¿Cómo puedo…?

• Activar la integración de Zoho Projects
  • Configuración del portal
    • Portal de Zoho Projects
    • Asignación de campos
    • Permisos para usuarios de Zoho CRM
  • Asignación de cuenta de cliente
• Administrar usuarios y permisos
• Actualizar la clave ZSC de Zoho Projects
• Desactivar la integración de Zoho Projects
  [Temas relacionados]

Activar la integración de Zoho Projects

Para activar la integración

1. Inicie sesión en su cuenta de Zoho CRM con privilegios de administrador.
2. Vaya a Configuración > Catálogo de soluciones > Zoho > Zoho Projects.
3. En la página de integración de Zoho Projects, haga clic en Comenzar.
   Los usuarios de la edición gratuita pueden probar esta característica durante 15 días.
   

La integración de Zoho Projects para su cuenta de CRM consta de tres pasos principales.

• Configuración del portal
• Asignación de campos
• Asignación de cuenta de cliente
  
  

Configuración del portal

En este paso, debe especificar tres cosas:

• Zoho Projects Portal: en Zoho Projects, un portal es un lugar central donde se pueden administrar todos los proyectos y acceder a ellos. Puede configurar un portal desde Zoho Projects en esta integración. Durante la integración, todos los proyectos asociados con el portal seleccionado se ingresarán a Zoho CRM y se podrán administrar desde Zoho CRM. Hay tres posibles casos en la configuración del portal.
  • Configurar su propio portal de Zoho Projects
  • Configurar el portal de otro usuario
  • Crear un portal en Zoho Projects
• Asignación de campos: durante la integración, podrá asignar los campos de Zoho Projects a los campos de CRM correspondientes. En la asignación de campos aparecen tanto los campos estándar como los personalizados en Zoho Projects; puede elegir los campos de CRM correspondientes en los módulos de acuerdos y cuentas, y asignarlos. La asignación de campos garantiza que estos se rellenen automáticamente dentro de Zoho CRM cada vez que se cree un nuevo proyecto.
• Permisos para usuarios de Zoho CRM: necesita configurar los permisos de todos los usuarios de Zoho CRM según sus perfiles. Durante la configuración de los permisos en los perfiles, todos los usuarios de CRM en los respectivos perfiles se ingresan automáticamente a Zoho Projects. La función de los usuarios de Zoho CRM ingresada en los proyectos se establece de manera predeterminada como "Empleados". En caso de que los usuarios de Zoho CRM ya existan en Zoho Projects antes de la integración, sus funciones no cambiarán.

Caso 1: configurar su propio portal de Zoho Projects

Para configurar su portal

1. Vaya a Configuración > Catálogo de soluciones > Zoho > Zoho Projects.
2. En la página de integración de Zoho Projects, en Nombre del portal, seleccione un portal en la lista desplegable.
   Todos los portales aparecerán aquí.
   ​

Caso 2: usar el portal de otro usuario

Para configurar el portal de otro usuario

1. Haga clic en el enlace Usar el portal de otro usuario.
   ​
2. Ingrese la clave ZSC del portal y la dirección de correo electrónico usada para generar la clave.
   La clave ZSC es la clave de comunicación de los servicios de Zoho.
3. Elija el portal en la lista de selección.
   Todos los portales de la dirección de correo electrónico mencionada estarán disponibles.
   ​

Para generar la clave ZSC en Zoho Projects

1. Inicie sesión en su cuenta de Zoho Projects con privilegios de administrador.
2. Haga clic en Configuración > Catálogo de soluciones > Espacio de desarrollador > Clave de comunicación de los servicios de Zoho (ZSC) 
   Aparece la clave ZSC y la dirección de correo electrónico asociada.
3. Copie y pegue estos durante la integración de Zoho Projects con Zoho CRM cuando sea necesario.
   

Caso 3: crear un portal en Zoho Projects

En caso de que no disponga de un portal, puede crear uno nuevo desde Zoho CRM.

1. En Zoho CRM, en Configuración del portal, haga clic en Crear nuevo portal.
   ​
2. Ingrese un nombre de portal.
3. Haga clic en Crear.
4. Elija el portal desde la lista desplegable y haga clic en Guardar.

   El nuevo portal se crea e integra ahora con Zoho CRM.

