Obtener documentos firmados con Adobe Sign

Los documentos firmados digitalmente por clientes y clientes potenciales se pueden recopilar fácilmente con la extensión de Adobe Sign en su cuenta de Zoho CRM. Cuando su negocio exija la autorización y la firma de los documentos de manera oportuna para completar correctamente un acuerdo, no tiene sentido perder tiempo enviando copias en papel. Puede utilizar la extensión de Adobe Sign para enviar documentos a los clientes potenciales y los contactos mediante correo electrónico y adjuntar una copia del documento firmado al registro de CRM para referencias futuras.

Esta extensión es compatible con los módulos de clientes potenciales, contactos, cuentas, acuerdos, cotizaciones, facturas, órdenes de compra y órdenes de venta. Aparte del envío a los clientes potenciales y los contactos, para el resto de los registros, el documento se enviará a los contactos asociados. Las cotizaciones, las facturas, las órdenes de compra y las órdenes de venta se generan como archivos PDF. Con esta extensión, se pueden crear plantillas para estos registros y se puede enviar los documentos que requieren de firma. Después de instalar esta extensión, se crearán tres módulos personalizados. Los nombres de estos módulos se basan en la terminología de Adobe Sign.

• Acuerdos: hace referencia a cada uno de los procesos de envío de documentos y la obtención de la firma de los clientes o los clientes potenciales.
• Eventosde acuerdos: este módulo recoge detalles sobre la fecha y la hora en que los documentos se enviaron para su firma y cuándo se firmaron.
• Destinatariosdel acuerdo: este módulo recoge datos sobre los destinatarios del documento, el orden en el que deben firmar, etc.

Instalar Adobe Sign

Puede ir a Zoho Marketplace e instalar la extensión de Dropbox o iniciar sesión en su cuenta de Zoho CRM e instalarla desde ahí.

Para instalar Adobe Sign

1. Vaya a Configuración > Catálogo de soluciones > Todo.
   Todas las extensiones instaladas aparecen en la lista. En Todas las extensiones, puede ver todas las extensiones admitidas en CRM.
2. Haga clic en Todaslas extensiones, luego busque y haga clic en Adobe Sign.
   Aparecerán disponibles los detalles sobre la extensión.
3. Haga clic en Instalarahora.
4. En la siguiente pantalla, acepte los términos del servicio y haga clic en Procedercon la instalación.
5. Seleccione una de las siguientes opciones y haga clic en Confirmar.
   • Instalar solo para administradores: la extensión se instalará en CRM solo para los usuarios con perfil de administrador.
   • Instalar para todos los usuarios: la extensión se instalará en CRM para todos los usuarios. Los usuarios deberán tener una cuenta de Adobe Sign para utilizar esta función.
   • Seleccionar perfiles: la extensión se instalará en CRM para todos los usuarios. Debe seleccionar esta opción, hacer clic en Continuar y luego seleccionar el perfil
     La extensión se instalará automáticamente para los usuarios especificados. Después de la instalación deberá entregar una autorización con sus credenciales de inicio de sesión de Adobe Sign.
6. Haga clic en Autorizar.
   Si hace clic en Omitir este paso, puede entregar la autorización posteriormente en Configuración > Catálogo de soluciones > Todo.
   En la página de detalles de la extensión Adobe Sign, haga clic en Autorizar.
   
7. En la ventana emergente, especifique el Correo electrónico y la Contraseña de la cuenta de Adobe Sign y haga clic en Iniciarsesión.
   La cuenta recibirá la autorización y se podrá utilizar la extensión. Después de la instalación de la extensión, se crearán tres módulos personalizados.
   

Obtener documentos firmados con Adobe Sign

Después de la instalación, en la página de detalles del cliente potencial, el contacto, la cuenta y el acuerdo aparecerá un botón llamado Enviar para su firma electrónica. Este botón se puede usar para enviar documentos que los contactos deben firmar. Cada registro tendrá también una lista relacionada donde se indicarán los detalles del contrato.

Para enviar documentos para su firma electrónica

1. Haga clic en los módulos Clientes potenciales, Cuentas, Contactos o Acuerdos.
2. Haga clic en el registro al que desea enviar los documentos.
3. En la página de detalles del registro, haga clic en Enviar para su firma.
   
4. En la ventana emergente Enviar acuerdo con Adobe Sign, haga lo siguiente:

• Haga clic en Agregardocumento y seleccione una opción para cargar el documento que se debe firmar digitalmente o seleccione el documento a partir de los archivos disponibles en el módulo Documentos de CRM.
  Si agrega varios archivos, todos se fusionarán en un único documento PDF.
  En el caso de los módulos de cotizaciones, facturas, órdenes de compra y órdenes de venta, tendrá la opción de Crearplantillas en CRM y enviarlas para su firma.
• Seleccione los destinatarios a los que desea enviar los documentos para su firma.
  Cuando se agregan varios destinatarios, todos ellos deben firmar los documentos en el orden en que se agregaron.
  De manera predeterminada, el cliente potencial o el contacto seleccionados se agregarán como destinatario.
• Marque la casilla También debo firmar este documento, de ser necesario.
  También recibirá un correo electrónico con el documento. Puede firmar el documento después de recibirlo de vuelta con la firma del contacto.
  
• Especifique direcciones de correo electrónico adicionales en el cuadro de texto Enviar copias por correo electrónico a.
  Puede agregar un máximo de 10 direcciones de correo electrónico, separadas por una coma.
• En Detallesdel acuerdo, especifique el Nombredel acuerdo.
• Especifique un Mensaje para agregar al correo electrónico que envíe al contacto.
• Seleccione el Idioma en que se debe enviar el correo electrónico.
  El idioma de los usuarios se seleccionará de forma predeterminada.
• Agregar contactos relacionadoscon el acuerdo. Se asociarán los detalles del contrato con los contactos seleccionados en esta opción.
• En Opcionesdel acuerdo, especifique la Fecha límite de firma.
• Marque la casilla Recordar al destinatario que debe firmar para establecer recordatorios diarios o semanales.
• Marque la casilla Ver vista previa del documento y editar la posición del campo de firma, en el caso de que sea necesario.
• Haga clic en el enlace Más opciones para ver las siguientes opciones:
• Especifique la Dirección URL de redireccionamiento posterior a la firma y el Plazo de redireccionamiento posterior a la firma en segundos.
• Haga clic en Enviar para su firma.
  El destinatario recibirá un correo electrónico con el documento.

Ver los acuerdos asociados con un registro

Para ver los acuerdos asociados con un registro

1. Haga clic en los módulos Clientes potenciales, Cuentas, Contactos o Acuerdos.
2. Haga clic en un registro y vaya a la lista relacionada Acuerdos.
   Podrá ver los contratos y el estado del documento.

Desinstalar Adobe Sign

Cuando desee desinstalar la extensión Adobe Sign, tenga en cuenta que se borrarán todos los datos y no podrá recuperarlos.

Para desinstalar Adobe Sign

1. Vaya a Configuración > Catálogo de soluciones > Todo.
   Todas las extensiones instaladas aparecen en la lista. En Todas las extensiones, puede ver todas las extensiones admitidas en CRM.
2. Busque AdobeSign y haga clic en el enlace Desinstalar correspondiente.
   
3. Haga clic en Aceptar para confirmar.
   Todos los datos relacionados con Adobe Sign se eliminarán.