Crear una encuesta

Para enviar una encuesta por correo electrónico desde Zoho CRM, primero debe crear una encuesta mediante Zoho Survey. Vaya a https://survey.zoho.com y elija de las tres opciones: encuesta en blanco, plantilla y encuesta existente para crear la encuesta.

Consulte también: Cómo crear una encuesta con Zoho Survey

Enviar una encuesta

Después de haber creado la encuesta en Zoho Survey, puede enviarla a todos sus contactos de Zoho CRM a través del correo electrónico. Debe crear una plantilla de correo electrónico que incluya un enlace a la encuesta. A continuación, puede insertar la plantilla en los correos electrónicos que envía a sus contactos.

Para crear una plantilla de correo electrónico de la encuesta

1. En Zoho CRM, haga clic en Ajustes > Configuración > Personalización > Plantillas > Plantillas de correo electrónico.
2. En la página Plantillas de correo electrónico, haga clic en Nueva plantilla
3. En la página Nueva plantilla de correo electrónico, seleccione el tipo deregistro.
4. Complete todos los campos obligatorios.
5. Mientras escribe el correo electrónico, haga clic en Insertar enlace de la encuesta.
   
   • En la ventana emergente Insertar enlace de la encuesta, seleccione la encuesta que desea insertar en la lista desplegable Seleccionar encuesta.
     
   • Cambie el texto que se mostrará como el enlace de la encuesta, si es necesario.
   • Haga clic en Insertar.
6. Haga clic en Guardar.

Una vez que haya creado una plantilla de correo electrónico con los enlaces de la encuesta, podrá enviar encuestas por correo electrónico a sus contactos. Las encuestas por correo electrónico se pueden enviar utilizando todas las opciones de correo electrónico disponibles en Zoho CRM. Estas son las siguientes:

• Correos electrónicos automatizados
• Correos electrónicos individuales
• Correos electrónicos masivos

Automatizar correos electrónicos con la regla de flujo de trabajo

Puede automatizar el envío de encuestas por correo electrónico mediante la creación de una regla de flujo de trabajo para el módulo correspondiente. Por ejemplo, cuando obtiene un potencial, puede que desee enviarle al contacto asociado una encuesta genérica por correo electrónico sobre su experiencia de compra con la organización. Puede hacer esto mediante la creación de una regla de flujo de trabajo. Cada vez que se actualice el campo Etapa a Ganado cerrado, el contacto asociado a ese potencial recibirá la encuesta por correo electrónico. Consulte también Crear reglas de flujo de trabajo

Correos electrónicos individuales

También puede enviar una encuesta por correo electrónico a un contacto manualmente. Puede enviar estas encuestas a sus clientes potenciales y contactos con la opción Enviar correo electrónico de la página Detalles del registro o la Vista de lista.

En la página para redactar un correo electrónico, simplemente seleccione e inserte la plantilla de la encuesta desde la lista desplegable Plantilla de correo electrónico y envíe el correo electrónico.

O bien puede hacer clic en el ícono de la encuesta () para explorar y enviar una encuesta en particular. Una plantilla de correo electrónico no tiene la obligación de hacer esto.

Correos electrónicos masivos

Hay dos formas de enviar encuestas por correo electrónico masivo a los contactos de Zoho CRM.

• Envíe correos desde Zoho CRM utilizando la característica Correo electrónico masivo
• Envíe correos desde Zoho Campaigns (Integración de Zoho CRM con Zoho Campaigns)

Los correos electrónicos masivos se pueden enviar a los contactos de CRM desde Zoho CRM utilizando la característica Correo electrónico masivo. Sin embargo, hay límites para el envío de correos electrónicos masivos desde Zoho CRM. Si debe enviar correos a miles de contactos de una sola vez, puede hacerlo mediante la integración de Zoho CRM con Zoho Campaigns. Cuando usa Zoho Campaigns para enviar sus correos electrónicos, se asegura además de que tendrá acceso a útiles estadísticas de marketing de correo electrónico, como la cantidad de correos abiertos, la cantidad de clics, los correos electrónicos rebotados, etc.

Para enviar correos electrónicos masivos desde Zoho CRM

1. Haga clic en el módulo correspondiente (módulo de clientes potenciales/contactos/personalizado).
2. Seleccione la opción de correo electrónico masivo desde las herramientas del módulo
3. Seleccione la plantilla de la encuesta por correo electrónico correspondiente y haga clic en Enviar. Consulte también Enviar correos electrónicos masivos
   

Para enviar encuestas por correo electrónico masivo desde Zoho Campaigns

1. Integre Zoho CRM con Zoho Campaigns, si todavía no lo ha hecho. Consulte también: Configuración de la integración de Zoho Campaigns
2. En la cuenta de Zoho Campaigns, sincronice los contactos de Zoho CRM con la lista de correo correspondiente de Zoho Campaigns.
   
