التدفقات - تحسين التعاون داخل صندوق بريدك
تتيح Streams في Zoho Mail التواصل والتعاون عبر البريد الإلكتروني بين أعضاء الفريق أو مجموعة من الأشخاص. حيث تحسن إنتاجية الفريق من خلال الاتصالات المفتوحة وتقليل عمليات الرد على رسائل البريد الإلكتروني وإعادة توجيهها وبذلك تمنع فوضى البريد الإلكتروني داخل الفِرق. وتعمل مجموعة التدفقات كنشرة افتراضية حيث يمكن نشر أي رسالة/ معلومات يتعين تمريرها إلى جميع أعضاء المجموعة. ومع تضمين الإعجابات والتعليقات، تتيح التدفقات إجراء مناقشات منظمة حول المنشورات في المجموعة. وهي تساعد على إبقاء جميع أعضاء المجموعة على علم بكل المستجدات.
يمكنك أيضًا النشر للأفراد، لإجراء مناقشات خاصة/واحد إلى واحد. وسيتم إدراج المجموعات التي تدعم "التدفقات" في الجزء الأيسر. كما يمكنك تحديد إحدى المجموعات لعرضها والمشاركة في أنشطة المجموعة.
كيفية عمل التدفقات:
تتيح Streams التفاعل وفق نمط وسائل التواصل الاجتماعي داخل الفِرق/المجموعات، وتعمل الإعجابات والتعليقات للكيانات المختلفة على تسهيل هذا، حيث تمكن مشاركتها مع المجموعات والأفراد.
- رسائل الحالة
- الأحداث
- المهام
- Notes (الملاحظات)
- رسائل البريد الإلكتروني
- الإشارات المرجعية
يستطيع مشرف أو مسؤول تمكين التدفقات للمجموعة. وبمجرد أن يتم "بث" المجموعة، يمكن لجميع الأعضاء عرضها ضمن قائمة مجموعات التدفقات في الجزء الأيسر وبمجرد التمكين، يمكن للأعضاء البدء في نشر الرسائل إلى المجموعات. كما يمكن للمستخدمين أيضًا إضافة منشورات إلى حوائط الأعضاء الفرديين مباشرةً. وستتضمن تدفقات المجموعة الأنشطة والمشاركات الموجودة في التدفقات للمجموعة المعينة. وستتوفر أي منشورات أو مشاركات فردية في منطقة "My Streams" (تدفقاتي) في Home (الصفحة الرئيسية).
الإعجابات
يمكن للمستخدمين إبداء "الإعجاب" بمنشور أو تعليق بالنقر فوق رمز Heart (القلب) في المنشور/ التعليق. ويمكن تفسير الإعجاب بالمنشور/ التعليق على أنه موافقة على المنشور أو تأييده بشكل إيجابي. بالإضافة إلى ذلك، سيتلقى مالك المنشور/ التعليق إشعارات كلما قام شخص ما بالإعجاب بمنشوره أو تعليقه.
التعليقات
تساعد التعليقات المستخدمين على تقديم ملاحظاتهم على الفور بطريقة سريعة وبسيطة. يمكنك،
- استخدام خيارات Markdown لصياغة تعليقاتك في نص منسَّق.
- @الإشارة إلى مستخدمين آخرين في القسم Comment ودعوتهم إلى المنشور أو إعلامهم بالمناقشة.
- تحرير التعليق الذي قمت بنشره بالفعل بالنقر فوق رمز Edit.
- عند تحرير تعليق، سيتم إرسال إشعار إلى جميع المشاركين حول التغيير.
- كما سيتم عرض وقت آخر تعليق تم تحريره.
- استخدام اختصارات لوحة المفاتيح لإجراءات المحرر.
- إضافة الصور والنصوص المنسَّقة إلى تعليقاتك عبر النسخ واللصق.
- يمكنك أيضًا إضافة مرفقات إلى تعليقاتك عن طريق سحب الملفات من سطح المكتب أو عارض المرفقات أو المرفقات من البريد أو المنشور أو الكيانات الأخرى وإفلاتها.
