استخدام طرق عرض المهام في Zoho Mail

قد تتغير الطريقة التي تريد أن تنظر بها إلى مهامك حسب متطلباتك. إذا كنت تريد الاطلاع على كافة المهام التي سيحين موعد استحقاقها قريبًا، فسترغب في ترتيب مهامك بهذه الطريقة. لكن إذا كنت تريد تتبع حالة المهام التي تم إنشاؤها بواسطتك، فسترغب في مشاهدة قائمة بها المهام التي أضفتها أنت فقط.

وهنا يأتي دور طرق عرض المهام. بفضل مساعدة طرق العرض وأوضاع العرض، يمكنك ترتيب مهامك وتتبعها بطريقة أكثر ملاءمة لمتطلباتك.

طرق عرض الجزء الأيسر

طريقة عرض جدول الأعمال

في Agenda View، يمكنك رؤية المهام مرتبة حسب تاريخ استحقاقها. على سبيل المثال، فلنفترض أنك أضفت مهمة مع تحديد تاريخ الاستحقاق في الأول من أكتوبر. في الأول من أكتوبر، سترى المهمة مرتبة ضمن مهام اليوم. يساعد ذلك المستخدمين على تحديد العمل الذي يجب القيام به والتخطيط له بسهولة وإدارة الوقت بكفاءة.

تتضمن Agenda view‏ 6 أقسام يتم فيها ترتيب المهام حسب تاريخ استحقاقها. وهي،

• Delayed Tasks - كل المهام التي لم يتم إنجازها في وقت الاستحقاق المحدد.
• Today's Tasks - كل المهام المقرر إنجازها في ذلك اليوم المحدد.
• This week's tasks - كل المهام المقرر إنجازها في هذا الأسبوع المحدد.
• This month's tasks - كل المهام المقرر إنجازها في هذا الشهر المحدد.
• Upcoming Tasks - كل المهام المقرر إنجازها بداية من الشهر القادم وحتى السنة القادمة.
• No due date - كل المهام التي تم إنشاؤها من دون تاريخ استحقاق.

يمكنك فرز المهام في Agenda view حسب Due date.

طريقة عرض "Created by me"

في طريقة العرض "Created by me"، يمكنك رؤية كل المهام التي تم إنشاؤها بواسطتك. ويشمل ذلك كل المهام التي تم إنشاؤها بواسطتك بغض النظر عن الشخص المعيَّنة إليه المهام. على سبيل المثال، لنفترض أنك أنشأت بعض المهام وقمت بتعيينها إلى زملائك. يمكنك تتبعها بسهولة عن طريق الانتقال إلى طريقة العرض "Created by me".

في طريقة العرض هذه، يمكنك تجميع المهام حسب Priority وDue date وGroup. ويمكنك أيضًا فرز المهام حسب Created time وDue date وModified date استنادًا إلى خيار Group by الذي تحدده.

طريقة عرض "Assigned to me"

في طريقة العرض "Assigned to me"، يمكنك رؤية كل المهام التي تكون أنت فيها الشخص المعيَّن إليه. ويشمل ذلك المهام والمهام الفرعية التي تم إنشاؤها بواسطتك أنت وأي عضو في المؤسسة. في طريقة العرض هذه، يمكنك تجميع المهام حسب Priority وDue date وGroup. ويمكنك أيضًا فرز المهام حسب Created time وDue date وModified date استنادًا إلى خيار Group by الذي تحدده.

طريقة عرض "Personal tasks"

في طريقة العرض "Personal tasks"، يمكنك رؤية كل المهام التي قمت بإضافتها على أنها مهام شخصية. يمكنك النقر فوق Category في الجزء الأيسر لعرض المهام المحددة ضمن هذه الفئة فقط. ويكون ذلك مفيدًا بشكل خاص عندما تركز على مشروع واحد وتريد تتبع مهام هذا المشروع بالتحديد

في طريقة العرض هذه، يمكنك تجميع مهامك حسب Category وStatus وPriority وDue date. وفي طريقة العرض "Category"، يمكنك تجميع مهامك حسب Status وPriority وDue date. ويمكنك أيضًا فرز المهام حسب وقت الإنشاء وتاريخ الاستحقاق وتاريخ التعديل حسب خيار Group by الذي تحدده في كل من طريقة العرض "Personal tasks" وطريقة العرض "Personal tasks' Category".

طريقة عرض "Shared with me"

في طريقة العرض "Shared with"، يمكنك رؤية كل المهام التي تم إنشاؤها من قِبل الآخرين لكن تم تعيينها إليك أو تمت دعوتك إليها من قِبل المالك. يمكن أن تكون هذه المهام مهام خاصة تم إنشاؤها بواسطة أي شخص في المؤسسة أو مهام تم إنشاؤها في مجموعات لست جزءًا منها. يمكنك عرض المهام في طريقة العرض Board أو List. يمكنك أيضًا فرز المهام حسب وقت إنشائها.

​

Unified view

يتكامل Zoho Mail مع تطبيقات Zoho الأخرى مثل Zoho CRM وZoho Connect وZoho Projects وZoho People. في طريقة العرض Unified view، يمكنك رؤية كل المهام التي أضفتها أو عيّنتها إلى نفسك عبر خدمات Zoho الأخرى في Zoho Mail.

