Obtener documentos firmados con DocuSign

La extensión de DocuSign para Zoho CRM le permite enviar documentos a sus contactos para que los firmen. Esta extensión es compatible con los módulos de clientes potenciales, contactos, cuentas, acuerdos, cotizaciones, facturas, órdenes de compra y órdenes de venta. Aparte del envío a los clientes potenciales y los contactos, para el resto de los registros, el documento se enviará a los contactos asociados. Las cotizaciones, las facturas, las órdenes de compra y las órdenes de venta se generan como archivos PDF. Con esta extensión, se pueden crear plantillas para estos registros y se puede enviar los documentos que requieren de firma.

Después de instalar esta extensión, se crearán tres módulos personalizados. Los nombres de estos módulos se basan en la terminología de DocuSign.

• Envíos: hace referencia a cada uno de los procesos de envío de documentos y la obtención de la firma de los clientes o los clientes potenciales.
• Eventosde envíos: este módulo recoge detalles sobre la fecha y la hora en que los documentos se enviaron para su firma y cuándo se firmaron.
• Destinatarios de envíos: este módulo recoge los datos sobre los destinatarios del documento, el orden en el que deben firmar, etc.

Instalar DocuSign

Puede ir a Zoho Marketplace e instalar la extensión DocuSign o iniciar sesión en su cuenta de Zoho CRM e instalarla desde ahí.

Para instalar DocuSign

1. Vaya a Configuración > Catálogo de soluciones > Todo.
   Todas las extensiones instaladas aparecen en la lista. En Todas las extensiones, puede ver todas las extensiones admitidas en CRM.
2. Haga clic en Todaslas extensiones, luego busque y haga clic en DocuSign.
   Aparecerán disponibles los detalles sobre la extensión.
3. Haga clic en Instalarahora.
4. En la siguiente pantalla, acepte los términos del servicio y haga clic en Procedercon la instalación.
5. Seleccione una de las siguientes opciones y haga clic en Confirmar.
   • Instalar solo para administradores: la extensión se instalará en CRM solo para los usuarios con perfil de administrador.
   • Instalar para todos los usuarios: la extensión se instalará en CRM para todos los usuarios. Los usuarios deberán tener una cuenta de DocuSign para utilizar esta función.
   • Seleccionar perfiles: la extensión se instalará en CRM para todos los usuarios. Debe seleccionar esta opción, hacer clic en Continuar y luego seleccionar el perfil
     La extensión se instalará automáticamente para los usuarios especificados. Después de la instalación deberá entregar una autorización con sus credenciales de inicio de sesión de DocuSign.
6. Haga clic en Autorizar.
   Si en este paso hace clic en Omitir, posteriormente puede entregar la autorización en Ajustes> Configuración > Catálogo de soluciones > Todo.
   En la página de detalles de la extensión de DocuSign, haga clic en Autorizar.
   
7. En la ventana emergente, especifique el correo electrónico y la contraseña de la cuenta de DocuSign y haga clic en Iniciarsesión.
   La cuenta recibirá la autorización y se podrá utilizar la extensión. Después de la instalación de la extensión, se crearán tres módulos personalizados.
   

Obtener documentos firmados con DocuSign

Después de la instalación, en la página de detalles del cliente potencial, el contacto, la cuenta y el acuerdo aparecerá un botón llamado Enviar a DocuSign. Este botón se puede usar para enviar documentos que los contactos deben firmar. Cada registro tendrá también una lista relacionada donde se indicarán los detalles del envío.

Para enviar documentos para su firma electrónica

1. Haga clic en los módulos Clientes potenciales, Cuentas, Contactos o Acuerdos.
2. Haga clic en el registro al que desea enviar los documentos.
3. En la página de detalles del registro, haga clic en Enviar a DocuSign.
   
4. En la ventana emergente Enviar contrato con DocuSign, haga lo siguiente:

• Haga clic en Agregardocumento y seleccione una opción para cargar el documento que se debe firmar digitalmente o seleccione el documento de los archivos disponibles en el módulo Documentos de CRM.
  Si agrega varios archivos, todos se fusionarán en un único documento PDF.
  En el caso de los módulos de cotizaciones, facturas, órdenes de compra y órdenes de venta, tendrá la opción de Crearplantillas en CRM y enviarlas para su firma.
  
• Marque la casilla Preparar orden de firma, en el caso de que sea necesario.
  Después de seleccionarla, tendrá la opción de especificar el orden correspondiente a cada destinatario.
• Seleccione los destinatarios a los que desea enviar los documentos para su firma.
  Cuando se agregan varios destinatarios, todos ellos deben firmar los documentos en el orden en que se agregaron.
  De manera predeterminada, el cliente potencial o el contacto seleccionados se agregarán como destinatario.
• En Mensaje para todos los destinatarios, especifique el mensaje que se incluirá en el correo electrónico que se envía a los destinatarios.
  
• Haga clic en el enlace Editar, y en el cuadro emergente Opcionesavanzadas, haga lo siguiente:
  • Marque la casilla Enviar recordatorios automáticos para establecer recordatorios.
  • Especifique el número de días tras los cuales expirará la solicitud para firmar el documento.
  • Especifique la cantidad de días después de los cuales se debe notificar al cliente sobre el vencimiento del documento.
    
  • Haga clic en Guardar.
• Haga clic en Siguiente para obtener una vista previa del documento y agregar el campo de firma al documento.
• Haga clic en Enviar ahora.
  Los documentos se enviarán a los destinatarios.

Crear documentos mediante plantillas de CRM

Además de cargar documentos en los módulos de cotizaciones, facturas, órdenes de compra y órdenes de venta, puede crear documentos mediante las plantillas de Zoho CRM. Las cotizaciones, las facturas, las órdenes de compra y las órdenes de venta se generan como archivos PDF. Se pueden crear plantillas distintas para cada uno de estos tipos de archivo. Si usa estas plantillas, se puede enviar para su firma una cotización, por ejemplo.

Para crear documentos mediante plantillas de CRM

1. Haga clic en los módulos Cotizaciones, Facturas, Órdenes de compra y Órdenes deventa
2. Haga clic en el registro al que desea enviar los documentos.
3. En la página de detalles del registro, haga clic en Enviar a DocuSign.
4. En la ventana emergente Enviar contrato con DocuSign, haga lo siguiente:

• Haga clic en Crear un documento > A partir de plantillas de CRM.
• En la ventana emergente, seleccione una plantilla de la lista desplegable.
  
• Haga clic en Crear.
  Se creará el documento.

• Especifique el resto de los detalles y haga clic en Enviarahora. Consulte también Obtener documentos firmados con DocuSign

Ver los acuerdos asociados con un registro

Para ver los acuerdos asociados con un registro

1. Haga clic en los módulos Clientes potenciales, Cuentas, Contactos o Acuerdos.
2. Haga clic en un registro y vaya a la lista relacionada Envíos.
   Podrá ver los envíos y el estado del documento.

Desinstalar DocuSign

Cuando desee desinstalar la extensión de DocuSign, tenga en cuenta que se borrarán todos los datos y no podrá recuperarlos.

Para desinstalar DocuSign

1. Vaya a Configuración > Catálogo de soluciones > Todo.
   Todas las extensiones instaladas aparecen en la lista. En Todas las extensiones, puede ver todas las extensiones admitidas en CRM.
2. Busque DocuSign y haga clic en el enlace Desinstalar correspondiente.
   
3. Haga clic en Aceptar para confirmar.
   Todos los datos relacionados con DocuSign se eliminarán.