إرسال رسائل البريد الإلكتروني

من الوظائف الأساسية لأي خدمة بريد إلكتروني إرسال رسائل البريد الإلكتروني. يوفر Zoho Mail محرري تنسيق النص المنسَّق لإرسال رسائل بريد إلكتروني منسقة بشكل صحيح. ويمكن اختيار مستلمي رسالة البريد الإلكتروني من جهات الاتصال.

إن Zoho Mail مصمم صراحةً للشركات ويساعد على إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالأعمال والمراسلات العادية. ولكن وفقًا للسياسة، لا يمكن استخدام Zoho Mail لإرسال رسائل البريد الإلكتروني الجماعية أو رسائل البريد الإلكتروني التسويقية إلى مرسلين غير معروفين.

مؤلف/ محرر البريد الإلكتروني

انقر فوق زر New Mail (بريد جديد) في الجزء الأيسر، لفتح مؤلف Zoho Mail، مع خيارات تنسيق النص المنسّق. يفتح المؤلف في علامة تبويب، حيث يمكنك صياغة بريدك الإلكتروني. ويمكنك اختيار المحرر المضمّن أو خيار النافذة الجديدة للرد على/ إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني من Settings (الإعدادات). كما يمكن تخصيص الإعدادات الافتراضية للمؤلف من إعدادات الإنشاء.

يتضمن المؤلف ما يأتي:

• From: يمكن تحديد العنوان From من القائمة المنسدلة التي تحتوي على عنوان البريد الإلكتروني الرئيسي لحسابك والأسماء المستعارة للبريد الإلكتروني وعناوين البريد الإلكتروني الخارجية التي تم تكوينها. وسيتم أيضًا عرض اسم العرض المطابق بجوار عنوان البريد الإلكتروني المحدد. يمكنك أيضًا تكوين عنوان بريد إلكتروني خارجي كعنوان From.
• To: حدد المستلمين المباشرين للبريد الإلكتروني هنا. وستكون عناوين البريد الإلكتروني للمؤسسة متوافرة عن طريق الإكمال التلقائي. انقر فوق تسمية To (إلى) لفتح دفتر العناوين واختر عنوان بريد إلكتروني من دفتر العناوين.
• Cc (Carbon Copy): حدد المستلمين الذين ينبغي إرسال نسخة من البريد الإلكتروني إليهم. وعند إضافة عنوان بريد إلكتروني في Cc (نسخة)، سيتمكن المستلمون الآخرون من عرض العناوين.
• Bcc: (Blind Carbon Copy): حدد المستلمين الذين ينبغي إرسال نسخة من البريد الإلكتروني إليهم، من دون عرض عناوين البريد الإلكتروني للآخرين. ولن يتمكن المستلمون الآخرون من معرفة عناوين البريد الإلكتروني في Bcc (نسخة مخفية).
• الموضوع عنوان أو ملخص قصير لمحتويات البريد الإلكتروني

محتوى البريد - البريد المنسّق

يقدم Zoho mail محرر WYSIWYG ‏(What You See Is What You Get) الذي يوفر الخيارات لإرسال بريد إلكتروني منسَّق به صور وجداول وارتباطات تشعبية ووجوه ضاحكة. وتتيح لك خيارات التنسيق تخصيص التخطيط والبريد الإلكتروني. كما يساعدك المدقق الإملائي المدمج على إجراء تدقيق إملائي لرسائل البريد الإلكتروني الصادرة بلغات متعددة. ويمكنك اختيار الترميز للبريد الإلكتروني الصادر. علاوة على ذلك، يوصى باستخدام تنسيق UTF-8 لرسائل البريد الإلكتروني الصادرة، لأنه قادر على ترميز كافة الحروف بمعيار Unicode.

