إدارة المرفقات
يوفر Zoho Mail خيارات متعددة لإدارة المرفقات التي تتلقاها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. ويمكنك عرض أنواع مختلفة من الملفات المرفقة مثل المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية والصور وملفات PDF والملفات النصية مباشرةً في المتصفح أو تطبيقات Zoho للملفات ذات التنسيق المتوافق. كما يمكن تحميل الملفات المتلقاة إلى التخزين السحابي أو تنزيلها إلى جهازك أو تنفيذ إجراءات أخرى.
تتوفر كل المرفقات في بريدك الإلكتروني في "عارض المرفقات" لعرضها جميعًا في مكان واحد. بالإضافة إلى ذلك، يدعم عارض المرفقات الإجراءات السريعة وعوامل التصفية وما إلى ذلك لتحديد موقع الملفات دون القلق بشأن رسائل البريد الإلكتروني التي تتضمنها.
عرض المرفقات
يوفر Zoho Mail عرضًا سريعًا لمعظم أنواع المرفقات الشائعة التي تتلقاها. ويمكن عرض الملفات مثل المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية باستخدام تطبيقات مجموعة Zoho Office. كما يمكن أيضًا معاينة الملفات الشائعة مثل ملفات pdf والصور والملفات النصية ومقاطع الفيديو والوسائط الأخرى التي تتلقاها في المتصفح نفسه، استنادًا إلى خيارات المعاينة المدمجة التي يدعمها المتصفح الذي تستخدمه.
يساعدك هذا على عرض الملف من دون الحاجة إلى تنزيل الملف والبحث عن برنامج محدد لعرضه. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام خيار Add to Zoho Docs، في حال كنت تريد مراجعة نوع برنامج office للمرفقات التي تتلقاها. وبذلك، يمكنك عرض المرفقات من أي جهاز دون تعقيدات تطبيقات البرامج المثبتة. يمكنك أيضًا سحب هذه المرفقات وإفلاتها في أي نافذة دردشة مفتوحة خاصة بـ Zoho Cliq في Zoho Mail.
من قائمة البريد الإلكتروني، يمكنك النقر فوق رمز المرفق لعرض المرفقات المتضمنة في ذلك البريد الإلكتروني المعين مباشرة. ويؤدي النقر فوق رمز المرفق في صف الرأس الموجود في المحادثة إلى سرد كل المرفقات الموجودة في المحادثة بالكامل. يمكنك أيضًا استخدام More options لتنفيذ الإجراءات.
انقر فوق رمز Attachment في منطقة رأس جزء معاينة رسالة البريد الإلكتروني للانتقال مباشرةً إلى منطقة المرفقات في رسالة البريد الإلكتروني.
يوفر لك الجدول الآتي قائمة بأنواع المرفقات وعارض Zoho المستخدم لعرض الملف في أثناء التنقل.
| نوع المرفق | خيار العرض |
| xlsx، xls، sxc، ods، csv، tsv | Zoho Sheet |
| docx، doc، sxw، odt، rtf | Zoho Writer |
| ppt، pps، odp، sxi | Zoho Show |
| pdf، jpg، jpeg، gif، png، bmp، htm، html، eml، msg | معاينة في عارض المرفقات |
| mp4، mp3، wav، mov | تشغيل في عارض المرفقات |
| ics | عرض في البريد إلكتروني، إضافة إلى Zoho Calendar |
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك سحب وإفلات مرفقات البريد الإلكتروني في Zoho Cliq باستخدام برنامج المراسلة المضمن في Zoho Mail. كما يمكنك حفظ هذه الملفات في Zoho Docs أو Zoho WorkDrive إذا أردت إجراء تغييرات على الملفات المتلقاة وإرسالها إلى شخص ما. في حال كان المرفق المستلم مستندًا، يمكنك استخدام خيار Copy to Zoho Writer لتحرير المستند قبل إرساله إلى الآخرين.
تنزيل المرفقات
لديك خيار تنزيل المرفقات إلى جهازك. وعندما تكون لديك مرفقات متعددة في رسالة البريد الإلكتروني، يمكنك تحديد بعض المرفقات أو كلها باستخدام خانات الاختيار الخاصة بها، واختيار Download as Zip. وسيتم تنزيل المرفقات المحددة كملف zip. يمكنك استخراج الملفات بشكل فردي لاحقًا إلى مجلد الوجهة المطلوب.
