La integración del conjunto de aplicaciones de Zoho Finance le permite integrar sus cuentas de Zoho Books, Zoho Invoice, Zoho Expense, además de Zoho Subscription en Zoho CRM. Como resultado, puede ver o monitorear facturas, presupuestos, órdenes de compra, órdenes de venta, gastos, informes de gastos y detalles de suscripción relacionados con clientes de su cuenta de Zoho CRM. También puede ver la información del conjunto de aplicaciones de Zoho Finance de manera contextualizada en los detalles de cuenta, contacto y acuerdos potenciales.

Disponibilidad

Permiso necesario: los permisos de nivel de módulo y, también, los permisos de Zoho Books, Zoho Invoice y Zoho Subscriptions.

Características	Gratis	Estándar	Profesional	Empresarial
Integración del conjunto de aplicaciones de Zoho Finance (incluye Zoho Books, Zoho Invoice, Zoho Subscriptions, Zoho Expense y Zoho Inventory)	-	-

 Configurar la integración del conjunto de aplicaciones de Zoho Finance en Zoho CRM

Configurar la integración del conjunto de aplicaciones de Zoho Finance en Zoho CRM, incluye las siguientes acciones:

• Activación de la configuración
• Elección de los módulos de Finance para incluirlos en Zoho CRM
• Configurar los ajustes de sincronización
• Elección de puntos desencadenantes de CRM (para la integración de Zoho Books)
• Configurar permisos de perfil

 Configurar el conjunto de aplicaciones de Zoho Finance

Puede configurar su propia cuenta de Zoho Books, Expense o Subscriptions u otra cuenta de organización en Zoho CRM.

 Para configurar la cuenta de su organización

1. En Zoho CRM, haga clic en Ir a Configuración > Catálogo de soluciones > Zoho > Conjunto de aplicaciones de Zoho Finance.
2. En la página Integración en el conjunto de aplicaciones de Zoho Finance, proporcione la siguiente información:
   • Su dirección de correo electrónico (ya rellenada).
   • Organización: se mostrarán todas las organizaciones creadas en las aplicaciones de Zoho Finance. Seleccione la que debe estar asociada con esta integración.
3. Haga clic en Siguiente.

 Para configurar otra cuenta de la organización del usuario

Si una persona de su organización ya tiene una cuenta de Zoho Books, Expense o Subscriptions, puede configurar la cuenta de esa persona en su propia cuenta de Zoho CRM. Debe contar con la clave de comunicación de servicios de Zoho (clave ZSC) y la dirección de correo electrónico para activar la configuración.

1. En Zoho CRM, haga clic en Ir a Configuración > Catálogo de soluciones > Zoho > Conjunto de aplicaciones de Zoho Finance.
2. En la página Integración en el conjunto de aplicaciones de Zoho Finance, haga clic en el enlace Configurar la organización de otro usuario.
   • Ingrese la dirección de correo electrónico del usuario.
   • Ingrese la clave ZSC de la cuenta de Zoho Books, Expense o Subscriptions.
3. Haga clic en Siguiente.

Para generar la clave ZSC en Zoho Books, Expense o Subscriptions

1. Inicie sesión en la aplicación de Zoho Finance que corresponda.
2. Haga clic en Ajustes > Integraciones > Zoho Books/Zoho Expense/Zoho Subscriptions Clave ZSC.
   
3. Copie la clave ZSC y utilícela para la integración del conjunto de aplicaciones de Zoho Finance en CRM.

 Elegir los módulos de Finance para incluirlos en CRM

Una vez que haya ingresado los detalles de la configuración, seleccione los módulos de Finance que se incluirán en CRM.

• Se crearán las Facturas, los Presupuestos, las Órdenes de venta y Órdenes de compra como submódulos en la pestaña de Zoho Books. Si activó la integración de Zoho Invoice, entonces, los módulos Factura y Cálculo estimado se crearán en la pestaña de Zoho Invoice.
• Se crearán los Gastos e Informes de gastos como submódulos en la pestaña de Zoho Expense.
• La información se Zoho Subscriptions se verá de manera contextual en CRM.

 Configurar los ajustes de sincronización

Cuando haya elegido las aplicaciones de Zoho Finance que desea incluir, se establecerá la sincronización de datos entre los siguientes módulos de Zoho CRM y el conjunto de aplicaciones de Zoho Finance.

• Las cuentas y su sincronización de contactos: esto se aplica a todas las aplicaciones de Zoho Finance.
  • Las cuentas de Zoho CRM se sincronizarán con los contactos en el conjunto de aplicaciones de Zoho Finance.
  • Los contactos de Zoho CRM se sincronizarán con las personas en los contactos en las aplicaciones de Zoho Finance.
• Sincronización de proveedores: los proveedores de Zoho Books se sincronizarán con los proveedores de Zoho CRM. Esta sincronización solo se aplica para la integración de Zoho Books o Zoho Invoice.
• Sincronización de productos: los productos de Zoho CRM se sincronizarán con los elementos de Zoho Books. Esta sincronización solo se aplica para la integración de Zoho Books o Zoho Invoice.

