Extensión de IBM Notes para Zoho CRM

La extensión de IBM Notes puede ser de utilidad para sincronizar contactos, tareas y eventos con Zoho CRM. Seleccione una sincronización unidireccional o bidireccional, p. ej., de IBM Notes a Zoho CRM o viceversa. El servicio de acceso de dominio debe estar habilitado para que el proceso de sincronización funcione sin problemas. 

Instalar y autenticar la extensión de IBM Notes

El primer paso es instalar la extensión y autenticarla con sus credenciales de IBM Notes. Después de hacerlo, puede sincronizar los datos entre Zoho CRM y IBM Notes. Puede ir a Zoho Marketplace e instalar la extensión de IBM Notes o iniciar sesión en su cuenta de Zoho CRM e instalarla desde ahí.

Para desinstalar la extensión de IBM Notes

1. Haga clic en Configuración > Catálogo de soluciones > Todo.
   Verá una lista de las extensiones instaladas actualmente. En Todas las extensiones, podrá ver todas las extensiones admitidas por su CRM. 
2. Haga clic en Todas las extensiones.
3. Busque y haga clic en la extensión de IBM Notes.
   Aparecerán disponibles los detalles sobre la extensión.
4. Haga clic en Instalar ahora.
5. Acepte los términos del servicio en la siguiente pantalla.
6. Haga clic en Proceder con la instalación.
   Si la instalación se completa correctamente, se creará la pestaña Sincronización de IBM Notes en su cuenta de CRM.
   
7. Haga clic en la pestaña Sincronización de IBM Notes.
   Será redireccionado a la página de autenticación.
8. Proporcione el nombre del servidor, el nombre del usuario y la contraseña, y haga clic en Enviar.

Activar el servicio de acceso de domino (DAS)

El servicio de acceso de dominio está deshabilitado de forma predeterminada. El administrador debe habilitarlo para acceder al servidor, la base de datos y visualizar IBM Notes. 

Para habilitar el servicio de acceso de dominio en el servidor

1. En el servidor de IBM Notes, en Configuración, seleccione la opción Documento actual del servidor.
2. En la pestaña Protocolos de Internet, haga clic en el motor web Domino.
3. En Domino Acess Services, seleccione los datos y el calendario de los servicios habilitados.
4. Guarde el documento.
   

Para habilitar DAS en la base de datos

Repita los pasos que siguió en Diseñador de dominio para cada base de datos accesible (por ejemplo, calendario, contactos y lista de tareas)

1. Abra las propiedades de la base de datos.
2. Haga clic en la pestaña Opciones avanzadas.
3. Seleccione Solo vistas para restringir el acceso a las vistas o Vistas y documentos para tener acceso completo.
   

Para habilitar DAS en una vista

Repita los pasos que siguió en Diseñador de dominio para cada vista accesible (por ejemplo, calendario, contactos y lista de tareas)

1. Seleccione la vista (contactos, calendario, lista de tareas) y seleccione las propiedades de la vista.
2. Haga clic en la pestaña  Opciones avanzadas.
3. Marque la casilla Permitir operaciones de Domino DataService.
   ​

Sincronizar datos

Para sincronizar datos

1. Haga clic en Iniciar sincronización para iniciar la sincronización de sus datos.
   
2. En la ventana emergente Ajustes de sincronización, haga lo siguiente: seleccione Sí o No para sincronizar los contactos.
   • Seleccione Sí o No para sincronizar las tareas.
   • Seleccione Sí o No para sincronizar los eventos y seleccione los eventos que desea sincronizar: Todos los eventos, Desde hoy, Desde el último mes.
     
   • Seleccione el Tipo desincronización como unidireccional o bidireccional.
   • Seleccione una de las opciones de la lista desplegable si se produce un comportamientoconflictivo durante la sincronización.
     • CRM siempre prevalece: si se produce un conflicto, los datos de CRM siempre se conservarán. 
     • IBM Notes siempre prevalece: se conservarán los datos de IBM Notes.
   • Haga clic en Guardar.
     Después de completar la sincronización, se mostrarán los detalles de la sincronización en el panel.
     

Programar eventos

Se pueden programar reuniones para un equipo con la ayuda de la opción Programar reuniones

Para programar eventos

1. Seleccione la pestaña Programar reuniones en la ventana Sincronización de IBM Notes.
2. Escriba el tema de la reunión.
3. Agregue la lista de participantes en el campo Asistentes.
4. Mencione la ubicación.
5. Especifique la hora de inicio y término.
6. Establezca recordatorios si es necesario.
7. Haga clic en Programar para programar la reunión.

Cambiar los ajustes

Para realizar los ajustes de la sincronización, cambios de contraseña y administrar a los usuarios de su integración, puede usar las opciones Ajuste de sincronización, Cambio de contraseña y Administración de usuarios. Haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha de la página de sincronización de IBM Notes. Puede elegir la opción en la lista desplegable para cambiar los ajustes.

Para cambiar los ajustes de sincronización

1. Haga clic en el ícono de ajustes ubicado en la esquina superior derecha de la ventana de sincronización de IBM Notes.
2. Seleccione la opción Ajustes de sincronización para modificarlos.

Para cambiar la contraseña

Si la contraseña de la cuenta de IBM Notes se cambia después de su sincronización con Zoho CRM, puede actualizar la contraseña en CRM para evitar problemas de sincronización.

1. Seleccione la opción Cambiar contraseña de la lista desplegable.
2. Proporcione el ID de correo electrónico y la nueva contraseña para actualizar su contraseña.

Para administrar usuarios

La cuenta de usuario utilizada para comprar la extensión se agregará como administrador y solo esta contará con permiso para agregar usuarios a la cuenta de sincronización.

1. Seleccione la opción Administración de usuarios.
   
2. Agregue usuarios de la lista. La cantidad de usuarios que puede agregar dependerá de su licencia de usuario.
3. Un usuario agregado a la cuenta de sincronización se puede eliminar si hace clic en el botón Quitar.
   No se puede quitar de la lista de usuarios una cuenta de usuario sincronizada.
   

Desinstalar la extensión de IBM Notes

Se borrarán todos los datos durante la desinstalación y no se podrán recuperar.

Para desinstalar la extensión

1. Vaya a Configuración > Catálogo de soluciones > Todo.
   Todas las extensiones instaladas aparecen en la lista.
2. BusqueIBM Notes y haga clic en el enlace Desintalar.
3. Haga clic en Aceptar para confirmar.
   La extensión se desinstalará y todos los datos relacionados con IBM Notes se eliminarán.