- يمكنك تحرير منشور باستخدام الخيار Edit as new وإنشاء منشور جديد. يمكن أيضًا تحرير منشور يحتوي على مرفقات لإنشاء منشور جديد مع المرفقات الموجودة في المنشور الأصلي.
طرق عرض التدفقات
يمكن عرض صفحة Streams (التدفقات) الخاصة بك بتخطيطين مختلفين، هما Social view (طريقة العرض على وسائل التواصل الاجتماعي) وList view (طريقة عرض القائمة).
Social view (طريقة العرض على وسائل التواصل الاجتماعي)
في Social view (طريقة العرض على وسائل التواصل الاجتماعي)، سيتم إدراج منشوراتك بتنسيق وسائل التواصل الاجتماعي. وسيتم عرض خيارات التعليق على منشور ودعوة الأعضاء والإعجاب بمنشور وما إلى ذلك أسفل المنشور الأصلي.
طريقة عرض القائمة
في list view (طريقة عرض القائمة)، سيتم إدراج منشوراتك كما في قائمة البريد الإلكتروني. ويمكنك النقر فوق كل منشور لمعاينته بشكل منفصل. وسيتم توفير الخيارات لتنفيذ الإجراءات على هذا المنشور أو عرض التعليقات في جزء preview (المعاينة). لتنفيذ إجراءات على المنشور بسرعة، توجد خيارات قائمة السياق التي تظهر عند النقر بزر الماوس الأيمن فوق منشور. لمعرفة المزيد حول خيارات قائمة السياق، راجع هذه الصفحة.
تغيير طريقة عرض التدفقات:
بعد فتح صفحة Streams (التدفقات) الخاصة بك، حدّد موقع رمز Social view (طريقة العرض على وسائل التواصل الاجتماعي) ورمز List view (طريقة عرض القائمة) الموجودين في الزاوية العلوية اليمنى من صفحتك. وسيتم تمييز طريقة العرض المحددة. انقر فوق طريقة العرض المطلوبة لتغيير تخطيط صفحتك.
رسالة الحالة
يمكن لأعضاء المجموعة نشر الحالات أو الرسائل في مجموعة التدفقات. تكون هذه الميزة مفيدة بشكل خاص عندما تكون لديك معلومات ستتم مشاركتها أو مناقشتها مع مجموعة من الأشخاص. عند إنشاء منشور تدفقات، يمكنك
- دعوة الأعضاء خارج المجموعة عبر @الإشارة إليهم في المنشور أو المجموعة.
- سحب الصور والمستندات وإفلاتها، وإرفاق ملفات Workdrive، وتضمين مقاطع الفيديو، وإضافة وجوه ضاحكة إلى المنشور.
- استخدام محرر النص المنسَّق لتنسيق رسائلك بالطريقة التي تريدها.
- تعطيل خيارات دعوة المستخدم أو تمكينها حسب متطلباتك باستخدام رمز Allow/Refuse invitee.
- إضافة عنوان إلى منشور تدفقاتك بالنقر فوق الرمز +.
- إزالة تنسيق كل النصوص بسهولة من خلال تحديد النص ببساطة والنقر فوق الرمز Remove Formating.
- إجراء تغييرات على منشورك بالنقر فوق Edit في قائمة الإجراءات. عند تحرير منشور، سيتم إرسال إشعار إلى جميع المشاركين حول التغيير. سيتم أيضًا عرض آخر مرة قمت فيها بإجراء تغييرات.
يمكن لأعضاء المنشور أو المشاركين فيه،
- تسجيل الإعجاب بالمنشور أو التعليق عليه.
- دعوة أعضاء من خارج المجموعة عن طريق @الإشارة إليهم في التعليق أو باستخدام الرمز invite user، حسب مستوى الأذونات الذي تم تعيينه.
وبصرف النظر عن ذلك، عند إضافة عنوان URL أو رابط ويب إلى المنشور، يتم إنشاء معاينة كجزء من المنشور.
