顧客（連絡先）
Zoho Invoiceの顧客モジュールは、顧客に関するあらゆる情報を集約して管理する場所です。
顧客を理解する
企業やフリーランサーとして、商品やサービスを購入する顧客の獲得は主要な要素です。どのようなビジネスにおいても、顧客は大切な存在であり、その連絡先情報を保存することは有益です。取引を迅速に作成でき、ビジネスを効率よく行うことができます。Zoho Invoiceの顧客モジュールでは、顧客の名前、メールアドレス、電話番号、Webサイト情報、請求先住所、納品先住所などを保存できます。その他にも、顧客向けの販売取引の作成、顧客ポータルの設定、メールの送信、顧客の支払い明細の表示など、さまざまな操作が可能です。このページでは、顧客モジュールを最大限に活用する方法について詳しく説明します。
ヒント：このヘルプガイドで言及する「取引」とは、顧客向けに作成する見積書、請求書、繰り返し請求、貸方票などを指します。
顧客の追加
Zoho Invoiceでビジネスの顧客情報を追加することで、取引を簡単に作成でき、ビジネスを効率的に行うことができます。Zoho Invoiceで顧客を追加するには、2つの方法があります。新規で顧客を作成するほか、別のシステムから顧客情報をインポートすることも可能です。
新しい顧客の作成
新しい顧客を作成するには：
- 左サイドバーから ［顧客］ タブに移動してください。
- ウィンドウの右上にある ［+ New］（顧客の作成）ボタンをクリックしてください。
- メインの連絡先、会社名、顧客の表示名、顧客のメール、顧客の電話、Webサイトなどの基本情報を入力してください。
ヒント：［顧客の表示名］ は、この顧客に関するすべての取引に表示されます。［顧客のメール］ に入力したメールアドレス宛てに、すべての通信メールが送信されます。
以下のセクションで、顧客のその他の詳細を追加できます。
- ［通貨］ のドロップダウンから顧客の通貨を選択してください。
ヒント：［+ 新しい通貨の追加］ をクリックすると、通貨を追加でき、顧客に関連付けることができます。複数通貨について、詳細はこちらをご参照ください。
アドバイス：海外の顧客に外貨で請求したい場合に、顧客に該当する通貨をドロップダウンから選択し、指定できます。この顧客に対して作成するすべての取引はこの通貨に設定されます。
- この顧客向けの請求書に適用される ［支払い期間］ を選択してください。
ヒント：支払い期間は、請求書に対して支払いを行わなければならない期間を指します。［支払い条件の設定］ ボタンをクリックすると、独自の支払い期間を設定できます。
- 顧客ポータルを有効にするには、［この顧客によるポータルへのアクセスを許可する］ のオプションにチェックを入れてください。
ヒント：顧客ポータルは、顧客とのやり取りを行うためのオンラインプラットフォームです。顧客ポータルについて、詳細はこちらをご参照ください。
-
［連絡先の言語］ のドロップダウンをクリックして言語を選択してください。これにより、顧客が顧客ポータルを自分の言語で閲覧できるようになります。Zoho Invoiceで利用可能な言語は以下のとおりです。
- アラビア語
- ブルガリア語
- クロアチア語
- オランダ語
- 英語
- フランス語
- ドイツ語
- イタリア語
- 日本語
- 韓国語
- マンダリン語
- ポルトガル語
- スペイン語
- スウェーデン語
-
顧客のFacebook、Twitterのリンクがある場合は入力してください。
- 次に、［住所］ のタブを開いて、顧客の請求先の住所と納品先の住所を入力してください。
ヒント：住所を追加したい場合は、顧客の概要ページで追加できます（最大25件）。複数の住所を追加すると、取引を作成するときに対象の住所を手動で選択できます。
- ［連絡先］ のタブを開いて、顧客の連絡先担当者の情報を入力してください。
ヒント：顧客が大規模な組織である場合、組織内のさまざまな部門の連絡先担当者が多数存在する可能性があります。その複数の連絡先担当者の情報は、追加の連絡先として、顧客に追加できます。顧客の連絡先は、メインの連絡先に関連付けられており、ビジネスに関する問い合わせを受ける担当窓口です。
-
［カスタム項目］ のタブをクリックして、カスタム項目の情報を入力してください。
ヒント：カスタム項目は、顧客の追加情報を入力する項目です。ここで情報を追加する前に、各種設定の下でカスタム項目を作成する必要があります。カスタム項目について、詳細はこちらをご参照ください。
