Hay algunos ajustes básicos que debe realizar antes de iniciar la sincronización de contactos, tareas y eventos de calendario.

Iniciar sesión en el complemento Zoho CRM

Iniciar sesión con las credenciales de inicio de sesión de Zoho CRM

Para empezar, primero debe iniciar sesión en el complemento Zoho CRM con las credenciales de inicio de sesión de Zoho CRM. También puede iniciar sesión con sus credenciales de inicio de sesión de Google Apps, Google, Yahoo o Facebook, pero con una contraseña diferente. Consulte también Iniciar sesión con otras credenciales de inicio de sesión

Para iniciar sesión en el complemento Zoho CRM

1. En Microsoft Outlook, haga clic en Zoho CRM > Iniciar sesión.
   
2. En el cuadro de diálogo Iniciar sesión, ingrese el correo electrónico/nombre de usuario y la contraseña de su cuenta de Zoho.
3. Seleccione la casilla de verificación Permanecer conectado si desea ingresar automáticamente en Zoho CRM en el próximo inicio de sesión.
   
4. Haga clic en Iniciar sesión. Después de iniciar sesión, se activarán las opciones del complemento Zoho CRM.
   

Iniciar sesión en el complemento Zoho CRM cuando la autenticación de dos factores está activada

La autenticación de dos factores (TFA) es una medida de seguridad adicional que utiliza su teléfono celular para proteger la cuenta de Zoho. Si tiene habilitada la TFA, tiene la opción de establecer contraseñas específicas de aplicación. Establezca una contraseña para iniciar sesión en el complemento Zoho CRM para MS Outlook.

Para iniciar sesión en el complemento Zoho CRM cuando la autenticación de dos factores está activada

1. Vaya a https://accounts.zoho.com
2. Haga clic en el enlace Autenticación de dos factores.
3. En la página Autenticación de dos factores, haga clic en Administrar contraseñas específicas de aplicación.
4. En la ventana emergente Contraseñasespecíficas deaplicación, haga lo siguiente:
   • Ingreseel nombre del dispositivo o la aplicación en el cuadro de texto.
     
   • Especifique la contraseña actual que se utiliza para iniciar sesión en Zoho.
   • Haga clic en Generar. Se generará una contraseña aleatoria.
     Puede utilizar la dirección de correo electrónico que utilizó para iniciar sesión en Zoho y esta contraseña generada para iniciar sesión en el complemento Zoho CRM para MS Outlook.

Iniciar sesión con las credenciales de inicio de sesión de Google Apps, Google, Yahoo o Facebook

Los usuarios que utilizan las credenciales de su cuenta de Google, Google Apps, Yahoo o Facebook para iniciar sesión en Zoho CRM, también pueden utilizar el complemento para MS Outlook, pero con otras credenciales de inicio de sesión. Puede utilizar la misma dirección de correo electrónico, pero debe generar una nueva contraseña para utilizar el complemento Zoho CRM.

Para iniciar sesión en el complemento Zoho CRM si utiliza credenciales de Google Apps, Google, Yahoo o Facebook para iniciar sesión en Zoho CRM

1. Vaya a https://crm.zoho.com
2. En la página Iniciar sesión, haga clic en el enlace Olvidémi contraseña.
   
3. En la página Solicitud de restablecimiento de contraseña, especifique la dirección de correo electrónico registrada de Google Apps, Google, Yahoo o Facebook que utiliza para iniciar sesión en Zoho CRM.
4. Ingrese los caracteres para la verificación de imagen y haga clic en Solicitar.
   Se enviará un correo electrónico con un enlace para restablecer la contraseña a la dirección de correo electrónico que haya especificado.
5. Restablezca la contraseña y utilícela junto con la dirección de correo electrónico registrada de Google Apps, Google, Yahoo o Facebook que utiliza para iniciar sesión en Zoho CRM.

Configurar categorías y carpetas para los contactos, las tareas y el calendario

Cuando configura una sincronización de contactos, tareas o calendario (eventos), puede especificar la categoría y la carpeta desde las cuales se deben sincronizar los registros. Consulte también Categorizar registros como Zoho

Para establecer una categoría y una carpeta para los contactos

1. En Microsoft Outlook, haga clic en Zoho CRM > Configuración.
2. En el cuadro de diálogo Configuración, haga clic en la pestaña Contactos.
   