3. Para crear una campaña de encuesta, en la pestaña de campañas de correo electrónico, haga clic en Campañas avanzadas > Campañas de encuestas > Campaña de Zoho Survey.
   
4. En la pestaña de información básica, ingrese el nombre de la campaña, seleccione la encuesta que desea enviarles a los contactos en la lista desplegable Encuestas y complete todos los detalles que sean necesarios.
   
5. Haga clic en Crear contenido>>.
6. Seleccione la plantilla de correo electrónico que desee.
7. Edite el contenido del correo electrónico como sea necesario y haga clic en Guardar & Cerrar.
   Tenga en cuenta que si hace clic en el botón Llamado a la acción, el usuario podrá ver la encuesta seleccionada. Este botón CTA se puede editar.
8. Una vez que haya revisado el contenido, haga clic en Destinatarios>>.
9. Elija la lista de correo a la que desea enviar la encuesta. Haga clic en Continuar>>
   
10. Revise todas las acciones y envíe inmediatamente o programe la campaña, según sea necesario.
    Después de enviar la campaña, podrá ver las respuestas a las encuestas en la página correspondiente de clientes potenciales/detalles del contacto en la sección Zoho Survey en Zoho CRM.
    
    También puede activar la actualización automática de los campos de CRM con las respuestas de la encuesta. Para hacerlo, debe haber asignado CRM-Survey antes de enviar la campaña. Consulte también: Actualizar automáticamente los datos de CRM con las respuestas de la encuesta

Ver las respuestas de la encuesta

Una de las principales ventajas de la integración de Zoho Survey es que puede ver las respuestas de la encuesta en contexto desde Zoho CRM. Esto le ahorra la molestia de buscar manualmente la respuesta de un contacto en los resultados de la encuesta. Si le ofrecerá un acuerdo a un contacto, puede ver su número de contacto y sus respuestas a la encuesta en la misma página.

Para ver las respuestas de la encuesta

1. Haga clic en elmódulo.
   La lista relacionada de Zoho Survey está disponible para cualquier módulo que admita el campo de correo electrónico, incluidos los módulos personalizados.
2. Seleccione un registro para ir a la página Detalles del registro.
   En la sección Zoho Survey, aparecerán en una lista los detalles de las encuestas por correo electrónico enviadas a los registros. Las columnas Enviado por y Origen le indican si la campaña se envió desde Zoho CRM a través de la opción Individuo/Correo electrónico masivo/Alerta de flujo de trabajo o desde Zoho Campaigns.
   
3. Haga clic en el enlace Ver respuesta de la encuesta correspondiente.
   Si el destinatario no ha respondido a una encuesta, no se verá el enlace Ver respuesta. En su lugar, verá una entrada llamada "Sin respuesta todavía".
4. En la ventana emergente Resultados de la encuesta, seleccione lo siguiente para ver los detalles de las respuestas:
   • Informe individual: haga clic en Respuesta individual para ver los detalles de la respuesta exacta por cliente potencial/contacto.
     Entre los detalles se incluye la respuesta real del cliente potencial/contacto, el tiempo de respuesta y la dirección IP.
     
   • Informe de resumen: haga clic en Informe de resumen para ver los detalles de la respuesta global de la encuesta.
     Entre los detalles se incluye el número total de visitas a la encuesta, el número total de respuestas, la respuesta con la cantidad máxima de votos, etc.
     

Tomar una encuesta en nombre de un cliente

Además de enviar las encuestas a los clientes, también puede tomar una encuesta en nombre de un cliente. Por ejemplo, está en una llamada con un cliente y este elige responder las preguntas de la encuesta por teléfono en lugar de responder con un correo electrónico. En ese caso, puede tomar la encuesta por correo electrónico en nombre del cliente y enviarla.

Para tomar una encuesta

1. Haga clic en el cliente potencial o contacto correspondiente.
2. En la página Detalles del cliente potencial o contacto, desplácese hasta la Lista relacionada de Zoho Survey.
3. Haga clic en el enlace Tomar encuesta.
   
4. En la ventana emergente Tomar encuesta, seleccione la encuesta que desea tomar en nombre del cliente potencial o contacto.
5. Responda las preguntas en la ventana emergente Encuesta y envíe la encuesta.

Una encuesta que realiza un usuario de CRM en nombre de un cliente potencial o contacto se considera como una encuesta más. Para distinguir las encuestas tomadas por los usuarios de CRM de las que haya tomado un cliente, busque en la encuesta la entrada "Tomada por usuario", debajo de la columna Origen, en la lista relacionada de Zoho Survey.