في ما يأتي قائمة بخيارات التنسيق المتوافرة في وضع Rich Text:

• Bold (غامق)
• Italics (مائل)
• مسطر
• Strike through (يتوسطه خط)
• خيارات الخط
• خيارات حجم الخط
• خيارات لون الخط
• لون الخلفية للنص (تمييز النص)
• خيارات المحاذاة
• خيارات القائمة
• المسافة البادئة للنص والقوائم
• المسافات بين السطور
• نص مرتفع
• نص منخفض
• اتجاه النص
• اقتباس
• إزالة التنسيق
• نسخ التنسيق

بالإضافة إلى خيارات التنسيق المتوفرة، يمكنك أيضًا إدراج ما يأتي في رسائل البريد الإلكتروني:

• الارتباطات التشعبية - توجيه جزء محدد من النص إلى عنوان URL أو عنوان البريد الإلكتروني المرتبط.
• الصور - إدراج الصور من مساحة التخزين على القرص أو من الويب مباشرةً.
• التواقيع - إدراج التوقيع المحدد في المؤلف.
• HTML -توفير الخيارات لإدخال محتوى بتنسيق HTML سينعكس في نافذة الإنشاء.
• الجداول - إدراج الجداول وفقًا للتخصيصات المتوفرة.
• الفواصل الأفقية - إدراج خط أفقي بين النصوص.
• الوجه الضاحك - إدراج الوجوه الضاحكة المحددة من قائمة الخيارات.

تسجيل الصوت

الرسائل الصوتية هي تتفوق على الرسائل النصية وتضيف لمسة شخصية إلى المستلمين. لقد ولَّت الأيام التي اضطررت فيها إلى تسجيل الصوت على الكمبيوتر ثم إرفاقه برسالة بريد إلكتروني. تتيح ميزة Record audio في Zoho Mail في نافذة إنشاء البريد للمستخدمين إرسال الرسائل الصوتية بسهولة. اتبع هذه الخطوات لإرسال رسالة صوتية كمرفق:

1. سجّل الدخول إلى Zoho Mail.
2. حدد New Mail، وانقر فوق الزر Record audio من نافذة إنشاء بريد إلكتروني واتبع التعليمات التي تظهر على الشاشة.
3. إذا لزم الأمر، يمكنك استخدام الزر Pause في أثناء التسجيل والمتابعة من حيث توقفت.
4. بمجرد الانتهاء، انقر فوق الزر Stop لإنهاء التسجيل.
5. انقر فوق Attach recording، و‏Rename الملف بحسب تفضيلاتك واضغط على الزر Send. يمكن للمستلمين الاستماع إلى التسجيل مباشرةً من مستعرض الويب عبر النقر فوق الزر Play.
   

البريد بنص عادي

إن البريد الإلكتروني بنص عادي هو الذي يتضمن محتوى البريد الإلكتروني فقط، من دون أي تنسيق مثل غامق ومائل وما إلى ذلك. ويمكنك اختيار الخيار Plain Text (النص العادي) لإرسال رسالة بريد إلكتروني من دون أي تنسيق. انقر فوق القائمة المنسدلة في الزاوية اليمنى من المؤلف، واختر Plain text mode.

سيطلب النظام تأكيدًا للتحويل من النص المنسّق إلى النص العادي. وعند التأكيد، سيختفي شريط أدوات التنسيق وسترى فقط رمز spell check. ستفقد أي تغييرات تنسيق تم إجراؤها على المحتوى والتوقيعات مع أي وسائط أو جدول تم إدراجه. ستنعكس تغييرات التنسيق هذه أيضًا عند حفظ رسالة البريد الإلكتروني كمسودة أو قالب. ومن ثَمَّ سيتم إرسال الرسالة كرسالة بريد إلكتروني بوضع plain text.

للرجوع إلى Rich Text mode، انقر فوق القائمة المنسدلة نفسها واختر Rich Text mode. سيمكنك الآن تنسيق النص الذي أدرجته، وإضافة الجداول والصور وما إلى ذلك. وحتى إذا رجعت إلى Rich Text Mode، فلن تتم استعادة التنسيق السابق.

