Mediante el complemento Zoho CRM para Microsoft Outlook, puede hacer lo siguiente:

• Agregar registros a la categoría Zoho
• Eliminar registros de la categoría Zoho
• Sincronizar automáticamente (de forma unidireccional) contactos, tareas y eventos del calendario de Microsoft Outlook a Zoho CRM
• Exportar contactos, tareas y calendarios (eventos) de MS Outlook a Zoho CRM
• Agregar correos electrónicos a clientes potenciales, contactos o candidatos en Zoho CRM
• Agregar correos electrónicos como casos en Zoho CRM

Categorizar registros como Zoho

En Microsoft Outlook, los contactos, las tareas y los eventos del calendario se pueden agrupar en categorías. Asignar categorías a los registros lo ayuda a ordenar y ver los registros por categoría. Con el complemento Zoho CRM, obtiene una categoría adicional denominada Zoho. Puede utilizar esta categoría mientras sincroniza registros con Zoho CRM. Consulte también Configurar ajustes del complemento

Para marcar registros en la categoría Zoho

1. Seleccione los contactos, las tareas o los eventos del calendario.
   Tenga en cuenta que los registros se deben seleccionar desde la carpeta correspondiente que especificó en Configuración de carpeta. Consulte también Configurar ajustes de sincronización
2. Haga clic en Inicio > Clasificar.
3. Seleccione la casilla de verificación Zoho desde la lista de categorías.
   El registro se marcará en la categoría Zoho.
   Del mismo modo, puede eliminar la categoría si desactiva la casilla de verificación.
   

Sincronizar contactos, tareas y calendarios

La opción de sincronización unidireccional mueve los contactos, las tareas y los eventos del calendario de MS Outlook a Zoho CRM. Ayuda a mantener sus datos actualizados en Zoho CRM y MS Outlook, de forma que pueda evitar la duplicación de datos. La sincronización de datos puede realizarse de forma manual o automática.

Sincronización de contactos: asignación de campos

Sincronización de tareas: asignación de campos

Sincronización de calendarios: asignación de campos

Sincronización de participantes del evento

Cuando sincroniza eventos de Microsoft Outlook a Zoho CRM, los asistentes al evento en Outlook se sincronizan automáticamente como participantes del evento en Zoho CRM. De esta forma, los participantes sincronizados se asocian al evento como contactos, clientes potenciales o usuarios de Zoho CRM, según sea el caso. Si los participantes no pertenecen a ninguna de estas categorías, entonces la dirección de correo electrónico del asistente aparece en la sección Participantes.

Del mismo modo, cuando sincroniza eventos de Zoho CRM con Microsoft Outlook, los participantes del evento se incluyen automáticamente como asistentes al evento en Outlook tras la sincronización.

En caso de que haya duplicados en las direcciones de correo electrónico sincronizadas de Microsoft Outlook a Zoho CRM, el problema se resuelve de acuerdo con el siguiente orden de prioridad:

• Contactos
• Clientes potenciales
• Usuario de Zoho CRM

Si el ID de correo electrónico de un asistente existe en Zoho CRM como contacto y como cliente potencial, entonces Zoho CRM asocia el contacto al evento como participante e ignora al cliente potencial. Esto se debe a que un contacto se considera como la máxima prioridad.

Si se descubre que dos contactos de Zoho CRM tienen la misma dirección de correo electrónico que la de un asistente, el contacto que se creó primero en Zoho CRM se asocia al evento como participante.

Para activar la sincronización automática

1. En Microsoft Outlook, haga clic en Zoho CRM > Configuración.
2. En el cuadro de diálogo Configuración, haga clic en la pestaña Contactos/Tareas/Calendarios.
   
3. Seleccione la casilla de verificación Sincronizar automáticamente en Zoho CRM los cambios realizados en los contactos, las tareas o las citas de Outlook.
4. Haga clic en Guardar.
   Los cambios realizados a los registros antes de habilitar la opción de sincronización automática se deben sincronizar manualmente.

Para sincronizar manualmente contactos, tareas y eventos de calendario

1. Inicie sesión en Zoho CRM desde Microsoft Outlook.
2. Desde el complemento Zoho CRM, haga clic en Sincronizar contacto/tarea/calendario.
   La sincronización se iniciará automáticamente. Se actualizarán los registros según los ajustes de sincronización.
   

Agregar correos electrónicos como casos en Zoho CRM

Puede agregar mensajes de correo electrónico específicos de un cliente de Microsoft Outlook a Zoho CRM como un caso. Antes de agregar los mensajes de correo electrónico, asegúrese de que el contacto correspondiente al correo electrónico exista en Zoho CRM.

Para agregar mensajes de correo electrónico como casos en Zoho CRM

1. Seleccione Bandeja de entrada desde la barra lateral o la carpeta que contiene los correos electrónicos que debe agregar a Zoho CRM.
2. Seleccione el correo electrónico específico del cliente desde la bandeja de entrada o la carpeta de correo electrónico personalizada.
3. Desde el complemento Zoho CRM, haga clic en Agregar.
   
