة.
يمكنك الوصول إلى أي من المجموعات التي تم تمكين التدفقات بها مباشرة من خلال النقر فوق المجموعة ذات الصلة في صفحة Manage Groups (إدارة المجموعات).
إضافة/ عرض الأعضاء
يمكنك عرض قائمة بأعضاء مجموعة ما بالنقر فوق الرمز View Members (عرض الأعضاء) في عرض Group card (بطاقة المجموعة). إذا كنت المشرف على مجموعة أو مالكها، فستتمكن أيضًا من إضافة أعضاء إلى المجموعة باستخدام المجموعة نفسها. يمكنك أيضًا تعديل أدوار الأعضاء أو حذفها.
تحرير المجموعة
يمكنك تعديل المجموعات التي تكون فيها المشرف أو المالك بالنقر فوق الرمز تحرير المجموعة 
في الزاوية العلوية اليمنى من بطاقة المجموعة. يمكنك أيضًا تحديد الخيار إدارة المجموعات بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق المجموعة ذات الصلة أو من القائمة المنسدلة مزيد من الخيارات في رأس المجموعة. يمكنك تغيير اسم المجموعة ووصفها ورمزها. يمكن تمكين/ تعطيل التدفقات للمجموعة عن طريق تحديد/ إلغاء تحديد خانة الاختيار Enable Streams (تمكين التدفقات) على التوالي. يمكنك أيضًا حذف المجموعة بالنقر فوق الزر Delete group (حذف المجموعة).
بالنسبة إلى Organization Groups، سيظهر أيضًا، Include emails في قسم Edit Group الذي سيسمح بنشر رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى المجموعة في Streams. سيتم أيضًا عرض خيار Advanced settings بجانب مربع الاختيار الذي سينتقل إلى Admin Console حيث يمكن تعديل أذونات المجموعة. لمعرفة المزيد حول الإعدادات المتقدمة لمجموعة ما، انقر هنا.
ملاحظة:
يمكن أيضًا تعطيل/ تمكين التدفقات الخاصة بمجموعة بشكل مباشر باستخدام خانة الاختيار تمكين التدفقات الموجود في عرض البطاقة.
إعدادات التقويم
يمكن للمالك أو المشرف في مجموعات التدفقات تحرير إعدادات التقويم لمجموعات التدفقات. انقر فوق الرمز إدارة المجموعات في الجزء الأيسر. حدد موقع المجموعة التي تريد تحرير إعداداتها. انقر فوق مزيد من الإجراءات، واختر الخيار تحرير. انتقل إلى شريط القوائم إعدادات التقويم.
تداخل الأحداث:
يمكنك الاختيار ما إذا كنت تريد السماح بإنشاء أحداث تقويم متعددة بالتاريخ والوقت نفسهما أو عدم السماح بذلك.
الإذن لدعوة مستخدمين خارجيين إلى أحداث المجموعة:
عند إنشاء حدث مجموعة، يمكنك تقييد الأعضاء المسموح بدعوتهم إلى الحدث. يمكنك تعيين الأذونات بحيث يتم إرسال الدعوات إلى مستخدمي المجموعة وحدهم أو إلى مستخدمي المجموعة والمؤسسة أو إلى كل مَن في المؤسسة.
موافقة المسؤول على إنشاء الحدث:
يمكن للأعضاء إنشاء الأحداث في تقويمات المجموعة بشكل افتراضي. يمكنك الاختيار ما إذا كانت هذه الأحداث تحتاج إلى موافقة مسؤول المجموعة قبل إضافة الحدث إلى تقويم المجموعة أم لا.
مشاركة التقويمات الشخصية مع المجموعة:
يمكن مشاركة التقويمات الشخصية التي أنشأها أعضاء المجموعة مع المجموعة إذا لزم الأمر. ويمكن تمكين الإذن أو تعطيله أو تعيينه بحيث تتم مشاركة التقويم بعد موافقة المسؤول.
تمكين / تعطيل إشعارات تقويم المجموعة:
يمكنك تمكين أو تعطيل إشعارات أنشطة مثل إضافة حدث أو تحديث حدث أو عند حذف حدث من تقويم المجموعة.
خيارات عامل التصفية
يمكنك تغيير عرض Manage Groups لعرض مجموعات من أي فئة واحدة أو أكثر. يمكن تصنيف المجموعات وفقًا لنوع المجموعة و/أو دورك في المجموعة و/أو بناءً على ما إذا كانت Streams ممكَّنة لتلك المجموعة.