الأحداث
يمكن لأعضاء المجموعة جدوَلة أحداث لأعضاء المجموعة في تقويم التدفقات. وإذا تم إلغاء تحديد الخيار "Invite all group members" (دعوة كل أعضاء المجموعة)، فستتم دعوة الحضور الذين تم ذكرهم من قِبل منشئ الحدث فقط إلى الحدث. وقد تكون الأحداث عبارة عن بعض اجتماعات الفريق أو بعض الأحداث الخارجية التي قد تكون ذات أهمية لأعضاء المجموعة وما إلى ذلك. كما يمكن لأعضاء المجموعة نشر تحديثات عن الاجتماع أو النتائج كتعليقات للرجوع إليها أو لإجراء مزيد من المناقشات.
يمكن لأعضاء المجموعة أيضًا إضافة أحداث خارجية معينة تحظى باهتمام مشترك إلى المجموعة، في منطقة Events (الأحداث). مثال: الندوات عبر الويب ومحادثات تيد (TED) والاجتماعات التقنية وما إلى ذلك.
المهام
تساعد مهام المجموعة الموجودة ضمن Streams (التدفقات) على تكوين رؤية حول المهام المشتركة ومالكي المهام والتقدم المحرز في المهام بين أعضاء المجموعات. ويمكن للأعضاء نشر المهام في المجموعات وتحديد الأولويات وتعيينها لشخص ما بالإضافة إلى إنشاء التذكيرات وتعيين تواريخ الاستحقاق للمهام. كما يمكن أن تتضمن المهمة مرفقات مضافة ذات صلة.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن تقسيم مهمة المجموعة إلى مهام فرعية ويمكن تعيين كل مهمة فرعية لشخص مختلف.
يمكن للأعضاء الإعجاب بالمهمة أو التعليق عليها لمشاركة ملاحظاتهم. ويمكن لمالك المهمة وضع علامة مكتمل على المهمة أو تغيير تاريخ الاستحقاق وإضافة التذكيرات. ويساعد هذا الأعضاء الفرديين والمجموعة على تكوين فكرة عامة عن المهام القادمة والمعلقة والمكتملة والمواعيد النهائية وتعليقات الآخرين على المهام.
الإشارات المرجعية
يمكنك إضافة أي عنوان URL ويب كإشارة مرجعية في مجموعة التدفقات كي يتمكن الأعضاء الآخرون من عرضه. ويتم ملء عنوان URL ووصفه تلقائيًا في الحقول ذات الصلة.
يمكنك اختيار مجموعة التدفقات التي تريد أن تكون الإشارة المرجعية جزءًا منها من القائمة المنسدلة في الطرف السفلي الأيمن. وإذا كانت لديك مجموعات مختلفة في تطبيق الإشارة المرجعية الخاص بك، فيمكنك اختيار المجموعة التي تريد إضافة إشارتك المرجعية إليها.
يمكن عرض الإشارة المرجعية التي تمت إضافتها في تطبيق الإشارات المرجعية.
Notes (الملاحظات)
يمكن للأعضاء إنشاء "ملاحظات" مشتركة للمجموعات ونشرها في صفحة Streams (التدفقات) ذات الصلة. ويساعد هذا على تثبيت العناصر المشتركة في المجموعة للرجوع إليها بسهولة. وكلما قام المالك بتغيير الملاحظة، يتلقى جميع الأعضاء إشعارات بشأن التغيير. وعلى غرار الكيانات الأخرى، يمكن لجميع أعضاء المجموعة "الإعجاب" بملاحظة أو "التعليق" عليها.
يستطيع الأعضاء الآن إضافة صور ومرفقات مضمنة إلى الملاحظات، لتمكين الملاحظات كأداة تعاون أفضل من أجل مشاركة الأفكار.
يمكن للأعضاء الآخرين التعليق على ملاحظات المجموعة، ولكن لا يمكنهم تغيير الملاحظة الأصلية التي قام العضو بإضافتها.