3. Elija una carpeta desde Carpeta de contactos.
   Los registros se sincronizarán solo desde la carpeta seleccionada.
4. En la opción Elegir categoría, seleccione las categorías que desee para sincronizar solo los registros en tales categorías.
   De forma predeterminada, se seleccionará la categoría Zoho para sincronizar solo los registros que pertenezcan a la categoría Zoho. No puede desactivar la casilla de verificación Zoho.
5. Seleccione la casilla de verificación Sincronizar automáticamente en Zoho CRM los cambios realizados en los contactos de Outlook.
   Tras seleccionar esta opción, los contactos de MS Outlook se sincronizarán automáticamente en Zoho CRM.
6. En la sección Elija el tipo de contactos de Zoho CRM para sincronizar con Outlook, seleccione una de las siguientes opciones según sus necesidades:
   • Todos los contactos: se refiere tanto a los contactos que son propiedad suya y de sus subordinados en su jerarquía de funciones como a los contactos que se comparten con usted mediante las reglas y los territorios de uso compartido de datos. (Es decir, contactos en la vista Todos los contactos de Zoho CRM).
   • Contactos de mi propiedad: se refiere a los contactos de su propiedad (es decir, contactos en la vista Mis contactos de Zoho CRM)
   Lo mismo se aplicará a tareas y eventos.
7. Haga clic en Guardar.

Configurar los ajustes de correo

Desde la pestaña Correos electrónicos, puede configurar los ajustes para los correos electrónicossalientes y también para la opción Agregarcorreoelectrónico en el complemento.

Configuración de correos electrónicos salientes: puede especificar si desea que los correos electrónicos salientes se agreguen automáticamente al contacto en Zoho CRM.

Agregar configuración de correo electrónico: según la dirección de correo electrónico del destinatario, se busca al contacto o cliente potencial correcto en Zoho CRM y el correo electrónico se asocia al registro coincidente. Si la dirección de correo electrónico del destinatario no coincide con un registro en CRM, tiene la opción de crear automáticamente un registro y asociar el correo electrónico a este. Puede definir si el correo electrónico debe estar asociado a un contacto o a un cliente potencial en Zoho CRM.

Para configurar los ajustes de correo

1. En Microsoft Outlook, haga clic en Zoho CRM > Configuración.
2. En el cuadro de diálogo Configuración, haga clic en la pestaña Correos electrónicos.
3. Para los correos electrónicos salientes, haga lo siguiente:
   • Elija una Carpeta de elementos enviados, en la cual se almacenan los correos electrónicos salientes.
   • Seleccione la casilla de verificación Agregar automáticamente los correos electrónicos salientes a Zoho CRM si es necesario.
4. Para la configuración de correo, seleccione las siguientes casillas de verificación si es necesario:
   • Busque la dirección de correo electrónico del destinatario en los contactos y asocie el correo enviado a los contactos coincidentes.
   • Busque la dirección de correo electrónico del destinatario en los clientes potenciales y asocie el correo enviado a los clientes potenciales coincidentes.
     Si no existen clientes potenciales/contactos coincidentes, entonces seleccione Contactos o Clientes potenciales de la lista desplegable para crear un nuevo registro.
     
     
5. Haga clic en Guardar.

Configurar ajustes de resolución de conflictos

La configuración de resolución de conflictos se utiliza cuando hay registros duplicados con un conflicto en los valores de campo durante una sincronización. Con tales registros en conflicto, se aplicará la opción seleccionada siempre que los registros se estén actualizando. Tenga en cuenta que estas opciones no se aplican cuando se agregan nuevos registros.

Para configurar los ajustes de resolución de conflictos

1. En Microsoft Outlook, haga clic en Zoho CRM > Configuración.
2. En el cuadro de diálogo Configuración, haga clic en la pestaña Resolución deconflictos.
3. Elija la resolución del conflicto desde las siguientes opciones:
   • Una alerta emergente me ayudará a decidir: podrá seleccionar manualmente qué información se debe agregar
   • Dar preferencia a MS Outlook: los valores de MS Outlook se sobrescribirán sobre los valores de Zoho CRM.
   • Dar preferencia a Zoho CRM: los valores de Zoho CRM se sobrescribirán sobre los valores de MS Outlook.
     
     
4. Haga clic en Aplicar > Guardar.