يمكنك أيضًا تحديد المرفقات واختيار إجراء من قائمة الخيارات في قائمة Add To .
يمكن تنزيل المرفقات بتنسيق .EML و.MSG كملف EML أو HTML باستخدام خياري Save as HTML file وSave as EML file في iPreview.
في قائمة خيارات More ، يمكنك العثور على خيارات Add to Cloud وAdd to Cliq Message وAttach in a new streams message وAttach and send a new email وAttach to a new note وAttach to a new task. يمكنك إرسال مرفق البريد الإلكتروني في الدردشة باستخدام خيار Add to Cliq Message. ويتيح لك الخيار Attach in a new streams message نشر رسالة جديدة في Streams مع المرفق المحدد. وبالمثل، يمكنك استخدام الخيار Attach and send a new email لإنشاء بريد إلكتروني جديد مع الملف المحدد كمرفق.
يمكنك تحميل الملفات مباشرةً إلى Zoho Docs أو Zoho WorkDrive أو خدمات سحابية أخرى من اختيارك للتعاون أو المشاركة بشكل أكبر باستخدام خيار Add to Cloud.
تحرير مرفقات البريد الإلكتروني
يمكنك تحرير مرفقات البريد الإلكتروني والتعاون بشأنها (المستندات/جداول البيانات/العروض التقديمية) من دون عناء باستخدام تطبيقات Zoho Writer وZoho Sheets وZoho Show. يتيح لك Zoho Writer العمل على المستندات والملفات النصية بينما يمكنك استخدام Zoho Sheets وZoho Show لتحرير جداول البيانات والعروض التقديمية على التوالي.
خطوات تحرير مرفقات البريد الإلكتروني
لنفترض أنك ترغب في تحرير عرض تقديمي.
- حرك المؤشر فوق المرفق في جزء عرض البريد الإلكتروني.
- انقر فوق زر View ضمن المرفق.
- ستتم إعادة توجيهك إلى معاينة المرفق. في المعاينة، انقر فوق زر Copy to Zoho Show. سيتم نسخ المرفق الخاص بك وسيتم توجيهك إلى علامة تبويب مختلفة مع فتح المرفق في Zoho Show. يمكنك استخدامه كملف Show عادي.
ملاحظة:
بمجرد إنشاء نسخة، يتغير الخيار إلى Edit with Zoho Show في جزء معاينة المرفق. كلما نقرت على زر Edit with Zoho Show للمرفق المقابل، ستتم إعادة توجيهك تلقائيًا إلى النسخة التي أنشأتها أولاً.
في حال المستندات، سيكون اسم الزر Copy to Zoho Writer، وبالنسبة إلى جداول البيانات، انقر فوق زر Copy to Zoho Sheets. بمجرد إنشاء نسخة، يتم تغيير الخيارات إلى Edit with Zoho Writer وEdit with Zoho Sheets على التوالي في جزء معاينة المرفق.
التحميل إلى Zoho Docs
يمكنك تحميل المرفق مباشرةً إلى Zoho Docs. ويساعدك هذا على الوصول إلى الملفات أو مشاركتها من أي مكان. كما يؤدي هذا أيضًا إلى إلغاء أي تبعية على البرامج المثبتة للوصول إلى هذه الملفات أو العمل عليها في أثناء التنقل.
- حرك المؤشر فوق المرفق في جزء عرض البريد.
- انقر فوق الخيار More (المزيد)، واختر Add to Cloud (إضافة إلى السحابة) من القائمة.
- ضمن علامة التبويب Zoho Docs، اختر نوع المجلد الذي تريده.
- حدد المجلد المعين ضمن نوع المجلد الذي اخترته.
- يمكنك أيضًا إنشاء مجلد جديد بالنقر فوق رمز "Create Folder" (إنشاء مجلد) في الزاوية العلوية اليمنى
- انقر فوق "Add" (إضافة)
بمجرد حفظ الملف في Zoho Docs، يمكنك أيضًا تحريره باستخدام محرري Zoho Docs أو مشاركته مع المستخدمين الآخرين باستخدام ميزات Zoho Docs البسيطة والآمنة. بالإضافة إلى ذلك، يسمح لك بتحرير المرفقات الخاصة بك على الإنترنت وإرفاقها برسالة بريد إلكتروني.