يمكنك أيضًا رؤية العرض التفصيلي لكل تطبيق من خلال توسيعه ببساطة بالنقر فوق اسمه. في طريقة العرض الموسعة، يمكنك تنفيذ عمليات مثل الوصول إلى المهام الأخرى التي لم يتم تعيينها إليك، وإنشاء مهام جديدة، والمزيد في ذلك التطبيق المعيَّن. ستنعكس كافة التغييرات التي تجريها في طريقة العرض Unified view للمهام في تطبيق Zoho ذي الصلة.

على سبيل المثال، لنفترض أنك تريد إضافة مهمة جديدة إلى Zoho Connect. يمكنك ببساطة توسيع قسم Zoho Connect في Unified view وإضافة المهمة. وستتم إضافة هذه المهمة تلقائيًا وربطها بحساب Zoho Connect الخاص بك. وعندما تصل إلى مهام Zoho Connect الخاصة بك من موقع Connect، ستنعكس المهام التي أضفتها من Zoho Mail هناك.

قسم Groups

في قسم Groups الخاص بالمهام من الجزء الأيسر، يمكنك رؤية قائمة بجميع الـ Groups التي تكون أنت جزءًا منها. يمكنك النقر فوق المجموعة التي تفضلها للحصول على طريقة عرض مفصلة لكافة المهام التي تمت إضافتها إلى المجموعة. ويشمل هذا كل الأشخاص الذين يمثلون جزءًا من المجموعة. يمكنك اختيار ترتيب المهام حسب Category أو Status أو Assignee أو Due date أو Priority.

إلى جانب ذلك، يمكنك أيضًا عرض المهام من Group التي تنتمي إلى Category معينة ضمن تلك الـ Group. وفي طريقة العرض category في Group ما، يمكنك ترتيب المهام حسب Status وAssignee وPriority وDue date. يمكنك أيضًا فرز المهام حسب created time وDue date وModified date استنادًا إلى خيار Group by الذي تحدده في كل من طريقة العرض Groups وطريقة العرض Group tasks' Category.

أوضاع العرض

أوضاع العرض هي طريقة يمكنك من خلالها تخصيص كيفية عرض مهامك بشكل أكبر. في بعض الأحيان قد ترغب في عرضها بشكل يمكِّنك من الحصول على نظرة شاملة. وفي بعض الأحيان، كل ما تريد أن تنظر إليه هو قائمة بسيطة. لذا، يمكن رؤية جميع طرق العرض المذكورة أعلاه في وضعين أو تخطيطين مختلفين للعرض.

• Boards - يمكنك عرض كل أقسام مهامك مرتبة في تخطيط لوحة كانبان، واحدة إلى جانب الأخرى.
  
• List - سيتم ترتيب كل أقسام مهامك كقائمة، واحدة أسفل الأخرى.
  

أيًا كان وضع العرض الذي تحدده في طريقة العرض، سيتم تذكر هذا التفضيل وسيتم نقله تلقائيًا عند التبديل إلى طريقة عرض مختلفة. على سبيل المثال، لنفترض أنك اخترت وضع العرض Board في Agenda view. عند الانتقال إلى طريقة العرض Created by me، ستظل مهامك معروضة في وضع العرض Board تلقائيًا.

Group by

يُعد خيار Group by مفيدًا بشكل خاص عندما تريد ترتيب المهام استنادًا إلى حقل معيَّن. على سبيل المثال، قد ترغب في ترتيب المهام حسب الـ Priority. يمكنك القيام بذلك ببساطة من خلال الانتقال إلى Group by واختيار Priority.

كل خيارات Group by المتوافرة هي،

• الفئة
• الحالة
• الأولوية
• Due date (تاريخ الاستحقاق)
• Assignee
• Group (التجميع)

قد لا تتوافر بعض خيارات Group by لجميع طرق العرض. فعلى سبيل المثال، سيكون خيار Assignee متاحًا لطريقة العرض Groups فقط وليس للطرق الأخرى.

الفرز

تعتمد خيارات Sort المتوافرة في طريقة عرض ما على خيار Group by الذي تحدده. فمثلًا، لنفترض أنك قمت بتجميع المهام حسب الأولوية. يمكنك فرز المهام حسب وقت إنشائها. لكن إذا قمت بتجميعها حسب الـ Group، فلن يتوفر خيار Sort. بعض خيارات Sort المتوافرة هي،

• Created Time - سيتم ترتيب المهام حسب الوقت الذي تمت فيه إضافة مهمة أو إنشاؤها.
• Due Date - سيتم ترتيب المهام حسب تاريخ استحقاقها.
• Modified Date - سيتم ترتيب المهام بناءً على التاريخ الذي تم فيه تحرير المهمة آخر مرة.

المرشحات

إلى جانب الفرز والتصفية باستخدام طرق العرض، يمكنك أيضًا تصفية المهام داخل كل طريقة عرض بالنقر فوق الزر Filter. باستخدام الخيار Filter، يمكنك التصفية حسب Assignee وStatus وPriority. يمكنك أيضًا تصفية المهام الـ Delayed والـ Archived بشكل منفصل.

Manage fields

أثناء عرض مهمة في طريقة العرض Board أو طريقة العرض List، يمكنك اختيار إخفاء/إظهار حقول معينة حسب تفضيلك عن طريق الانتقال إلى Manage Fields.