Zoho Sign es una solución de firma electrónica que permite enviar documentos a los destinatarios previstos para adquirir su firma digital. La extensión de Zoho Sign para Zoho CRM permite enviar desde CRM documentos necesarios para obtener su firma a cualquier contacto almacenado en su CRM.

Instalar Zoho Sign

Puede instalar la extensión de Zoho Sign desde Zoho Marketplace o su cuenta de Zoho CRM como se indica a continuación:

1. Haga clic en Ajustes > Configuración > Catálogo de soluciones > Todo. Se muestran todas las extensiones instaladas.
   En Todas las extensiones, puede ver todas las extensiones admitidas por su CRM.
2. Haga clic en Todas las extensiones, luego busque y haga clic en Zoho Sign. Aparecerán disponibles los detalles sobre la extensión.
3. Haga clic en Instalar ahora.
4. Acepte los términos del servicio y haga clic en Instalar.
   
5. Seleccione una de las siguientes opciones y haga clic en Confirmar.
   • Instalar solo para los administradores - La extensión se instalará en CRM solo para los usuarios con perfil de administrador.
   • Instalar para todos los usuarios - La extensión se instalará en CRM para todos los usuarios.
   • Seleccionar perfiles - La extensión se instalará en CRM para usuarios seleccionados manualmente. Seleccione esta opción, haga clic en Confirmar y luego seleccione los perfiles deseados.
     La extensión se instalará automáticamente para los usuarios especificados.
      
6. Ahora está lista para su uso.

Obtener documentos firmados mediante Zoho Sign

Después de realizar la instalación, en la página de detalles de clientes potenciales, contactos, cuentas y acuerdos aparecerá un botón denominado Enviar a Zoho Sign. Este botón se puede utilizar para enviar documentos que los contactos deban firmar. Para enviar documentos para la obtención de firmas digitales:

1. Haga clic en los módulos Clientes potenciales, Cuentas, Contactos o Acuerdos.
2. Haga clic en un registro al que desee enviar documentos.
3. En la página de detalles del registro, haga clic en Enviar a Zoho Sign.
   
4. También puede enviar documentos desde los módulos de inventario, como Cotizaciones, Facturas, Pedidos de ventas y Órdenes de compra.
5. Las siguientes opciones estarán presentes en la nueva pestaña:
   • Haga clic en el botón Agregar documento  y seleccione si desea cargar el archivo desde el escritorio o desde el módulo Documentos en su CRM.
   • En la opción Destinatarios, seleccione el módulo al que pertenece el destinatario. Luego, haga clic en el ícono de lupa para seleccionar el destinatario.
   • Para agregar otro destinatario, haga clic en Agregar destinatario y seleccione otro contacto de la misma manera.
     También puede agregar un destinatario que desee que pueda ver, pero no firmar si hace clic en el botón  Agregar destinatario.
   • Zoho Sign también proporciona una opción para especificar el orden en el que desee que sus destinatarios entreguen su firma. 
     Haga clic en el botón de selección Establecer orden de firma y asigne un número a cada destinatario para seleccionar el orden en que deben firmar. El documento se enviará al siguiente destinatario para firmarlo solo si ya lo firmó el destinatario anterior. 
   • Puede dejar una nota a los destinatarios en caso de que deba entregar alguna información adicional.
   • También puede escribir una descripción de sus documentos para su referencia personal.
     
6. Haga clic en el botón Más ajustes  para establecer:
   • Recordatorios automáticos.
   • Un plazo para la firma.
   • El tiempo que transcurrirá hasta que el acuerdo sea válido.
     
7. Haga clic en Guardar.
8. Haga clic en Siguiente y será redirigido a la página Zoho Sign.
9. Realice los cambios necesarios y luego haga clic en Continuar.
10. Arrastre y suelte los campos que necesite en su documento y haga clic en la opción Enviar, situada en la esquina superior derecha de la página.
11. Compruebe si el documento está listo para su uso y haga clic en Confirmar. Recibirá un comprobante en el que se confirme el envío.

Ver y personalizar notificaciones de SalesSignals

La función SalesSignals envía notificaciones acerca de eventos importantes relacionados con Zoho Sign. Recibirá notificaciones de forma predeterminada cuando un usuario firme o rechace un documento.

Para ver sus notificaciones de SalesSignals, haga clic en el ícono de la campana ubicado en la esquina superior derecha del panel.

Para personalizar las notificaciones de SalesSignals:

1. Haga clic en el ícono de la campana en la esquina superior derecha del panel.
2. Haga clic en Ajustes en la parte inferior de la ventana SalesSignals.
3. Seleccione los tipos de notificaciones que desee recibir.
4. Haga clic en Guardar.

Desinstalar Zoho Sign

Si desea desinstalar la extensión de Zoho Sign, tenga en cuenta que posteriormente se eliminarán todos los datos relacionados y no se podrán recuperar.

Para desinstalar la extensión:

1. Vaya a Configuración> Catálogo de soluciones > Todo. Se muestran todas las extensiones instaladas. En Todas las extensiones, puede ver todas las extensiones admitidas en CRM.
2. Busque Zoho Sign y haga clic en el enlace Desinstalar correspondiente.
3. Haga clic en Aceptar para confirmar y desinstalar la extensión.