استخدام الملاحظات في Zoho Mail

يوفر Zoho Mail طريقة سهلة لإضافة الملاحظات. كما يُسهل تطبيق ملاحظات Zoho داخل صندوق بريدك تدوين الأفكار على الفور. ويمكن عرض هذه الملاحظات أو تحريرها في وقت لاحق.

إضافة ملاحظة

إضافة ملاحظة من الجزء الأيسر

1. سجّل الدخول إلى Zoho Mail
2. انتقل إلى Notes في قائمة التطبيق.
3. انقر فوق الزر New Note في القائمة اليسرى.
   
4. أدخل العنوان المطلوب لملاحظتك واكتب الوصف.
5. يمكنك أيضًا تغيير لون الملاحظة وإدراج جداول أو صور أو مرفقات أخرى في ملاحظتك باستخدام الخيارات المتوافرة.
   
6. بعد إضافة التخصيصات اللازمة إلى الملاحظة، انقر فوق Add (إضافة).

​يمكنك أيضًا إدراج صور مضمنة في ملاحظاتك واستخراج المحتويات من هذه الصور في الملاحظات. للقيام بذلك، حدِّد الصورة المضمَّنة وانقر فوق More > Extract Content.

بدلاً من ذلك، يمكنك أيضًا النقر فوق القائمة المنسدلة New Mail عندما تكون في صندوق بريدك واختيار New Note.
​

إضافة ملاحظة من طريقة عرض البريد

1. سجّل الدخول إلى Zoho Mail
2. أثناء عرض أي بريد إلكتروني، انقر فوق رمز More Actions (مزيد من الإجراءات) في الزاوية العلوية اليمنى من النافذة.
3. من القائمة المنسدلة، حدد Add To (إضافة إلى) ثم اختر Notes (الملاحظات).
   
4. تفتح نافذة إنشاء New Note.
5. أدخل عنوانًا مناسبًا وأدخل الوصف ثم انقر فوق Add.

يمكن أيضًا إضافة ملاحظة جديدة من قائمة الملاحظات الموجودة بالنقر فوق خيار Notes Quick Add (إضافة ملاحظات بسرعة).

​

يمكنك أيضًا استخدام قائمة Smart Create لإضافة ملاحظة جديدة. حدد الجزء الذي تريد إضافته كملاحظة من البريد الإلكتروني ثم انقر فوق رمز Create Note (إنشاء ملاحظة) في النافذة المنبثقة Smart Create (الإنشاء الذكي) التي تظهر. وتتم إضافة النص المحدد كوصف للملاحظة.

يتم حفظ كل هذه الملاحظات ضمن تطبيق الملاحظات. يمكنك عرض البريد الإلكتروني الذي تم إنشاء الملاحظة منه باستخدام خيار Open Linked email (فتح البريد الإلكتروني المرتبط) في تطبيق الملاحظات.

تدعم ملاحظات Zoho Mail تنسيق النص المنسّق. وتتضمن رموز التنسيق الموجودة أسفل الملاحظة Bold (غامق) وItalics (مائل) وUnderline (تسطير) وStrikethrough (خط متوسط) وFont indentation (المسافة البادئة للخط) وbullets (التعداد النقطي). كما يمكنك أيضًا تحويل تنسيق النص المنسّق للمحتوى إلى النص العادي باستخدام رمز Remove formatting (إزالة التنسيق).

​إضافة ملاحظات مجموعة

يتم حفظ كل الملاحظات التي تضيفها ضمن قسم "My Notes" (ملاحظاتي) ما لم تحدد مجموعة معينة. ولإضافة ملاحظات إلى المجموعات، اتبع الخطوات الآتية:

1. سجِّل الدخول إلى Zoho Mail
2. انتقل إلى تطبيق Notes في صندوق بريدك.
3. انقر فوق أي مجموعة تريد إضافة الملاحظة إليها.
4. انقر فوق زر New Note (ملاحظة جديدة).
   
5. تنبثق نافذة Add Note.
6. أدخل العنوان والوصف وانقر فوق Add (إضافة).
7. يتم حفظ الملاحظة ضمن المجموعة المحددة.

أو يمكنك اتباع أي من الأساليب لإضافة ملاحظة وانقر فوق My Notes في الزاوية العلوية اليمنى من النافذة. تظهر قائمة بكل المجموعات التي تشكِّل أنت جزءًا منها. حدد المجموعة التي تريد إضافة الملاحظة إليها.

يمكنك أيضًا نسخ الملاحظة أو نقلها إلى مجموعة تدفق أخرى من قائمة More options. ويمكن لمسؤول/مشرف المجموعة أو مالك الملاحظة فقط نقل الملاحظة من مجموعة إلى أخرى.

الملاحظات الملصقة

إن الملاحظات الملصقة هي أداة رائعة لتدوين أفكارك وآرائك العشوائية وليدة اللحظة والتي يمكن أن تضيع. ويمكن أيضًا إنشاء بعض الملاحظات التي تريد أن يتم تذكيرك بها عندما تفتح صندوق بريدك كملاحظات ملصقة. حيث يتم لصق هذه الملاحظات على شاشة صندوق بريدك ويمكن تصغيرها أو إظهارها في نافذة جديدة أو تغيير حجمها أو إغلاقها حسب المتطلبات.

