Realizar seguimiento a las reuniones con la extensión de GoToMeeting para Zoho CRM
¿Cómo puedo…?
La extensión de GoToMeeting permite a los usuarios programar reuniones, invitar a usuarios y realizar seguimiento de las reuniones a las que se han unido en Zoho CRM. Con GoToMeeting, puede tener videoconferencias en alta definición y compartir la pantalla. Con esta extensión instalada, puede hacer seguimiento de sus reuniones desde una misma ubicación.
Instalar la extensión de GoToMeeting
Puede ir a Zoho Marketplace e instalar la extensión de GoToMeeting o iniciar sesión en su cuenta de Zoho CRM e instalarla desde ahí.
- Vaya a Configuración > Catálogo de soluciones > Todo.
- Todas las extensiones instaladas aparecen en la lista. En Todas las extensiones, puede ver todas las extensiones admitidas en CRM.
- Haga clic en Todas las extensiones, luego busque y haga clic en GoToMeeting.
Aparecerán disponibles los detalles sobre la extensión. - Haga clic en Instalar ahora.
- En la siguiente pantalla, acepte los términos del servicio y haga clic en Proceder con la instalación.
- Seleccione una de las siguientes opciones y haga clic en Confirmar.
- Instalar solo para administradores: la extensión se instalará en CRM solo para los usuarios con perfil de administrador.
- Instalar para todos los usuarios: la extensión se instalará en CRM para todos los usuarios. Los usuarios deberán tener una cuenta de GoToMeeting para utilizar esta función.
- Seleccionar perfiles: la extensión se instalará en CRM para todos los usuarios. Debe seleccionar esta opción, hacer clic en Continuar y luego seleccionar el perfil
La extensión se instalará automáticamente para los usuarios especificados. Después de realizar la instalación, deberá entregar una autorización mediante las credenciales de inicio de sesión de GoToMeeting.
- Haga clic en Autorizar.
Si hace clic en Omitir este paso, puede entregar la autorización posteriormente en Configuración > Catálogo de soluciones > Todo.
En la página de detalles de la extensión de GoToMeeting, haga clic en Autorizar.
- En la ventana emergente, especifique el correo electrónico y la contraseña de la cuenta de GoToMeeting y haga clic en Iniciar sesión.
La cuenta recibirá la autorización y se podrá utilizar la extensión.
Programar reuniones con la extensión
Después de instalar y activar la extensión, podrá programar GoToMeeting en Zoho CRM mediante el botón Programar reunión que aparece en los registros de los contactos, los clientes potenciales y la cuenta.
Para programar una reunión:
- Vaya a los módulos de cuentas, contactos o clientes potenciales y seleccione el registro para el que desea programar la reunión.
- En la página de detalles del registro, haga clic en Programar reunión.
- En la página Programar reunión, haga lo siguiente:
- Especifique el Tema de la reunión.
- Seleccione la Fecha de inicio en el calendario desplegable.
- Seleccione la Hora de inicio y especifique la zona horaria
- Seleccione la Duración de la reunión en la lista desplegable.
- Seleccione el Tipo de reunión (si es solo de VoIP, Solo conferencia, o ambas) o proporcione su propia información de la llamada.
- Agregue los Participantes desde los contactos y clientes potenciales. Asimismo, puede ingresar la dirección de correo electrónico manualmente.
- Haga clic en Programar reunión.
Obtendrá un resumen de la página de los Detalles de la reunión con el ID de la reunión y la Dirección URL de la reunión. - Haga clic en Cerrar.
Nota:
- Después de programar una reunión, los destinatarios recibirán un mensaje de correo electrónico con los detalles de esta, además del ID y la Dirección URL de la reunión.
- Se enviará una invitación por correo electrónico al destinatario, en la que se indicará la hora, la ubicación y el anfitrión. El destinatario puede responder con Sí, No y Tal vez, y su estado se actualizará de acuerdo con esta información en la cuenta del anfitrión.
Se enviará esta invitación al destinatario solo después de que haga clic en la Dirección URL de la reunión y descargue GoToMeeting, si aún no está en su sistema. - Después de programar la reunión, el anfitrión puede ver el estado de las personas invitadas en la sección de actividades.
Haga clic en el evento específico para ver una lista de los detalles de la reunión. En la sección Participantes podrá ver un recuento de las personas invitadas y cuántos confirmaron su asistencia o dijeron que tal vez asistirían. Para ver los detalles, haga clic en el campo correspondiente.
Desinstalar la extensión
Cuando desee desinstalar la extensión de GoToMeeting, tenga en cuenta que se borrarán todos los datos y no podrá recuperarlos.
Para desinstalar la extensión:
- Vaya a Configuración > Catálogo de soluciones > Todo.
Todas las extensiones instaladas aparecen en la lista. En Todas las extensiones, puede ver todas las extensiones admitidas en CRM. - Busque GoToMeeting y haga clic en el enlace Desinstalar correspondiente.
- Haga clic en Aceptar para confirmar.
La extensión se desinstalará y se eliminarán todos los datos relacionados.