Actualizar automáticamente los registros de CRM con las respuestas de la encuesta

La integración de Zoho Survey con CRM permite la actualización automatizada de los datos de CRM con las respuestas de la encuesta. Cuando combina los datos de CRM y de Survey, puede sacar conclusiones a partir de esta combinación para tomar mejores decisiones y más informadas. Esta es una potente característica que le permite automatizar sus planes de acción posteriores a la encuesta de manera eficiente sin esfuerzos manuales. Una vez que asigna los campos de CRM a las preguntas correspondientes de la encuesta, dependiendo de las respuestas de los clientes, puede activar todas las acciones basadas en el flujo de trabajo como el envío de alertas, la actualización del campo, la asignación del propietario o las funciones personalizadas.

Por ejemplo, acaba de enviar una encuesta a los clientes acerca del rendimiento de su representante de ventas. La encuesta tiene una pregunta que le pide al destinatario calificar las habilidades de comunicación del representante de ventas. Ahora, quiere ver a todos los usuarios con una calificación de habilidades "Excelente". Todo lo que tiene que hacer es aplicar un filtro y buscar todos los registros que tengan el campo personalizado "Comunicación del representante de ventas" con el valor "Excelente". ¡Y listo! Aparecen todos los registros que cumplan estos criterios.

Puede hacer esto mediante la asignación de los campos de CRM a las preguntas respectivas de la encuesta antes de enviarla. La respuesta a una pregunta en particular se actualiza como el valor de ese campo asignado. Para asignar campos de CRM a las preguntas de la encuesta, siga los pasos a continuación:

1. Vaya a https://survey.zoho.com ycree una encuesta.
2. En la pestaña de integración, haga clic en Zoho CRM.
3. En la sección Integración de CRM, haga clic en Integrar ahora.
4. Seleccione el módulo correspondiente.
   
5. Asigne todos los campos a las preguntas correspondientes de la encuesta.
   Por ejemplo, asigne el campo "Comunicación del representante de ventas" a la pregunta: "¿Qué le parecen las habilidades de comunicación de nuestro representante de ventas?".
   
   Si no tiene un campo adecuado, cree uno personalizado en Zoho CRM y, a continuación, asigne el campo a la pregunta.
6. Seleccione el tipo de acción como Actualizar registro. Esto significa que Zoho CRM simplemente actualizará los campos del registro existente.
   Seleccione Agregar registro si desea que Zoho CRM cree un registro a pesar de los duplicados.
   Seleccione Agregar/Actualizar registro si desea que Zoho CRM revise los duplicados. Si hay un duplicado, solo se actualiza el registro existente. Si no existe dicho registro, se creará un registro nuevo y las respuestas se agregarán.
7. Seleccione Rellenar previamente los campos asignados de CRM en Survey si desea que Zoho Survey muestre el valor existente de los campos ya disponibles en Zoho CRM.
   Por ejemplo, si el nombre del cliente potencial/contacto ya está disponible en CRM, el destinatario no necesita escribir el nombre mientras está tomando la encuesta. Su nombre se rellenará anticipadamente y, a continuación, se mostrará.
8. Haga clic en Guardar.
   Ahora las preguntas de Zoho Survey están asignadas a los campos de CRM.

Para enviar esta encuesta a un cliente potencial/contacto

1. Cree una nueva plantilla de correo electrónico.
2. Inserte el enlace de la encuesta en la plantilla.
   
   La ID del cliente potencial se adjunta automáticamente a la dirección URL de la encuesta. Esto es fundamental para obtener las respuestas de la encuesta de un registro en particular.
   
   Si no desea tener esta ID, puede quitarla manualmente. Tenga en cuenta que si quita esta ID o la manipula, las respuestas a la encuesta no se ingresarán automáticamente en CRM.
   
3. Guarde la plantilla.
4. Seleccione esta plantilla mientras envía el correo electrónico de la encuesta a un cliente potencial/contacto.

Para ver la actualización del registro con las respuestas de la encuesta

1. Haga clic en el cliente potencial/contacto que desee
2. En la página Detalles del registro, verá que las respuestas de la encuesta se han actualizado automáticamente en los campos respectivos.
   

Como puede ver, las respuestas de la encuesta ya están disponibles como datos de CRM. Puede filtrar registros específicos a partir de ciertos criterios. Por ejemplo, para ver quién ha clasificado las habilidades de comunicación del representante de ventas como "Excelente", cree una vista personalizada con los criterios correspondientes.

Aparecen los registros que coinciden con los criterios.