خطوات إنشاء ملاحظة ملصقة:

1. انقر فوق New Note (ملاحظة جديدة)في جزء التطبيقات الأيسر على غرار ما تقوم به لإنشاء ملاحظة جديدة.
2. انقر فوق رمز Make it as sticky note (إنشاء كملاحظة ملصقة) الموجود في الزاوية العلوية اليسرى للملاحظة الجديدة.
   
3. سيتم لصق الملاحظة على صندوق بريدك.
4. تتسم الملاحظة الملصقة بأنها قابلة للاستخدام ويمكن تنفيذ جميع الإجراءات، على غرار الملاحظات المعتادة.

يمكنك تحويل ملاحظة موجودة إلى ملاحظة ملصقة بالنقر فوق الرمز Make it as sticky note (إنشاء كملاحظة ملصقة) نفسه عندما تكون الملاحظة ذات الصلة في pop-out view (طريقة عرض النافذة المنبثقة).

يمكن الوصول إلى الملاحظات الملصقة المصغّرة من رمز sticky notes (الملاحظات الملصقة) الموجود في الزاوية السفلية اليمنى من صندوق البريد. يشير الرقم الموجود على الرمز إلى عدد sticky notes التي تم تصغيرها وحفظها.

​​

يمكنك أيضًا إنشاء ملاحظة كملاحظة ملصقة من معاينة تطبيق الملاحظات. انقر فوق More Actions (مزيد من الإجراءات) في أسفل الملاحظة التي تريد جعلها ملاحظة ملصقة وحدد الخيار Make it as sticky note (إنشاء كملاحظة ملصقة). وسيتم لصق الملاحظة ذات الصلة على صندوق بريدك.

يمكن القيام بهذا من Notes preview (معاينة الملاحظات) في تطبيق الملاحظات وفي جزء عرض البريد الإلكتروني (في حال تم إنشاء الملاحظة من بريد إلكتروني).

طباعة الملاحظات

يسمح لك تطبيق Notes بطباعة Notes وSticky Notes التي تحتاج إلى نسخة ورقية منها. ويمكن طباعة الملاحظات في طريقة عرض المربع باختيار Print (طباعة) من خيار More Actions (مزيد من الإجراءات) في الملاحظة ذات الصلة.

يمكنك طباعة الملاحظات في طريقة عرض النافذة المنبثقة عن طريق تحديد الخيار Print (طباعة) من القائمة المنسدلة More Options (مزيد من الخيارات).

نسخ الملاحظة

يمكنك نسخ ملاحظاتك إلى مجموعات أخرى في Zoho Mail باتباع الخطوات الآتية:

1. تسجيل الدخول إلى Zoho Mail
2. انتقل إلى تطبيق Notes في الجزء الأيسر وافتح الملاحظة التي تريد نسخها إلى مجموعة التدفقات الخاصة بك.
3. انقر فوق رمز More options في القائمة وحدد Copy Note.
   
4. في النافذة المنبثقة، اختر المجموعة والدفتر اللذين تريد نسخ الملاحظة إليهما، من الأقسام ذات الصلة ثم انقر فوق "OK" (موافق).
   

يمكنك أيضًا نقل الملاحظة إلى مجموعة التدفقات الأخرى من خلال اختيار Move Note (نقل الملاحظة) في قائمة more options (مزيد من الخيارات).

أو إذا كانت الملاحظات في طريقة عرض المربع، فيمكنك النقر فوق My Notes (ملاحظاتي) في الجزء السفلي من النافذة. تظهر قائمة بكل المجموعات التي تشكِّل أنت جزءًا منها. حدد المجموعة التي تريد نقل الملاحظة إليها.

ملاحظة: يمكنك اختيار استبعاد التعليقات الموجودة في الملاحظة الأصلية من خلال إلغاء تحديد خانة الاختيار "Include comments".

طريقة عرض الملاحظات

يمكنك تغيير طريقة عرض ملاحظاتك باستخدام خيار Notes View (طريقة عرض الملاحظات). حيث يمكن عرض الملاحظات في Grid View (طريقة عرض الشبكة) أو List View (طريقة عرض القائمة) تبعًا لتفضيلاتك.

يمكن عرض الملاحظات في علامة تبويب منفصلة باستخدام خيار Open in tab (فتح في علامة تبويب) ضمن More Actions (مزيد من الإجراءات) في Notes preview (معاينة الملاحظات).

التعليقات والتعاون

بعد إضافة ملاحظة، يوفر Zoho Mail خيارات للتعاون والتواصل بشأنها دون فقدان سياق الملاحظة. ويمكن القيام بذلك لكل من الملاحظات الخاصة وملاحظات المجموعة.

التعليقات

وفي كلتا الحالتين، يمكنك دعوة أعضاء المؤسسة لعرض الملاحظة أو الإشارة إليهم في تعليق لمناقشة الأفكار أو إبقائهم على علم بكل مستجدات المشروعات التي تضم فِرقًا مختلفة.