التحميل إلى Zoho WorkDrive
يمكنك تحميل المرفق مباشرةً إلى Zoho WorkDrive. ويساعدك هذا على الوصول إلى الملفات أو مشاركتها من أي مكان. كما يؤدي هذا أيضًا إلى إلغاء أي تبعية على البرامج المثبتة للوصول إلى هذه الملفات أو العمل عليها في أثناء التنقل.
- حرك المؤشر فوق المرفق في جزء عرض البريد.
- انقر فوق الخيار More (المزيد)، واختر Add to Cloud (إضافة إلى السحابة) من القائمة.
- حدد Add to WorkDrive.
- سيتم فتح تطبيق Workdrive في جزء عنصر واجهة المستخدم للامتدادات (eWidget).
- حدد مجلدًا معينًا تريد إضافة المرفق إليه.
- يمكنك أيضًا إنشاء مجلد جديد بالنقر فوق رمز New Folder في الزاوية السفلى اليمنى.
- انقر فوق Add
بمجرد حفظ الملف في Zoho Workdrive، يمكنك مشاركته كرابط (ملفات بتنسيق Zoho) أو مرفق بريد إلكتروني إلى مستخدمين آخرين من عنصر واجهة المستخدم للامتدادات (eWidget).
الترحيل من Zoho Docs إلى Zoho WorkDrive
لقد تم الآن تجديد Zoho Docs إلى Zoho WorkDrive الجديد كليًا الذي به ميزات وتخصيصات محسنة وواجهة جديدة.
إذا كان حساب Workplace الخاص بك جزءًا من مؤسسة، فيمكن للمسؤول المميز لحساب Docs الخاص بالمؤسسة بدء الترحيل إلى Zoho WorkDrive.
إذا كنت مستخدمًا حاليًا لـ WorkDrive، فاتبع الخطوات الآتية للترحيل من Zoho Docs:
- سجِّل الدخول إلى حسابك في Zoho Docs.
- انقر فوق WorkDrive Migration في صفحة Admin Console.
- سيتم اختيار الفريق المرتبط بالمسؤول المميز تلقائيًا.
- حدد Migrate all users and their data.
- حدد التاريخ والوقت لجدولة الترحيل.
- انقر فوق Proceed لترحيل كافة المستخدمين وبياناتهم وفقًا للجدولة.
- سيتم فتح شاشة جديدة لإعلامك بأنه قد تمت جدولة الترحيل في التاريخ والوقت المحددين.
اتبع الإرشادات الواردة في صفحة التعليمات هذه للحصول على إرشادات الترحيل المفصلة وللحصول على إرشادات حول الترحيل إذا كنت مستخدمًا جديدًا لـ WorkDrive. لطرح الأسئلة حول الترحيل من Zoho Docs إلى Zoho WorkDrive، اتبع صفحة التعليمات هذه.
التحميل إلى الخدمات السحابية الأخرى
يوفر لك Zoho Mail الخيار لتحميل الملفات إلى خدمة الملفات على السحابة التي اخترتها. وبالنسبة إلى كل رسائل البريد الإلكتروني التي تتضمن مرفقات، يمكنك استخدام برنامج التحميل إلى السحابة لإضافة رسائل البريد الإلكتروني إلى خدمات إدارة الملفات على السحابة. كما يمكنك اختيار تحميل ملفك إلى Zoho Docs أو Google Drive أو حتى DropBox. ويوفر Zoho Mail تكاملاً ثنائي الاتجاه مع كل خدمات التخزين السحابي هذه، ما يساعدك على تحميل المرفقات أو إضافة مرفقات من هذه الخدمات أثناء التنقل.
التحميل إلى Google Drive
على غرار Zoho Docs، يمكنك تحميل المرفقات إلى Google Drive باستخدام برنامج التحميل إلى السحابة. وتحتاج إلى مصادقة الوصول إلى Zoho Mail والسماح به عند استخدام Google Drive مع Zoho Docs للمرة الأولى.
التحميل إلى DropBox
يمكنك تحميل المرفقات إلى DropBox من Zoho Mail باستخدام برنامج التحميل إلى السحابة. وتحتاج إلى مصادقة Zoho Mail والسماح به عند استخدام Zoho Mail مع DropBox للمرة الأولى.
كما يمكنك أيضًا إضافة مرفق إلى بريدك الإلكتروني من حسابك على DropBox.
ملاحظة:
يمكن أيضًا تحميل المرفقات المتلقاة إلى OneDrive وBox.