التدقيق الإملائي المحسَّن ولغة المؤلف

يتضمن Zoho Mail مدققًا إملائيًا محسَّنًا ومدمجًا لتصحيح الأخطاء الإملائية والنحوية في أثناء الكتابة. بعد إنشاء البريد الإلكتروني، انقر فوق رمز Spell check. وسيتم تمييز الكلمات المكتوبة بشكل خاطئ أو الأخطاء النحوية في محتوى بريدك الإلكتروني. ومن ثَمَّ انقر فوق الكلمات المميزة لرؤية قائمة بالكلمات المحتملة ذات أقرب تهجئة أو كلمات بديلة. كما يمكنك أيضًا إضافة كلمة إلى القاموس المخصص بالنقر فوق رمز Add to dictionary حتى لا يتم وضع علامة عليها في المرة التالية التي تقوم فيها بإجراء تدقيق إملائي لرسالة بريد إلكتروني.

إذا نقرت فوق القائمة المنسدلة الموجودة بجوار رمز Spell check، فستظهر لك قائمة باللغات التي يمكنك الاختيار من بينها. ويشير هذا في الأساس إلى اللغة المستخدمة للتحقق من صحة محتوى بريدك الإلكتروني خلال التدقيق الإملائي. لا تشير إلى اللغة التي يمكنك إنشاء البريد الإلكتروني بها. على سبيل المثال، إذا اخترت اللغة الإنجليزية (الولايات المتحدة) من قائمة لغة المؤلف، فسيتم التحقق من محتوى البريد الإلكتروني باستخدام قاموس اللغة الإنجليزية الأمريكية، كما سيتم تقديم اقتراحات التهجئة والنحو ذات الصلة.

تعتمد اللغة المستخدمة لإنشاء البريد الإلكتروني على لوحة المفاتيح التي تستخدمها وليس على أي من إعدادات Zoho Mail.

المزيد من خيارات إرسال البريد الإلكتروني

أثناء إنشاء رسالة بريد إلكتروني، يمكنك أيضًا تعيين تفضيلات معينة في نافذة الإنشاء قبل إرسال البريد الإلكتروني. يمكنك تعيين priority للبريد الإلكتروني وإدراج signature/template وتغيير تنسيق encoding وطلب الإعلامات بالقراءة من المستلم.

الأولوية

يمكنك تعيين الأولوية للبريد الإلكتروني بحيث تكون High (عالية)/ Medium (متوسطة)/Low (منخفضة). وسيساعد هذا المستلم على تصنيف رسائل البريد الإلكتروني التي يجب الاطلاع عليها على الفور وترتيبها حسب الأولوية تبعًا لذلك. في نافذة الإنشاء، انقر فوق الرمز Options الموجود أعلى النافذة واختر priority المطلوبة من القائمة.

إدراج قالب/ توقيع

قد تكون لديك بعض القوالب المحفوظة التي قد تكون ضرورية من وقتٍ إلى آخر. ويمكنك إدراج مثل هذه القوالب أو إحدى التوقيعات الخاصة بك مباشرةً من نافذة الإنشاء. انقر فوق الرمز Options (خيارات) الموجود أعلى نافذة الإنشاء. وسيتم سرد القوالب/ التوقيعات التي أضفتها إلى حسابك. ثم اختر الخيار المطلوب وستتم إضافته إلى البريد الإلكتروني الذي تقوم بإنشائه.

الترميز

لديك خيارات encoding متعددة للبريد الإلكتروني في Zoho Mail. إذا كنت تريد أن يتم إرسال رسالة بريد إلكتروني محددة بترميز مختلف، فيمكنك اختيار الخيار المطلوب من القائمة Options (خيارات). وسيتم تطبيق هذا على رسالة البريد الإلكتروني الحالية فقط. وسيتم تطبيق تنسيق الترميز المحدد في Settings (الإعدادات) على رسائل البريد الإلكتروني الأخرى فقط.