يتم حفظ الملاحظات التي تضيفها إلى إحدى المجموعات مباشرةً في صفحة Streams (التدفقات) ذات الصلة (إذا تم تمكين Streams (التدفقات) لتلك المجموعة). ويمكنك النقر فوق اسم العرض في التعليقات على أي ملاحظات مجموعة لعرض بطاقة جهة الاتصال. كما يمكنك اختيار View notes by this member (عرض الملاحظات التي أنشأها هذا العضو) من بطاقة جهة الاتصال لعرض كل الملاحظات الخاصة بذلك العضو في تلك المجموعة.

التعاون في Notes

عند دعوة أعضاء مؤسستك إلى ملاحظتك أو إنشاء ملاحظة في أي من مجموعات مؤسستك، يمكن للأعضاء تحرير الملاحظة وإضافة أفكارهم أو آرائهم إلى الملاحظة.

• يمكن تحرير الملاحظة بواسطة عضو واحد فقط في كل مرة. لإنهاء التحرير، يجب أن ينقر المتعاون فوق Mark Complete في الأعلى. إذا حاول أي عضو آخر في المجموعة/أحد المدعوين تحرير الملاحظة في الوقت نفسه، فلن يتم حفظ التغييرات التي يقوم بها.
  
• يمكنك أيضًا عرض محفوظات إصدارات الملاحظة عبر النقر فوق رمز Version history في الزاوية العلوية اليمنى للملاحظة. يمكنك اختيار Restore any version أو Save as new باستخدام رمز More options.
  
• سيُذكر اسم المتعاون مع وقت التحرير في أعلى الملاحظة.

تنظيم الملاحظات

إنشاء دفاتر

في كل مجموعة فردية أو قسم ملاحظاتك الشخصية، يمكنك إنشاء دفاتر وتصنيف ملاحظاتك على نحو أفضل ضمن الدفاتر ذات الصلة.

خطوات إنشاء دفتر:

1. انتقل إلى تطبيق الملاحظات في علبة الوارد.
2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق My Notes (ملاحظاتي) أو فوق أي من المجموعات التي تشكِّل أنت جزءًا منها.
3. حدد Create Book (إنشاء دفتر) من الخيارات المدرجة.
   
4. أدخل اسمًا لدفترك واضغط على enter (إدخال).
5. يتم حفظ الدفتر الجديد ضمن فئة الملاحظة الأصل.
6. يمكنك الانتقال إلى دفتر محدد في جزء القائمة الأيسر لإضافة ملاحظات ضمن هذه الفئة.

يمكن عرض الدفاتر التي تم إنشاؤها ضمن كل فئة من خلال توسيع المثلث الموجود إلى يسار اسم المجموعة.

وضع علامة كمفضلة

يمكنك وضع علامة كمفضلة على الملاحظات التي قد تحتاج إليها بشكل متكرر. حيث يمكن وضعها بسهولة ضمن قائمة "Favourites" (المفضلات) في تطبيق الملاحظات.

لوضع علامة كمفضلة على ملاحظة، مرر مؤشر الماوس فوق الملاحظة وانقر فوق الرمز Mark/ unmark Favourite (وضع علامة/ إزالة علامة مفضلة). ويمكن عرض كل الملاحظات التي تم وضع علامة مفضلة عليها في شاشة واحدة ضمن قائمة Favourites (المفضلات).

وضع علامة على الملاحظات

إن وضع علامة على الملاحظات هو طريقة رائعة لتنظيمها في فئات محددة. ويتيح لك Zoho Mail إنشاء علامات وتعيينها إلى الملاحظات بحيث يسهل تحديدها.

لوضع علامة على ملاحظة، انقر فوق الرمز Tags (العلامات) في الزاوية السفلية اليسرى من الملاحظة، وحدد العلامة التي تريد تطبيقها عليها.

يمكنك عرض كل الملاحظات ضمن علامة محددة من صفحة Streams (التدفقات) الخاصة بك. انقر فوق رمز Tags (العلامات) في صفحة Streams (التدفقات) الخاصة بمجموعتك وحدد العلامة المطلوبة. ويتم سرد كل الملاحظات الموجودة ضمن هذه العلامة على الشاشة.

​

ترميز الملاحظات بالألوان

يمكنك أيضًا تعيين ألوان لكل ملاحظة حسب الفئة لتحديدها بشكل أسرع. ولتعيين لون لملاحظة، انقر فوق رمز Change color (تغيير اللون) واختر اللون الذي تريد تطبيقه.

لن تتمكن من تغيير لون ملاحظات المجموعة التي أنشأها أعضاء آخرون في المجموعة.

​

حذف الملاحظات

يمكنك حذف عدة ملاحظات في آن واحد من Notes View (طريقة عرض الملاحظات) للحفاظ عليها منظمة. حدد الملاحظة (الملاحظات) التي يتعين حذفها وانقر فوق الرمز Delete (حذف) في قائمة الرأس.