   ​

Asigne los campos de Zoho Projects con CRM

Para asignar campos

1. En Asignación de campos, haga clic en Asignar ahora.
   ​
2. En la página Asignar campos, elija los campos de CRM correspondientes en la lista desplegable de los módulos de acuerdos y cuentas.
   Aparecerán los campos estándar y personalizados de Zoho Projects.
3. Haga clic en Listo.
   ​

Configurar permisos para usuarios de Zoho CRM

Para configurar los permisos en los perfiles

1. En Permisos para usuarios de CRM, haga clic en Configuración.
2. Seleccione las casillas de verificación correspondientes de los respectivos perfiles para configurar los permisos de visibilidad de la pestaña, ver, crear, editar y eliminar para los usuarios de CRM.
   
3. Haga clic en Guardar.
   Si desea cambiar los permisos del perfil en el futuro, puede hacerlo con un clic en el enlace Editar configuración.
   

Asignación de cuenta de cliente

La asignación de cuenta de cliente es una opción que se ofrece como parte de esta integración. En este paso, puede hacer coincidir los clientes (en Zoho Projects) con las cuentas (en Zoho CRM). Cuando se encuentra una coincidencia exacta, los proyectos clasificados dentro de los clientes se asocian automáticamente con las respectivas cuentas coincidentes en Zoho CRM, lo que ahorra una gran cantidad de tiempo y esfuerzo. Además, con la ayuda de la asignación personalizada, puede seleccionar manualmente a los clientes desde Projects y hacerlos coincidir con las respectivas cuentas de CRM.

Si desea asignar los proyectos de esos clientes a las cuentas de forma automática, haga clic en Sí, asignar los registros coincidentes.Los registros se asignan, y se les envía a los administradores un correo electrónico sobre los registros asignados y no asignados, junto con la razón por la que algunos registros no fueron asignados.

Si no desea utilizar esta opción, haga clic en No, omitir para asignar registros manualmente más tarde.

Administrar usuarios y sus permisos

Puede cambiar los permisos disponibles para los usuarios de CRM en cualquier momento.

Para cambiar los permisos

1. Inicie sesión en Zoho CRM con privilegios administrativos.
2. Vaya a Configuración > Catálogo de soluciones > Zoho > Zoho Projects.
3. En la página Integración de Zoho Projects, haga clic en el enlace Editar configuración.
   
4. Marque o desmarque las casillas de verificación de los permisos de visibilidad de la pestaña, ver, crear, editar y eliminar de cada perfil que sea necesario.
5. Haga clic en Guardar.

Actualizar la clave ZSC de Zoho Projects

Necesitará actualizar la clave ZSC de Zoho Projects en las siguientes circunstancias.

1. Cuando desee cambiar al propietario del portal de Zoho Projects
2. Cuando regenere la clave ZSC de Zoho Projects por razones de seguridad.

Si no actualiza la clave ZSC en cualquiera de los casos, la integración entre Zoho CRM y Zoho Projects dejará de funcionar. Verá el siguiente mensaje en la lista relacionada de Zoho Projects, en la página de detalles del registro de un módulo seleccionado.

En este caso, deberá actualizar la nueva clave ZSC en Zoho CRM.

Para actualizar la clave ZSC de Zoho Projects

1. Vaya a Configuración > Catálogo de soluciones > Zoho > Zoho Projects.
2. En la página Integración de Zoho Projects, ingrese la nueva clave ZSC y la dirección de correo electrónico asociada.
   
3. Haga clic en Guardar.
   La integración se actualizará y podrá continuar trabajando en sus proyectos de Zoho CRM.

Desactivar la integración de Zoho Projects

Como administrador de Zoho CRM, puede desactivar Zoho Projects desde la cuenta de CRM. Durante la desactivación:

• La pestaña de proyectos desaparece de Zoho CRM.
• Todos los portales y proyectos agregados a Zoho CRM se desasocian de la cuenta de Zoho CRM. Los usuarios pueden seguir trabajando en los proyectos de sus cuentas de Zoho Projects.
• Cualquier usuario con privilegios de administrador puede desactivar el portal y asociar otro portal a la cuenta de Zoho CRM.

Para desactivar la integración de Zoho Projects

1. Inicie sesión en Zoho CRM con privilegios administrativos.
2. Vaya a Configuración > Catálogo de soluciones > Zoho > Zoho Projects.
3. En la página Zoho Projects, haga clic en Desactivar Zoho Projects.