طلب إعلام

عندما تقوم بإرسال رسائل بريد إلكتروني معينة، قد تحتاج إلى إقرار لمعرفة ما إذا كان المستلم قد قرأ رسالة البريد الإلكتروني أم لا. وفي مثل هذه الحالات، يمكنك استخدام ميزة Ask Receipt. في القائمة Options (خيارات)، حدد Ask Receipt (طلب إعلام).

وبناءً على إعدادات Read Receipt (الإعلام بالقراءة) الخاصة بالمستلم، سيتم إعلامك بما إذا كان قد تمت قراءة البريد الإلكتروني أم لا.

إذا أرسل المستلم إعلامًا بالقراءة، فسيتم إنشاء محادثة جديدة في البريد الإلكتروني ذي الصلة. انقر فوق الرمز Preview whole conversation (معاينة المحادثة بالكامل) لعرض الوقت الذي تمت فيه قراءة بريدك الإلكتروني.

​

يمكنك اختيار السلوك الافتراضي للبريد الإلكتروني الذي يطلب منك "الإعلام بالقراءة" عن طريق اتباع الخطوات الآتية.

1. سجّل الدخول إلى Zoho Mail
2. انقر فوق رمز Settings (الإعدادات).
3. انتقل إلى Mail View Options (خيارات عرض البريد).
4. حدد موقع Read Receipt (الإعلام بالقراءة).
   • حدد Always Send (إرسال دائمًا) لإرسال إقرار الإعلام بالقراءة إلى المرسل دائمًا.
   • حدد Never Send (عدم الإرسال أبدًا) لعدم إرسال إقرار الإعلام بالقراءة إلى المرسل أبدًا.
   • حدد Ask me (اطلب مني) لطلب التأكيد قبل إرسال إقرار الإعلام بالقراءة إلى المرسل.

إضافة علامة

يمكنك إضافة علامات إلى البريد الإلكتروني الذي تنشئه وستتم إضافة العلامات التي تم اختيارها إلى رسالة البريد الإلكتروني بمجرد إرسالها. يمكنك الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني استنادًا إلى العلامة المحددة بالانتقال إلى قسم Tags في القائمة اليسرى واختيار العلامة من القائمة.

لإضافة علامات، انقر فوق رمز More options الموجود أعلى مؤلف البريد الإلكتروني. حدد الخيار Add tag من القائمة وحدد العلامات التي تريد إضافتها إلى رسالة البريد الإلكتروني.

تضمين المرفقات

سيتوافر هذا الخيار فقط في قائمة More Options إذا كنت ترد على رسالة بريد إلكتروني. من خلال تحديد هذا الخيار، يمكنك تضمين المرفقات من رسالة البريد الإلكتروني الأصلية في رسالة بريدك الإلكتروني.

إعدادات الإنشاء

وضع المحرر

يتم تمكين وضع Rich Text editor بشكل افتراضي للكل في Zoho Mail. يمكنك تغيير editor mode من Compose settings.

انتقل إلى Settings >> Compose >> Editor Mode وحدد وضع المحرر المفضل لديك.
​

يرجى ملاحظة أنه عندما تختار وضع المحرر المفضل لديك في Compose Settings، سيظل لديك خيار اختيار الوضع الآخر لرسائل البريد الإلكتروني الفردية باستخدام المربع المنسدل في Mail Composer.

اتجاه النص

يمكنك اختيار الاتجاه المفضل لإدخال النص من compose settings في Zoho Mail. بشكل افتراضي، يتم إدخال النص في الاتجاه ‏left to ‏right. لكن يمكنك تغيير ذلك في Settings >> Compose >> Preferred text direction >> Right to left.

التراجع عن الإرسال

يمكنك التراجع عن إرسال رسالة بريد إلكتروني من خلال تمكين الإعداد Undo Send (التراجع عن الإرسال).