4. En el cuadro de diálogo Agregar caso, seleccione un estado de la lista desplegable.
5. Seleccione la casilla de verificación Archivos adjuntos si desea que los archivos adjuntos también se agreguen junto con el correo electrónico.
   • Busque registros según un criterio determinado y, luego, agregue el correo electrónico como caso en los registros seleccionados.
     
     
6. Haga clic en Agregar.
   El correo electrónico se agregará como un caso en Zoho CRM.

Agregar correo electrónico a Zoho CRM

Puede asociar los mensajes de correo electrónico que reciba en Microsoft Outlook a los registros de cliente potencial, contacto o candidato en Zoho CRM. Antes de agregar los mensajes de correo electrónico, asegúrese de que el contacto correspondiente al correo electrónico exista en Zoho CRM. De lo contrario, los correos electrónicos se asociarán a los registros de CRM según la configuración de correo. Existen cuatro maneras en las que puede agregar mensajes a CRM:

Opción Agregar correo electrónico

• Tras hacer clic en esta opción, el correo electrónico seleccionado (recibido o enviado) se agregará al cliente potencial/contacto según la configuración de correo especificada.

OpciónBuscar y agregar correo electrónico

• Puede buscar registros por criterio y agregar el correo electrónico (recibido o enviado) a los registros coincidentes.
• Esta opción se puede utilizar para asociar correos electrónicos a candidatos.
• Los correos electrónicos no se asocian según la configuración de correo. Tiene la opción de seleccionar el módulo.

Agregar automáticamente correos electrónicos salientes

• Tras enviar un correo electrónico desde MS Outlook, este se agregará automáticamente al contacto coincidente en Zoho CRM.
  • El correo electrónico enviado se agregará a Zoho CRM solo si está disponible en la carpeta "Enviados" especificada en la configuración de correo. Consulte también Configurar los ajustes de correo
  • El contacto a quien se envía el correo electrónico debe aparecer en la carpeta y la categoría especificadas en la configuración del contacto. Consulte también Configurar ajustes de categoría y carpeta
• Para los usuarios de cuentas IMAP, es posible que el correo electrónico no se asocie automáticamente a los registros en Zoho CRM si la opción "Guardar elementos enviados en la carpeta Elementos enviados en este equipo" no está seleccionada en la configuración de MS Outlook. Para activarla:
  1. Abra la configuración de cuenta de MS Outlook.
  2. Haga clic en Más configuraciones > Elementos enviados.
  3. Seleccione "Guardar elementos enviados en la carpeta Elementos enviados en este equipo".
  4. Haga clic en Aceptar.
     

Opción Enviar y Agregar en la ventana de redacción

• Puede redactar un correo electrónico a su cliente y agregarlo a Zoho CRM cuando lo envíe.
• Esta opción se puede utilizar para asociar correos electrónicos a candidatos.
  
  

Para agregar correos electrónicos a Zoho CRM (opción Agregar correo electrónico)

1. Seleccione la carpeta que contiene los correos electrónicos que debe agregar a Zoho CRM.
2. Seleccione el correo electrónico específico del cliente desde la carpeta.
3. Desde el complemento Zoho CRM, haga clic en Agregar correo electrónico.
   El correo electrónico seleccionado se agregará al cliente potencial/contacto en Zoho CRM según la configuración de correo.
   

Para agregar correos electrónicos a Zoho CRM (opción Buscar y agregar correo electrónico)

1. Seleccione la carpeta que contiene los correos electrónicos que debe agregar a Zoho CRM.
2. Seleccione el correo electrónico específico del cliente desde la carpeta.
3. Desde el complemento Zoho CRM, haga clic en Buscar y agregar correo electrónico.
   
4. En el cuadro de diálogo Agregar correo electrónico, seleccione un módulo (Clientes potenciales, Contactos o Candidatos) de la lista desplegable.
   Cuando seleccione candidatos, tendrá a disposición otro campo denominado Criterios (para la búsqueda de registros).
   Debe seleccionar la dirección de correo electrónico o el nombre del candidato para buscar los registros. Tras seleccionar Dirección de correo electrónico, se buscarán los contactos con la dirección de correo electrónico correspondiente en Zoho CRM y los registros de candidatos asociados a los contactos coincidentes aparecerán en una lista.
5. Seleccione la casilla de verificación Archivos adjuntos si desea que los archivos adjuntos también se agreguen junto con el correo electrónico. También puede hacer lo siguiente:
   • Buscar registros según un criterio determinado. Se mostrarán los registros coincidentes.
     
6. Haga clic en Agregar.
   El correo electrónico se agregará a los clientes potenciales/contactos/candidatos seleccionados.