-
［コメント/メモ］ のタブをクリックして、社内で使用する、顧客に関する特定のコメントを追加します。
注：ここで追加したコメントは、この顧客向けに請求書を作成する際に、顧客名の詳細欄に表示されます。
- ［保存］ をクリックしてください。
これで、Zoho Invoiceでの顧客の作成が正常に完了します。
顧客のインポート
Zoho Invoiceで新規に顧客を作成する代わりに、別のシステムから顧客情報を直接インポートできます。次の場所からインポートできます。
他のシステムからのインポート
他のシステムから顧客や連絡先担当者の情報をインポートすることが可能です。インポートファイルの形式は、CSVまたはTSVである必要があります。
顧客または連絡先担当者をインポートするには：
- ［顧客］ モジュールに移動してください。
- ウィンドウの右上にある3点リーダーアイコンをクリックし、［連絡先のインポート］ または ［連絡先担当者のインポート］ を選択してください。
- サンプルのCSVファイルまたはXLSファイルをダウンロードしてインポートファイルと比較し、インポート用にファイル内容を調整してください。
- ［ファイルの選択］ ボタンをクリックし、デバイスからインポートファイルを選択してください。
- 重複する顧客をスキップするか上書きするかを選択してください。
- インポートファイルに対応する文字コードを選択してください。初期設定では、UTF-8（Unicode）が選択されています。
- 適切なファイルの区切り文字を選択してください。
ヒント：ファイルの区切り文字は、インポートファイル内の値を区切るために使用される文字を指します。
- ［次へ］ をクリックしてください。
- 左側にZoho Invoiceの項目名、右側にインポートファイルの見出しが記載されています。
- 項目名を適切に照合してください。
- 今後のインポートでも同じ項目の関連付けを使用する場合は、［選択した項目を、今後インポートする時に使用できます。］ にチェックを入れてください。
- ［次へ］ をクリックしてください。
- インポート可能な顧客、スキップしたデータ、関連付けられていない項目のステータスを確認できます。スキップされている顧客がある場合は、インポートファイルを編集して上記の手順を繰り返してください。
- ［インポート］ をクリックしてください。
これで、インポートファイルに記載されている顧客リストがZoho Invoiceの顧客モジュールに追加されます。
Zoho CRMからのインポート
Zoho CRMは、顧客関係を効率的に管理するクラウド型の顧客関係管理ソフトウェアです。Zoho CRMにアカウントを登録している場合、Zoho CRMからZoho Invoiceに顧客情報を速やかにインポートできます。
Zoho CRMから顧客情報をインポートする前に、Zoho InvoiceとZoho CRMの連携を有効にしておく必要があります。Zoho InvoiceとZoho CRMの連携が完了した後、同期を設定して、Zoho CRM内の顧客情報をZoho Invoiceに取り込むことができるようになります。詳細はこちらをご参照ください。
Google Workspaceからのインポート
Google Workspaceは、オンラインやクラウド上で従業員が共同作業することを可能にするアプリ群です。Google Workspaceに顧客情報がある場合は、Zoho Invoiceに簡単にインポートできます。
インポートする前に、Zoho InvoiceとGoogle Workplaceの連携を設定する必要があります。連携が完了した後、Google内の顧客情報をZoho Invoiceにインポートできます。Google Workspaceから顧客情報をインポートする方法の詳細はこちらをご参照ください。
顧客情報の編集
顧客モジュールですでに作成している顧客情報で、不足している情報を追加したり、不正確な情報を修正したりすることが必要になる場合があります。Zoho Invoiceでは、このような操作を簡単に行うことができます。
顧客情報を編集するには：
- ［顧客］ モジュールに移動してください。
- 編集する顧客を選択してください
- ウィンドウの右上にある ［編集］ ボタンをクリックしてください。
- 必要な変更を行った後、［保存］ をクリックしてください。