1. سجّل الدخول إلى Zoho Mail
2. انقر فوق رمز Settings (الإعدادات).
3. انتقل إلى Compose Options (خيارات الإنشاء).
4. ضمن خيار Undo Send (التراجع عن الإرسال)، عيِّن المدة الزمنية التي تريد أن يتم عرض خيار التراجع خلالها بعد إرسال رسالة بريد إلكتروني.

​

بمجرد تمكين الإعداد، سيمكنك رؤية الخيار Undo Send (التراجع عن الإرسال) أثناء إرسال رسائل البريد الإلكتروني. وعند النقر فوق send (إرسال) في رسالة بريد إلكتروني، سترى خيار Undo Send (التراجع عن الإرسال) كشعار خلال المدة الزمنية المحددة. وبمجرد النقر فوق Undo (تراجع) في الشعار، لن يتم إرسال رسالة البريد الإلكتروني. وسيتم حفظ رسالة البريد الإلكتروني هذه كمسودة لتقوم بتحريرها وإعادة إرسالها إذا لزم الأمر.

تحرير كجديد

في بعض الحالات قد تريد إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى عميلين أو أكثر، ولكن مع إجراء تغييرات معينة في محتوى الرسالة. في مثل هذه الحالات، يمكنك الاستفادة من الخيار Edit as new (تحرير كجديد). افتح رسالة البريد الإلكتروني التي ترغب في إرسالها إلى مستلم جديد مع إجراء تعديلات، وانقر فوق رمز More option (مزيد من الخيارات)، ثم حدد Edit as new (تحرير كجديد) من القائمة. وسيتم فتح رسالة البريد الإلكتروني نفسها في نافذة مؤلف البريد الإلكتروني. ويمكنك الآن إجراء عمليات التحرير اللازمة وإرسال رسالة البريد الإلكتروني.

​

الإكمال التلقائي/ دفتر العناوين في الإنشاء

الإكمال التلقائي لجهات الاتصال

عند إنشاء رسالة بريد إلكتروني، إذا بدأت في كتابة اسم المستلم/عنوان بريده الإلكتروني في حقول To/Cc/Bcc، فسيتم سرد كل جهات الاتصال المطابقة (جهات اتصال البريد وجهات اتصال CRM) الموجودة في قائمة الإكمال التلقائي المنسدلة. ويمكنك اختيار جهات الاتصال المطابقة من القائمة. بالإضافة إلى ذلك، سيتم إدراج عناوين البريد الإلكتروني لجهات الاتصال الخاصة بك من جهات الاتصال الشخصية/جهات اتصال المجموعة والمؤسسة في قائمة الإكمال التلقائي المنسدلة هذه. وتتم الإشارة إلى جهات اتصال CRM الموجودة في قائمة الإكمال التلقائي المنسدلة بوضع رمز CRM بجوارها.

وبالمثل، إذا بدأت في كتابة اسم فئة معينة، فيمكنك التحديد من بين الفئات المطابقة المدرجة في القائمة المنسدلة للإكمال التلقائي. وستتم إضافة كل جهات الاتصال المرتبطة بهذه الفئة تلقائيًا كمستلمين.

دفتر العناوين

إضافة مستلم في الإنشاء

بالإضافة إلى ما سبق، لعرض جهات الاتصال وتحديدها من دفتر العناوين، انقر فوق روابط To (إلى)/ Cc (نسخة)/ Bcc (نسخة مخفية) في الحقول ذات الصلة. وينبثق "Address Book" (دفتر العناوين) وبه تفاصيل جهات الاتصال الخاصة بك. ويمكنك التحديد مباشرةً من جهات الاتصال المدرجة، أو استخدام الخيار "Search contact" (البحث عن جهة اتصال) للبحث عن المستلمين المطابقين وتحديدهم من دفتر العناوين. ومن ثَمَّ انقر فوق جهات الاتصال ذات الصلة لإضافتها كمستلمين.