Para cada uno de los módulos mencionados anteriormente, puede asignar campos a fin de realizar la sincronización.

Para asignar campos a la sincronización de contactos

1. En la página de integración del conjunto de aplicaciones de Zoho Finance, en la sección Ajustes de sincronización, haga clic en el ícono de Ajustes en la sección Sincronización de contactos.
2. En la página Ajustes de sincronización decontactos, especifique lo siguiente:
   • ¿Qué módulos se deben sincronizar con el contacto del conjunto de aplicaciones de Zoho Finance? - Seleccione una opción de la lista desplegable.
   • ¿Qué registros se deben sincronizar? - Seleccione las Vistas de lista del módulo Cuentas/Contactos desde el cual se sincronizarán los registros.
   • ¿Qué se debe hacer con el contacto de Zoho Books cuando el mismo registro se modifica en ambos lugares? - Durante la sincronización, si hay duplicados en el conjunto de aplicaciones de Zoho Finance, seleccione una opción para Clonar, Sobrescribir u Omitir.
   • Asignar los campos del conjunto de aplicaciones de Zoho Finance con los campos Cuentas y Contactos de Zoho CRM (según lo que seleccione).
   • Haga clic en Guardar.
     

Para asignar campos a la sincronización de proveedores

1. En la página de integración del conjunto de aplicaciones de Zoho Finance, en la sección Ajustes de sincronización, haga clic en el ícono de Ajustes en la sección Sincronización de proveedores.
2. En la página Ajustes de sincronización deproveedores, especifique lo siguiente:
   • ¿Qué registros se deben sincronizar? - Seleccione una opción de la lista desplegable.
   • ¿Qué se debe hacer en el Proveedor de Zoho Books cuando el mismo registro se modifica en ambos lugares?- Durante la sincronización, si hay duplicados en Zoho Books, seleccione una opción para Clonar, Sobrescribir u Omitir.
   • Asignar los detalles de Proveedores en Zoho Books con los de Zoho CRM (según lo que seleccione).
   • Haga clic en Guardar.
     

Para asignar campos a la sincronización de productos

1. En la página de integración de programas de Zoho Finance, en la sección Ajustes de sincronización, haga clic en el ícono de Ajustes en la sección Sincronización de productos.
2. En la página Ajustes de sincronización decontacto, especifique lo siguiente:
   • ¿Qué se debe hacer con el elemento de Zoho Books cuando el mismo registro se modifica en ambos lugares? - Durante la sincronización, si hay duplicados en Zoho Books, seleccione una opción para Clonar, Sobrescribir u Omitir.
   • Asignar los campos Elementos con los de Productos en Zoho CRM.
   • Haga clic en Guardar.
     

 Establecer puntos desencadenantes de CRM (para la integración de Zoho Books o Zoho Invoice)

Puede crear, aceptar, invalidar automáticamente un cálculo estimado y crear o invalidar una factura según las etapas de los acuerdos en Zoho CRM durante la integración de Zoho Books o Zoho Invoice. Si es necesario, seleccione uno de los siguientes puntos desencadenantes.

• Crear, aceptar o invalidar un cálculo estimado en función de una etapa de acuerdo seleccionada.
• Crear o invalidar una factura cuando un acuerdo potencial se gana o se pierde, respectivamente
• Ninguno
  

 Establecer permisos de perfil

Para establecer permisos para los perfiles

1. Vaya a Configuración > Control de seguridad > Perfiles.
2. En la página Perfiles, haga clic en el enlace Editar en el perfil que desee editar.
3. En los permisos a nivel de módulo, seleccione Visibilidad de pestaña para los módulos de Zoho Books, Zoho Invoice y Zoho Expense.
   
4. En las secciones Permiso deZoho Books, Zoho Invoice y Zoho Subscriptions, seleccione las casillas de verificación de los siguientes permisos para facturas, presupuestos, orden de compra, órdenes de venta y resumen de por cobrar y por pagar, además de las suscripciones:
   • Ver: para ver las transacciones
   • Creary Editar: para crear y, también, editar las transacciones (no disponible para Zoho Subscriptions)
   • Correo electrónico: para adjuntar una copia de la transacción en un correo electrónico y enviarlo a los clientes. (No disponible para Zoho Subscriptions)
     
5. Haga clic en Guardar.

 Desactivar el conjunto de aplicaciones de Zoho Finance

Como administrador de Zoho CRM, puede desactivar la integración del conjunto de aplicaciones de Zoho Finance desde su cuenta de CRM. Si desactiva la integración del conjunto de aplicaciones de Zoho Finance, todos los datos asociados dejarán de estar disponibles en Zoho CRM.

