La extensión de GoToWebinar facilita el proceso de gestión de asistentes y el seguimiento de los registros, además de ahorrarle tiempo mediante la importación automática de los detalles de los registrados y asistentes a Zoho CRM.

Instalar la extensión

Puede instalar la extensión de GoToWebinar desde Zoho Marketplace o desde su cuenta de Zoho CRM, como se explica a continuación:

1. Vaya a Configuración > Catálogo de soluciones > Todo. Todas las extensiones instaladas aparecen en la lista.
   Haga clic en Todas las extensiones para ver todas las extensiones permitidas en su edición de CRM.
2. En Todas las extensiones, busque y haga clic en GoToWebinar. Aparecerán disponibles los detalles sobre la extensión.
3. Haga clic en Instalar.
4. Acepte los términos del servicio y haga clic en Instalar.
   
5. Seleccione una de las siguientes opciones y haga clic en Confirmar.
   • Instalar solo para administradores: la extensión se instalará en CRM solo para los usuarios con perfil de administrador.
   • Instalar para todos los usuarios: la extensión se instalará en CRM para todos los usuarios.
   • Seleccionar perfiles: la extensión se instalará en CRM para los usuarios seleccionados manualmente. Seleccione esta opción, haga clic en Confirmar y luego seleccione los perfiles deseados.
     
     La extensión se instalará automáticamente para los usuarios especificados.
6. Haga clic en Autorizar.
   
7. En la ventana emergente, ingrese sus credenciales de GoToWebinar y haga clic en Iniciar sesión.
   

Programar un seminario web

Después de instalar y activar la extensión, podrá programar un seminario web desde Zoho CRM mediante el botón Programar seminario web que aparece en todos los registros de los módulos de contactos, clientes potenciales o cuentas. Para programar un seminario web:

1. Seleccione un registro en los módulos de cuentas, contactos o clientes potenciales para abrir la página de detalles del registro.
2. Haga clic en el botón Programar seminario web.
   
3. Ingrese los detalles requeridos del seminario web:
   • Indique el tema del seminario web.
   • Seleccione la fecha de inicio en el calendario desplegable.
   • Agregue una descripción opcional del seminario web.
   • Seleccione la hora de inicio y especifique la zona horaria.
   • Seleccione la duración de la lista desplegable.
   • Agregue participantes a partir de sus contactos y clientes potenciales. También puede ingresar manualmente las direcciones de correo electrónico de los participantes.
     
4. Haga clic en Programar seminario web y verá un resumen de los detalles de este, como el ID del seminario web y la dirección URL de registro.
   
5. Haga clic en Cerrar.
6. Se enviará un correo electrónico con los detalles del seminario web (incluido el ID del seminario web y la dirección URL de registro) al organizador y a los participantes especificados.
7. Se creará un evento para el seminario web en el módulo de actividad de Zoho CRM.

Administrar seminarios web

1. Para ver todos los seminarios web programados, seleccione la pestaña web GoToWebinar.
   
2. Podrá ver todos los seminarios web programados. De manera predeterminada, se mostrará una lista de los seminarios web programados para los próximos siete días. Sin embargo, puede filtrar la lista con un lapso de tiempo diferente si hace clic en el menú desplegable de la esquina superior derecha de la ventana.
   
3. Para ver el número de registrados, la dirección URL de registro, la fecha y la hora del seminario y la clave de un determinado seminario web, haga clic en Ver más.
   
4. Para sincronizar la lista de seminarios web con Zoho CRM, haga clic en Ajustes de sincronización en la esquina superior derecha de la ventana.
5. Cuando se selecciona Habilitar sincronización programada por primera vez, todos los seminarios web existentes y sus correspondientes datos se sincronizan con el módulo Campañas de Zoho CRM. Después de la primera sincronización, puede optar por realizar una sincronización de forma automática diaria o semanalmente.
   

Asignar seminarios web a Zoho CRM

1. Para sincronizar manualmente los datos de GoToWebinar con el módulo Campañas, haga clic en Asignar seminario web a Zoho CRM.
   
2. En el módulo Campañas, haga clic en cualquier nombre de campaña para ver los detalles sobre el seminario web y los participantes (incluso si solo se registraron o si también asistieron). Las preguntas formuladas en el seminario web también se mostrarán.
   
3. Haga clic en cualquier pregunta del seminario web para ver más información o hacer seguimiento con comunicaciones o aclaraciones adicionales.
   
4. Las encuestas y los sondeos realizados durante el seminario web se pueden ver en las pestañas web Encuestas del seminario web y Sondeos del seminario web, respectivamente, aparte de la lista relacionada en las respectivas campañas.

Desinstalar la extensión

Tenga en cuenta que si desinstala la extensión de GoToWebinar, todos sus datos de seminarios web se eliminarán inmediatamente y no podrá recuperarlos.

Para desinstalar la extensión:

1. Vaya a Ajustes > Catálogo de soluciones > Todo. Todas las extensiones instaladas aparecen en la lista. En Todas las extensiones, puede ver todas las extensiones admitidas en CRM.
2. Busque Ir al seminario web y haga clic en el enlace Desinstalar correspondiente.
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3. Haga clic en Aceptar para confirmar y desinstalar la extensión.