باستخدام القائمة المنسدلة الموجودة في الزاوية العلوية اليسرى من "Address book" (دفتر العناوين)، يمكنك اختيار عرض "All Contacts" (كل جهات الاتصال) أو جهات الاتصال المرتبطة بفئة جهات الاتصال الشخصية أو جهات اتصال المؤسسة. ويمكنك تحديد جهات الاتصال المطلوبة من القائمة المختارة أو استخدام خانة الاختيار "Select All" (تحديد الكل) لإضافة كل جهات الاتصال الموجودة في هذه الفئة كمستلمين.

سيتم عرض جهات الاتصال المحددة أسفل دفتر العناوين. ويمكنك إزالتها من هنا إذا لزم الأمر. وأخيرًا، حدد الخيار Insert (إدراج) لإدراج جهات الاتصال المحددة في الحقل المطابق.

اقتراحات جهات الاتصال

يتم تقديم اقتراحات جهات الاتصال عند تكرار مجموعة المستلمين نفسها في رسائل بريد إلكتروني متعددة. وإذا أضفت أكثر من مستلمَين في حقل "TO" (إلى) في بريد إلكتروني صادر، فسيظهر شريط اقتراح جهة اتصال في المرة التالية التي تقوم فيها بإنشاء بريد إلكتروني به أي اثنين من جهات الاتصال هذه. ويسرد هذا الشريط جهات الاتصال التي غالبًا ما يتم إرسال بريد إلكتروني إليها إلى جانب جهات الاتصال التي تم إدخالها. ويمكنك النقر فوق جهات الاتصال الفردية لإضافتها كمستلمين أو النقر فوق الخيار Add All (إضافة الكل) لتضمين كل الاقتراحات كمستلمين.

​

يمكنك أيضًا عرض جهات اتصال إدارة علاقات العملاء (CRM) من دفتر العناوين وإضافتها كمستلمين. انقر فوق القائمة المنسدلة "All Contacts" (كل جهات الاتصال) ومرّر إلى الأسفل. ثم انقر فوق الخيار CRM (إدارة علاقات العملاء). ويمكنك البحث عن جهات اتصال إدارة علاقات العملاء (CRM) هنا.

إنشاء فئة

يمكنك إنشاء فئات جهات الاتصال مباشرةً من دفتر العناوين. وبهذه الطريقة يمكنك إضافة مجموعة من جهات الاتصال كمستلمين بسهولة.

1. افتح دفتر العناوين من نافذة الإنشاء.
2. حدد 4 جهات اتصال على الأقل من قائمتك.
3. انقر فوق الخيار Create category (إنشاء فئة) الذي يظهر أسفل القائمة المحددة.
   ​
4. أدخل الاسم المطلوب للفئة وانقر فوق علامة الاختيار الموجودة بجوارها.

يكون قد تم الآن إنشاء فئة جهة اتصال بالتفاصيل التي تم إدخالها.

@ذكر جهات الاتصال

عندما تقوم بإنشاء بريد إلكتروني، @اذكر المستخدمين في محتوى البريد الإلكتروني بشكل مباشر لإضافتهم تلقائيًا إلى قائمة المستلمين. ويمكنك إنشاء بريد إلكتروني جديد أو يمكنك @ذكر المستخدمين في الردود أو إعادات التوجيه لإضافتهم إلى قائمة المستلمين تلقائيًا.

إفراغ صندوق البريد المرسَل

لحذف كل رسائل البريد الإلكتروني أو رسائل البريد الإلكتروني المحددة التي تريدها من مجلد Sent،

1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق مجلد Sent وحدد Empty Sent.
   
2. سيتم فتح نافذة منبثقة بها خيارات الحذف. يمكنك اختيار،
   • Delete all messages in the folder
   • Delete messages that were sent up to a particular date
   • Delete all messages except a certain number of recently sent emails
3. يمكنك أيضًا تحديد خيار Include archived emails during deletion إذا كنت تريد تضمين رسائل البريد الإلكتروني التي قمت بأرشفتها من مجلد sent.
   
4. بعد تحديد الخيار المفضل لديك، انقر فوق Ok.