Para desactivar el conjunto de aplicaciones de Zoho Finance

1. Inicie sesión en Zoho CRM con privilegios administrativos.
2. Vaya a Configuración > Catálogo de soluciones > Zoho > Conjunto de aplicaciones de Zoho Finance.
3. En la página Integración del conjunto de aplicaciones de Zoho Finance, haga clic en Desactivar.
   Leer las consecuencias que conlleva la desactivación y proceda a iniciar la desactivación.
   
   Tenga en cuenta que esta desactivación se realiza para todas las aplicaciones de Finance integradas en Zoho CRM.

 Notas importantes acerca de la multidivisa

La integración entre Zoho CRM y Zoho Books podría generar algunos problemas leves en lo que respecta a la función de multidivisa. No obstante, funcionan sin problemas en Zoho CRM. Los siguientes son los puntos que se deben considerar en cuanto a estos conflictos y cómo se han gestionado.

Conflicto en la edición Zoho CRM

La función Multidivisa está disponible en todas las ediciones de Zoho Books o Zoho Invoice, ya que es necesario obtener facturas y presupuestos para los clientes que se encuentran en diferentes países. Sin embargo, en Zoho CRM, Multidivisa solo está disponible en la edición Empresarial.

Mientras la Multidivisa solo está disponible en la edición Empresarial de Zoho CRM, la integración del conjunto de aplicaciones de Zoho Finance está disponible para las ediciones Empresarial y Profesional de Zoho CRM. Esto presenta un conflicto si un usuario que tiene la edición Profesional desea habilitar la integración del conjunto de aplicaciones de Zoho Finance.

Si un usuario de la edición Profesional de Zoho CRM, que utiliza varias divisas en su cuenta de Zoho Books o Zoho Invoice, desea activar la integración del conjunto de aplicaciones de Zoho Finance, la función multidivisa se habilitará para su cuenta de Zoho CRM.

Luego, el usuario puede seguir agregando varias divisas a su cuenta de Zoho CRM. En este caso, la divisa local se capturará a partir del país de divisa, que se encuentra en la sección Información del país. Para establecer el País de divisa, vaya a Ajustes > Configuración > General > Detalles de la empresa > Información del país.

Conflicto en las divisas de base de Zoho Books o Zoho Invoice y Zoho CRM

Si la divisa local de Zoho CRM no es la misma que la divisa de base en Zoho Books y Zoho Invoice, no se podrá habilitar esta integración.

Por ejemplo, si la divisa local de la cuenta de Zoho CRM es USD y la divisa de base es INR en Zoho Books o Zoho Invoice, entonces, la integración no se puede habilitar. En tal caso, también se aconseja cambiar la divisa de base en Zoho Books o Zoho Invoice a USD (ya que la divisa local no se puede cambiar en Zoho CRM una vez que se establece).

Si descubre que la divisa de base de Zoho Books o Zoho Invoice se ha utilizado para todas las transacciones y no puede cambiarla, escriba a support@zohocrm.com. Nuestro equipo de soporte cambiará la divisa local en Zoho CRM por usted. Cuando las divisas se han definido de manera uniforme en ambas cuentas, se puede activar la integración del conjunto de programas de Zoho Finance.

Conflicto en la definición de la tasa de cambio

Existe un conflicto en la forma en que se definen las tasas de cambio en Zoho CRM y Zoho Books o Zoho Invoice.

Supongamos que la divisa local es USD en Zoho CRM y Zoho Books. Cuando agrega una divisa en Zoho CRM, por ejemplo, INR, Zoho CRM le pregunta: "¿A cuántas INR equivale 1 USD?". Mientras que, si agrega la misma divisa en Zoho Books, Zoho Books le pregunta:"¿A cuántos USD equivale 1 INR?".

Aunque la divisa local es USD en ambos lugares, la tasa de cambio se define como 1 USD = 60 INR en Zoho CRM y, en Zoho Books, se define como 0,015 USD = 1 INR. Esto es más bien el inverso del otro.

Si las facturas que se obtienen en INR se dirigen a Zoho CRM, se convertirán a la divisa local (USD) antes de estar representadas en las vistas de lista y los informes. Zoho CRM utiliza la tasa de cambio mencionada en la factura (la tasa de cambio de Zoho Books) para la conversión. Por lo que puede haber algunas discrepancias menores en este proceso de conversión cuando la cifra resultante tenga más de 9 decimales. Hasta 9 decimales, las cifras son exactas. La diferencia, en caso de haberla, generalmente es casi insignificante.

Si desea revisar la cantidad exacta, siempre puede comprobarla en Zoho Books.